差旅费和招待费的报销制度.doc

差旅费和招待费的报销制度一、 差旅费1）差旅费是指离开城区（含所属县)开展公司经营活动所必需的费用(不含出国出境)，其开支范围包括城市间交通费、城市市内交通费、住宿费、伙食补助费和其他杂费；2）集团公司的会议出差，要有相关书面通知，并根据通知进行填写出差申请（详见下面参考图），申请审批后方可出差；其他出差事项需要总经理批准或者相关支持出差理由的文件；3）出差乘坐交通工具、住宿标准、伙食补助等，不得高于公司规定，住宿费实行限额凭发票报销的方法，并按照实际出差住宿天数计算报销。如果经过上级领导允许带车出差的，如实报支路桥费、油费等，相关员工不再享受差旅标准；4）住宿费用标准一般指每天每间房，若为同性二人同时出差，应住一个房间并且可按照最高级别者的标准给予报支；如果为异性一起出差，可以根据会议组织部门的安排和其他公司的同事住一个房间；5）不同级别标准的同事出差，因工作需要，交通工具及住宿标准征得商场总经理批准后可以享受上级的标准；住宿酒店原则上在出差地的关联公司签约酒店入住；6）餐费补贴需要提供发票限额报销，并且发票内容和出差内容相一致，如：时间、地点等；按照实际出差天数及时间报销（早餐8：00前或后，午餐12:00前或后，晚餐6:00前或后）；出差者应按照实际出发或者回来的时间填报；7） 员工出差参加会议并有主办方安排免费食宿的，或者有区域、商场等工作餐、招待餐、宾馆早餐的，应主动减去相应的餐费补贴；外地出差，不满12个小时或者当天返回的，一律只享受午餐补贴（公司自己规定）。并需要提供发票限额报销，发票要素应予出差内容相一致（地点、时间等）；8）员工出差必须按照最简便快捷的路线进行乘坐车船，不得绕行；如出差过程中经领导允许可以探亲、旅游等事项的，其绕线多支付的费用自付，期间按事假考勤；9）员工出差原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：A）出差目的地偏远，没有公共交通工具的；B）携有巨款或重要文件须确保安全的；C）陪有重要客人外出的；D）执行特殊业务或夜间外出不方便的；10）差旅费报销时效仅限于出差人员回公司后五个工作日内（但不能超过每月财务结账时间）进行组织报销，逾期视为放弃；以上相关出差费用凭借符合财务部规定的发票根据资金支付预算进行报支。出差所在地关联公司安排统一住宿和饮食的不再享受相关标准。具体流程（出差申请和报销）如下：二、招待费1）外联机关通常将业务招待费的支付范围界定为餐饮、住宿费（员工外出开会、出差，发生的住宿费为“差旅费”）、香烟、食品、茶叶、礼品、正常的娱乐活动、安排客户旅游产生的费用等其他支出。内部员工聚餐等活动不属于招待费范围；2）凡有招待业务的人员，需要提前申请进行报备后方可执行，内容包含但不限于：业务经办人、招待地点和内容、招待对象名单及人数、陪同名单及人数，人均限额等信息；原则上不得在消费酒店进行购买烟酒。若有特殊情况需要企业总经理同意，住宿和饮食要在公司签订的协议酒店进行，否则自负；尽可能的在员工食堂进行工作餐招待。3）接待过程中的陪客人数要严格限制，一般不超过2人。对于来客人数以少报多、接待标准上以低充高，多余开支的费用自理，在接待过程中弄虚作假的，加倍处罚，并给与通报批评；4）员工出差在外，原则上不发生招待费用，因业务需要，确实需要开支相关费用的，要报告企业总经理后方可开支；5）招待费报销时效仅限于当月内，对于出差途中产生的招待费用，由出差人员回公司后五个工作日内进行组织报销，逾期视为放弃；报销时，财务部凭借申请标准进行审核、根据月度资金支付预算报销，报销必须凭借合法票据进行，否则财务部有权拒绝接受；