员工沟通管理制度.doc

员工沟通管理制度
一、沟通目的
1.及时了解酒店员工的真实想法；
2.贯彻执行酒店的规章制度、部门工作要求；
3.收集员工对酒店发展过程中的建议、意见；及时收集与处理员工的各种申诉与诉求；
4.掌握员工的发展“瓶颈”，从而作出正确的绩效引导与培训；
5.实现员工的对内沟通渠道的顺畅，构建和谐的员工关系，增强员工凝聚力、归属感。
二、沟通范围
员工在工作、生活、学习方面相关的事宜都可以作为沟通的内容。 
三、沟通的方式
员工的内部沟通主要分为正式沟通与非正式沟通两大类。
（一）正式沟通包括以下几个方面：
1.面试沟通
这项沟通主要体现在面试过程中将应聘人员应聘岗位的工作职责、工作要求、关于休息假期、薪资福利规定等方面的情况向应聘人员进行说明，同时通过沟通解答应聘人员提出的问题。此项沟通主要有人力资源部完成，用人部门在面试中除考察面试人员的岗位匹配性，也需要通过面试传达上述内容，以保证相关信息及时传达给应聘人员。
同时要求用人部门与人力资源部就面试情况及告知面试人员的信息及时进行沟通，达成一致意见后再向面试人员进行确认。
2．入职沟通
新员工入职当天，按照既定流程办理入职手续，人力资源部需要就面试时谈及的部分关于试用期及待遇，转正后待遇、证件资料、证明等方面的情况进行确认。进入酒店的新员工由人力资源部负责为其介绍酒店相关的沟通渠道，后勤保障设施、员工的行为规范等，帮助新员工尽快适应新的工作环境。
部门需要给新员工做好部门情况介绍、同事介绍、本部门与其他各部门的关系介绍，说明部门内部作息时间，引导新员工熟悉工作环境、告知新员工所在岗位的岗位职责、工作要求，明确试用期间对新员工的要求等事项，帮助新员工尽快融入团队，尽快适应工作。

3.岗前沟通
部门负责对新员工上岗前的培训工作进行安排，做好岗前带教流程，并及时将安排的情况向新员工进行说明。带教老员工对于新员工岗前培训必须掌握的基本内容对新员工进行说明，说明的内容包括岗前培训需要学习的业务知识，需要掌握的技术技能和工作考核标准，本岗位与其他岗位之间的关联性等，让新员工能掌握本职工作的基本工作方法，从而比较顺利的开展工作，尽快融入酒店，尽快适应在酒店的工作和生活。
4．试用期沟通
4.1为帮助新员工更加快速的融入酒店，应尽量给新员工创造一个合适、愉快的工作环境，人力资源部、新员工的直接和间接上级与新员工要多做沟通。
4.2 带教老员工负责新员工在试用期间的适时沟通工作。
4.3人力资源部在新员工试用期内，至少与新员工面谈1次（根据岗位确定具体沟通时间）；新员工的直接领导在新员工试用期内，至少与新员工面谈2次（第一周结束时和第一个月结束时）；
5．试用期转正考核沟通
参与试用期员工转正面谈的有新员工的直接领导、部门负责人、人力资源部及总经理（L3-L2级），面谈主要根据新员工试用期的表现，结合试用期间的考试、转正考核情况进行，需要通过转正考核让新员工及时明确自己需要提升的方面及各级领导对他的期望。
6．老员工沟通面谈 
6.1总经理需要及时与部门第一负责人进行面谈，原则上每个年度内总经理需要与所有的部门负责人进行至少一次面谈，及时了解部门的工作情况，提出改善建议等；人力资源部需要不定期的组织一些内部交流会，以此增加高层领导与员工之间的交流，增进彼此的情感；
6.2根据实际情况需要，人力资源部针对一些情况，可以直接与员工本人进行沟通，也可以建议高层领导、部门直接或间接领导与当事员工进行沟通，以便协助老员工解决一些问题，从而帮他们提高工作效率和工作激情。
6.3部门负责人需要根据员工每月绩效考核情况及时与员工进行绩效考核面谈。绩效考核面谈时需要告知员工考核结果，让员工了解在本周期的表现，包括员工的亮点、差错；

