售楼处及样板间资产管理工作指引.doc

售楼处及样板间资产管理工作指引

营销策划部
2010年8月

目 录

一、目的 3
二、适用范围 3
三、机构组成 3
四、职责分配 3
五、资产的建造、购置与验收 5
六、资产的日常维护、保管与盘点 6
七、资产转移与处置 7
八、工作流程 14
九、罚则 17
十、附则 17
附件一：资产台帐示例 18
附件二：验收单示例 18
附件三：交接单示例（与物业公司交接时使用） 18
附件四：售楼处（样板间）资产转移申请单 19

一、目的
为加强公司售楼处、样板间资产的管理，完善相关资产管理工作流程，保护资产的安全、完整，做到资产账账、账实相符，提高相关资产的使用效率，特制定本工作指引。
二、适用范围
本工作指引适用于集团公司及其管理授权权限内各项目公司售楼处、样板间资产的建造、购置、验收、日常维护与保管、盘点、转移、处置、损失赔偿等工作。
售楼处、样板间资产（以下简称资产）分为五类：
（一）建筑主体及装修材料；
（二）家具：床、沙发、桌椅等；
（三）电器：电视、洗衣机、灶具等；
（四）配饰类：花瓶、字画、布草等；
（五）其它类：不归属于以上事项的其它物品。
三、机构组成
资产管理所涉及的组织机构有项目公司市场部、综合部、财务部、集团公司营销策划部、总经理办公室、财务部。
四、职责分配
（一）项目公司市场部职责
1.牵头建造、购置资产，对建造、购置资产予以验收，并保留相关的产品合格证、保修书及使用说明材料。
2.及时建立资产台账（见附件一）并及时更新。
3.与物业服务公司签订物业服务合同，明确保管责任、义务。
4.与物业服务公司定期盘点资产并及时录入资产台帐。
5.牵头办理资产的移交。
（二）项目公司财务部职责
1.资产取得、处置的账务处理。
2.资产的盘点清查。
3.资产预算的审核与监督。
（三）项目公司综合部（非北京地区）职责
1.资产的转移交接及管理。
2.资产的处置。
（四）集团公司营销策划部职责
1.定期对项目公司市场部资产管理情况(包括实物、台帐)进行检查。
2.协调项目公司间资产的转移。
3.资产预算的审核与监督。
（五）集团公司财务部职责
1.北京地区项目资产取得、处置的账务处理。
2.北京地区项目资产的盘点清查。
3.北京地区项目资产预算的审核与监督。
（六）集团公司总经理办公室职责
1.北京地区项目资产转移交接及管理。
2.北京地区项目资产的处置。
五、资产的建造、购置与验收
（一）资产的建造、购置
1.资产建造、购置发生的相关费用应严格按照集团公司颁布的《资金预算管理办法实施细则》（[2009]88号）的要求及步骤申请及使用。
2.售楼处、样板间原则上要求选择在会所、商品房实体房等永久建筑中，特殊情况下可建造临时售楼处、样板间。
3.资产建造、购置应按照集团公司颁布的《招标管理办法》（[2010]140号）中规定的相关流程及规定执行。
4.售楼处、样板间装修时原则上要求预留检修口、不遮盖相应设备等。如有遮挡的需在转移交接、销售房屋时予以说明。
（二）资产的验收
1.建造资产的验收
建造资产竣工时由施工单位、设计单位、监理单位、项目公司项目管理部、市场部、物业公司共同验收,并在《验收报告》（请项目公司项目管理部提供报告模板）上签字确认。
2.购置资产的验收
购置资产到货时，由供应商、项目公司市场部、物业公司共同验收，项目公司市场部验收人员（至少2人，由经办人员及部门经理或其指派人员组成）应根据合同仔细查对物品名称、规格、品牌、质量、数量等事项。需安装调试的资产由验收人员监督安装人员安装，之后由技术人员或其它人员操作、试用设备，达到既定的标准后填写《验收单》（见附件二），并由验收人员签字确认。市场部根据《验收单》建立资产台帐。财务部对验收的资产进行账务处理。
六、资产的日常维护、保管与盘点
（一） 资产的日常维护、保管与盘点
1.售楼处、样板间装修完毕后，摆放物品方可搬入现场，以免人员混杂，管理混乱。
2.项目公司市场部与物业服务公司签订物业服务协议后，在与物业公司进行售楼处、样板间及房间内所有物品进行验收的同时进行交接，并在交接单（见附件三，验收单应作为交接单的附件）上签字确认。交接后物业服务公司负责对所接收的资产进行日常维护、保管与盘点。
3.物业服务公司针对售楼处、样板间应制订相应的防火、防水、防盗、安保等措施，预防不必要的资产损失。
4.资产移交给项目公司综合部或集团公司总经理办公室之前项目公司市场部资产管理专人应于每季度末对资产状态进行盘点并及时录入资产台帐。
