费用报销办法分析.doc

费用报销管理办法第一章 总 则第一条 为了加强公司财务管理，完善公司费用报销制度，根据国家、深圳市的有关规定和公司的财务制度，结合公司的具体情况，制定本办法。第二条 本办法所称费用，系指差旅费、交际应酬费、医药费、通讯设备使用费、汽车费用及其他日常零星费用等所有费用性支出，不包括购置固定资产及低值易耗品等支出。第三条 费用支出应做到开源节流，遵循“必要、合理、节约”的原则，尽量降低费用，减少开支，以达到“少花钱、多办事、办好事”的目的。第四条 费用支出应做到事前、事中和事后的全过程监控。第二章 票 据第五条 费用报销的票据指报销的原始凭证，包括外来凭证和自制凭证。外来凭证主要指在公司外取得的发票、收据、结算单及合同、协议等原始凭证；自制凭证主要指费用报销审批单、费用开支申请报告等原始凭证。第六条 费用报销的票据是财务支出的法定凭证，是会计核算的原始依据。票据必须真实、合法、完整。1、费用支出必须取得真实的原始凭证，即费用支出必须与经济业务发生相符，严禁伪造、变造；2、费用支出取得的原始凭证，必须合规合法，必须是国家财税部门认可的发票或收据。费用支出收取票据时应仔细辨认真假，发现假票据应拒付或要求退款；3、费用支出取得的原始凭证，其内容必须完整。票据内容（如发生日期、摘要、数量、单价、收款单位、经办人等）应按要求如实填写完整，大小写金额必须一致； 4、经办人不得授权或示意出票人（收款人）出具与实际支出金额不符的票据，不得套取回扣。否则，一经发现，严肃处理，情节严重者，按司法程序办理。第三章 费用报销程序第七条 费用支出事项完成后，费用报销人员应做好报销前的票据准备工作，具体要求如下： 1、费用票据必须分类贴粘，不得混贴，并在粘贴单右上方注明费用类别、票据张数、金额；2、粘贴的票据必须整洁、平整、规范，不得超出粘贴单范围；3、有合同、协议的，必须将合同、协议原件与其他单据一并交财务部；4、填写报销票据字迹要工整、内容要完整（报销日期、报销部门、报销人姓名、职别、报销内容、大小写金额、票据张数等）数字要清晰、计算要正确。否则，财务部门有权拒收。第八条 费用报销应按如下程序办理报销手续：1、报销人员应将整理好的票据，连同批准开支的审批件一起按审批权限逐级审批，审批人应严格按照公司的有关规定、费用支出的内容和事前审批的金额等事项从严把关，并对费用的真实性负责。公司本部人员需报总裁审批的费用单据，应先送交计划财务部，由计划财务部归集后一并上报审批。2、报销人员将经批准的报销票据报送财务部门，由专职财务人员对其合法性、合理性、完整性等进行复核，核准后及时办理报帐领款手续。第九条 费用报销时间定于每个法定工作日（各地区总部可根据实际需要作适当调整）。第十条 报销人应于费用支出后及时报销，最长期限不得超过七天（特殊情况可适当延长）。第十一条 对于费用报销中不符合本办法规定的，财务人员要作出详细说明及解释，提出更正措施或提请有关领导重新审批。情况特殊的，由总裁决定。第四章 差旅费第十二条 差旅费系指公司在职员工因公出差或探亲到外地发生的合理支出。赴外地参加培训、学习的人员及临时派赴下属单位支援工作等执行特殊任务人员出差时间不超过30天的开支比照差旅费执行；员工调动工作发生的有关费用开支按国家有关规定办理，不执行本办法。第十三条 出差人员出差前必须按“出差任务书”的要求逐项填报日期、姓名、职别、部门、出差地点（是否家庭所在地）、出差时间、出差目的及任务、预计开支金额等各项内容，然后按审批权限逐级上报主管领导，经批准后方可到财务部门借支差旅费，实施出差计划。应适当从严控制试用员工差旅费的借支。借支审批权限如下：1、差旅费借支审批权限（公司本部适用） 2、差旅费借支审批权限（分支机构适用）第十四条 公司领导的差旅费，实行实报实销，其余人员差旅费按规定标准执行。第十五条 公司差旅费用实行规定标准报帐制，住宿费超支自理、节约部分50%归已；市内交通费及误餐补贴两项100元/天，不再报销。具体标准如下（各地区总部可根据实际需要作适当调减）：第十六条 出差到家庭所在地和能提供住宿的下属单位及客户单位所在地，只补给误餐补贴和市内交通费共100元/天。对方单位提供食宿的，只补给市内交通费40元/天。第十七条 出差人员出差时需就近回家省亲的，应事前报请部门负责人和人力资源部批准，并在“出差任务书”上注明。绕道交通费自理。第十八条 出差中发生的交际应酬费，购置低值易耗品等支出另按相应报销类别有关规定执行。第十九条 报销差旅费时，长途交通费票据应齐全，时间应相关联，尽量避免出差人员交叉报销费用。