集团公司固定资产取得管理业务流程--内控.docx

固定资产取得管理业务流程 一、业务目标 l 购建合格固定资产，降低固定资产购建成本，满足企业生产运营的需求； l 固定资产的取得被真实、准确、完整的记录，确保固定资产账实相符，满足财务报告和信息披露的要求； l 确保固定资产的取得遵守国家法律、法规及企业内部规章制度的要求。 二、业务风险 l 固定资产的取得缺乏有效的管理，可能影响企业资产质量或造成账外资产与负债，影响企业生产经营的顺利进行； l 未能真实、准确、完整的记录固定资产取得的信息，无法满足财务报告和信息披露的要求； l 固定资产的取得违反国家相关法律、法规，可能使企业遭受外部处罚，给企业带来经济及名誉损失。 三、 业务范围 该子流程主要描述xx股份有限公司（以下简称“股份公司”）固定资产取得的相关业务流程，股份公司固定资产的取得方式主要有工程构建取得固定资产（包括基本建设和更新改造增值形成的固定资产）和直接购置取得的固定资产（包括购置大中型施工机械、仪器设备、运输及交通工具、办公设备等）。根据取得方式的不同，该子流程分别具体阐述了工程构建取得固定资产的项目立项、可研与审批，工程项目招标管理、工程项目实施与变更管理、工程竣工验收和转固、工程项目评估的相关业务流程；直接购入取得固定资产的申请与审批、验收与入账的业务流程，在取得固定资产的相关业务流程中，应确保不相容职责相互分离。 四、 业务流程描述 （一）工程构建取得固定资产 1 立项、可研与审批 1.1 立项 1.1.1 股份公司及各级分（子）公司构建固定资产，由项目主张单位填写立项报告审批表，经本单位负责人审核签字后报股份公司投资部。 各单位在提交立项报告审批表外，还需编制项目建议书、立项登记表、投资评审意见表及市场调研记录表等相关资料报送股份公司投资部进行立项审批。 1.1.2 收到投资项目立项申请之后，股份公司投资部牵头总部其他相关职能部门（对于二级企业集团主张的投资项目，还包括总部相关业务主管部门），从项目的投资方向、投资区域、法律框架、经济指标、资金安排、存在的风险，以及项目主张单位的财务状况、现金流预算、投资预算等方面进行评估和审核，提出是否同意立项的建议（通常为签报），报股份公司分管副总经理审批签字确认。 1.1.3 经审批后，投资部根据审批意见发文批复项目主张单位。如项目资料齐全，股份公司总部在收到项目立项申请文件后的十五个工作日之内完成项目立项评估及相关批复工作。 1.2 可研 1.2.1 经批准立项后，项目主张单位根据立项批复意见开展深入的可行性研究并编制项目可行性研究报告（包含项目内容、投资额、预计市场前景、投资收益以及相关的财务测算表格等）报股份公司总部申请实施（例如关于实施XX项目的请示）。 1.3 审批 1.3.1 股份公司总部收到项目实施申请之后，由投资部牵头总部其他相关职能部门进行初步评估，提出决策意见（通常以签报的形式），并在收到申请文件后的十五个工作日之内报股份公司分管副总经理审批，股份公司投资业务分管领导审批签字后提交投资管理委员会评审并形成会议纪要。 1.3.2根据股份公司公司章程、股份公司投资决策工作流程暂行管理办法的规定，项目经投资管理委员会评审之后，按照决策审批权限报总经理或总经理常务会审批，需经公司董事会、股东大会审议决策的，报董事会、股东大会审批后执行。 14 固定资产投资决策审批权限表 投资类别 子公司决策项目 股份公司总经理决策项目 股份公司总经理常务会决策项目购置成套住宅与写字楼 项目计划总投资额1000万元人民币以下 技术改造、购买大中型机械设备 一、二、三、八局为计划总投资额1亿元人民币以下； 四、五、六、七局为计划总投资额5000万元人民币以下；西北院、西南院、东北院为项目计划总投资额2000万元人民币以下；上海院、北京院、西勘院为项目计划总投资额1000万元人民币以下； 企业基本建设投资 无 项目总投资额3000万元人民币以下 项目总投资额3000万元人民币以上 2 工程项目的招标管理 2.1 各级公司构建固定资产投资项目须成立工程项目筹建部门，或由所属物业公司负责工程项目建设管理。 