行政费用监管办法.doc

行政费用监管办法
第一章 总则
为加强公司费用管理、控制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本办法。
公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法（相关解释见第八章）。除公司特别规定的项目外，严禁先列支，后报销。所有报销的原始凭证不得涂改，如有涂改，在报销时扣除该费用金额。
本办法凡无明示则禁止，需申请批准后执行。
第二章 业务招待费
一、招待费是指招待客人而产生的的支出，包括餐费、礼品/金、娱乐活动、旅游景点门票等。职能部门的招待费采用预算管理和行政管理相结合的方法；经营业务部门的招待费实行预算管理和额度管理相结合的方法。
二、招待费用发生前，采用口头或书面的形式填写《业务招待费用申请表》（见附表一）向行政领导提出本次费用计划（特殊情况可事后补办，如领导出差等），单次费用金额≥200元必须采用书面申请，申请内容包括①事由②参加人数③发生次数④预计金额。
三、在公司指定签单招待餐馆就餐的，经有签单权的负责人同意后，事先报餐，就餐完毕由授权负责人签字确认。财务人员对转来的无签单权限的人员签署的就餐结算单据不予承认，另外就餐结算单后必须附上本次就餐菜单明细。
四、招待费报销须附《业务招待费申请表》，无此表财务作退回补办相关手续处理，出差期间的招待费须与差旅费同时报销。
五、如有高一级别主管人员参加，须有最高一级主管作为报销人。
第三章 办公费

六、办公费是指公司内各单位办公文具、办公家具、办公通讯器材、电器以及电脑配件、易耗材料等的购置费用。办公费实行额度管理与预算管理。
七、公司办公费用涉及物品由行政部在预算额度内按需求购买、管理，办公用品购置实行定点采购管理。
八、行政部设专人对办公用品进行管理。办公用品采购审批程序：各职能部门部门填写《采购申购单》（见附表六）报行政部审核，并经总经理审批后到定点单位采购。
九、行政部应按月将办公用品领用情况报财务部，财务部将费用划转入各职能部门。
十、行政部建立领用办公物品登记薄，做好办公用品的管理工作。
十一、严禁公司内部各单位自行采购有关办公用品，否则，由此发生的费用，将不予报销。
第四章 通讯费
十二、通讯费（含网络、邮寄费）是指公司内各单位和相关人员安装、使用电话、宽带所支出的费用（包括：移动电话费用补贴）。
十三、公司管理人员及特殊岗位人员移动电话费标准实行定额度管理，补贴标准及执行办法参照公司有关文件执行。
十四、 公司内总机、各部门所属直拨电话、传真机电话费用由行政部进行管理。
十五、 公司本部派出的国内临时出差人员发生的临时电话、传真、邮寄等费用计入差旅费用，并参照本章第十三条执行。
第五章 差旅费
十六、 差旅费是指因公外出发生的各种交通费、住宿费、伙食费补助等。因公出差按出差地点分为：国内临时出差、国内长期出差（外派）、境外出差差旅费实行行政管理。
十七、 员工国内临时出差所发生差旅费按国内差旅费开支标准（见附表二）。
1、长途交通费总监级以下人员未经总经理批准，擅自乘坐飞机的费用，按其级别所对应的标准报销，超额自理。
2、原则上不允许乘坐软卧、客轮、飞机商务、豪华仓，夜间行走超过8个小时方可乘坐硬卧。特殊情况下，经总经理书面批准请，凭票据报销80%，否则凭票据只能报销50%费用。
3、员工多人一起出差要安排二人间或三人间住宿，住宿费按原标准的70%执行，出差人员中有异性的，可单独按标准报销。
4、出差期间内不经部门主管批准的业务招待费开支或市内的士费支出，该费用发生差旅区域内相应的所有伙食补贴或市内交通补贴，一概不予以报销。
5、公司委派的各种会议的费用开支，凭会议通知上注明的相关费用报销；已包食宿的，相关住宿费、伙食补贴不予以报销。
6、公司派出接受培训人员的费用和补贴标准依据举办单位通知和培训合约确定。
7、公司因外延发展需要派驻外地长期工作的人员的差旅费及补贴标准由公司另行规定，不适用本办法。
8、外派员工回集团公司差旅费根据实际情况经审批后报销。
9、出差人员按标准内凭票据实报销伙食补贴、住宿费等。
十八、 国内临时出差实行事先申报制度。主管（含）以下人员进行当日可往返的出差，实行事前申请制度，依据差旅费标准和预计出差时间填报《出差申请表》（见附表三）；因特殊原因未能事前申请的，应于回公司后一周内补办申请审批手续。没有经过批准的《出差申请表》，财务部不予借款和报销。
十九、 国内长期出差参照公司规定差旅费开支标准范围，申报长期出差人员的费用开支标准和进行管理，报总经理审批后，报财务部备案。
二十、 员工境外（含港、澳地区）出差所发生差旅费另行规定。
二十一、出差借款程序：
1、各类出差人员需借款者，在填报《出差申请表》同时填报《借款单》（注明累计借款额及逾期借款额），参照审批权限报经核准后，转财务部门复查并办理借款。对借款额及逾期情况注明不符者，财务有权退回当事人更正，重新报批。
2、出差后的各类发票、单据，按业务招待费、差旅费（长途交通费、住宿费）分类填报。《差旅费用报销单》附于《费用报销单》，其中：业务招待费填写《业务招待费申请表》，长途交通费、住宿费填写《差旅费报销单》，短途交通费、机场建设费、行李托运费、电话费等杂费汇总填写在《差旅费报销单》的其他栏中，并入差旅费报销。差旅期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。
3、严禁人为将同批次差旅开支项目拆零分次报销，绕避监管，一经发现，财务有权不予受理未报销拆零部分，并在报销单上标识核销。
4、新招聘的外地专业人员，原则上不报销前来报到发生的各项费用，包括单程路费及行李托运费用。特殊情况需要报销的，应由本人申请，报总经理审批。

