商贸公司财务工作内容及流程.doc

财务部会计岗位平常工作内容与流程一：对内工作内容及流程1、审核各部门、各店费用支出（1）内容：审核全公司的一切费用支出，目前公司费用基本归类为：办公费、手续费、工资、社保、邮寄费、福利费、培训费、广告费、业务招待费、装修费、维修费、税费、运费（长途运费及市内运费）、差旅费、车辆使用费（油耗、通停费、维修保养费）、通讯费（网费及电话费）、水电费（水费及电费）、租赁费（房租、物管及与租赁相关的费用）、其他，共计19类费用。（2）流程：费用产生时，当事人应取得与该笔支出相关的单据作为填写费用报销单的依据，严格按照费用报销单的格式准确、清楚、完整的填写报销内容。财务审核签字后交付总经理审核签字，最后付款，大于1000元的的支出由公司账户转账，小于1000元的支出由出纳钞票支付。各部门报销费用时务必分类报销，费用报销单务必注明发生时间、因何发生，若是因寄客户的货品而产生的快递费需在快递单上注明销售单号；所有的附件必须是合理合法的，必须有金额的体现，否则视为原始凭证无效，财务部可退回报销人员；报账时若无附件依据的，需由报销人自行向总经理申请，在经得总经理批准后财务部方可认同。仓库报销费用时，特别注意运费的报销，每笔收、退货运费后边必须备注该笔运费在ERP系统里的收、退货单号，保证货品已经收货入库或是退货出库，严禁发生货品实际出、入库时间与ERP上出、入库时间差异超过5天的情况，碰到法定长假等特殊情况除外。各部门报销餐费、住宿费时除取得相应金额的发票外，还需附上支付凭证，即收款方打印出的消费清单、消费金额凭证。 支出发生付款完毕出纳付款取得凭据填写费用报销单财务审核签字李总审核签字刘总付款财务室审核付款内容付款完毕财务入账2、审核各部门、各店借款支出（1）内容：审核全公司的一切借款支出，经常出现的是水电费借款、差旅费借款、仓库的取货、加油借款以及其他少见特殊情况借款。（2）流程：因出差而借款时需提前填写借款单，注明出差事由并附上出差计划表；出差返回公司后务必及时到财务部办理报账手续，根据实际出差情况填写差旅费报销单，按公司规定的补贴标准按实填写报销，报销金额经审核后多退少补，特别注意，报账期限滚动不能超过一个月时间，必须在借款之日起30日内报销该笔借款，若无特殊因素超时报账的财务部可视为报账无效，上笔借款未报账结清的不允许再次借款。借款发生付款完毕出纳付款填写借款单财务审核签字李总审核签字刘总付款财务室审核付款内容付款完毕财务入账3、审核员工内购及系统下账解决（1）内容：审核各店交上来的员工内购登记表是否按公司规定操作，有无虚假内购，是否准时按量交纳内购款，内购信息是否填写完整。（2）流程：公司给予每个在职工工优惠折扣的内购福利，员工内购时务必按以下流程操作：各部门、店铺在财务处领取内购登记表，发生内购时，由内购员工按实填写相关商品信息，由部门最高领导审核签字确认内购属实，公司总代理产品统一安吊牌价4.5折内购，推广产品及非总代理的产品按吊牌价6折内购，特价产品按特价内购，每人每月不超过5件。月初例会时上交财务处，同时上交内购货品的吊牌、水唛给财务审核；公司所有员工内购商品，结款方式为钞票结款，不得赊欠货款，不得挂账，未经财务审核通过款项缴清，货品不允许拿走，且不允许从成批以批发价内购。违反取消当事人内购资格并按零售价补差；员工内部折扣是公司给予员工个人的公司福利，其别人无权享有，如发现有员工乱报内购、用自身内购权限销售给顾客、客户，一经发现，责令其补齐差价，并处以500元罚款（罚款直接从工资里面扣除），情节严重，给公司导致损失的，可直接开除。财务部收到内购款审核无误后全额交由刘总统一存入公司指定账户并将存款单及时交到财务部会计处入账解决。