费用开支和报销管理办法.doc

1.目的 为进一步降低非生产性成本，明确公司各项管理费用、销售费用的开支标准及监控，规范公司费用支出报销行为，结合本公司生产经营实际，制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司总部及所属各子（分）公司，以下简称各单位。3.释义本办法所称的费用支出是指因工作需要而发生的业务招待费、办公费、通讯费、差旅费、市内交通费、汽车费用、快递邮寄费、水电费、伙食费、医药费、招聘费、展览费、工资、奖金、销售提成、销售佣金、保险费、其他零星支出等。4.费用报销规定4.1业务招待费4.1.1业务招待费是指因工作需要招待客户和有关政府部门人员而发生的费用，主要指餐费、礼品费、礼金、娱乐费等。4.1.2业务招待费实行总额控制，全年支出总额不得超过当年营业收入总额的1.5，当年支出总额有超过此限额时，不再报销业务招待费，如有需要报销的，应由董事长特批，并相应抵减下一年度业务招待费额度。根据新的税法规定，业务招待费按照60%的比例扣除，并且不能超过1.5%。所以还是要控制总量。 4.1.3业务招待实行事先申报制度，应事先书面申请并得到批准，原则上不允许先开支后报销。因特殊情况无法事先书面申请的，应在事前口头报告上级批准。4.1.4申请时由相关单位填写“业务招待费用申请表”，并交有关领导审核批准。其中一次招待金额在500元（含）以下的，由总经理审批，500元以上的，由董事长审批。4.1.5各部门业务招待费的申请及报销须由部门经理负责办理，部门经理级以下人员不得作为申请人及报销人。如有多人共同参与招待的，应以其中职务最高者为报销人。4.1.6业务招待费应按次申请报销，不得累计一次报销。4.1.7凡是因工作需要对外赠送礼品（包括公司产品）、礼金，由相关部门提出申请，由董事长或其授权人审批后，方可执行。4.1.8各部门人员因公出差确需应酬的，须事先电话请示上级批准。4.1.9业务招待费报销时应由报销人填写费用报销单据，附上业务招待费申请表、发票，经总经理和董事长审批后在财务部报销列支。对采用先开支后申报的单据，除董事长特批外，财务部有权拒绝报销。4.2办公费用4.2.1办公费是指各单位办公文具、相关书刊、报纸、印刷品、票证、账册、饮用水、办公家具、办公通讯器材、电器以及电脑配件、软件、网络维护、易耗材料、安保器材、保洁用品、绿化用品、软装饰品及宿舍用具用品等的购置费用。4.2.2办公费用涉及物品由行政部指定专人负责采购，各部门根据本部门人数、用量、规格于每月终了提交购置申请，由行政部进行汇总，行政部经理审核后报董事长审批。4.2.3各部门申请办公用品时，必须注明用途、数量、规格型号，行政办公室汇总时需查明是否可调节使用，再确定购买，原则上办公用品一月只采购一次。4.2.4除易耗品可允许文具仓有少量库存外，其他物品不允许保留库存。4.2.5凡是单价在50元以上的办公用品，由员工个人使用保管的，在员工离职时，应予收回，如因员工损坏或丢失，应照价赔偿。4.2.6行政部负责办公用品领发的人员，应按使用人建立办公用品领发台账，每月须填报办公用品、印刷品的收发存报表。4.2.7行政部每月将办公用品领用及费用分配表报送财务部，财务部将费用计入各部门。4.2.8严禁公司内部各部门自行采购有关办公用品，否则，由此发生的费用，将不予报销。4.2.9如因临时需要采购办公用品的，需填写请购单，由按审批权限经审批后由行政部采购。4.2.10办公用品购置费用的报销，由行政办公室采购人员填写费用报销单，附上入库单、月采购汇总表或请购单、发票等，按费用报销审批权限经上级审批后，由财务部报销列支。4.3通讯费用4.3.1通讯费用是指因公使用通讯工具而发生的费用，包括移动电话费、固定电话费、IP固定电话费、移动电话充值费、移动电话费用补贴，宽带月租费等。