5.资产移交给项目公司综合部或集团公司总经理办公室之前项目公司市场部资产管理专人及项目公司财务部应于每年年末对资产进行盘点，核对账实、账账是否相符。
6. 移交给项目公司综合部或集团公司总经理办公室的资产应由项目公司综合部或集团公司总经理办公室指定专人与财务部于每年年末对资产进行盘点，核对账实、账账是否相符。
（二）资产的损失赔偿
1．对于物业服务公司服务期间发生资产损失的相关赔偿责任应在物业服务合同中予以明确，以便因物业服务公司原因造成资产损坏、丢失时，可按相关合同追究物业服务公司的赔偿责任。
2. 因项目公司、集团公司相关部门管理不善，相关责任人恶意或违反相关规定造成资产丢失、损坏的，相关责任人需按损失额的100%承担赔偿责任。
七、资产转移与处置
资产转移是指不发生账务处理的部门之间、公司之间的资产移动事项。资产处置是指发生账务处理业务的资产移动事项。
（一）样板间
样板间原则上由项目公司市场部将房屋与家具、配饰、电器等整体销售，特殊情况下由集团公司总经理审批后可进行拆分销售。
1.样板间建设在商品房实体建筑中
（1）整体销售
①设计、装修、家具、电器、配饰等原则上以不低于成本价随同房屋一起销售，低于成本价销售的在填写签约（认购）申请单时由集团公司总经理进行审批。低于成本价的部分，按照《营销费用管理办法》（永泰发[2009]335号文）的规定计入当年营销费用。
②样板间进行销售签订售房合同时应注意以下事项：
l 在约定“交付时间”、“市政基础设施和其他设施的承诺”等条款时应与项目公司项目管理部予以核实。市政基础设施和其他设施等需要整改的，由项目公司项目管理部予以及时整改。
l 在售房合同补充协议中写明“本合同项下房屋为精装修样板间，房屋内的装修及家具、洁具、厨具、电器、配饰等甲方不承担保修责任，具体清单详见附件。”同时将样板间相关资产台帐作为附件，附在售房合同后。资产台帐列表下应写明“房屋内的装修及家具、洁具、厨具、电器、配饰等甲方不承担保修责任”。
（2）部分销售
家具、配饰、电器等不能随同房屋销售的，应在签约（认购）申请单中说明，由集团公司总经理审批，不能销售的家具、电器、配饰等按下列两种情况办理资产转移及处置手续。资产转移时应同时转移相关的产品合格证、保修书及使用说明材料。
①北京地区项目
由项目公司市场部将家具、电器、配饰等移交集团公司总经理办公室，项目公司市场部、集团公司总经理办公室需通过OA系统填写《售楼处(样板间)资产转移申请单》（见附件四）并将资产台帐作为附件上传至OA系统。集团公司总经理办公室将资产台帐提交集团公司营销策划部、财务部备案。集团公司营销策划部根据移交资产台帐通知其它在售项目市场部，其它在售项目市场部兴建售楼处、样板间或售楼处、样板间家具、电器、配饰等需要补充时优先选择资产台帐上的物品。各项目公司市场部应在营销策划部发布通知后一个月内将所需家具、电器、配饰等领走，通过OA系统填写《售楼处(样板间)资产转移申请单》并将转移资产的台帐作为附件上传至OA系统，同时将所领用的资产录入台帐。集团公司总经理办公室将转移资产台帐提交集团公司营销策划部、财务部备案。领用资产使用期间丢失或损坏的按本指引中资产的损失赔偿方式进行赔偿，将赔偿款交回集团公司财务部，同时与集团公司总经理办公室办理相关手续，集团公司总经理办公室及时修订资产台帐。项目结案，公司撤销时应将资产归还集团公司总经理办公室,集团公司总经理办公室按照《闲置/报废物资处置指引》（永泰发[2010]185号文）对归还物品予以处置，并将处置资产清单及价格交集团公司营销策划部、财务部备案。集团公司营销策划部发布资产领用通知后超过一个月未领走的资产，由集团公司总经理办公室予以变卖处置。变卖处置的工作流程及相关规定按照《闲置/报废物资处置指引》（永泰发[2010]185号文）执行。变卖的家具、电器、配饰等资产的清单发集团公司营销策划部及财务部、项目公司市场部备案。低于成本价的部分，按照《营销费用管理办法》（永泰发[2009]335号文）的规定计入当年营销费用。
②异地项目
由项目公司市场部将家具、电器、配饰等移交项目公司综合部，项目公司市场部、综合部需通过OA系统填写《售楼处(样板间)资产转移申请单》并将资产台帐作为附件上传至OA系统。项目公司综合部将移交资产台帐提交集团公司营销策划部，营销策划部根据移交资产台帐通知其它在售项目市场部，其它在售项目市场部兴建售楼处、样板间或售楼处、样板间家具、电器、配饰等需要补充时优先选择资产台帐上的物品。各项目公司应在营销策划部发布通知后一个月内将所需家具、电器、配饰等买走，并与出卖资产的项目公司综合部办理相应手续，买卖双方的财务部进行相应的账务处理。出卖资产的项目公司综合部应将出售资产清单及价格交项目公司市场部、集团公司营销策划部备案。集团公司营销策划部发布资产领用通知后超过一个月未领走的，由项目公司综合部予以变卖处理。变卖处置的工作流程及相关规定按照《闲置/报废物资处置指引》（永泰发[2010]185号文）执行。项目公司综合部将变卖的家具、电器、配饰等清单及价格发集团公司营销策划部、项目公司市场部备案。低于成本价的部分，按照《营销费用管理办法》（永泰发[2009]335号文）的规定计入当年营销费用。
