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对办公室主任工作的认识和体会

一、认识
1、办公室的历史起源
研究和考证办公室的历史沿革和渊源，可以发现这样一个脉络，即企业办公室工作和秘书工作有着千丝万缕的联系，既有相同之处，又有本质的区别。就一般概念下的办公室和秘书而言，办公室工作比秘书工作内容还要广泛，外延更宽广。因此，研究和考证企业办公室历史形成，必须紧密联系秘书工作的历史由来去进行。
我国古代最早出现“秘书”一词，始指宫中秘藏之书。《汉书·叙传》记载：“游博学有俊才，与刘向校秘书”。东汉恒帝时开始设秘书监，相当于国家的图书馆长。《后汉书·马融传》提到典校秘书。魏晋南北朝设秘书监、秘书丞、秘书郎，均指文官一类的职称。南朝的梁”设“秘书省”，开始作为国家的行政机构，并为历代封建王朝所沿袭。我们现阶段秘书工作的机构，有的直接用秘书的名称，如秘书局、秘书处、秘书科、秘书组等，有的以办公厅、办公室等名称出现。名称虽不一，但从事的工作主要还是秘书工作。所以秘书部门通常是指党政机关、部队、社团组织和企事业单位的助手。它的工作具有辅助性、服务性。围绕本单位的领导活动开展工作，主要任务是：撰制、处理和保管文书，代表领导或机关处理日常事务，为领导进行决策和管理服务。秘书工作是办公室工作的雏形、基础和重要组成部分。
企业办公室是随着企业发展需求、国家经济管理需要和企业经营管理需要应运而生的。并经长期实践，逐步形成固定的工作内容和形式，它具有其它任何部门不可替代的地位和作用，具有承上启下、协调左右、联系内外的纽带作用；又有传递信息、调查研究、辅佐领导的助手作用。是企业肌体传导系统和信息流，为企业领导执行决策提供参谋和服务， 是企业的重要组成部分。
2、办公室的工作特点和地位作用
▲特点
从办公室的职能定位看：
（1）综合性。
业务部门都提负一方面工作，专业部门承担专业工作。而办公室具有综合性，有协助企业领导人指挥企业生产、经营全局、协且企业各部门工作的职能。密切联系各方、沟通信息、协调步伐、襄赞谋划，促进企业整体功能的最佳发挥。同时，要求办公室工作人员自身熟悉掌握本企业的全部业务，尤其是熟悉党和国家的方针、政策、法规。
（2）辅助性。
其接近领导，对实施企业全面领导起保障的、辅助的作用。这种作用是通过协助企业领导进行调研，贯彻执行方针政策、联系职工群众、秉公办事、信息反馈以及处理文件、文稿、文电等实现的。
（3）政策性。
办公室工作内容繁杂、涉及面广、调研研究、制作文件、制订制度、调解纠纷，以及来信来访接待处理等，无不关系政策法规的正确贯彻执行和经济效益、社会效应的好坏。要妥善处理各种疑难复杂问题。
（4）服务性。
须按领导指示、意图办事，不能自作主张、自行其事。俗称：后勤部、百管部，为领导提供服务。
（5）机要性。
掌握企业文电印信、起草文件、常参加领导层会议，较其他部门接触领导机会多，知信息早，具有很强的保密性、机要性。
从办公室的工作要求看：
（1） 及时性；办文处事讲究时效性。讲究速度。慢了延误了造成损失。
（2） 突发性；重大问题，涉稳问题马上汇报，善于控制处置。
（3） 锁碎性；办公室无小事，大事小事都要不怕麻烦认真对待。
（4） 责任性（有效性）。对所有事不马虎草率，讲究敬业精神，主要统统上述三性的工作具体体现，互为体现。
▲地位作用
工作性质属于辅助性质，是领导的助手，是处于企业中心位置的助手地位，且具有非常重要的作用。
（1）承上启下、沟通信息的枢纽作用。
是企业承上启下的总枢纽，是文件吞吐、信息集散、决策下达、内外联系的总渠道，是保证企业各项工作正常进行重要环节。每天处理完成数量巨大的工作量。
（2）企业领导管理工作的助手作用。
（3）企业领导同志的参谋作用。
（4）企业内部各部门之间、上级部门、领导之间的协调作用。
（5）企业领导机关的门面作用。
关口：文字关、用印关、保密关等，文件、信息上承下达均经此流通。
窗口：内外联络、群众信访、各方来人接待工作、商办事情大多由办公室出面，关乎企业形象、声誉。
3、办公室工作原则
（1）准确
企业领导工作具有全局性和广泛性。一纸命令、一项决策、一个指示，关乎数千人问题，有时一字之差会产生严重后果，“差之毫厘、失之千里”，容不得半点马虎和敷衍了事，须有认真的态度、过细的作风。“准确”：办文要准、办事要稳、情况要实、主意要慎。切忌丢三拉四、粗枝大叶、马马虎虎、心中无数、不求上进、得过且过。
（2）高效
处理工作的快慢、效率的高低、质量的好坏，往往直接影响领导工作的进程，关系到整个企业的运转效率。有时办事不及时、汇报不及时、处理不及时、丧失良机、贻误大事。“高效”：工作及时高效、尽可能的缩短办文、办事时限，切忌拖拖拉拉、疲疲沓沓、松散懈怠、拖泥带水。
（3）求实
一切工作的准则。为领导决策提供参考依据，尤应认真负责、实事求是，否则可能造成领导工作失误。“求实”：一是一、二是二，不夸大，不缩小，老老实实、实实在在；切忌脱离实际、主管臆断、弄虚作假、谎报情况、信息不实，夹杂个人情感、报喜不报忧，甚至捏造事实。
（4）保密
任何企业都有自己的机密大事或不应公开之事，你都可能了解掌握，因此是必须遵循的准则。“保密”：守口如瓶、滴水不漏、提高警惕、严守纪律。切忌麻痹大意、掉以轻心或为了炫耀“露一手”、“吹几句”。
4、办公室工作标准的发展趋势
（1） 指导思想日趋科学化
（2） 参谋作用日趋明显化
（3） 工作效率日趋高效化
（4） 管理方法日趋系统化
（5） 信息体系日趋网络化
（6） 工作手段日趋现代化
二、体会
1、胜任条件
（1）应当具有良好的政治思想素质 （政治条件）
（2）应当具有良好的组织管理能力 （能力条件）
（3）应当具有旺盛的工作精力 （身体条件）
2、正确理解和处理几个关系
（1） 作用与作为的关系。
作用是客观的，作为是主观的，通过作为体现作用，要有作用要做
到为人要善，待人要宽容，遇挫折要平常心。对利益要顺其自然。
（2） 特点与特色的关系。
办公室工作特点：一是以总经理、书记的工作为中心，二是由封闭
向开放型转变；三是由被动型向主动型转变；四是由程式化的经验型向高标准现代化的技术型、智力密集型转变，五是由单元型向多元型转变。只有深刻把握特点，才能自觉开拓创新，创造工作特色。
（3） 协调与协同的关系。协调是办公室重要职能之一，几乎每天会遇到需协调的工作。牵头协调不仅仅是布置工作还应主动跟踪协同做好工作，要有大局意识，主动协同其他部门共同做好工作，才能体现协调效果。
（4） 传达与传言的关系。办公室主任经常会受到领导指令，向某部门或某会议或某人传达相关工作要求指示等，必须原版不走样。切忌自作主张，任意扩大和缩小领导的原话，更不能在领导身边，早得知信息或机要的内容向外传言。做到不该说的坚决不说，不该看的坚决不看，不该听的坚决不听，不该传的坚决不传。