4.3.2因工作需要报销移动电话费用的人员，需由单位或部门提出申请，行政部审核，报董事长批准后在核定额度内据实报销。4.3.3采用移动电话费用账单报销的人员，可凭正式发票在限额内申请报销。实行移动电话费用补贴的人员，将补贴列入月工资表，随同工资一同发放。4.3.4固定电话费、IP固定电话费、宽带月租费须凭电信部门的发票和详细账单申请报销。4.3.5凡属公司报销或补贴移动电话费用的人员，其电话号码应予公开，并保持24小时开机。4.3.6移动电话费报销最迟应于次月报销上月的费用，逾期申报者不予报销，财务部应建立费用报销的备查记录，防止重复报销。4.3.7行政部应加强对固定电话使用的管理，原则上不准员工因私拨打长途电话，确有急需拨打的，应在行政部登记。禁止员工拨打声讯电话，一经查出，其费用由员工负担。4.4差旅费4.4.1差旅费是指公司因业务需要，受公司指派离开本市到外地执行公务而发生的费用支出，包括车船费、市内交通费、住宿费、伙食津贴、其他杂费等。4.4.2公司员工出差应严格履行报批手续，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的费用一律由其本人自行承担，公司不予报销。4.4.3公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理的出差日期，逾期出差应向上级主管报告批准。4.4.4部门经理以下级别人员出差实行事前申请制度，根据差旅费标准和预计出差时间填写“出差申请表”，部门经理审核后报总经理审批。因特殊原因未能事前申请的，应于回公司后一周内补办申请审批手续，没有经过批准的“出差申请表”，财务部不予借款和报销。部门经理（含）以上级别人员出差，须经董事长同意4.4.5出差期间发生的共同费用报销，其报销单据须有同行人员签名确认。4.4.6凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经总经理或董事长签署意见后方可申请报销。4.4.7公司员工出差途中，经批准可绕道回家探亲的，其绕道车船费扣除直线单程车船费后全部自负，在家期间不享受伙食补贴、住宿费和交通费。4.4.8一般员工出差原则上不得乘坐火车软卧，动车组一等座、客轮豪华舱、飞机，夜间坐火车8小时以下不得乘坐卧铺，如有特殊情况需乘坐这些交通工具的，须报董事长特批后方可报销。4.4.9出差费用除伙食补贴可定额包干报销外，其他费用一律凭发票据实报销，未取得发票的费用，财务部有权拒绝报销。4.4.10同性别员工多人一起出差时，应尽量安排二人间或三人间住宿，住宿费按其中一人的最高标准报销，不再单独报销每人的住宿费。4.4.11公司派出接受学习培训人员的费用和补贴标准依据举办单位通知和培训合约确定，如举办单位统一安排吃住的，只报销往返路途伙食补贴，不再报销住宿费和培训期间的伙食补贴。4.4.12如出差期间报销招待费的，按早餐20%，中餐40%，晚餐40%的比例相应扣减应补助的伙食补贴。4.4.13差旅费应于出差结束返回公司后20天内申请报销，逾期财务部不予受理。4.4.14禁止将同批次差旅开支项目拆零分次报销，一经发现，财务部有权拒绝，并将其单据作废处理。4.4.15新聘用的外地专业技术人员，原则上不报销前来报到发生的各项费用，特殊情况需报销的，应由本人申请，报董事长特批。4.4.16公司员工出差住宿费开支标准如下： 住宿费开支标准（境内出差） 备注：此表中部门经理级人员包括部门主管、工程师、部门经理等，副总经理级人员包括副总、总监、厂长、董事长秘书、总部各中心主管。以上职级人员均以公司正式发文任职为准。