内购发生财务填写收款单财务入账剪下吊牌水唛填写内购登记表督导审核签字财务审核签字收款ERP下账刘总存款交单李总签字4、各店装修摊销（1）内容：门店若产生装修，在装修完进场后，还没有支付完所有的装修款时，可按预计总装修款先行摊销，摊销期限按房租协议到期日计算，后期支付装修费时再逐渐计入摊销费用与之冲减，差异在最后一期摊销中调整即可。（2）流程：装修发生按预计总装修款摊销支付装修款计入待摊费用装修完毕按实际发生总装修款摊销最后一个摊销期调整差异5、审核工资（1）内容：审核人事部核算出的工资表，审核公式是否有误，数据加总是否有误，业绩是否与ERP一致等。（2）流程：审核人事部提交工资表填写费用报销单进入付款流程审核完后返回人事部人事部再次复核提交李总审核部门内各自确认审核完后返回人事部人事部再次复核6、审核批发预收款（1）内容：审核批发部门订货会时收到的客户预付款，做单独的登记，不计入批发当月业绩，根据发货时的提货额度逐步计入业绩，跟踪预收款的使用情况及剩余情况。（2）流程：收到预收款批发业务登记预收款信息汇总记录交到财务部（单据与登记表）财务备份并入账审核ERP登记回款出货时审核ERP定金结转7、审核批发销售回款（1）内容：审核批发交来的收款一览表，看是否与钞票存款单、刷卡单一致，是否准时存款，以及根据收款一览表审核ERP数据登记。（2）批发展厅每日的销售都要及时填写收款一览表，并当天录入ERP里，按期将销售数据录入ERP销售回款里，财务收到收款一览表后与刷卡单、存款单核对是否一致，核对无误后审核ERP数据确认。批发提交收款一览表、存款单、刷卡单审核登记表数据与单据是否相符审核ERP数据8、各店租赁费、水电支付及协议管理（1）内容：各店的租赁费由公司后台直接支付，部分店铺水电费由后台直接支付，个别店铺水电费由员工借款自行交纳后报账解决，目前可自行交纳水电费的店铺有欧尚各店、批发及仓库部门，其余店铺统一由后台支付，后台根据各店传递的付款告知信息准时支付租赁费及水电费。租金协议统一由财务部存放，登记各店铺的租赁面积，出租方信息、房租保证金，租赁期限以及租金缴纳情况等汇总信息。（2）流程：店铺收到商场的付款告知时，应及时将告知单拍照发给财务部会计，照片规定告知单上的信息清楚完整可见，财务部收到付款告知信息时填制费用报销单交付李总审核（紧急付款可微信拍照发送），审核通过后交付刘总转款，待李总回公司后再补签字入账，各店收到的付款告知单必须带回财务部。租金按季度、半年度、年度缴纳的还要分月做摊销。店铺收到付款告知单拍照发送财务部会计收到照片后填制费用报销单发送李总审核付款交付刘总付款，进入付款流程付款完毕后补签字，店铺带回付款告知单，财务入账9、平常账务解决内容及流程：平常各部门产生的收支审核签字付款后，需流转到财务会计手上，会计根据手续完善的各类单据登记入账，逐日逐笔在财务软件上做相关的账务解决，将凭证号备注在相关单据上，便于日后查账使用。10、结转当月收入与成本（1）内容：月底ERP结账后，根据ERP销售数据结转当月各店铺的收入、成本（2）流程：ERP结账导出全公司销售汇总表及商品出库明细核对销售汇总表数据是否与商品出库明细数据一致结转各部门销售收入、销售成本、及出库商品11、期末财务扎帐内容及流程：一般每月的最后一周会计应查漏补缺，查看本月发生的费用支出是否所有入账，零星收入是否入账，是否有错帐调整，是否尚有未交的租金及水电等情况，对本月的收支做一个梳理，确认好之后便可以扎帐解决，月底扎帐之后，将当月发生的所有凭单按编号整理归档，登记财务明细报表，开始下月的财务工作。月末查漏补缺财务结账凭单整理归档编制财务明细报表12、出具每月财务明细报表（1）内容：A、利润表：每月10前出具上月的财务明细报表，包含各店铺、个部门的销售收入、销售成本、费用明细、费用分摊情况、利润等信息。B、日记账，含钞票日记账，银行日记账，凭证明细账。（2）流程：将财务软件中的凭证明细账导出，筛选出当月的钞票明细账与银行明细账，汇总出各部门的收支情况，逐笔登记到利润表中，登记完毕后跟财务软件自动生成的利润表核对是否有差异，最后数据上墙，发送刘总。