采购业务规范.doc

JSERP采购业务规程CG0001 供应商信息管理CG0002 采购基础数据CG0003 采购申请CG0004 请购单调度CG0005 采购订单CG0006 采购订单变更CG0007 外协发料CG0008 采购催货CG0009 采购收货CG0010 采购退换货CG0011 购货发票报销CG00012 采购付款管理工作任务：CG0001 供应商信息管理执行角色：采购员、质量检验员工作标准：1. 根据采购管理以及数据统计的需要制定划分口径，对供应商所在的地区进行划分， 并通过“供应商地区维护”功能进行登记。2. 根据采购管理以及数据统计的需要制定划分口径，对供应商进行分类，并通过“供应商分类维护”功能进行登记。3. 接收到新的供应商信息后，采购部、质检部根据ISO9000质量认证体系的要求，对供应商进行认证，判断该供应商是否为合格供应商。4. 采购员对通过认证的合格供应商建立档案，对供应商资料进行整理和核对，并通过系统“供应商维护”功能进行信息的录入。5. 进行供应商资料维护时，需要正确的录入相关信息，保证数据的准确性、完整性；另外，对供应商名称等基本资料必须录入规范，避免同一供应商因叫法不同而重复录入的情况发生，从而保证数据的唯一性。6. 根据ISO9000的要求，质量检验员、采购员定期对合格供应商进行评审，并通过系统“供应商质量保证能力评审”功能完成对评审信息的录入及传递。7. 供应商信息一旦发生变化，需要在接受到信息的24小时内通过系统“供应商维护”功能对原有信息进行修改。注意事项：1. 系统可以对供应商资料进行安全性的控制，通过设置参数XTF005=ZJ，可控制采购员只能看到“供应商维护”功能中采购员为自己或者为空的供应商信息。工作任务：CG0002 采购基础数据执行角色：采购员、采购主管、材料会计、财务主管工作标准：1. 采购业务上线前，采购主管对采购文档的类型进行划分，并通过系统的“采购文档分类维护”功能进行登记。2. 采购业务上线前，采购主管对采购一些基本指标进行制定：如相关单据的前缀如何制定、采购订单评审最小限额为多少金额、催货提前期设置成几天等，并通过系统的“采购控制参数维护”功能进行登记。3. 采购业务上线前，采购主管对付款类型进行划分，并通过系统的“付款类型维护”功能进行登记。4. 采购员对供应商的可供物料进行整理，并通过系统的“可供物料维护”功能进行登记。5. 对于定点采购的物料，采购主管对供应商的采购份额进行整理，并通过系统的“采购份额维护”功能进行登记。6. 采购业务上线前，材料会计根据物料历史采购资料结合红线价格制定规则整理出采购红线价格，并提交财务主管、相关采购员、采购主管一并进行审定，评审确定后的采购红线价格通过系统的“采购红线价格维护”功能进行登记。7. 采购业务上线前，采购员整理出各家供应商的物料采购价格表，交于采购主管、材料会计、财务主管进行审核，并通过系统的“采购价格表维护”功能进行登记。注意事项：1. “采购价格表维护”功能中，可以根据管理的要求，判定是否需要进行工作流的设置：设置工作流后，价格表必须完成工作流的审批后方能生效；未设置工作流时，价格表维护好后直接生效。2. 对定点采购的物料，需要在“物料基本信息维护”功能中将“定点采购”的勾打上，同时在“可供物料维护”中必须保证将各供应商对应的该物料的“定点采购”的勾打上，否则涉及到该物料的采购订单将无法进行确认。3. 只有在“可供物料维护”中将“定点采购”标志打上勾的物料才能在“采购份额维护”功能中指定该物料对应的供应商所占的采购份额。4. 采购基础数据的设置是个不断完善的过程，数据一旦有变化需要及时通过相关功能进行调整。工作任务：CG0003 采购申请执行角色：采购申请人、申请部门主管、采购主管、其他相关部门领导工作标准：1. 申请人通过系统的“采购申请单维护”功能登记采购需求，注明申请时间、申请部门、申请人，并正确录入请购产品的信息、需求数量、单价等，如有其他特殊要求，在备注中进行说明。2. 申请人在系统的“采购申请单维护”功能中通过工作流将登记好的请购单提交所在部门主管审核签字。3. 申请部门主管通过系统“采购申请单维护”功能中的工作流对采购申请进行部门审核：将通过部门审核的采购申请提交采购部门主管进行复核；未通过部门审核的采购申请将注明原因并退回申请人。4. 