进出口公司业务流程及说明-办公室-印章、介绍信管理模版.doc

印信管理流程说明表
制表：办公室
2012-11-9

业务 操作
操作人
控制要求
可能存在的 风险
刻 制
印章 管理者
1、按印章介绍信管理规定的规格式样及图形文字刻制。
如不严格管理，容易发生私刻滥刻、滥用印章等问题。
2、凭工商行政管理部门出具的《刻制印章通知书》或营业执照副本原件，以及上级有关部门的批文等审批手续，到公安机关指定的印章企业刻制。
3、各企业单位、部门刻制公章、各类专用章，均需拓具印模，送交公司办公室备案。
保 管
印章 管理者
1、法人代表或其授权人指定专人管理印章。未经批准不得将印章转交他人保管使用。
如管理不严，容易发生印信滥用或丢失等问题，给企业造成损失或不良影响。
2、印信必须采取安全、保密措施，放置在办公室专柜或专桌之内，钥匙专人保管不离身。
3、印章保管者出差或有特殊情况不在办公室，应将印章转交办主任或其他指定人员。
4、合同专用章、财务专用章、银行预留法定代表人名章，必须分人分开保管，不可同置一人之手。
5、各企业单位的印信管理人员由公司办公室统一登记造册，存档备案。
6、印信管理人员因渎职、失职，致使印信滥用或丢失，给企业造成损失或不良影响的，应视其情节，给予经济、行政、刑事处罚。
使 用
印章 管理者 及有关人员
1、遵守审批制度：一般用印（含开具介绍信）由办公室主任批准，特殊用印由主管副总批准。
如不严格管理，容易发生失控滥用印章等问题。
2、经办人向印章管理人员提交《印信使用审批单》。
3、填写《用印登记簿》备案。
4、印章必须定期清洗，盖章应做到位置恰当，文字端正，图形清晰。
5、协议、合同等重要文件，先由领导签名再加盖公章。
6、《用印登记簿》和介绍信存根要妥善保管备查。
销 毁
印章 管理者 及有关人员
1、印章磨损严重，或组织机构名称变更，需要换新印章的，应向上级主管部门或公司办公室交回作废的印章，新、旧（废）印章均需履行登记备案手续。
如不严格管理，容易发生失控滥用印章现象，造成混乱。
2、组织机构终止经营活动，应及时将所有印章移交公司办公室登记备案、密封保存。
3、印章的销毁，要报请主管副总批准，经两人以上监销。

收文管理流程说明表
制表：办公室
2012-11-9

业务操作
操作人
控制要求
可能存在的风险
登 记
档案 管理人员
1、按文件控制规则办理（下同）并登记“收文登记簿”备案。
密级文件注意保密。
2、明确收文属性及批阅权限。
3、及时送达有关领导批示。
签 批
主管领导
1、根据管理职能和职责分工，确定批转对象。

2、签署批示意见，交档案管理人员办理（传递）。
办 理
档案管理 及有关人员
1、根据领导签署的分拨意见，及时按序发放给承办人（多人同时承办应复制）。
1、如不及时办理，将贻误大事，给公司造成损失。2、密级文件处理不当，将造成泄密或丢失。
2、按信息传递管理制度办理（下同）并登记“文件资料发放登记簿”备案。
3、密级文件注意保密，确保传递的安全性、及时性。
4、根据主管领导批示意见，跟踪了解承办结果，反馈主管领导。
回 收
档案 管理人员
1、根据主管领导批示意见，检查文件的贯彻执行每个环节是否落到实处，如有遗漏，应责成有关人员补办。
如不及时回收，将造成档案丢失或泄密。
2、检查签收、阅办程序是否规范。
3、在回收的文件资料附件上注明承办结果等事项。
归 档
档案 管理人员
1、按档案管理制度办理归类、登记。
如果不按规范管理制度执行，势必造成档案丢失或没有可追溯性。
2、定期整理归档。

发文管理流程说明表
制表：办公室
2012-11-9

业务操作
操作人
控制要求
可能存在的风险
授 意
有关领导
根据指导工作、明确事项等原则，由有关领导授意起草。

拟 文
起草人
1、根据有关领导授意，或会议精神等起草。
如果不能准确表达领导旨意和会议精神，起草的文件资料将失去应有的效能。
2、正确选择体裁或载体。
3、注意言简意赅，篇章结构合理，图表、标点符号清晰正确。
4、反复修改，打印清样，提交有关领导审阅签字。
审 签
公司或部门 主管领导
1、明确审签权限：公司发文由主管副总审签，部门发文由部门长审签。
如果不经有关领导审签，势必造成失控和混乱。
2、如果审阅发现问题，应予修改或返回重新起草。
3、审阅无误，签字授权印发。
缮 印
缮印者
1、根据规范要求，确定缮印载体。
如果印制的文件资料不符合规范要求，就将失去应有的效能，造成浪费。
2、要求页面整洁，图文清晰，并留好装订线。
3、根据发放范围，确定印制数量。
3、装订盖章，提交发放人员。
发 放
发放人员
1、根据发放范围、档案载体，确定发放名册、发放载体。
如果不能按时送达收件人，或不按发放范围发放，就要影响文件精神的贯彻执行，或造成泄密。
2、登录“文件资料发放登记薄”，请收文者签名，登记备案。
3、留足备份，提交档案室存档。
归 档
档案 管理人员
1、签收、登记
如果不按规范管理制度执行，势必造成档案丢失或没有可追溯性。
2、定期整理归档。

档案管理流程说明表
制表：办公室
2012-11-9

业务操作
操作人
控制要求
可能存在的风险
收 集
档案管理 及移交人员
1、各有关单位按档案管理制度定期提交归档资料。
如果移交手续不全，登记不细、核对不认真，就可能造成责任不清。
2、按档案移交制度办理登记、签收。
3、《档案移交目录》一式两份，交接双方核对、签字、备案。
整 理
档案 管理人员
1、按档案收集整理制度，按年度、类别整理档案。
如果分类混乱，就会造成检索困难，调阅不利；如果保管期限划定不准确，就容易混淆档案价值，造成库房的不合理占用。
2、按立卷归档制度，分类、组卷。
3、建立档案管理台帐，登记造册便于检索。
保 管
档案 管理人员
1、按档案保管制度、库房管理制度，做好防火、防水、防潮、防蛀、防燥、防磁、防盗等项工作。
如果库房条件太差，就容易影响档案自然寿命；如果管理不善，就会造成档案丢失；如果不及时清理，就会混淆档案价值，人为造成库房拥挤。
2、按档案保密制度，加固门窗，严禁闲人进入，确保档案资料安全。
3、按档案统计、利用制度，定期统计、整理档案库房。
4、按档案鉴定制度，根据保管期限，报请主管领导批准，及时剔除过期档案资料。
借 阅
档案管理人员、有关领导及借阅者
1、根据档案保密、利用制度，加强借阅、申请、审批、登记、归还等各环节管理。
如果管理不善，就容易造成档案人为损毁、丢失或泄密而不具可追溯性。
2、根据档案密级，办理借阅审批：借阅密级档案报请档案主管领导批准；借阅普通档案，报请办公室主任批准。
3、登记“借据”备案。
4、借阅人员应爱护档案，确保档案资料不受人为损毁。归档时，需经档案管理人员验收、核查无误，归档入库。
5、复制档案资料要经办公室主任批准，并严格限制复制数量。
6、借出的档案资料，要经档案主管领导批准，并要跟踪催促归还。办理借阅手续时间不超过一周，延长借阅时间需另行办理手续。

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