物资招标采购管理办法.doc

项目物资招标采购管理办法
第一章 总 则
第一条 为了规范公司、项目采购行为，增加物资采购的透明度，有效降低规模采购成本，确保大宗物资采购、租赁质量，进一步降低工程成本，提高项目经济效益。依据《招标投标法》、《合同法》，结合公司实际情况制定本办法。
第二条 物资招标采购活动应当遵循公开、公平、公正和诚信的原则，以规范、严谨、合法的招标采购方式，降低杜绝采购环节违约、违规发生，任何部门和个人不得干涉合规的招标采购活动。
第三条 公司及所属项目部采购，均适用于本办法。
第二章 招标采购组织机构
第四条 公司成立物资招标采购工作组。工作组组织结构：
组 长：公司总经理
副组长：
成 员：保障部、合约部、技术部、法务部及项目部相关人员组成。
保障部采购经理、招标主管；合约部经理、合约主管；法务部总监；项目部（涉及本项目）的项目经理、技术负责人等参加。
评标小组成员：根据招标标的规模大小确定,由工作组成员和项目相关人员组成。评标小组的数量、具体人员组成，根据采购标的拟定，报工作组领导审核同意。
第三章 招标工作职责、分工
第五条 招标采购工作组组长、副组长职责
1、负责大宗物资招标采购重大事项的决策、明确招标采购方式和规则。
2、辅助监督、指导招标采购工作小组的招标、评标工作。
3、对招标采购的招标文件、评标方法、评标标准和开评标程序进行审查。
4、对工作小组的评标报告进行审定，确定中标单位。
5、执行评标纪律，对违规人员或违规事件进行处理。
第六条 招标采购工作组成员职责
1、辅助市场和供应商调查、编制招标文件，发布招标通知、邀请书及招标文件。
2、制定开标议程、评标流程及办法。
3、根据所招标采购的物资的技术参数，制定评标标准。
4、负责成立当次物资招标采购评标小组。
5、组织评标小组进行技术和商务答疑、澄清等工作。
6、组织评标小组对投标文件进行形式审查，就投标物资的技术参数、售后服务、价格、供货周期、付款方式条件等方面进行综合评审，集体评判后形成评标意见，推荐中标单位，报工作组领导审定。
7、依据招标采购工作组的审定意见，完善并实施后续程序，发放中标通知书，协助保障部、合约部等签订合同并实施。
8、对公司招标工作进行总结，不断提升工作水平。
第七条 公司相关支持部门工作职责、分工
一、保障部职责
1、 保障部负责制定、修订招标采购管理实施办法。 负责公司内部集中招标机构的组织、工作的分配。作为招标采购具体牵头执行工作的部门，应联合项目部、合约部、技术部相关人员，对拟招标采购（租赁）物资定制招标文件、通知和清单等。
2、 根据各项目周转物资、常用消耗物资的消耗量，按期拟定一批符合招标采购标准的物资，选择性进行招标采购，为项目物资供应选定保障能力强、服务优质的专业供应商。招标主管拟定招标文件，明确招标采购材料、设备的技术标准、规格型号、预计供应数量、服务标准等，提交招标采购工作组安排招标采购工作。
3、 采购主管全面充分的市场调查供应商生产能力、供应能力、质量管控和询价，挑选预审合格的潜在供应商，建立备选供应商名册，向招标采购工作组提交市场调查报告或说明。
4、 负责对项目部的物资招标计划予审、指导和监督。拟公开招标采购物资信息在《新和源集团》QQ信息平台提前一周公布，供各项目及相关人员查阅，监督，并接受合理、有利信息反馈。
5、 公司保障部应密切跟踪项目部采购计划，负责按本办法及时向物资招标采购工作组报送大宗、关键物资市场调查分析情况，建议并发起招标采购计划。
6、 建立公司合格供应方档案和招标、集中招标采购情况报表。汇总公司材料采购情况，跟踪合同执行情况，跟踪物资市场价格波动信息，及时商洽招标物资调价。
二、项目部职责
1、项目部负责根据工程设计或合同中已明确的各种材料、设备，编制需求计划，拟定采购数量、技术标准、规格型号、预计进场时间等，在施工使用前1个月书面上报项目主要物资采购申购计划表（附后）。为招标采供、租赁提供如实详细的资料。
2、根据总承包施工合同的要约，安排技术、合约相关责任人，对合同未明确的物资（甲指乙供）的技术参数、品牌、定价标准等信息，及时与业主方的技术、合约管理部门商洽，充分体现总承包方的服务合作意识，尽早、准确获取上述相关信息并反馈招标采购工作组，确保公司项目在后期定价流程中的主动性和议价空间。
3、负责向公司建议具体物资集中招标采购计划，配合本项目物资招标采购市场调查询价、招标评标等工作。
