长江医药有限公司业务流程报告.doc

江苏长江医药有限公司CCERP供应链管理系统业务流程需求报告2010年12月12日首营审批流程1、 首营企业审批流程a) 流程b) 首营企业登记：登记主要对供货商的经营范围、许可证及效期、营业执照及效期、质量证书及效期、质量保证协议及有效期、委托人和委托人有效期进行管理。并在流程进行拦截和预警。管理供货商其他信息：单位编号、单位名称、联系人、地址、电话、法人。单位的编码。双击自动生成。c) 首营企业审批：采购、质量审核、审批：提取生一个流程生成的数据，点审核（审批）。d) 总经理审批：提取质管部审批后的数据，审批确认后，产生客商数据表。e) 首营企业补录：首营企业补录为提取已经在数据初装中录入的单位信息，提取后，生成首营企业审批资料。首营企业修改：提取首营企业审批后的供货商数据，做修改，并更新基本数据。实现数据统一。2、 首营品种审批流程a) 流程图b) 商品分类方案设定：确定商品的分类方案。c) 首营品种登记：登记品种的相关信息：品名、规格、厂家、产地、单位、剂型、批准文号、类别（与经营范围匹配）、存储条件、质量标准、限销单位等。首营品种编号：编号自动生成。d) 总经理审批：总经理审批后，资料就更新到档案表，可以进行业务操作。e) 首营品种补录：首营品种补录为提取已经在数据初装中录入的商品信息，提取后，生成首营品种审批资料。f) 首营企业修改：提取首营企业审批后的供货商数据，做修改，并更新基本数据。实现数据统一。3、 销售单位审批流程a) :流程b) 销售单位登记：登记主要对供货商的经营范围、许可证及效期、营业执照及效期、并在流程进行拦截和预警。管理销售单位其他信息：单位编号、单位名称、联系人、地址、电话、法人。单位的编码。双击自动生成。c) 销售单位审批：业务、质量审核、审批：提取生一个流程生成的数据，点审核（审批）。d) 总经理审批：提取质管部审批后的数据，审批确认后，产生客商数据表。e) 销售单位补录：首营企业补录为提取已经在数据初装中录入的单位信息，提取后，生成首营企业审批资料。f) 销售单位修改：提取首营企业审批后的供货商数据，做修改，并更新基本数据。实现数据统一。采购业务流程1、 流程图2、 采购计划分析：查询功能：主要查询品种信息、大中包装、采购员、库存上下限、阶段销售数量、最后进货单位和最低进货单位的信息、在途数量（即订单数量）、当前库存数量，已经开票单未出库数量。导出功能：可以导出电子表格进行加工和分析。3、 采购订单（110）：制作方法：手工录入品种信息，设定订单数量和价格。输入订单数量。确定保存。显示内容：品种信息、当前库存数量、品种的最后进货单位和价格、建议进价控制点：单位提取，按单位的效期进行预警：过期为红色、1个月预警为蓝色。对单位过期进行拦截。不能制作品种。对供货商的经营范围的拦截：超出供货商的经营范围，系统做拦截。打印：打印合同样子。4、 采购订单审核：提取采购订单，选中后点击审核确定。5、 来货登记单（112）：制作方法：提取审核后的订单，按照订单编号提取订单明细。主要功能：提取订单，选中品种后，输入批号、效期、数量和校对价格拦控制点：对供货商的效期进行拦截，对品种的效期和批号进行拦截，不能为空，和效期不能低于三个月。打印：打印出验收单。特别注意事项：在此处确定货位，即该药品属于哪个销售部门，一张单据可以有多个货位，但是要注意不能选错，否则入库后需要做退货处理。6、 来货登记验收单：只要提取来货登记单。保存后生成药品验收记录。进口药品记录等GSP的相关记录。可见异物检查记录：对需要进行澄明度检查的品种进行检查并生成记录。7、 采购入库单：制作方法：提取验收合格的来货登记单。提取后保存，增加库存，增加供货商往来账。显示内容：品种信息、批号、效期、含税价、含税金额、价格、金额、架位号。打印：打印入库单，多联。提供给财务做账。8、 采购退出通知单：操作方法：按供货商提取，选中供货商，选择品种，按该供货商的入库品种选择，显示入库的价格、批号等信息。显示内容：商品信息、批号、效期、批次信息、价格、数量、货位信息。打印：可以打印。特殊情况，可以不按供应商的进货记录提取。采用其他提取制作。9、 采购退出通知单审核：提取采购退出通知单。确定审核人、审核意见，确定审核。10、 采购退出出库单：主要是提取审核合格后的采购退出通知单。做退出出库。减少库存，冲减供货商往来款。界面显示：品种信息、批号、效期、价格、含税金额、零售价、零售金额、货位、架位号、批次。拦截：对负库存拦截。打印：打印出采购退出出库单 多联。财务做账凭证。生成药品购进退出记录。仓库根据采购的手工退货申请单， 直接退货确认。确认后，减少库存。打印单据，仓库根据单据进行发货，建议采用两步操作。