部门负责人需要客观地分析员工的不足，针对员工的这些不足，与员工本人一起商定改进目标和改进方法，从而帮助员工提升工作业绩和工作能力。原则上部门负责人在一个季度内与本部门每一个员工在绩效考核方面的沟通至少1次。
7．工作调动沟通
人力资源部在确认需要对员工进行工作调动时，需要办理调动手续，同时做好调动员工的沟通工作；调动员工原部门负责人在接到对员工进行岗位调动信息后及时与员工进行沟通；调动员工新到部门负责人在调动员工报到上岗之日，参照新员工进行入职引导和岗前培训沟通。
8.离职面谈
8.1对于主动离职员工，部门负责人及人力资源部要通过离职面谈了解员工离职的真实原因以便酒店改进管理；对于被动离职员工，部门负责人及人力资源部通过离职面谈提供职业发展建议，不让其带着怨恨离职。
8.2离职面谈的具体次数需要结合工作岗位及离职人员情况进行，一次或多次沟通根据情况进行。
（二）非正式沟通通过以下几种形式：
1.为了及时发现管理中存在的问题，每年人力资源部组织一次酒店的满意度调查，员工填写《员工满意度调查问卷》，内容包括员工对直接上级的满意度、工作的建议、对其他部门的意见等。人力资源部在调查后，将调查内容整理成文，逐级报送给酒店领导阅示，并负责满意度调查中所提及的问题的反馈。
2.除正式沟通中的各类面谈外，人力资源部还须不定期对酒店员工进行访谈，重点是各部门核心员工、技术骨干的访谈，内容包括员工现阶段工作、生活方面遇到的困难、压力、心理负担等。
四、沟通的形式：
1.面对面交流（直接沟通）
2.就餐间隙、午间休息间隙、会议间隙、培训间隙等； 
3.工作时间（主动式、被动式）；
4.专题会议；
5.电话（直接沟通）
6.意见箱

7.263邮箱
8.微信
9.酒店下发的有关文件
10.公司活动
五、沟通要求
1.沟通中产生的相关诉求、建议或投诉、抱怨，需要及时反馈给相关部门，协调解决，并在5日内给面谈信息发出方进行答复。
2.必要的情况下做好沟通面谈记录，并进行双方签字确认后做好留存。
3.对于员工提出的问题及对员工本人必须给予尊重和必要的保护，并保障个人隐私；对于员工提出的问题经查证不实的不予处理，造成他人精神及物质损害的将依照国家的有关法律法规的规定和酒店的《员工手册》追究责任。

附则
本规定由人力资源部负责解释和修订。
附件1 《员工沟通记录》
附件2 《员工满意度调查问卷》
附件3《员工座谈会记录表》

附件1
员工沟通记录表
沟通时间

沟通地点

沟通主题

沟通人员姓名

部门

职务

级别

沟通内容

沟通人员签字

总结

附件2： 
员工满意度调查问卷
    为了提高员工的工作积极性，完善酒店各项管理，现进行此次不记名调查，希望大家从酒店及自身的利益出发，积极配合，认真，详实地填写该调查表，同时对您的支持表示感谢！ 
1、你对酒店组织的培训是否认可    A、认可      B、不认可   
   如果B，你希望哪方面有所改进：_______________________________ 

2、你对部门组织的培训是否认可    A、认可      B不认可   
   如果B，你希望哪方面有所改进：__________________________________ 
3、你认为在酒店工作有没有发展前途    A、有        B、说不准    C、没有       D、只考虑做好本职工作，没有考虑太多的发展 
   因为什么原因导致你认为在酒店没有发展前途：______________________ 
4、除薪酬外，你最看重 
   A、提高自己能力的机会      B、好的工作环境     C、和谐的人际关系      D、工作的成就感 
5、你对工作紧迫感的感受如何 
   A、很紧迫     B、较紧迫     C、一般      D、较轻松      E、很轻松    
如果选D或E，你希望哪方面有所改进：_____________________________ 
6、你认为自己的能力是否得到了充分发挥 
   A、已尽我所能          B、未能完全发挥    C、没感觉    D、对我的能力有所埋没  E、没有能让我施展的机会  
   如果选D或E，你希望哪方面有所改进：_____________________________ 
7、你对酒店开展工作的认可程度 
   A、非常支持            B、要推行，但需有度    C、反感，搞形式主义 
8、部门给你的工作职责是否明确
 A、很明确              B、不明确，比较模糊 
   如果选B，你希望哪方面有所改进：___________________________________ 
9、你认为你的中基层管理者是否称职 
   A、称职          B基本称职，但能力有待提高      C、不称职，需更换 
10、简述你对酒店的希望和建议

附件3：
员工座谈会记录表
会议时间

会议地点

会议主题

会议主持人

会议内容

参会人员签名

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