采购主管通过系统“采购申请单维护”功能中的工作流对采购申请内容进行复核：通过采购主管复核的采购申请提交公司领导审批；未通过复核的采购申请将注明原因并退回申请人。5. 其他相关部门领导通过系统“采购申请单维护”功能中的工作流对采购申请内容进行审批：通过公司领导审批确认的采购申请由采购部进行请购单调度，并安排采购；未通过审批的采购申请将说明原因并退回申请人。注意事项：1. 系统的“采购申请单维护”功能中，所有工作流提交结束后该请购单就处于确认状态，可以直接通过系统的“请购单调度”功能进行调度。2. 通过系统的“查询请购单明细”功能可以对采购申请的申请情况和执行情况进行查询和统计。工作任务：CG0004 请购单调度执行角色：采购主管工作标准：1. 采购主管接收到经过确认的请购信息后，需要及时对请购单内容进行了解，若对请购单中指定的采购类型、需求日期、申请数量有不同意见，需要及时跟申请部门进行沟通，协商一致后，可通过系统“请购单调度”功能中的“调整”按钮实现调整。2. 采购主管对没有质疑的请购单可进行调度，结合市场情况，指定最佳供应商和采购员，并通过系统“请购单调度”功能中的“调度”按钮实现调度。3. 采购主管进行请购单调度的过程中，可结合实际的采购情况，对请购单进行拆分，并通过系统“请购单调度”功能中的“拆分”按钮，对同一请购单分别指定请购数量、供应商、采购员和采购部门。4. 采购主管进行请购单调度的过程中，可结合实际的采购情况，对多张请购单进行合并，并通过系统“请购单调度”功能中的“合并”按钮统一指定供应商、采购员、采购部门等信息。5. 采购主管进行请购单调度的过程中，结合对当前市场情况以及经济性、质量可靠性等因素的考虑，认为需要对请购单中的物料进行替换的，需要跟相关申请部门进行沟通，协商一致后，可通过系统“请购单调度”功能中的“替代”按钮指定替代物料。6. 确认的计划请购单必须在24小时内完成调度。注意事项：1. 如果物料在“物料基本信息维护”中设置成定点采购，则在调度、拆分以及合并时要检查供应商只能选择定点供应商。2. 若企业存在多个采购部门，也可以通过“请购单调度”功能指定或更改负责采购的责任部门。3. 只有物料相同、制令号相同、制造工厂相同、成本对象相同的请购单才可以进行合并。4. 通过系统“请购单调度”功能，将查询统计条件中的调度情况设置为“未调度”，可以统计出还没有完成调度的请购单信息。工作任务：CG0005 采购订单执行角色：采购员、采购主管工作标准：1. 采购员根据调度好的请购单与指定的供应商进行联系，经过商务协商后，初步拟定采购合同，并通过系统的“采购订单维护”功能对采购合同的信息进行维护。2. 根据双方协商的结果，正确录入合同的的相关信息，保证物料、单价、数量、金额、需求日期、计划到货日期等信息的准确性。3. 采购员将维护好的采购合同通过系统“采购订单维护”功能中的工作流设置提交相关领导进行审批。4. 采购主管对采购合同内容进行审核，并通过系统的“采购订单评审”实现审批。5. 采购员将审批通过的合同打印出来或者以电子文档的形式传给相应的供应商进行采购，同时将签订好的采购合同进行备案。6. 采购合同必须在商定好的24小时内完成录入。7. 采购订单评审必须在收到工作任务后的24小时内完成审批。注意事项：1. 注意采购类型的选择，采购订单的采购类型为“外购”，外协订单的采购类型选择成“外协”。2. 注意结算方式的选择。3. 通过系统的“查询采购订单”功能，将查询条件中的状态设置为“初始”，可以查询出已经登记，但还没有完成确认的采购订单，需要尽快进行处理。工作任务：CG0006 采购订单变更执行角色：采购员、采购主管工作标准：1. 采购订单的内容需要变更时，由采购员对变更信息进行评估和审核，并通过系统的“采购订单变更”功能实现登记变更信息。2. 采购员将整理好的采购订单变更信息提交采购主管进行审批，并通过系统的“采购订单变更”功能中的工作流完成信息的提交。3. 正确录入订单的变更信息以及变更说明。4. 采购主管对采购订单的变更情况进行审核，给出处理意见，并通过系统的“采购订单变更评审”功能完成审批。5. 采购员将采购订单变更的审批结果通过传真或电子文档反馈给供应商。6. 对确定需要变更的采购订单，与供应商签订变更协议，并对资料进行存档。7. 采购订单变更信息必须在收到信息后的24小时内完成登记。8. 采购订单变更的审批工作必须在收到工作任务的24内完成评审。注意事项：1. 