行政机关公文用字规范培训资料.doc

行政机关公文用字规范
一、公文代号、序号标点须知
（一）公文的发文字号问题
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。　
如：丰府办字（2015）8号 （错误）
丰府办字【2015】8号 （错误）
丰府办字﹝2015﹞8号 （正确）
（二）“第一”、“第二”，“首先”、“其次”后面用逗号。
（三）“一”、“二”、“三”后面用顿号。
（四）“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”后面用齐线墨点。如1. 2. 3或者A. B. C.。
（五）序号如加括号，如：（1）（2）（3）（4），后面不加逗号、顿号或齐线墨点。小括号也不能只用半边，如：1） 2） 3）。
二、其他注意事项
（一）关于汉字排序问题

按汉字笔画多少排列先后；笔画相同的汉字，按第一笔的笔画排列先后。笔画顺序为：横（提）、竖（竖钩）、撇（横撇、竖撇）、点（捺）、折。
（二）关于标点符号使用中容易出错的几个问题
1．顿号：表示约数的两个数字之间不能用顿号。
如：三四天 七八岁 三五成群
2．引号、书名号之间的顿号可用可不用，但不论用否，全篇一定要统一。
3．省略号后不能再用点号。
4．冒号：占一个字的位置，居左偏下（：），数字中的比例号则居中（∶）。请注意二者的区别。
5．破折号错用
凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线
“──”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“— —”表示。
6．单书名号和双书名号及尖括号错用
《﹤民办教育促进法﹥实施条例》 （错误）
《〈民办教育促进法〉实施条例》（正确）
7．该用引号或书名号而未用
根据中华人民共和国刑法…… （错误）
根据《中华人民共和国刑法》…… （正确）
8．连接号：

（1）词语之间，用占一个字位置的短横。
如：人类的发展可以分为古猿─猿人─古人—新人四个阶段。
（2）表示数字范围的用波浪线。如：100公斤～180公斤
（三）关于数字用法
适用范围：各级新闻报刊、普及性读物、专业性社会人文科学出版物。
不适用范围：文学书刊、重排古籍。
1．必须使用阿拉伯数字的情况。
统计表中的各类数值；代号、代码和序号；物理量量值。
2．应该使用阿拉伯数字的情况。
公历世纪、年代、年、月、日、时、分、秒；引文标注；非物理量。
3．必须使用汉字的情况。
定型的词，如：一律（不能写作1律）；
词组，如：星期四（不能写作星期4）；
成语，如：七上八下（不能写作7上8下）；
相邻的两个数字并列连用表示概数，如：三五天（不能写作35天）；

带有“几”字的数字表示约数，如：一百几十次（不能写作100几十次）。
4．应该使用汉字的情况。
惯用语。如：不管三七二十一（不能写作不管3721）；
缩略语。如：十八届四中全会（不能写作18届4中全会）；
具有修辞色彩的词语，如：白发三千丈；（不能写作白发3000丈）；
中国干支纪年和夏历月日，如：甲申年三月初九；
含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组，如：
“九·一八”事变（不能写作9·18事变）
“三八”妇女节（不能写作38妇女节）
可以使用阿拉伯数字的情况：“3·15”消费者权益保护日、“9·11”事件、“6·14”大案。
5．关于发文日期中“○”的使用问题
年份一般不能用缩写。如：1990年不应简作“九○年”或“90年”。年份如用中文形式表示，如“二○○五年十月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”（在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择）。

年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“2016年10月”。
三、关于汉语拼音的使用
1．要注意分词连写。表示一个整体概念的双音节和三音节结构连写。
如：音节 yinjie  爱鸟周 ainiaozhou
2．表示一个整体概念的名称，四音节以上的。
（1）一般要按词分写。
如：无缝钢管  wufeng gangguan
（2）不能按词划分的，才连写。
如：红十字会 hongshizihui
3．单音节词重叠连写。
如：人人 renren 条条tiaotiao
4．双音节词重叠分写。
如：研究研究  yanjiu yanjiu
5．动词（或形容词）和补语，两者都是单音节的，连写。
如：打球 daqiu 　其余分写，如：整理好 zhengli hao
6．短横在拼写中的使用。
（1）缩略语词。
如：环保huan-bao  中小学 zhong-xiaoxue

（2）约数。
如：三五天 san-wu tian 十七八岁 shiqi-ba sui
（3）能按两段来念的四言成语。
如：爱憎分明 aizeng-fenming 颠三倒四diansan-daosi
（4）重叠并列即AABB式结构，当中加短横。
如：来来往往 lailai-wangwang
7．大写字母的使用。
（1）人名、地名等专名的首字母。
如：淮安Huai′an （不能写成huai′an）
（2）一句话开头的首字母。
（3）诗歌的每一行开头的首字母。
（4）企事业名称、商品名称、街名牌、站牌和书刊名称等可以全用大写字母。
8．地名中的专名和通名的拼写规定。
（1）地名中的专名和通名分写，每一分写部分第一个字母大写。
如：北京市 Bejing Shi 健康路 Jiankang lu
（2）专名和通名的附加成分，单音节的与其相关部分连写。
如：淮海北路Huaihai Beilu 景山后街Jingshan Houjie

（3）自然村镇和不需区分专、通名的地名，各音节连写。
如：王村Wangcun 水门桥Shuimenqiao 石塔湖 Shitahu（注：具体规范详见《汉语拼音正词法基本规则》）
四、文字内容格式
1. 一号标题 例如 一 ：黑体字
二号标题 例如（一） ：楷体字
三号标题 例如1. ：仿宋加粗
2.页码：宋体
3.文件不能输单页。
4.题目和时间不能并列写；正式文件内容不能划横线；列席人名单一个人的名字不能排两行。

（注：专业文档是经验性极强的领域，无法思考和涵盖全面，素材和资料部分来自网络，供参考。可复制、编制，期待你的好评与关注）