4.4.17公司员工出差伙食补贴标准如下: 县、县级市及乡镇20元/天/人，省辖市30元/天/人，省府所在地40元/天/人，直辖市、厦门市、广东、海南50元/天/人 为鼓励出差人员乘坐火车、汽车，不乘飞机，以节约开支，并考虑到在途期间伙食费用较高等原因，在途期间，连续乘车超过12小时（含）每满12小时，加发20元的伙食补助费，途中中转不住宿的，前后乘车、船时间可合并计算。4.4.18公司员工出差过程中发生的交通费和其他杂费，可凭发票据实报销。4.5市内交通费4.5.1市内交通费是指公司员工在公司所在地办理公务所发生的交通费用，包括公交、地铁、出租车费等，公司员工上下班或因私所发生的交通费不在此列。4.5.2凡去市内办理公务的一般员工，乘坐交通工具应本着节约的原则，尽量乘坐公司便车、公交车、地铁等，特殊情况下需要乘坐出租车的，事先应取得部门经理的批准。4.5.3市内出租车费在限额以下的，凭票据实报实销，差额不补，超过限额的，除总经理特批外，不予报销。4.5.4交通费报销，除附正式发票外，必须将乘车日期、起点终点、事由填写于交通费记录表上，并由上级主管签暑确认后方可申请报销。4.5.5交通费的报销时限，最长不得超过20天，逾期财务部不予受理。4.5.6市内交通费严格限定为员工办理公务所发生的交通费，不得将个人上下班交通费混同报销，如经发现将追缴当次报销的所有市内交通费，并通报批评。如再次发现将移交行政部处理。4.5.7如果交通费实行定额补贴的，则按月随补贴一同发放，员工不再另外报销市内交通费。4.5.8公司市内交通费开支标准如下： 市内交通费开支标准 4.6汽车费用4.6.1汽车费用是指公司公务车辆使用所发生的燃油费、通行费、停车费、修理费、养路费、保险费、税金等费用和对外固定租用车辆而发生的租赁费。4.6.2公司公务车辆的汽车费用，实行定额控制，按2元/每公里的标准由行政部负责管理。4.6.3汽车费用涉及油料按相关规定实行定点加油，由财务部统一负责结算，并取得增值税专用发票，未经主管副总经理或总经理签批的定点加油站以外的现金加油普通发票，财务部不予受理。4.6.4汽车维修保养实行定点维修，维修标准由行政部制定，维修时需由司机和行政部人员一同经办。4.6.5公司原则上不对外租用车辆，如因特殊情况需租用的，须签订租用协议，经董事长批准。车辆的租赁费用实行按月结算的，由行政部登记租用日期，乘车人员、地点和每次租金，并凭发票申请付款，实行按次结算的，应于租用结束后凭发票申请付款。4.7快递邮寄费4.7.1快递邮寄费是指因公务需要寄送文件、资料、样品等需付给相关快递公司和邮局的一种物流费用。4.7.2快递公司的选择，由行政部按照安全、高效、节约的原则与相关部门共同商定，所发生的快递费用实行按月结算。4.7.3公司员工使用快递由行政部负责登记，并经部门经理签暑后方可快递物品，未经部门经理以上签署而产生的快递费用，不能申请报销。对可以通过其他渠道传送的物品，尽量不使用快递。4.7.4快递费用由行政部申请付款，付款申请单需附上发票、快递单查询联和当月登记表，财务部门按月统计备查。4.7.5对员工因私发送快递产生的费用，应由员工个人自行负担，不得申请报销，一经查出，将予以追缴，并通报批评。4.8伙食费4.8.1伙食费是因公司免费提供员工工作餐以及员工食堂发生的餐饮费用。4.8.2员工伙食费执行公司12元/餐/人，工厂10元/餐/人的标准，如有员工食堂的，须控制在此标准内。4.8.3员工工作餐由行政部负责登记，并按月由员工本人签名确认，如因加班需要，需填写加班申请单，由部门经理签署后交行政部登记，公司可免费提供加班工作餐。4.8.4员工若因公外出而不能及时返回公司就餐的，可按12元/餐/人的标准报销误餐费，误餐费的报销须填写支出证明单，由部门经理签署后方可申请报销。