第二十条 赴外地参加培训、学习、开会人员报销差旅费时，必须将“培训、学习、开会”通知一并交财务部门，凡已提供食宿的或已交纳会务费的，不再报销食住行费用，（其中培训、学习人员的费用支出须经人力资源部领导审批）。第二十一条 员工探亲路费报销，必须符合公司有关员工探亲的管理规定，并由人力资源部批准。员工探亲限乘坐火车，乘车时间在10个小时以内的乘坐硬座，在10个小时以上的可乘坐硬卧，超标部分自理，节省部分可以按差额补给。 第二十二条 员工因公赴港、澳出差，实行规定标准报帐制，住宿费超支自理，节约部分50%归己，市内交通费已含在公杂费内，不再报销。具体标准如下： 等级标准跨深港交通工具住宿费（港币）误餐补贴(港币)公杂费（港币）公司领导实报实销实报实销100100部门总经理；地区营运长实报实销550100100部门副总经理；地区总部副总经理；营业部总经理实报实销450100100其他人员实报实销400100100员工因公赴境外（不含港、澳地区）出差，按关于临时出国人员费用开支标准和管理办法的规定（深财外字（1995）第27号通知）中的标准上浮30%。公司员工经批准随考察团赴港、澳、国外考察、学习、参加会议，考察费、会议费中已包含的费用项目，或由邀请单位提供的费用项目，不再补贴。目的地有公司办事机构，可提供住宿的，不得报销住宿费。第二十三条 差旅费报销审批权限： 1差旅费报销审批权限 （公司本部适用）2差旅费报销审批权限 （分支机构适用）第五章 交际应酬费第二十四条 交际应酬费，包括市内交际应酬费和市外（出差期间）交际应酬费，其内容包括对外应酬用餐、健康的娱乐活动等等。第二十五条 交际应酬费的支出应严格遵循“必要、合理、节约、有效”的原则。经办人必须保证交际应酬活动的真实性、合法性，不得弄虚作假、损公肥私，否则将追究当事人的经济和行政责任。第二十六条 公司本部、各分支机构应严格控制交际应酬费。各业务部门不得随意开支，各职能部门部门负责人以下员工原则上无权进行交际应酬活动，不得开支交际应酬费。第二十七条 交际应酬费支出应严格按照“事前请示、审批，事中自我约束，事后逐笔核销”的程序进行。经办人应酬前应填制“应酬费申请单”，经批准后，方可进行应酬活动。第二十八条 报销交际应酬费时，应本着“谁使用，谁报销”的原则，每月末财务部门按部门、姓名统计交际应酬费使用情况，上报有关领导，以便控制与监督。第二十九条 交际应酬费审批权限：1交际应酬费报销审批权限（公司本部适用）2交际应酬费报销审批权限（分支机构适用）第六章 医药费 第三十条 公司已为公司正式员工办理社会医疗保险和商业综合医疗保险，不再报销医药费。第七章 通讯设备使用费第三十一条 通讯设备使用费系指公司正式员工的传呼机台费、手机话费及住宅电话费。公司试用及临时聘用人员不得报销通讯设备使用费。第三十二条 通讯设备使用费的报销必须符合公司制定的关于公司手机话费、传呼机台费报销的通知的规定范围和标准。第三十三条 员工报销通讯设备使用费时，应先由行政部门核准登记，注明可报销标准，再到财务部门办理报销手续。第八章 汽车费用第三十四条 汽车费用系指符合公司车辆管理制度规定的汽车油料费、修理费、过路过桥费、汽车用品配置费等。第三十五条 驾驶人员原则上应在公司指定加油站用油本加油，如有特殊情况（长途出车除外）需要在其他地方加油的，应事先征得车队队长的同意，并在发票上注明原因。第三十六条 车辆维修原则上在公司指定维修厂进行，由负责该车辆的司机提出维修申请，经车队队长查验确认后，办理有关的费用审批手续；维修费用在5000元以内的，由行政部部长批准；维修费用5000元以上的须报公司分管领导批准。第三十七条 汽车用品的配置由负责该车的司机向车队队长提出书面申请，经批准后方可办理采购手续：配置费用在2000元以内的，由行政部部长批准；在2000元以上的须报公司分管领导批准。第三十八条 司机因违反交通法规、造成交通事故等情况的罚款性支出不得报销。第三十九条 汽车费用及其他杂项支出报销时，必须先经车队队长登记。第四十条 各分支机构不适用于本章上述条款，其审批权限在分支机构总经理。第九章 其他费用第四十一条 本章所称其他费用，是指除上述所列明细费用以外的其他费用，包括公司固定性、合同性费用支出和日常零星支出。第四十二条 固定性费用支出和合同性费用支出，由经办部门负责人审批，财务部门核准。一次性支付金额较大的，由计划财务部报财务总监审批。第四十三条 日常零星费用，由经办人所在部门负责人审批。第十章 附 则 第四十四条 本办法的解释及修订权属计划财务部。第四十五条 本办法自下发之日起执行。大鹏证券有限责任公司二00一年三月二十二日