差旅管理细则.doc

差 旅 管 理 细 则
为进一步规范对员工出差的管理，本着既能积极有效开展工作，又能合理控制费用、避免浪费的原则特制定本细则。本细则适用于公司所有员工。

一、出差审批
1、 所有公司人员出差东莞市以外地区的均需事先填写《出差申请单》（见附件），并应将审批后的《出差申请单》交至行政人事部备案。
2、 部门员工出差省内并当天往返者，由部门主管领导签字批准； 部门员工出差省外或一天以上的，报须报总经理签字审批，销售人员出差应事前做好周《业务工作计划》报总经理审批并填写《出差申请表》。
3、 高管人员出差东莞市以外地区的均由总经理签字审批。
4、 如因总经理外出等原因不能亲自签字审批时，应由行政人事部门或出差部门人员打电话或邮件形式请示同意记录后方可出差，并于事后补签《出差申请单》。
5、 员工凭《出差申请单》订票，并按批准预支差旅借款；出差返回后及时上班报到，并按《报销管理制度》规定，到财务部清算差旅费用。

二、交通工具
1、 公司员工东莞市区范围办理公事的，预先报行政人事部门用车申请，尽量使用公司车辆。若公司车辆无法安排原则上以公共交通为主，紧急事务和恶劣天气可报部门主管或总经理批准乘坐出租。
2、 外地出差的交通原则上员工以火车硬座卧、客车、轮船三等舱为主，中层管理者及以上可乘飞机经济舱，但应尽量提前预订折扣机票。出差当地市区的交通原则上应以公共交通为主处理。
3、 高管人员出差往返均由公司安排车辆接飞机（或火车、汽车），无法安排的可直接乘出租车。部门员工出差从公司直接出发或直接返回公司、或多人同行出差的可由公司安排车辆送接机场或车站，除此公司原则上不安排车辆，由员工乘坐公共交通，特殊情形可报主管领导批准安排车辆或乘出租车（如公司无法安排车辆，应首先选择公共交通及机场专线大巴，晚上21：00至凌晨7：30之间，公共交通不便情况下可直接乘出租车）。
4、 两人以上同行出行需乘坐出租车时，应乘坐同一辆并由其中一人凭票报销。
5、 因特殊原因需要开私家车出差的,按实际公里数计算后

三、出差费用
1、 住宿标准：
A. 所有员工出差，如非与客户同行，原则上应首选经济快捷型酒店。员工不超过160元/天，中层管理人员为不超过200元/天，高管人员为不超过300元/天，并根据所在不同城市对应不同的标准。均以正式住宿发票报账，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出规定标准部分由员工个人自行承担（因特殊情况超支的经总经理批准后按实报销），鼓励节约住宿费开支。
B. 对在外地出差人员，因住亲友家而无住宿发票，由本人写出情况申请说明，经行政人事部及总经理批准后，按每天50元给予住宿补贴。无住宿费单据，按住宿报销标准的60%给予补助（公司已有安排住宿的除外）。
C. 当两人或两人以上共同出差时，住宿标准以同行中最高的为准；同行人员中男或女为单数时，单数人员一方住宿标准可在相应规定的标准上增加30元。
D. 对于经公司批准的赴外地参加各类会议、学习班、培训班的人员，会议安排食宿的实报实销；会议不安排食宿的人员，按公司相关出差住宿、伙食补助标准执行。
2、 出差餐费及通讯补贴每人每日不超过60元，并根据所在不同城市对应不同的标准。公司不再另外给予通信补助。特殊情况超标的需事前报总经理认可后报行政人事部审核。该补贴需提供出差当地的餐费和通讯费正式发票按标准报销（超额报销通讯费的需要提供通话记录清单）。
职
务
交通
工具
住宿报销标准
伙食、通讯报销标准
特区，直辖市
省会城市
市外其它城市
特区，直辖市
省会城市
市外其它城市
普通员工
火车硬座卧、客车、轮船三等舱
180
160
140
60
55
50
中层管理
火车硬座卧、客车、飞机经济舱
200
180
160
60
55
50
高层管理
火车软座卧、客车、飞机商务舱
300
280
260
60
55
50

3、 出差期间因公请客户用餐的，宴请客户前须总经理批准并时事后填写《招待费用申请单》方可报销招待费，同时按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣减出差人当天的伙食补贴。核减当日伙食补贴（以报销餐费票据为准）。
4、 经批准参加会议按会议标准安排住宿就餐的，不再发放午餐补贴和出差补贴。
5、 未经公司有关领导批准的，出差时间、地点与《出差申请单》不符的，或办理非工作事务的，所发生的费用公司不予报销。
6、 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达东莞）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后达东莞）以一天计算。
7、 出差时有因私绕行需事先报总经理批准行政人事部备案，其所发生的相关费用由本人自理，公司不予报销，并不计该时间的出差补贴。

四.报销流程
1、出差费用根据公司规定的标准凭正式发票报销，不以现金补贴的形式发放。超出标准的由本人承担。须提供出差期间实际发生的交通、住宿、伙食支出的合法票据，并在每张票据背面简要注明用途，多名同事共同发生的费用，还需注明所有同事的姓名。
2、具体的报销流程：依据财务部门《费用报销制度&报销流程》相关要求执行。

五.其他
出差期间发生的招待费、礼品费等不属于差旅费范畴的费用，根据公司招待费用管理办法处理。严格禁止弄虚作假、虚报冒领行为，如有发生，一经查实，将不予报销相关支出，并将已报销部分追回。同时，公司将根据《员工手册》给予处罚。

六、附件
《出差申请单》
东莞润风科技有限公司
2011年4月1日

出 差 申 请 单

姓名

所属部门

职务

出差地点

出差事由

出差期间

行程计划

费用
预算

备注事项

批准

审核

申请人

说明
1、详列出差事由；
2、详列出差预算；
3、出差结束三日内提出出差报告。