4、采购合同的执行和信息反馈。
三、技术部职责
1、对招标材料、设备的规格、技术参数、检验标准、计量标准、施工规范、服务标准和数量进行审核。
2、对招标文件有关技术、质量和标准进行答疑。
3、参与材料、设备的市场调查，配合评标定标。
四、 合约部职责
1、对招标文件、合同文件进行合同内容评审。
2、对招标采购物资、设备的标的价给出与定额价、政府信息价、业主甲指乙供定价等基准定价的指导性比较意见。
3、对招标采购物资、设备涉及项目总承包文件要求的售后保修、服务和质保等要求，进行特别审查说明。
五、 法务部职责
1、对招标文件、合同文件的合理性、合法性进行审查。
2、对招标、投标、开标和评标等过程进行合规性监督、审查，并通报招标组领导。
第四章 招标物资适用范围
第八条 公司、项目部大宗物资材料采购根据以下相关要求采取招标采购。凡工程建设一次性使用或可连续使用的物资(一个标段内相同、类似材料不得分散采购数量计划)。
1、影响建筑结构、外观的工程材料、装饰装修材料。
2、可分批延续使用的建筑辅助物资、工具用具式物资。
3、每批次机械设备采购（租赁）达10万元以上。
4、10万元以上的建筑材料。
达到以上数量的物资采购必须采取招标采购。
第五章 招标规定和要求
第九条 招标采购根据发起形式分为：公开招标采购、邀请招标采购（合格供应方）。
第十条 招标原则。
1、首选招标原则：公司为加强物资的采购管理，进一步规范物资采购行为，降低工程成本，保证材料质量，同时约束供应方与我方的关系，使双方关系更加规范并受法律保护，要求具备招标条件的物资必须组织招标采购；
2、集中招标优先原则：凡具备招标条件的项目物资采购不得将招标或集中招标采购划整为零或者以其他方式规避集中招标；
3、比价透明原则：不符合招标采购及集中招标采购条件的大宗材料、关键材料采购，由招标主管、采购主管联合以货比三家方式竞争性谈判批量采购，并形成细致的谈判记录、比价记录和审批记录；
4、招标采购必须遵循合理、合法、公平、公正、公开的原则进行。
第十一条 属于下列情况，项目部经向公司领导审批同意后，按照规定权限由项目部直接商洽采购，免予招标，并将实施结果报公司保障部核实备案：
1、按总承包合同约定属于业主甲指乙供物资、不适合公开招标物资或专属材料（或市场无法采购物资）；
2、定制非标物资（VI标示物、展示标志等）；
3、出现不可预见的情况，如工程抢险、施工急需等情况；
4、材料市场竞争不充分（卖方市场）；
5、甲指供应商较少，不能形成竞争性市场的物资；
6、采购的物资价值较低；
7、其他需经公司副总经理以上批准的情况；
第十二条 招标文件的编制
1、物资采购招标文件或集中采购招标文件由发起组织的工作小组编制，其中商务部分由招标发起组织的物资管理部门编制，工程物资的技术标准文件和标的描述由工程技术部门编制，由物资管理部门汇编经领导小组审核后发放。
2、物资采购招标文件主要包括两部分：商务部分和技术要求部分。
商务部分：招标通告或邀请书、投标人须知、招标评标办法、合同条款、合同格式、投标指南等。
技术要求部分：合同技术条款、技术标准、技术规格、标的物描述、交货期限、交货状态、验收标准等内容。
其中工作小组必须在集中招标邀请中明确：被工作小组委托发放标书（电子标书）的公司或项目、地点、开标地点等内容。
在投标须知中明确：中标通知可能是公司或项目发出的，合同将与公司按项目名义签订。
3、招标文件的编制，可依照《物资招标采购文件范本》进行编制。
4、如果开标后招标人还将对标价进行谈判，必须在招标文件中书面明确将要进一步谈判，保障招标的合法性和合理性。
第十三条 资格预审及招标文件发售、答疑
1、资格预审：招标采购一般要求采取供应方标前预审，工作小组负责资格审查汇总并报领导小组审核，将通过的预审供应方发布。对于招标周期时间要求较短的可以采取资格后审，在开标评标后对预选中标投标人数量的二倍单位进行资格审核。
2、发放标书：在通告或邀请规定时间内，由工作小组负责向有资质的单位发放标书。
3、在招标文件规定答疑期限内，由招标发起工作小组负责组织技术部、合约部、保障部和项目部等部门进行答疑，对于需要澄清的，投标人应在开标前5天内以书面形式递交给招标人，招标人在递标前3天内以标书中规定的方式通知所有投标人，澄清或修改的内容将构成招标文件的组成部分。
第七章 开标、评标、定标