2.样板间为临时建筑
（1） 房屋
房屋拆除工作由项目公司项目管理部承担，拆除后的建筑材料首先抵偿拆除单位的工程费用，低于原建安工程费的部分按照《营销费用管理办法》（永泰发[2009]335号文）的规定计入当年营销费用。
（2）家具、电器、配饰等物品
家具、电器、配饰等参照上文样板间家具、配饰、电器等部分销售的处置方法。
（二）售楼处
1.售楼处为永久建筑
（1）出售
①原则上由项目公司市场部将售楼处以不低于成本价（包括设计费、建安工程费、家具、电器、配饰等）整体出售。低于成本价销售的在填写签约（认购）申请单时由集团公司总经理进行审批。低于成本价的部分，按照《营销费用管理办法》（永泰发[2009]335号文）的规定计入当年营销费用。
②售楼处进行销售签订售房合同时应注意以下事项：
l 在约定“交付时间”、“市政基础设施和其他设施的承诺”等条款时应与项目公司项目管理部予以核实。市政基础设施和其他设施等需要整改的，由项目公司项目管理部予以及时整改。
l 售楼处进行销售时应在售房合同附件中写明“本合同项下房屋为精装修房屋，房屋内的装修及家具、洁具、厨具、电器、配饰等甲方不承担保修责任，具体清单详见附件。”同时将售楼处相关资产台帐作为附件，附在售房合同后。资产台帐列表下应写明“房屋内的装修及家具、洁具、厨具、电器、配饰等甲方不承担保修责任”
③家具、电器、配饰等不能随同房屋销售的，参照样板间家具、电器、配饰等部分销售的处置方法。
（2）出租
①北京地区
售楼处需要出租的，由项目公司市场部移交集团公司营销策划部，项目公司市场部、集团公司营销策划部需通过OA系统填写《售楼处(样板间)资产转移申请单》并将资产台帐作为附件上传至OA系统。移交时项目公司市场部、集团公司营销策划部及永进基业科技孵化器有限公司应在资产台帐上签字确认。集团公司营销策划部将移交资产台帐提交集团公司财务部、客户服务部备案，并与永进基业科技孵化器有限公司签订托管经营合同（项目公司市场部、集团公司营销策划部及永进基业科技孵化器有限公司共同签字的移交资产台帐应作为合同附件），永进基业科技孵化器有限公司受托经营。永进基业科技孵化器有限公司与集团公司财务部按季度据实结算，集团公司财务部将收入情况提交集团公司营销策划部备案。集团公司营销策划部、客户服务部每半年与永进基业科技孵化器有限公司对托管资产进行盘点并及时录入资产台帐，集团公司营销策划部将盘点后的资产台帐提交集团公司财务部备案。发生资产损毁、丢失的将按照托管经营合同的约定予以处罚。家具、电器、配饰等不能随同房屋出租的，参照样板间家具、电器、配饰等部分销售的处置方法。
②异地项目
售楼处需要出租的，由项目公司市场部移交项目公司综合部，项目公司市场部、综合部需通过OA系统填写《售楼处(样板间)资产转移申请单》并将资产台帐作为附件上传至OA系统。移交时项目公司市场部、项目公司综合部及永进基业科技孵化器有限公司应在资产台帐上签字确认。项目公司综合部将移交资产台帐提交项目公司财务部备案，并与永进基业科技孵化器有限公司签订托管经营合同（项目公司市场部、项目公司综合部及永进基业科技孵化器有限公司共同签字的移交资产台帐应作为合同附件），永进基业科技孵化器有限公司受托经营。永进基业科技孵化器有限公司与项目公司财务部按季度据实结算。项目公司综合部每半年与永进基业科技孵化器有限公司对托管资产进行盘点并及时录入资产台帐。发生资产损毁、丢失的将按照托管经营合同的约定予以处罚。家具、电器、配饰等不能随同房屋出租的，参照样板间家具、电器、配饰等部分销售的处置方法。
2.售楼处为临时建筑
（1）房屋
房屋拆除工作由项目公司项目管理部承担，拆除后的建筑材料首先抵偿拆除单位的工程费用，低于原建安工程费的部分按照《营销费用管理办法》（永泰发[2009]335号文）的规定计入当年营销费用。
（2）家具、电器、配饰等资产
家具、电器、配饰等资产参照样板间家具、配饰、电器等部分销售的处置方法。
八、工作流程
1、样板间、售楼处出售资产管理工作流程

