进出口公司业务流程及说明-办公室-印章、介绍信管理模版.doc

印信管理流程说明表制表：办公室2012-11-9业务 操作操作人控制要求可能存在的 风险刻 制印章 管理者 1、按印章介绍信管理规定的规格式样及图形文字刻制。 如不严格管理，容易发生私刻滥刻、滥用印章等问题。 2、凭工商行政管理部门出具的刻制印章通知书或营业执照副本原件，以及上级有关部门的批文等审批手续，到公安机关指定的印章企业刻制。 3、各企业单位、部门刻制公章、各类专用章，均需拓具印模，送交公司办公室备案。保 管印章 管理者 1、法人代表或其授权人指定专人管理印章。未经批准不得将印章转交他人保管使用。 如管理不严，容易发生印信滥用或丢失等问题，给企业造成损失或不良影响。 2、印信必须采取安全、保密措施，放置在办公室专柜或专桌之内，钥匙专人保管不离身。 3、印章保管者出差或有特殊情况不在办公室，应将印章转交办主任或其他指定人员。 4、合同专用章、财务专用章、银行预留法定代表人名章，必须分人分开保管，不可同置一人之手。 5、各企业单位的印信管理人员由公司办公室统一登记造册，存档备案。 6、印信管理人员因渎职、失职，致使印信滥用或丢失，给企业造成损失或不良影响的，应视其情节，给予经济、行政、刑事处罚。使 用印章 管理者 及有关人员 1、遵守审批制度：一般用印（含开具介绍信）由办公室主任批准，特殊用印由主管副总批准。如不严格管理，容易发生失控滥用印章等问题。 2、经办人向印章管理人员提交印信使用审批单。 3、填写用印登记簿备案。 4、印章必须定期清洗，盖章应做到位置恰当，文字端正，图形清晰。 5、协议、合同等重要文件，先由领导签名再加盖公章。 6、用印登记簿和介绍信存根要妥善保管备查。销 毁印章 管理者 及有关人员 1、印章磨损严重，或组织机构名称变更，需要换新印章的，应向上级主管部门或公司办公室交回作废的印章，新、旧（废）印章均需履行登记备案手续。 如不严格管理，容易发生失控滥用印章现象，造成混乱。 2、组织机构终止经营活动，应及时将所有印章移交公司办公室登记备案、密封保存。 3、印章的销毁，要报请主管副总批准，经两人以上监销。收文管理流程说明表制表：办公室2012-11-9业务操作操作人控制要求可能存在的风险登 记档案 管理人员 1、按文件控制规则办理（下同）并登记“收文登记簿”备案。 密级文件注意保密。 2、明确收文属性及批阅权限。 3、及时送达有关领导批示。签 批主管领导 1、根据管理职能和职责分工，确定批转对象。 2、签署批示意见，交档案管理人员办理（传递）。办 理档案管理 及有关人员 1、根据领导签署的分拨意见，及时按序发放给承办人（多人同时承办应复制）。 1、如不及时办理，将贻误大事，给公司造成损失。2、密级文件处理不当，将造成泄密或丢失。 2、按信息传递管理制度办理（下同）并登记“文件资料发放登记簿”备案。 3、密级文件注意保密，确保传递的安全性、及时性。 4、根据主管领导批示意见，跟踪了解承办结果，反馈主管领导。回 收档案 管理人员 1、根据主管领导批示意见，检查文件的贯彻执行每个环节是否落到实处，如有遗漏，应责成有关人员补办。 如不及时回收，将造成档案丢失或泄密。 2、检查签收、阅办程序是否规范。 3、在回收的文件资料附件上注明承办结果等事项。归 档档案 管理人员 1、按档案管理制度办理，归类、登记。 如果不按规范管理制度执行，势必造成档案丢失或没有可追溯性。 2、定期整理归档。发文管理流程说明表制表：办公室2012-11-9业务操作操作人控制要求可能存在的风险授 意有关领导 根据指导工作、明确事项等原则，由有关领导授意起草。拟 文起草人 1、根据有关领导授意，或会议精神等起草。 如果不能准确表达领导旨意和会议精神，起草的文件资料将失去应有的效能。 2、正确选择体裁或载体。 3、注意言简意赅，篇章结构合理，图表、标点符号清晰正确。 4、反复修改，打印清样，提交有关领导审阅签字。审 签公司或部门 主管领导 1、明确审签权限：公司发文由主管副总审签，部门发文由部门长审签。 如果不经有关领导审签，势必造成失控和混乱。 2、如果审阅发现问题，应予修改或返回重新起草。 3、审阅无误，签字授权印发。缮 印缮印者 1、根据规范要求，确定缮印载体。 如果印制的文件资料不符合规范要求，就将失去应有的效能，造成浪费。 2、要求页面整洁，图文清晰，并留好装订线。 3、根据发放范围，确定印制数量。 3、装订盖章，提交发放人员。发 放发放人员 1、根据发放范围、档案载体，确定发放名册、发放载体。 如果不能按时送达收件人，或不按发放范围发放，就要影响文件精神的贯彻执行，或造成泄密。 2、登录“文件资料发放登记薄”，请收文者签名，登记备案。 3、留足备份，提交档案室存档。归 档档案 管理人员 1、签收、登记 如果不按规范管理制度执行，势必造成档案丢失或没有可追溯性。 2、定期整理归档。档案管理流程说明表制表：办公室2012-11-9业务操作操作人控制要求可能存在的风险收 集档案管理 及移交人员 1、各有关单位按档案管理制度定期提交归档资料。 如果移交手续不全，登记不细、核对不认真，就可能造成责任不清。 2、按档案移交制度办理登记、签收。 3、档案移交目录一式两份，交接双方核对、签字、备案。整 理档案 管理人员 1、按档案收集整理制度，按年度、类别整理档案。 如果分类混乱，就会造成检索困难，调阅不利；如果保管期限划定不准确，就容易混淆档案价值，造成库房的不合理占用。 2、按立卷归档制度，分类、组卷。 3、建立档案管理台帐，登记造册，便于检索。保 管档案 管理人员 1、按档案保管制度、库房管理制度，做好防火、防水、防潮、防蛀、防燥、防磁、防盗等项工作。 如果库房条件太差，就容易影响档案自然寿命；如果管理不善，就会造成档案丢失；如果不及时清理，就会混淆档案价值，人为造成库房拥挤。 2、按档案保密制度，加固门窗，严禁闲人进入，确保档案资料安全。 3、按档案统计、利用制度，定期统计、整理档案库房。 4、按档案鉴定制度，根据保管期限，报请主管领导批准，及时剔除过期档案资料。借 阅档案管理人员、有关领导及借阅者 1、根据档案保密、利用制度，加强借阅、申请、审批、登记、归还等各环节管理。 如果管理不善，就容易造成档案人为损毁、丢失或泄密而不具可追溯性。 2、根据档案密级，办理借阅审批：借阅密级档案报请档案主管领导批准；借阅普通档案，报请办公室主任批准。 3、登记“借据”备案。 4、借阅人员应爱护档案，确保档案资料不受人为损毁。归档时，需经档案管理人员验收、核查无误，归档入库。 5、复制档案资料要经办公室主任批准，并严格限制复制数量。 6、借出的档案资料，要经档案主管领导批准，并要跟踪催促归还。办理借阅手续时间不超过一周，延长借阅时间需另行办理手续。- 8 -