第六章 交通费
二十二、交通费是指用于车辆的燃油费、停车费、过路过桥费、市内发生的出租车费、公交车费等，发货（取货）运输费归为交通费，交通费实行预算管理、行政管理相结合的原则。
二十三、未经总监以上签批（附文字说明）的现金加油发票，财务不予以报销受理。
二十四、分公司车辆管理部门应及时上报各部门车辆使用情况及燃油使用金额，财务部据此分摊费用。
二十五、涉及各个分公司的公务用车费用，在各分公司进行报销，并按月上报集团公司。
二十六、市内交通费按实报销，原则上以公交车、地铁为主，无特殊情况不得乘坐出租车；若有特殊情况的，事先向主管经理提出申请，批准后方可乘坐。坐出租车的，在报销车费时，须在出租车票空白处，写明①乘坐原因②起讫地点，不写明①②两项内容的，在报销时财务部门作退回处理。

第七章 三项经费
二十七、三项经费是指员工福利费、职工教育经费、工会经费。
二十八、福利费，员工餐费实行预算管理和额度管理相结合的办法，其它福利费实际行政管理。
1、 本公司提供员工午餐，发生的费用在预算范围内可据实报销。
2、 加班餐费，员工加班应根据公司相关考勤制度执行，不发放加班餐费，特殊情况报领导审批后按公司员工餐标准凭票报销。
3、 员工因本市内出差未能返回公司就餐（午餐），不分职务级别，本公司员工餐费标准（暂订为10元/人）凭票报销。
4、 公司为集团外派员工提供住宿，相关费用据实报销。
二十九职工教育经费，实行预算管理及行政管理。
1、 按国家规定的必须接受相关教育的费用，可据实报销，如会计后续教育等。
2、 购买工作专用的法律、法规书籍、接受培训等其它事项，需经批准后报销。
三十、 工会经费，另作规定。