导出凭证明细筛选钞票日记、银行日记汇总各部门、各店铺收支逐笔登记到利润表核对是否与系统自动生成报表一致数据上墙、发送刘总13、银行支出对账（1）内容：核对公司所有银行账户的支出明细（2）流程：月初由刘总提供各银行上月对账单，与财务明细报表中的银行日记账逐笔核对，查看是否存在未达账项，或是漏做的支出账目。搜集所有银行对账单与银行日记账核对每个银行每笔支出登记核对差异与刘总复核差异下月补入帐14、展厅货品管理内容及流程：管理展厅货品，平常调拨、销售、盘点以及ERP系统中的货品流转操作解决。二、对外工作内容及流程1、成都亿峰往来账目（1）内容：管理成都亿峰往来账目，重要是速塑货品，平常的出货、退货、回款及速塑库存情况。（2）流程：出货/退货时，登记具体的出库/退库明细由双方签字确认，公司留原件，对方留复印件，每月10号之前核对对方销售及库存，10号回款。若每月销售额大于等于10万元，按吊牌价5折结算，若小于10万元，则按吊牌价5.5折结算。ERP出库时暂按5.5折销售出库。对方平时若有零星货品需求不建议在门店拿货，若展厅有货可由展厅直接调拨，若展厅无货再另行向李总申请批示。出库/退库打印明细表双方签字确认各自保存一份录入ERP系统1-10号核对上月销售、库存10号回款2、速塑补货及速塑货品调拨后台ERP操作（1）内容：搜集速塑平常补货信息，与总部沟通补货情况，付款情况，跟踪到货情况，及速塑ERP货品流转（补货、收货、调拨、出库等）操作解决。（2）流程：根据门店的补货需求及提交的补货申请，搜集汇总统一在ERP中做补货，与速塑总部沟通补货情况，货款、费用情况及发货情况，跟踪补货到货情况，仓库到货清点无误后做入库解决，与仓库沟通门店补货明细配合仓库拣货配货工作，再在ERP系统中做挑拨解决。搜集补货申请单ERP录入补货明细与总部沟通补货情况确认补货申请付款与仓库沟通到货情况及配合仓库配货ERP入库解决及调拨解决3、供应商往来账目核对（1）内容：核对各供应商往来账目，涉及往来货品账目、运费、货款、预付款、代垫款、物料报销、销售返点、保证金、装修支持等。目前合作厂家：菲黛尔、速塑、素斐、OOK、卡璐姿、芙丽朵、新世家族、曼妮芬、碧蒂欧、程氏丽人（美容产品）。（2）流程：A、每月与厂家核对上月往来账目，根据ERP收退货数据核对对账单，若无误可签字回传，若有差异，核对差异明细，先与内部相关部门沟通差异情况，若是我方因素则及时调整，若对方因素再与对方对帐负责人沟通差异情况，及时调整修改。B、门店的物料可申请报销的由督导提供各自管辖店铺的物料图片，财务部归类汇总按厂家报销流程申请报销并跟踪报销结果。C、厂家提供装修支持的，装修完毕后与厂家核对装修费用，支持金额及装修押金等。对账时：收到对账单与ERP系统核对收货、退货、货款支付、费用与内部部门沟通差异情况与厂家沟通差异情况调整对账差异回传对账单报销时：搜集图片信息与厂家沟通报销情况填写报销申请表发送厂家跟踪报销结果对账单体现报销金额4、公司账户纳税申报（1）内容：每月准时申报纳税，编制财务报表申报，目前公司性质是小规模核定征收公司，也是小微公司，累计应纳税所得额小于30万元，减半征收，征收率按4%，所得税率为20%，增值税率3%。（2）流程：纳税申报时，登录国家税务局纳税申报系统，填写本月应申报的税种报表，保存后申报，显示申报成功后点击划款解决，系统自动从银行账户扣款，打印扣款明细后填写报销单。地税操作方式同上。登录纳税申报系统输入用户号及密码填写本期应纳税种报表保存发送申报成功点击划款划款成功打印扣款明细6、其他临时工作。三、平常单据及表格财务部门平常工作涉及单据及表格梳理，目前在用单据及表格整理如下：自制：付款申请单、内购登记表、差旅费报销单、公司费用一览表、仓库用车登记表、预收款登记表、速塑店销售登记表。外购：请款单、费用报销单、收款单、原始凭证粘贴单。