第十四条 开标
1、 投标人在规定时间内送交电子投标文件，在公司法务部独立邮箱DJJC2015@，独立统一接收投标电子信息。投标人在规定时间内送交书面投标文件，按投标要求办理投标保证手续，并经招标人检验密封完整，签认文件递交确认。
2 、开标一般采取现场开标方式，招标小组、投标人代表履行签到手续，开标应邀请所有投标人代表、法务监察部门，必要时要求技术指导代表等相关代表参加，招标小组应到会人员超过小组人数的2/3以上。
3、现场开标由工作小组分工进行唱标、监标、记录，唱标人当场宣读投标人名称、投标价格、折扣、以及必要的核实内容，监标人现场核实，现场记录《物资采购开标记录》，并由投标人代表当场签字确认。
第十五条 评标
1、标书初审。
评标小组必须对收到的每一份标书进行完整性审查，确认要求的文件资料、证明、承诺、报价表齐全。
评标小组继续对投标文件进行响应性审查，确认是否对招标书中提出的实质要求和条件都做出了响应，是否有偏差。
2、通过初审的主要条件。
（1）投标文件有法定代表人或授权人代理人的签字和加盖公章齐全，符合招标要求；
（2）投标有效期、标的物交货期、到场的时限、地限是否与招标文件相符；
（3）投标标的物符合技术规格、质量标准、描述的要求；
（4）投标文件明确的包装方式、检验标准、检验方法等符合招标文件的要求；
（5）投标人没有附加招标人招标文件以外的接受条件；
（6）符合招标文件中规定的其他实质性要求；
（7）按时递交投标书、办理投标担保、提供真实有效的证明资料。
投标文件不符合以上条件之一，将作为废标处理。
3、缺项处理：投标人在实质性响应了招标要求，但个别地方存在漏项、或不完整的技术信息、数据等情况，并且补正缺项不会对其他投标人造成不公平的结果，可以降低其履约能力评分，但不做废标处理。
4、评审。
评标小组人员有权要求有疑问的投标人提供投标文件中所有复印件的原件，以对商务文件、技术文件、认证文件的真实性进行核查。不能提供完整的原件、与投标文件不符的投标将被拒绝。
投标文件的详细评审基本内容有以下几方面：
（1） 进一步审查投标人提供的商务资料、认证资料的真实性；
（2） 审查生产技术措施及服务方案的可行性；
（3） 审查投标人的报价、履约信誉、供货经验、生产能力、技术能力、管理能力、原材料掌控能力、运输储存等物流能力、财务能力等；
（4） 审查投标物资及其组成部分的质量水平；
（5） 审查标书的细微偏差等内容，进行偏差费用评估，确保公平对比；
（6）审查投标人的供货能力，供应风险，尤其是对施工现场供货服务能力（必要时进行实地考察）。
5、综合评分推荐中标单位。
（1）对通过初评的投标文件进行列表汇总；
（2）对通过初审但拒绝澄清的单位进行分析和量化评价；
（3）对不满足初审要求的文件作废标处理，汇总列明原因交领导小组；
（4）根据招标文件的评标办法和评标细则对综合报价、履约信誉、供应经验、生产能力、技术能力、管理能力、原材料掌控能力、运输储存等物流能力、财务能力等方面进行评分；
（5）将各项评分进行汇总，根据各项评价权重计算综合分值，按照分值高低排名，由工作小组向领导小组推荐中标候选单位。
第十六条 定标与授予合同
1、定标：工作小组将评标汇总交组长或副组长，并将前三名推荐为中标候选人，最终由领导小组确定中标人。
2、公司组织的集中招标采购、租赁的中标通知，根据招标文件中明确的方式由招标工作组发出。中标通知书应包含投标文件已经被接受及接受的条件，并将构成合同的一部分。
3、 中标通知发出后，中标人应在规定地点和时间内签署合同。若超过期限将视为放弃，由领导小组确定的第二候选中标人作为合约方。
4、 公司组织的招标，采购合同一般要求合同正本不少于4份，保障部、合约部、财务部各执1份，中标人执1份，项目部或其它部门留存合同复印件。
5、 对物资招标采购过程中的有关文件、记录资料由保障部建档保存。对中标单位投标时提供的样品妥善保管，以便为解决今后可能发生的问题提供依据。
第十七条 监督管理
1、经集中招标的物资若发生质量纠纷，委托第三方有资质的检查机构检验，同时将结果由项目向公司相关部门及时报告。
2、保障部按权限组织招标采购后，要对具体进货过程进行有效的监督，由项目定期对供应商进行履约评价并上报合同执行状态统计表。
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