第八章 费用管理方法及报销程序
三十一、公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法。
1、预算管理是指:各职能部门、业务单位事先向财务部提出下期本部门所有费用的计划（金额≥1,000元的大额财产购置、修理、装璜，需另单独预算申请），财务部统一报总经理批准后，确定单位下期费用预算金额。实际费用报销时，财务部门根据费用预算，准予报销或另行处理。
2、额度管理是指：费用在一定的额度范围内控制使用，额度确定的依据是销售额、工作职务、员工人数等。
3、行政管理是指：费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向行政领导提出本次费用计划，经行政领导同意后，产生的费用方能按费用报销流程到财务部门报销费用。
管理方法①：采用预算管理和额度管理相结合的费用项目有：办公费、运输费、所有部门的手机费。
管理方法②：采用预算管理和行政管理相结合的费用项目有：职能部门的招待费、所有部门的差旅费、其他相对变动费用。
管理方法③：除此之外的相对固定费用采用预算管理。
4、其他变动费用
其他变动费用项目是：交通费、车管费、会务费、装修费、佣金、除手机费外的其他通讯费。
5、相对固定费用
除上述变动性费用项目外的所有费用均列入相对固定费用，采用预算管理方法。
三十二、具体实施按如下办理：
1、预算管理
1）目前公司对所有费用按月预算，每月25日前，各职能、经营部门向财务部提交下月的《费用预算表》，审批核准后的预算在月底前发回各单位。
2） 各职能部门、各业务单位未能在规定时间内提交《费用预算表》，则该部门的费用报支顺延一个月。
3）实际发生费用超过预算的，请各部门说明情况后报总经理或财务总监批示。
2、额度管理
根据销售额确定额度的费用项目是招待费。招待费超额度本期内不予报销。
根据工作职务确定额度的费用项目是手机费。手机费超额度部分不予报销。
根据员工人数确定额度的费用项目是办公费。办公费超额度部分本期内不予报销。
3、 行政管理
单项费用金额≥200元必须采用书面申请。无批准的书面申请，在报销时财务部门作退回处理。
三十三、费用内容及管理分类详见附表五。
三十四、签批权限及流程
1、预算管理，经审批的行政费用预算，费用发生时，在预算范围内由部门经理（主管）执行。
2、额度管理，按本条第一款执行。
3、行政管理，200元以下的费用，为提高工作效率，建议由各部门经理（主管）参照本制度执行，200元以上的费用需申请批准执行。
4、相关签批权限及流程参考附表七。
5、制度所规定的费用等款项支付最终签批权限由总经理负责。
三十五、报销单使用说明

单据名称
使用说明
《费用报销单》
各种费用的报销，按所列部门进行行政审批流程
《出差申请表》
为《费用报销单》的附件，差旅费用报销的必要条件
《差旅费报销单》
《费用报销单》的附件,详细填列发生的各项费用
《业务招待费申请表》
《费用报销单》的附件，超过200元招待费报销的必要条件
《采购申请单》
申购物品签批使用，报销时《费用报销单》的附件
《借款单》
用于借款、冲账的时候为《费用报销单》的附件