稳妥。仓库保管：需要查询入库、销售、库存，查询数量、批号、日期。销售业务流程1、 流程图2、 销售开票单：制作方法：手工选择销售客户和品种，选择批号、批次信息、输入数量和价格。确定付款方式和客户类别。控制点：对销售客户的效期进行色标预警：红色为过期、蓝色：1个月预警。对品种的库存能进行拦截，显示有库存的品种。对品种的效期进行色标预警。对品种库存进行拦截：对品种的库存，按已经开票后的库存进行拦截。价格控制：对输入价格，不能低于成本价进行拦截。显示内容：显示品名、规格、产地、批号、批次、效期、库存数量、批发价、税率、类别、货位批号按色标显示、按效期排序，按批次显示。价格：系统自带带出该单位的该品种的最后一次销售价格。开票员可以修改价格。或根据抬头选择的单位名称和业务员可自动带出品种的协议销售价(需在商品单位业务员价格维护中维护)。打印：开票员保存后，按货位分组进行打印单据。3、 销售开票单审核：审核销售开票单，审核后的单据，仓库方可以提取出库。4、 销售出库复核单：提取审核后的开票单，按单据提取，结合打印的单据，进行出库确认，减少库存。增加销售单位的应收往来款。制作方法：提取审核合格后的销售开票单。按单位和单据号查找，减少库存，增加销售单位往来账。显示内容：品种信息、批号、效期、含税价、含税金额、价格、金额、架位号。复核：查询出库、提取单据复核、查询库存数量。5、 销售退货申请单：制作方法：根据手工填制的退货申请单，选择销售单位，按该单位的销售记录提取，显示当时的销售单据号、价格、批号、批次等信息。界面显示：显示品种信息、入库时间、单据号、批次、批号、效期、销售价等信息。打印：打印出单据，供复核人员复核品种。并随货同行。查询销售：按单位、品种查询销售记录。6、 销售退回验收：制作方法：提取销售退回申请单，做验收确认。填写合格情况和验收人，确认后，产生药品验收退回记录。7、 销售退回入库单：制作方法：提取验收合格后的退回申请单，做入库确认，入库后增加库存，冲减销售客户的往来账。辅助财务流程1、 采购退补价a) 退补价流程图b) 采购退补价单：针对录入错误、供货商返点等情况，针对其中一笔单据进行价格调整，采用退补价调整。显示内容：退补价方式、单位、品种信息、批号、效期、库存数量、原单数量、原含税价、新含税价。批次信息提取方法：提取该单位的入库单 账务处理：修改批次的库存的成本价。影响以后销售的毛利。2、 销售退补价a) 退补价流程图b) 销售退补价单： 显示内容： 单位、品种信息、批号、效期、原单数量、原含税价、新含税价。批次信息提取方法：提取该单位的入库单。账务处理：影响销售单位的往来账。影响销售的毛利。3、 发票登记a) 发票登记：对供应商的发票与销售发票进行登记。发票针对明细对应。4、 供应商结算a) 采购结算流程图b) 采购结算单：按供货商的入库单据结算。提取采购入库、退回、退补价单据，做结算。结算按单据进行勾兑结算。显示内容：单位信息、单位的余额、单位余额、结算方式、结算金额信息。5、 销售勾兑结算：自动勾兑和按单据勾兑系统报损流程11、 系统报损流程图12、 报损申请单：由仓库制作报损申请单。登录系统，选择货位，做报损单申请。操作方法：选择货位，通过助记码、商品名称、编号选择品种，输入报损（报益）数量。显示内容：品种信息、实盘数量、批号、批次、效期、货架号、账面数量、零售价。打印：可以打印出单据。汇出：查询中可以导出电子表格。13、 报损审批：有质量部门对申请单进行审核。14、 报损执行单功能说明：提取审核后的报损单。做报损确认，影响库存。显示内容：品种信息、报损报溢数量、批号、批次、效期、货架号、报损原因。打印：打印出报损单，作为财务做账的原始凭证。系统盘点流程1、 系统盘点流程图2、 准备盘点表：操作方法：按架位号、货位进行生成盘点表。锁定当前的库存数量。盘点前准备工作：入库和出库与实物同步操作。显示内容：品种信息、批号、批次、效期、货架号、账面数量、零售价。打印：打印出盘点表。3、 录入盘点资料：按单据提取盘点表，查找品种录入实盘数。操作方法：提取准备盘点表，通过商品名称、助记码、编号等快速查找品种。显示内容：品种信息、实盘数量、批号、批次、效期、货架号、账面数量、零售价。4、 盘点审核：对已经录入完的盘点审核单。如果录入错误返回录入数据，重新录入。5、 盘点记账：提取审核后的盘点，进行盘点记账，记账后，以差异部分，冲减当前库存。6、 临时盘点：对部分品种，在临时盘点表中进行盘点，修正库存数量。操作方式：针对一些盘点中录入或者盘点错误的情况，进行修正数据。 针对一些动销盘点中的差异库存进行修正库存。 对一些其他的原因导致的库存差异，需要修正库存的情况。操作结果：直接以当前的差异数量修正库存。影响库存帐页。