4.8.5如伙食费实行定额补贴的，则按月随同工资一起发放，员工不再另外报销伙食费。4.9其他费用支出4.9.1修理费：办公设备设施的维修，由各部门根据需求填写维修申请单，部门经理签署确认，报行政部经理或总经理批准后，由行政部安排维修，报销时根据发票和申请单经审核和核准后报销。4.9.2房租费：厂房、办公用房租金和宿舍房租费，由行政部按合同（协议）、发票（收据）等据实申请付款，分次支付的，应在首次申请付款附上合同（协议）复印件，并注明付款月份，按审批权限经上级审批后由财务安排支付，财务部作备查登记。4.9.3年检费、证照费、审计费、治安费、卫生费、水电费、招聘费、等，由相关部门按合同（协议）、发票等据实申请付款，按审批权限经上级审批后由财务安排支付。4.9.4佣金、手续费等，按公司规定应付给客户及的佣金、手续费等，由业务部门事先制定标准，申请人提出申请，部门经理签署，按审批权限经上级审批后由财务部安排支付，付款时由出纳将款项汇到客户账户上或银行卡上，不直接支付现金。4.9.5财产保险费、社会保险费、综合保险费、住房公积金等，按公司规定的缴费范围和标准，由行政部附上保险合同、缴费名册、发票或缴费通知单后申请付款，经按审批权限经上级审批后由财务部安排支付。4.9.6工资、奖金、节金等，依公司管理规章和薪酬制度的规定，每月26日前由行政部和财务部将应发工资计算完成，经董事长审批后由财务安排支付。4.9.7展览费、广告费、网络推广费，由业务部门根据合同（协议）、发票等据实申请付款，分次支付的，应在首次申请付款时附上合同复印件，并注明付款比例，按审批权限经上级审批后由财务安排支付，财务部作备查登记。4.9.8医药费、其他零星支出等，依公司管理规章的规定，由经办人提出申请，经总经理审核、董事长审批后财务安排报销。4.9.9销售人员业绩提成，依公司销售人员提成比例和完成业绩计算，由销售经理提出申请，经总经理审核、董事长审批后，由财务安排付款。5.报销单据规范指引5.1报销单据的使用界定：凡是款项巳经支付的项目，作为报销处理，一律填写费用报销单，凡是款项尚未支付的项目，作为请款处理，一律填写付款申请单，凡是借款一律填写借款单，凡是差旅费一律填写差旅费报销单。5.2报销单据的填写：5.2.1所有报销单必须用蓝、黑水笔书写，各项要素必须填写齐全，不得涂改，挖补，刮擦，不得使用修正液更改。5.2.2如属打印的单据，必须有当事人亲笔签名，否则视为无效。 5.2.3报销单严格按规定的流程传递和进行审批。5.3报销单据的粘贴要求：5.3.1报销单据必须用胶水粘贴附件，不得使用订书针、大头针、回形针串别。不符合规定的，财务部门做退回处理。5.3.2各种单据的粘贴应当整齐、牢固，单据的粘贴应保证财务人员方便复核报销金额和核实票据的真伪。5.3.3报销时需要粘贴的单据一律粘贴在财务部提供的“原始凭证粘存单”上。5.4各种票据的要求5.4.1各类飞机、汽车、火车、船票均须有日期、起止地点、发票专用章、票面金额清楚、界线正确。背面应有经办人签名。5.4.2所有报销票据应是正规发票，发票应当清晰记明单位名称、开票日期、货物名称、型号、单价、大小写合计金额、开票单位发票专用章和税务机关发票监制章，经办人在票据背面签名并注明时间。5.4.3发票遗失等无发票报销须写明原因并经审批后方可报销5.4.4如因有价格或成本优势未能取得发票或因特殊原因无法取得发票的，可填写“支出证明单”，经审批后方可报销付款。5.5各类报销单据凡不符合本标准的，财务部有权拒绝受理。6.费用报销责任界定6.1报销人（申请人）的责任6.1.1报销人（申请人）对所报销项目的真实性、准确性、及时性，单据的合法性、完整性负责。6.1.2各项报销单据、资料必须齐全并按要求粘贴，否则财务部有权拒绝报销。6.2部门经理的责任6.2.1负责审查费用项目是否经过申请并得到批准，报销金额是否控制在标准之内。