对“三合一”制度背景下的事业单位登记管理档案工作中几个问题的探讨.pdf

档案工作交流对“三合一”制度背景下的事业单位登记管理档案工作中几个问题的探讨吴志虹邓琳目前，“三合一”制度正在全省机关单位稳步推行，部分单位已经编制了档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表，各级机构编制部门也正在着手开展这项工作。事业单位登记管理档案是机构编制部门履行行政管理职能过程中产生的重要档案，记录了事业单位设立、变更、注销、监管等全过程，具有较高的保存利用价值。据了解，实际工作中对事业单位登记管理档案的管理还存在许多与国家的相关规定要求相去甚远的方面，工作还有盲点、误区和短板，因此，在编制“三合一”方案时，我们认为各级机构编制部门就事业单位登记管理档案工作需重视并重点解决好以下三个问题。一、避免遗漏事业单位登记管理档案是机构编制部门在事业单位登记管理中形成的重要历史记录，属本单位档案资源的重要组成部分，是目前机构编制部门形成的唯一的并经国家档案局确认的一百种专业档案中的一种，因此，机构编制部门在编制档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表时，不能只明确文书、科技等门类档案的归档范围，出现事业单位登记管理档案游离于范围之外、归档范围有重大遗漏和缺失的情况。事业单位登记管理档案不仅要纳入机构编制部门的归档范围，而且其范围要具体化、细化。依据事业单位登记管理档案管理办法的相关条款，事业单位设立登记、变更登记、注销登记、年度报告提交与审查、事业单位法人证书换领与补领、相关公告发布、对事业单位日常监管过程中直接形成的有利用价值的文件材料，均属于归档范围，应将设立登记工作中的事业单位法人设立登记（备案）申请书等12 种文件材料、变更登记工作中的事业单位法人变更登记申请书等9 种文件材料、注销登记工作中的事业单位法人注销登记（备案）申请书等6 种文件材料、年度报告提交审查工作中的事业单位法人年度报告书等6 种文件材料、换补领证登记工作中的补换领申请书等5种文件材料、其他日常监管工作中的事业单位法人证书换补领申请书等5种文件材料全部纳入归档范围，确保机构编制部门编制的文件材料归档范围齐全完整。二、规范整理实际工作中，笔者了解到事业单位登记管理档案分类整理不规范的情况具有普遍性，问题比较突出。因此，机构编制部门应以推行“三合一”制度为契机，进一步规范事业单位登记管理档案的分类整理。依据事业单位登记管理档案管理办法的规定，事业单位登记管理档案的整理宜采用按“卷”整理的方法，即每个事业单位的全部登记档案立一个案卷，具体整理环节应包括6 个步骤：（一）分类将一个事业单位登记管理的所有文件材料按照登记管理行为类型划分为设立登记类材料、变更登记类材料、注销登记类材料、年度报告提交审查类材料、换补领证登记类材料、其他日常监管类材料共6 个类别。(二)组件每一个类别中的某次登记管理行为形成的若干份文件材料组为1件；件的日期以第一份文件材料的形成日期为准。（三）排序首先按照设立登记类、变更登记类、注销登记类、年度报告提交审查类、换补领证登记表、其他日常监管类排序；其次类内的若干件按照每件的日期先后排序，注销登记类中的作废公章在该382024年第1期工作交流南云档案类中排序，并排在最末尾；再次件内的若干份文件材料按事业档案登记管理档案管理办法中的归档文件材料的顺序排序。（四）设置目录号按照事业单位的主管部门性质设置，例如，可将党委系统的事业单位设置为0 0 0 1目，政府系统的事业单位设置为0 0 0 2 目，群团系统的事业单位设置为0 0 0 3目，以此类推。（五）编制档号结合“三合一”制度的规定，笔者建议事业单位登记管理档案的档号结构为：全宗号一一级档案门类代码.二级门类代码.目录号一保管期限代码一案卷号一件号，其中全宗号为各级机构编制部门的代号，由同级国家综合档案馆编定，一级档案门类代码采用2 位字母标识，用ZY标识专业档案；二级门类代码采用2 位字母标识，用DJ标识事业单位登记管理档案；保管期限代码采用标识永久，案卷号为同一目录号中的案卷的排列顺序号，采用3位数字标识，件号为每件文件材料的排列顺序号，采用4位数字标识，基于登记管理过程中存在新增归档文件的实际，件号号码分配区间为：设立登记类件号0 0 0 1-0 0 0 3、变更登记类件号0 0 0 4-3334、注销登记类件号3335-3337、年度报告提交审查类件号3338-6668、换补领证登记类件号6 6 6 9-6 7 6 8、其他日常监管类件号6 7 6 9-9 9 9 9。例如，某机构编制办公室全宗号为Z166，目录号为第0 0 0 1目，案卷顺序号为0 0 6，某件文件材料的排列顺序号为0 0 0 6，该卷的档号则为：Z166-ZY.DJ.0001-Y-006，卷内第0 0 0 6 件文件材料的档号则为:Z166-ZY.DJ.0001-Y-006-0006。（六）装订装盒件内的若干份文件材料用不锈钢钉书针装订；将已完成排序的一个事业单位的所有登记管理文件材料依次装入一个或若干个档案盒中，盒内放置备考表。注销登记类中的作废公章单独装入一个卷盒保存，并在卷内目录中的备注栏注明。三、完善目录目录是查找档案的必备检索工具，是安全管理室藏档案的重要台账，编制目录是档案整理工作中的一个重要环节。据笔者了解，实际工作中为数不少的机构编制部门管理事业单位登记管理档案尚无详细目录可查，查找事业单位登记管理档案多凭个人记忆，没有准确的统计数据，家底不清，管理粗放。依据事业单位登记管理档案管理办法规定，笔者结合省级机构编制部门事业单位登记管理档案工作实际情况，认为总案卷目录中的标注要素应含全宗号、目录号、起止案卷号、案卷号、案卷标题、卷内总页数，卷内目录中的标注要素应含全宗号、目录号、案卷号、登记管理行为类型、件排列顺序号、件题名、件日期（年、月、日）、起止页码，卷封面应标注的要素有全宗号、目录号、案卷号、登记单位名称、举办单位名称、设立时间、事证号，总案卷目录封面应标注全宗号、目录号、起止案卷号等要素。由于事业单位登记管理是一项动态性工作，卷内新增归档文件是常态，因此，目录中的卷内总页数、案卷号、起止案卷号等相关项应当及时补充、修改更新。作者单位：云南省档案局392024年第1期