2.2 项目筹建部门牵头组织工程管理、商务合约等部门成立工程项目招标工作小组，负责工程项目的招标管理工作，通过公开招标形式确定设计单位、施工单位、监理单位。 2.2 招标工作小组编制招标文件，包括工程项目性质、设计图纸、工程量清单、资金安排、结算方式等信息，招标文件经公司法务合约部、财务部、工程管理部等部门评审会签后，报公司分管副总经理、公司总经理审核签字确认。 2.3 招标工作小组严格按照招标程序，做好招标记录，择优选用设计单位、施工单位及分供商，招标记录详细登记投标单位名称、投标金额及价款、主要技术方案等内容，招标工作小组人员在招标记录签字确认后报公司分管领导审核签字，经公司总经理审批签字后，由公司合约法务部与中标单位洽谈合同条款并签订工程合同。（合同的起草与签订参照“合同管理业务流程”） 3 工程项目的实施与变更管理 3.1 各级公司工程项目建设实行工程监理制度，通过招标择优选用工程监理公司。 3.2 安全生产与质量控制 3.2.1 工程筹建部门负责批准工程项目的施工组织设计、重大施工方案和安全专项施工方案，审核工程监理人员、质量检查人员、安全管理人员的配备情况和资格证书，核验特殊工种人员的上岗资格证书及施工单位的企业资质。 3.2.2 工程建设物资、施工机械、检测设备进场前，须经监理工程师检查确认，未经签字确认，不得在工程中使用或安装。 3.2.5 隐蔽工程、关键部位和重要工序，监理单位须实施旁站监督，未经监理工程师签字确认，不得进入下一道工序施工。 3.2.6 工程筹建部门定期（至少每季度一次）组织工程质量、安全和文明施工大检查，召开讲评会并做好会议纪要，检查结果报公司工程管理部门备案。 3.3 工程变更项目筹建部门负责工程项目建设的过程监控，严格控制工程变更，确需变更的工程项目，由筹建部门工程技术人员、质量安全人员及商务合约人员对工程变更情况进行审核论证，编制工程变更联系单，经筹建部门质量、安全、商务人员会审签字报筹建部门负责人审批后实施。重大工程变更经公司审批后实施 3.4 月度工程价款结算与付款 3.4.1项目筹建部门商务合约人员依据合同约定按月或分节点审核施工单位已完工作量，编制已完工程月度已完工程价款结算书，经筹建部门负责人审核签字后报商务合约部门，商务合约部门主管人员对月度已完工程价款结算书进行审核并签字确认，经商务合约部门经理审核签字后报公司分管副总经理，公司分管副总经理审核签字后返给筹建部门做为支付工程价款的依据。 3.4.1 项目筹建部门商务合约人员根据经审批的月度已完工程价款结算书及合同等资料，编制已完工程价款支付审批单，经筹建部门工程、技术、安全管理人员会签后报筹建部门负责人，负责人审核签字后报公司审批。（具体付款审批流程参见“应付账款与付款管理业务流程”） 4 工程项目竣工验收及转固 4.1 工程完工后项目筹建部门及时组织外部专业机构、政府监管部门、监理公司及施工单位等进行工程竣工验收，工程验收合格，编制工程竣工验收报告，参加验收人员在工程竣工验收报告上签字确认，经筹建部门负责人审核签字后报公司相关部门。 4.2 工程筹建部门商务人员与施工单位办理工程竣工结算，编制工程竣工结算书，工程竣工结算书经筹建部门负责人审核签字后报公司审计部审计，审计部对工程竣工结算书审计后出具工程竣工结算审计报告，竣工工程结算审计报告经审计部经理签字后报公司分管领导、公司总经理审批签字确认，交财务部进行账务处理。 4.3 财务部收到经审计的工程竣工结算书后，会同资产管理部门、技术部门及资产使用部门办理工程项目的固定资产验收手续，编制固定资产验收单、，财务部固定资产管理会计对竣工工程结算书、固定资产验收单等单据审核无误后进行账务处理，编制固定资产记账凭证。