2）费用报销使用注意事项
大于（含）1万元的行政费用、行政采购、项目施工采购请款必须附加相关合同申购单、入库单、发票作为审核依据。
三十六、费用报销的步骤和流程。
1、经办人填写《费用报销单》并附相关附件，参照本制度并按费用报销单上所列部门逐一进行审核签批。
2、总经理/部门总监审批后，到财务部领款，完成报销程序。
三十七、借支规定。
1、公司不开放除差旅费外的其他各种个人借款。
2、个人因公借款，需附批准后的《出差申请单》、《业务招待费申请表》、《采购申请单》、合同等。
3、借款最高限额为借款金额以能够完成需要或满足业务周转的最低量为限额。
第九章 责任及处罚规定
三十八、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5--20%的罚款。
三十九、部门主管在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对部门主管予以违规报销金额3%--15%的罚款。
第四十条、 财务审核人员审核不严使公司造成损失的，或者未执行本办法规定处罚责任，擅用职权受理违规费用报销者，对财务审核人员并处违规报销金额3%--15%的罚款。
四十一、如果违反上述开支标准或手续不齐全，报帐时列入其他项目而隐瞒实际金额或超预算报销，财务有权拒绝受理。
四十二、借款逾期满三十天，当事人未能及时提供经总监以上主管核准的有效书面情况说明，并办理延期手续者，财务有权在当事人借款逾期当月工资中扣回欠款。
四十三、因审核过失造成费用借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，由经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。
四十四、本期发生的费用，原则上应予费用发生当期报销，差旅费报销应予出差人员返回公司当月报销，超过上述期限的票据金额，报销人书面陈述原因经总经理/部门总监批准后报销。

附则
四十五、本制度由公司行政部、财务部以及董事办修正制定，经总经理核准签发，自签发即日起实施执行，未尽事宜以行政部部发文为准。
四十六、本制度由行政部、财务部以及董事办负责解释。
四十七、本制度是公司费用的普通规定。

附表一

业务招待费用申请表

申请人

部门

职务

被接待人员说明
我司陪同人员
姓名

职务

备注

共 人
接待事由：
费用项目

小计
预计金额（元）

部门： 申请日期： 年 月 日

部门主管签字 财务总监签字 总经理签字

附表二 差旅费标准

项目
职务级别
总经理
总监/副总
部门经理
职员
交通费
飞机
按实报销
按实报销
控制报销
火车、汽车
软卧
硬卧
轮船
二等舱位
三等舱位
四等舱位
出差生活补助
京沪穗深
按实报销
100
省会、单列市
80
其他城市
60
住宿费标准
京沪穗深
按实报销
400
300
150
省会、单列市
300
260
120
其他城市
200
180
100
室内交通费
京沪穗深
按实报销
省会、单列市
其他城市
说明
1、省会城市还包括天津、重庆两个直辖市，自治区政府所在城市；
2、单列市主要是指经济发达城市，具体按国家规定；3、西藏、港澳等特殊地区另行规定。

附表三

出差申请表

申请日期： 年 月 日
出差人
姓名

部门

职务

费用预算（元）
出差起止日期
年 月 日至 年 月 日
长途交通费

陪同人员

住宿费

地点与事由：
业务招待费

其他

合计

拟定借款金额：

万 仟 佰 拾 元 角 分

长途交通工具：

部门主管签字 财务总监签字 总经理签字

附表四

差旅费报销单

出差人姓名

部门

费用（元）
出差起止时间：

年 月 日至 年 月 日
长途交通费

陪同人员签字：

住宿费

备注：

业务招待费

餐费

其它

借款金额：

报销金额：

合计：

附表五
费用内容及管理分类

管理方法
费用项目
费用内容
预算管理
额度管理
业务部门
的招待费
招待客人的餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等
手机费
因工作需要而实际已支付的手机费
办公费以及其他办公用品
日常办公支出，如购买纸笔、印制名片等
预算管理
行政管理
职能部门
的招待费
招待客人的餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等
差旅费
出差的在途车费、住宿费宿、市内交通费、出差生活补贴
交通费
市内出差、办事所花费车费
车辆花费费用，如：汽油、养路费分摊、过桥路费等
装修费
办公场地、仓库等的装修费用
佣金
支付的代理费用
其他通讯费
除移动通讯费之外的其他通讯费
预算管理
除上述变动性费用项目外的所有费用项目均列入相对固定费用

附表七 出差工作汇报表
部门/公司

出差时间： 年 月 日至 年 月 日
出差地点：
出差人

出差事由：
出差
工作
汇报
拜访单位
拜访对象
洽谈事项与洽谈结果

需特批
事项说明：

部门经理
意见：

主管领导
意见：

凤凰实业（中国）有限公司 填表日期： 年 月 日