采购订单变更功能中，出于信息安全性考虑，可以通过设置参数XTF005=ZJ/BM控制采购员能查询并操作的订单范围：等于ZJ时，当前用户只能查看采购员为自己的采购订单，等于BM时，当前用户只能查看HJU007规定的部门的采购订单。2. 采购订单维护功能中，可以点击“相关功能”按钮查看指定采购订单的变更信息。3. 通过在查询采购订单、查询采购订单明细功能中设置查询条件“变更情况”，可以统计出有变更的采购订单，选定采购订单后，可点击“相关功能”按钮查询具体的采购订单变更信息。工作任务：CG0007 外协发料执行角色：工艺员、采购员、仓库保管员 工作标准：1. 工艺员根据产品加工的工艺要求，制定外协物料的物料耗用清单，并通过系统的“外协订单物料清单维护”功能进行登记。2. 采购员根据外协订单以及该订单对应的物料清单，开具外协发料通知单，通知仓库进行外协发料，并通过系统的“外协发料通知单”功能进行登记。3. 仓库保管员根据外协发料通知单中指定的物料以及发料数量对实物进行清点和核对，完成外协发料，并通过系统的“外协发料登记”功能进行出库登记。4. 开具外协发料通知单时，如果应发数量大于需求数量时，则必须执行前置审批流程。5. 进行外协发料出库时，如果实发数量大于应发数量时，则必须执行前置审批流程。6. 采购员必须根据与外协供应商商定的发料时间，及时开具外协发料通知单。7. 仓库保管员必须在实物出库时起一小时内完成外协发料登记的处理。注意事项：1. 如果是通过采购申请单开具的外协申请，需要通过系统的“外协发料计划”功能维护外协发料计划，再开具外协发料通知单。2. 通过系统的“查询外协发料单”功能，将查询统计条件中的“发料情况”设置为“部分发料”、“全部未发”，可以对已开外协通知单但是还未进行外协发料出库登记的数据进行统计；通过将“发料情况”设置为“超额发料”，可以对超额的发料情况进行统计。工作任务：CG0008 采购催货执行角色：采购员 工作标准：1. 采购合同签订后，采购员需要根据合同中的计划到货日期对采购送货情况进行关注，并通过系统的“采购催货”功能，随时了解缺货的采购订单。2. 采购员通过系统的“采购催货”功能，设置时间段，对近期应到货的采购订单进行查询，并提前跟相关供应商进行联系，确保货物的及时到达。3. 采购员通过系统的“采购催货”功能对过期未到货的采购订单进行统计，做为对供应商考核的依据。4. 采购员必须结合采购订单约定的到货日期，提前一周跟供应商联系，进行催货，确保正常收货。注意事项：1. 进行采购催货查询时，注意采购类型的选择，需要分“外购”和“外协”分别进行数据的统计。工作任务：CG0009 采购收货执行角色：采购员、质量检验员、仓库保管员工作标准：1. 供应商的货物到达后，及时的根据订货合同中约定的货物品种和订货数量对送达货物进行核对和清点。2. 完成核对清点后，打印送检单，将货物随送检单送到质检部门进行质量检验。3. 根据质检部门的检验结果，对检验合格或者是让步接收的货物办理入库申请，并通过“采购收货通知单”功能开具采购收货通知单。4. 将采购收货通知单随同经过检验合格后的货物送至仓库，仓库保管员对货物的品种进行核对、并对数量进行清点后办理实物入库，通过“外购入库登记”功能完成实收数据的录入。5. 当送至仓库的货物品种跟采购收货通知单有出入时，或者是货物数量大于收货通知单数量时，仓库保管员必须及时跟相应的采购员取得联系，对采购收货通知单进行核对。6. 开具采购收货单时，如果采购收货价格高于红线价格或者收货数量大于订单数量，则必须执行前置审批流程。7. 货物送达后，必须在24小时内开具送检单并送至质检部门进行检验。8. 货物经过检验合格后，必须在24小时内送至仓库办理入库。注意事项：1. “采购收货通知单”功能中，调用采购订单、质检结果、货物记录开具收货通知单时，需要注意供应商、采购部门的选择。2. 在进行“采购收货通知单”功能维护时，要注意开票依据的选择：开票依据为“实收数”时，以仓库实际收货数量做为与供应商结算的依据，则必须完成“外购入库登记”功能登记后才能进行购货发票的核对；开票依据为“应收数”时，通过“采购收货通知单”功能开具采购通知单后就能进行数据的核对。3. 可以通过“查询采购订单”以及“查询采购订单明细”功能，通过对到货情况的选择，对已开具采购订单，还未开具采购收货单的数据进行统计。4. 