建筑公司供应商审核与管理业务流程-模版.docx

供应商审核与管理业务流程 一、 业务目标 l 保证企业对供应商管理的方法和程序符合国家法律、法规及企业有关规定的要求； l 保证供应商的资料数据保存完整，记录真实、准确，易于管理，便于追踪； l 合理设置供应商审核程序与审核权限，提高企业的决策效益与效率； l 维护和发展良好的、长期并稳定的供应商合作关系，开发有潜质的供应商，促进企业的长远发展战略。 二、业务风险 l 供应商的审核与和管理违反了国家法律、法规及企业有关规定的要求，导致外部处罚、企业市场形象或声誉受损； l 供应商信息调查不清，供应商提供虚假资料或不真实的数据，影响产品质量追踪或信息管理的需要； l 供应商审核程序不当，权限设置不清或发生越权行为，可能导致企业的经济利益受到损失； l 供应商关系不稳定，提供产品或服务质量达不到要求，影响企业的长远发展。 三、业务范围 该子流程主要描述了xx股份有限公司（以下简称“股份公司”）关于供应商审核与管理的相关流程，主要包括供应商审核及供应商档案管理等内容。四、业务流程描述 1 供应商审核 1.1 新增供应商的管理 1.1.1 新增供应商的审核：对于潜在的新纳入尚未经评审的供应商，需要参与投标的，在投标前，物资管理部门供应商管理岗位人员收集并审核新增供应商的所有证书、证件等登记资料并报物资管理部门负责人审核，经物资管理部门负责人审核后准予参加投标的新增供应商，须由物资管理部门负责人做出书面批示。 1.1.2 物资管理部门采购人员组织项目有关人员实地考察供应商的仓储、物流、生产能力、质量管理、资信能力等方面，填写供应商评价表，并提出是否评价为合格供应商的意见，经项目负责人审核签字后报物资管理部门负责人审批，物资管理部门负责人审核签字后列入合格供应商名录。 1.1.3 合格供应商名录的更新：物资管理部门采购员将考核合格的新增供应商纳入合格供应商名录，剔除不合格的供应商，并对原有名册更新。 1.2 现有供应商管理 1.2.1 已有供应商的审核：每年度末，物资管理部门供应商管理岗位人员收集供应商的年检资料及更新资料，对“合格供应商名录”中的供应商的产品质量、供应服务、价格优惠程度等方面进行评价，提出是否保留供应商资格的意见并填写供应商评价表，报物资管理部门负责人审核，物资管理部门负责人审核签字确认。经评审合格的供应商转入下一年度合格供应商名录。 2 不合格供应商的管理 2.1 凡具有下列情况的供应商，即为不合格供应商： a) 造成质量事故； b) 连续三次或一年累计出现三次安全、环保不符合项； c) 不履行合同义务，或供货能力出现问题； d) 在合作过程中未及时按承诺提供 新资料； e) 发生行贿、串标等违规行为。 2.2 凡在省市级及以上的专业媒体上登载有违规和国家各检测单位发表的产品检测结果为不合格的供应商，应即评价为不合格，取消其供应资格，一年内不得与其合作，一年后如需合作的，须重新进行评审；所供物资连续三次出现不合格或者不合格批量较大或有不良业绩时，物资管理部门采购人员对该供应商重新进行评价，评价结论分为合格、保留观察、不合格，填写供应商评价表，经物资管理部门负责人审核签字确认。评定为不合格的供应商经确认，立即从合格供应商名册中删除。 2.3 被评定为不合格供应商的由物资管理部门及时从合格供应商名录中删除，并书面通知各项目经理部一年之内不得在此供应商处进行采购，重新使用时，要加大评价力度。 2.4 如果供应商中标后，因供应商自身原因而中止供应物资或中止合同，供应商将被清除出合格供应商名录，一年以内不得发生业务往来。 3 合格供应商名录制定 3.1 与工程质量、安全及健康和环保等方面有关得物资供应商，在进入供应商名册前，填写供应商登记表，报各级公司物资管理部门。 3.2 各级公司物资管理部门供应商管理岗位人员对供应商登记表审核签字，检查供货商所提供的资料并提出预审意见，报物资管理部门负责人审批。物资管理部门负责人以供货商的实力、商誉及以往服务的表现作为依据，审核并签署是否列入合格供应商名册的意见。 3.3 物资管理部门供应商管理岗位人员根据经审核合格的供应商登记表等资料，建立并登记合格供应商名录。每个年度内须编印并保存 新版供应商名录以供采购人员查阅。 4 合格供货商名录更新 4.1 每年年初，各项目经理部物资管理人员对供应商进行评审，编写供应商评价意见，经项目经理审核签字后报公司物资管理部门。物资部门供应商管理岗位人员根据各项目部对供应商的评价意见对所有供货商就过去一年的表现进行全面的评估、复审，填写供应商评价表，经物资管理部门负责人审核签字确认。对不合格的供货商按条款2的规定进行管理。 4.2 对犯有严重违反按时、按质、按量、按安全及健康和按环保要求供货的供货商，项目负责人及采购员要书面通知物资部门主管人员。物资部门供应商管理岗位人员在全面考虑实际情况后提出书面处理意见后报物资部门负责人，物资管理部门负责人对处理意见做出批示。必要时，经物资部门负责人批准可立即将供货商从合格供应商名录中除名。 4.3 更新后的供货商名录由物资管理部门重新编印。 5 供应商档案 物资管理部门保存供应商档案。 供应商档案包括供应商资质文件、供应商业绩、合格供应商档案、合格供应商名册、供应商联系方式、供应商评价表及其它相关材料。 五、相关制度目录 1 xx总公司工程项目管理规范 2 xx股份项目管理手册 六、主要控制点 1 供应商登记 2 供应商审核 3 供应商管理 4 供应商名册的建立和更新 5 供应商档案管理 七、检查资料 1 新增供应商证书、证件等资料 2 供应商评价表 3 合格供应商名录 4 供应商登记表 5 不合格供应商资料 6 供应商档案资料