2.售楼处出租资产管理工作流程

售楼处出租资产的建造、购置、验收、日常维护等工作流程同样板间、售楼处出售资产管理流程，此处不再叙述。
九、罚则
样板间、售楼处资产管理应严格遵照本工作指引及相关规定执行，未按规定编制与审定的，视情节轻重给予相应处罚。
十、附则
（一）当情况发生变化时，各相关部门应当向集团公司营销策划部提出修改意见，或由集团公司营销策划部直接提出修改意见，在征求项目公司及集团公司相关部门意见后发布。
（二）本制度由集团公司营销策划部负责解释，本工作指引自2010年10月1日起施行。
附件一： 资产台帐示例
XX项目售楼处（样板间）资产台帐
图例实物照片

物品名称
规格（材质、大小等）
品牌
使用区域
购置时间
单价（元）
数量
总价（元）
状况
供货方
备注损毁、使用区域变动情况说明

落地灯

洽谈区

2080
2

全新、宝莱大卫公司提供

…

总计

附件二： 验收单示例
XX项目售楼处（样板间）资产验收单
图例实物照片

物品名称
规格（材质、大小等）
品牌
单价（元）
数量
总价（元）
备注摆放位置、质量等

落地灯

2080
2

…

总计

供货方： XX项目市场部： XX物业服务公司：
附件三：交接单示例（与物业公司交接时使用）
XX项目售楼处（样板间）交接单
XX项目市场部于XX年XX月XX日将售楼处（样板间）及室内物品交于我公司。交接房屋及物品情况详见《XX项目售楼处（样板间）验收报告》、《XX项目售楼处（样板间）验收单》。
XX项目公司市场部： XX物业服务公司：
XX年XX月XX日

附件四： 售楼处（样板间）资产转移申请单
售楼处（样板间）资产转移申请单
资产转出部门

转出资产

申请人

（说明转移原因）
签名

日期

项目公司

部门负责人
签名

日期

项目公司

总经理
签名

日期

转入部门接收人

（说明转移资产的核实情况）
签名

日期

转入部门

部门负责人
签名

日期

填表说明：转出资产处需写明是售楼处还是样板间的资产，具体内容请提交资产台帐作为附件。