可以通过“查询采购收货单”功能，通过对收货情况和收货单类型的设置，对已开具采购收货通知单，还未进行采购入库登记的数据进行统计。工作任务：CG0010 采购退换货执行角色：采购员、仓库保管员工作标准：1. 对于供应商送货时超过订单数量且未办理入库手续的货物，直接通知供应商进行退货。2. 对于质检结果不合格且未办理收货手续的货物，直接通知供应商进行退货。3. 对于已经开具了收货通知单但暂未办理入库手续的待退物资，直接在“采购收货通知单”功能中修改或删除对应的收货通知单。4. 对于已经办理了入库手续的货物需要进行退货时，由采购员通过“采购收货通知单”功能，开具采购退货通知单。5. 仓库保管员根据接收到的采购退货通知单办理实物出库手续，并在“外购入库登记”功能中进行退货出库的登记。6. 货物退换回来经验收合格后，通过“采购收货通知单”功能直接开具采购收货通知单。7. 仓库保管员根据接收到的采购收货通知单对货物进行核对和清点后，办理实物入库手续，并通过“外购入库登记”功能对数据进行录入。8. 货物送达后，必须在24小时内开具送检单并送至质检部门进行检验。9. 货物经过检验合格后，必须在24小时内送至仓库办理入库。注意事项：5. “采购收货通知单”功能中，调用采购订单、质检结果、货物记录开具收货通知单时，需要注意供应商、采购部门的选择。6. 在“采购收货通知单”功能维护时，要注意开票依据的选择：开票依据为“实收数”时，以仓库实际收货数量做为与供应商结算的依据，则必须完成“外购入库登记”功能登记后才能进行购货发票的核对；开票依据为“应收数”时，通过“采购收货通知单”功能开具采购通知单后就能进行数据的核对。7. 通过“查询采购收货单”功能，通过对收货情况和收货单类型进行设置，能够统计出已开具采购退货通知单，还未通过“外购入库登记”功能进行退货出库登记的数据。工作任务：CG0011 购货发票报销执行角色：采购员、材料会计 工作标准：8. 采购员接收到供应商开出的购货发票后，对购货发票信息进行登记，并将购货发票和对应的采购入库单进行核对，通过系统“购货发票核对”功能实现发票的登记和核对。9. 正确录入发票信息并和对应的入库单明细核对，保证发票明细的品种、数量、金额和入库单的品种、数量、金额一致。10. 发票核对时，如果发票单价大于采购价格表中的价格，则必须执行前置审批流程。11. 打印核销单，并将核销单和原始发票送达相关岗位审批。12. 将经过审批后的发票单据送至财务执行报销入帐。13. 材料会计根据购货发票通过系统“购货发票记账”功能实现记账，并将经审批的核销单及原始发票作为记账凭证附件。14. 购货发票必须在到达后的24小时内完成核对。注意事项：1. 采用定期结算方式发票核对方式为间接核对，否则为直接核对。2. “购货发票核对”时，要注意供应商是否选择正确，对应的入库单明细记录是否选择正确。3. “购货发票核对”功能中进行了购货发票登记的部分发票，由于还处在审批或者其他原因，本月材料会计不能通过“购货发票记账”功能完成记账，需要在月底时通过“购货发票核对”功能中的“批量调整年月”的按钮统一将这部分发票调整到指定年月进行记账。工作任务：CG00012 采购付款管理执行角色：采购员、采购主管、财务主管、分管领导审批工作标准：1. 采购员根据企业近期财务情况、账款逾期天数等因素制定计划来安排自己所负责的采购业务近期需要给哪些供应商支付多少货款，并通过“采购付款登记”功能进行登记。2. 采购员将付款申请提交采购主管进行审批，并通过“采购付款登记”功能进行提交。3. 采购主管审核付款计划是否可行，并通过系统的“采购付款登记”功能进行审批：将通过审核的付款申请继续提交财务部的财务主管进行复核；未通过审核的付款申请将注明原因并退回采购员进行处理。4. 财务主管结合资金情况以及供应商账款逾期天数等因素复核是否可以进行付款，并通过“采购付款登记”功能完成复核：将通过复核的付款申请继续提交上一级分管领导进行复核；未通过审核的付款申请将注明原因并退回采购主管进行处理。5. 上一级分管领导结合采购主管、财务主管的意见，对付款计划进行最后评审，并通过“采购付款登记”功能进行审批：通过审核的付款申请可以交由财务部备案并执行付款；未通过审核的付款申请将注明原因并退回采购主管进行处理。注意事项：1. 可通过“查询采购付款情况”功能按照供应商或采购员或购货发票对采购付款情况进行汇总。15 / 15