6.2.2对报销内容的真实性、完整性，各项附件的合法性、完整性负责。6.2.3部门经理的报销由主管副总经理或总经理审核，主管副总经理或总经理承担上述两款责任。6.3财务审核人员的责任6.3.1负责审查单据的合法性、真实性，准确性，报销内容是否符合公司有关标准。6.3.2负责审查报销项目审批手续的完整性。6.4各单位总经理对报销单据的真实性、合理性、必要性负责。7.费用支出审批报销程序7.1费用支出报销实行授权审批制，凡是一次报销销金额在1000元（含）以下的，由各二级公司总经理审批，1000元以上的，由董事长审批。7.2各二级公司副总经理、厂长、总经理等人的费用支出报销，不论金额多少，都由董事长审批。7.3费用支出审批、报销流程为：报销人 部门经理审核 财务经理审核 总经理审核 （批） 董事长审批 出纳付款7.4副总经理、厂长、总经理等人的费用支出审批、报销流程为：报销人 财务经理审核 董事长审批 出纳付款 7.5费用支出主要审核其真实性、合法性（合规性）、准确性、完整性。7.6费用支出报销单据自报销人提交后，应按审核步骤依次传递，并在财务部集中登记备查，由出纳人员编号后呈董事长秘书审批，待审批后后由出纳通知领款。除因单据有问题被退回外，所有经审核和审批后的单据均不得再回到报销人员手中。7.7单据的审核时间规定：审核人员应在2个工作日内完成并传递，审批人员应在3个工作日内完成并传递，出纳人员应在3个工作日内完成报销付款。7.8如有急需付款或报销的单据，应由提交人员在单据上标明“急件”字样，则审核、核准、付款可在1-2个工作日内完成。7.9所有费用均应于发生之日起20个工作日内办理报销，年终应于12月31日前办理报销。8.核算及考核管理8.1财务部应对各部门的开支情况作好统计，按季度编制部门费用汇总表，并通报各部门经理核实。8.2多部门共同发生的费用，费用责任各方需书面注明各自相应承担的份额，否则财务部将计入报销经办人所在部门的费用核算项目。8.3各单位总经理发生的费用支出，由财务部单独汇总统计，按季度报董事长备案。8.4各部门的费用开支应严格按照本公司目标管理方案的要求进行控制和考核。9.处罚规定9.1所有费用不按规定日期申请报销，逾期30天的，财务部不再办理报销手续。9.2所有付款项目因经办人延误而导致滞纳金、罚款、手续费等费用产生的，其产生的全部费用均由经办人个人承担。9.3报销人弄虚作假，其违纪金额不予报销，如巳经报销的，除追缴违规报销金额外，同时对报销人处以违规金额5%-20%的罚款。9.4部门经理在资料不全，单据不齐备、不真实的情况下审核签名的，使公司造成损失的，对部门经理处以违规审核金额3%-15%的罚款。9.5财务审核人员审核不严使公司造成损失的，或未执行本办法规定处罚责任，擅用职权受理违规费用报销者，对财务审核人员处以违规审核金额3%-15%的罚款。9.6除公司统一组织活动外，禁止公司内部各单位之间相互请客及送礼，列支费用。一经查实，该费用将直接从经办部门负责人工资内扣除。9.7如果违反上述开支标准或手续不全，报销时列入其他项目而隐瞒实际费用情况的，财务有权拒绝受理。9.8报销审批流程中各相关审核、复核人员必须严格按照规定的标准和程序执行，在未完成审核程序前，不得进入审批程序，否则相关部门最后审核人员应承担责任。10.附则10.1本办法实行中所需表单、凭证由财务部统一制发。10.2本办法自批准之日起生效。以前公司相关审批制度与本办法相抵触的，以本办法为准。10.3本办法未尽事宜，参照公司有关规定办理或由各单位总经理裁定处理。10.4本办法由财务部负责解释。首次发布日期2009-7-10实施日期2009-9-1制订财务部审核李瑞寒批准本次修订日期实施日期制订审核批准