公司直营门店财经管理基本制度.doc

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公司直营门店财经管理基本制度
阿三2011第[1201-01]号文
第一章：总则
第一条：为规范内部财经管理，统一物品请购、验收和财务支出、报销流程,制定本制度。
第二条：本制度适用于公司各直营门店。相关职能部门参照执行。

第二章：物品请购
第三条：本处所指物品仅指一般低值易耗品（包括但不限于：文具类、常用药品类、办公设备耗材和软件类、教材类、卫生洁具类、小型电子器材类、消防器材、日常维修工具用品等）。食品原材料、调料、水果、饼干、临时采购的酒水饮料及大项设备设施则不在此列。
第四条：物品请购必须填写《内部请购单》。申请人须注明物品的品名规格/型号、数量、用途等，并注明需求日期。
急用品可先行购买，但买回后需补写《内部请购单》并报批，无《内部请购单》的，财务一律不予报销。
第五条：《内部请购单》一式两联（首联由申请部门保存，尾联交采购），由申请人填写，经门店主管人员签字后报营运部经理审批后安排购买，单次请购价值超过50元的需呈总经理批准后购买。
第六条：采购人员根据《内部请购单》对供应商进行询价、比价，单件价值超过100元的物品需报价，经总经理批准后方可采购。
第七条：当采购金额超过100元时，采购人员可临时向门店收银点预借采购用款。预借款需填写《领（付）款凭证》并经门店主管签字同意。但预借款《领（付）款凭证》不可直接作为报销凭证（暂按个人借款办理，报销时冲帐）。
第八条：物品采购回来后，应通知请购部门验收。经确认无误后，由请购部门和采购人员在采购单据上共同签字。仅有采购人员签字的，账务部门不予报销。

第三章：常用物品领用管理
第九条：领用物品必须填写《领料单》，《领料单》由仓库管理员保存备查。领取同一物品间隔周期不符合规定要求的，不予审批、不予发放。
第十条：公司常用物品统一由仓库管理员负责请购、保管、发放、盘点、补差。平时应保持适量的安全库存（本制度未及事项详见《公司仓库管理制度》）。
第十一条：常用物品原则上每周一统一发放一次，领取后的分发情况要如实记录备查，使用人必须签字领取。

第十二条：财务部按月对常用物品消耗情况进行监盘、汇总和分析，并列入成本控制。

第四章：门店每日验货制度
第十三条：门店食品原料供应商必须由公司统一选择或调换。门店负责人不得自行更换供应商。如有意见或投诉，须报经公司总经理处理。
第十四条：各门店负责人为本级单位食品安全第一责任人，在验货时必须按照食品安全要求严格把关，供应商的产品、质量及规格与公司要求如有不符，门店有权拒收。
第十五条：验货时，必须由前厅、后厨各1人到场称重、点数，双人把关、双人签字确认，票据由单人签字无效，公司不予结算。
第十六条：门店验货人职务代理次序:
A. 前厅部验货人次序：大堂副理←领班←副领班
B. 后厨部验货人次序：厨师长←副厨师长←由厨师长指定的代理人

第五章：费用报销基本制度及基本流程
第十七条：报销人必须取得合法有效的报销单据(发票)。特殊情况无单据(发票)的，需有证明人签字，并详细列明物品数量或支出用途。
第十八条：支出、报销审批权限：严格执行总经理“一支笔”制度，财务开支、费用报销一律报总经理批准。
第十九条：未经审批的经费支出单据，一律不得私自报销或直接列入门店日常开支。发现违规操作的，责令退回报销所得，并追究相关责任。
第二十条：有实物的报销单据必须有验收人签名确认。只有采购人、无验收人签字票据的不予报销。
第二十一条：出租车票据需注明支出发生时间、起至地点、乘车人员、事由等资料，每张出租车票背面需有上级主管领导签字确认。未经公司主要领导同意的车票不予报销。
第二十二条：费用报销基本流程：   
表一：费用开支报销流程

经办人
填写： 1、报销项目 2、支出事由 3、经办、证明人 4、粘贴票据

门店负责人
审核：1、有无支出理由 2、有无支出证明

营运部负责人
审核：1、报销内容是否合理 2、相关证明

财务部负责人
审核：1、票据合理合法性 2、有无《内部请购单》 3、金额是否相符
4、是否为预算内支出 5、报销权限有无违规 6、有无重复报销

总经理

第二十三条：当月发生的费用必须在当月内报销，不得拖至下月。特殊情况须务财务部知会。

第六章：门店收银点现金支出规定
第二十四条：部分经过总经理签核的门店日常开支或经总经理授权的预借款项允许在收银点支取现金，详见表二：
项目
性质
批准权限
允许支取金额
特别说明
厨房急需原材料（含水果）
支出
门店主管
100元以内
1.票据需有采购人、验收人共同签字
2.超过100元以上需报总经理批准
临时性食品、酒水饮料外购
支出
门店主管
100元以内
办公（值班）电话费
支出
门店主管
按发票金额支出
发票背面需有经办人签字
门店水电费
支出
总经理
按发票实际金额
1. 需报总经理同意后支出
2. 发票及付款凭证交财务审核、入帐
日常维修发生的费用
支出
总经理
按实际发生费用
职工宿舍水电费缴费
预借
门店主管
按发票实际金额
1. 发票及付款凭证交财务审核、入帐
2. 于最近一次发工资时扣出
离职员工工资
预借
总经理
按应发工资总额
1. 需有总经理签字或同意方可支付
2. 领款人在《工资单》和《付款凭证》上签字
3. 《工资单》和《付款凭证》交财务部入帐
采购预借款
预借
总经理
100元以上500元以下
预借款视作个人借款，于报销时冲帐
备注
1.上述未列事项一律不得从收银点支出，特殊情况需经总经理同意后方可办理，且须在支出凭证上注明：“已经总经理同意，经办人×××”字样。
2.《领付款凭证》上列各项内容应全部填写，不得留有空白。
第七章：报销时间的具体规定
第二十五条：为了方便员工费用报销，公司报销时间具体安排如下：
1．每星期一下午（或公司例会后）集中定时进行财务报销。
2．大额费用报销及大额采购预借款不受以上的时间限制，可随时办理。

第八章：附   则
第二十六条：本制度自发布之日起，必须严格遵照执行。
第二十七条：本制度之条文解释权归公司财务部。
第二十八条：隶属于总经理的审批权限，当总经理不在位时，可以电话授权指定代理人代为签批，并须同时电话告知相关当事人。
第二十九条：本制度经公司总经理签章后生效，修改亦同。

总经理签章：

生效日期：
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