财务部主管会计对固定资产记账凭证复核签字，登记固定资产总分类账及固定资产明细账。 4.4 如果构建的工程项目已达到预定可使用状态而尚未办理竣工结算，须按照估计价值暂估入账，待办理竣工结算手续后，再按照实际成本调整原来的暂估价值，同时调整原已计提的折旧额。 5 工程项目后评估 5.1 构建的工程项目竣工决算后的三个月内，投资部牵头组织对工程项目进行评估，检查工程项目可行性研究报告的误差率、评估项目经济绩效与影响等，编制工程项目评估报告，投资部总经理对工程项目评估报告审核签字后，报公司分管副总经理、公司总经理审批签字确认。 5.2 项目实施单位在对投资项目评估后，需将工程项目评估报告报股份公司投资部，投资部主管人员组织股份公司相关部门对评估报告进行综合评审，编制综合评审报告，经投资部总经理审核签字后报公司分管领导、公司总经理审阅。 （二）直接购入固定资产 1 购置固定资产的申请与审批 1.1 各级公司资产使用部门根据需求向固定资产管理部门提出固定资产购置申请，资产管理部门审核购置理由、购置价格及规格型号等内容，判断是否能够进行内部调剂，资产管理部门审核通过后在固定资产购置申请上签字确认交财务部，财务部主管人员根据公司年度投资预算安排审核并签字确认。 1.2 固定资产购置申请经资产管理部、财务部审核通过后，根据公司审批职责权限，报公司总会计师、公司总经理、总经理常务会审批后执行。 1.3 二级公司及所属各级公司购置固定资产需报股份公司审批的（参见1.4审批权限表），由股份公司投资部负责评审，编写评审报告提交股份公司投资管理委员会审核论证，根据股份公司审批职责权限，报公司总会计师、公司总经理、总经理常务会审批后执行。 2 购置固定资产的验收 2.1 购置资产到货后，资产管理部门和使用部门依据采购申请、采购合同、固定资产发票等单据共同进行资产验收，对固定资产规格、型号及性能进行检验、测试，验收测试合格填制固定资产验收单，资产验收人员在固定资产验收单上签字确认后，将固定资产验收单、固定资产发票、采购合同及采购申请交财务部进行账务处理。 2.2 验收合格后，资产管理部门资产管理人员填制固定资产实物管理台账（卡），填写固定资产的分类、名称、编号、购入时间、使用/保管部门、存放地点等内容，签字确认后交资产管理部门总经理审核签字，交资产管理人员统一归档保管。 3 购置固定资产的入账 3.1 财务部固定资产管理岗位会计在收到资产管理部门交来的固定资产验收单、发票等单据后，审核无误后进行账务处理，编制固定资产记账凭证，财务部主管会计对固定资产记账凭证复核签字，登记固定资产总分类账及固定资产明细账。 五、相关制度目录 1 企业会计准则 2 xx股份有限公司会计制度 3 xx股份有限公司投资管理制度 4 xx股份有限公司固定资产管理办法 5 xx股份公司资产评估管理办法 六、主要控制点 1 工程项目立项、可研与审批 2 工程项目招标管理 3 工程项目实施及变更管理 4 工程项目竣工验收 5 工程项目竣工结算及审计 6 购置固定资产申请与审批 7 购置固定资产的验收及入账 七、检查资料 1 工程项目立项审批表及批复 2 项目建议书 3 立项登记表 4 投资评审意见表及市场调研记录表 5 项目可行性研究报告 6 项目可行性研究报告评审报告及会议纪要 7 招标文件及招标记录 8 工程质量、安全、工期检查记录 9 工程变更联系单 10 月度已完工程价款结算书 11 工程竣工验收报告 12 工程竣工结算书及竣工结算审计报告 13 工程项目评估报告及综合评审报告 14 固定资产购置申请及评审报告 15 年度固定资产投资预算 16 固定资产购置合同 17 固定资产发票及验收单 18 固定资产实物管理台帐（卡） 19 固定资产记账凭证 20 固定资产总分类账及明细分类账