费用管理开支标准报销审批程序制度.doc

飞耀控股集团有限公司 费用管理、开支标准、报销审批程序制度第一章 总则第一条 为加强公司费用管理，明确费用开支标准和报销审批程序，制定本制度。第二条 本制度合用于集团公司本级、集团公司所属各成员单位（以下简称“各单位”）。第三条 各单位可根据本制度，结合本单位实际情况，制定相应的费用管理细则或实行办法，并集团公司计划财务部审核后在本单位及控制的子公司、分公司实行第二章 费用管理原则第四条 平常费用管理原则：年度预算管理、标准管理。各单位的平常费用根据有关预算管理规定编制年度预算，经集团公司审批后执行；具体有关费用标准按本规定和集团公司相关制度执行。第三章 费用管理及开支标准第一节 差旅费第五条出差审批程序1、出差人员出差前应填写出差申请单（见附件1）。各单位领导在审批出差事项时要严格控制外出人员人数和天数，出差事项要有明确的任务、时间、地点和费用预算及超标准说明。2、部门员工（含部门副职）出差需经部门重要负责人审批；部门重要负责人和总助人员出差需经主管（指定）副总审批；其他领导出差应通报所属单位办公室和总经理（总裁）。3、短途当天往返的出差，一般员工报部门经理批准即可，可不填报出差审批单。第六条 差旅费用是指各单位员工离开单位所在城市出差期间为完毕预定任务所发生的必要合理的费用，具体涉及：在途交通费（涉及乘坐火车、轮船、飞机、汽车等交通工具所发生的费用）、住宿费、包干费用、其他公务杂费（涉及但不限于行李费、邮电费、购退票手续费、文献复印及打印费）。出差人员在出差期间所发生的购物、游览等非工作需要的个人开支不得报销。第七条 差旅费标准费用项目合用人员开支标准1单位市内交通所有员工根据各单位规定报销2在途交通费集团董事长、正副总裁、各单位董事长、总经理（总裁）本着节约和工作需要原则据实报销各单位部门经理以上干部（含集团部门副经理）根据实际情况采用飞机经济舱，火车、轮船、长途汽车，据实报销其他员工根据实际情况采用火车（硬）、轮船（三等）、长途汽车，据实报销住宿费集团正副总裁、各单位董事长本着节约和工作需要原则据实报销各单位总经理、集团部门经理以上员工350元/日以内据实报销（市、省会、特区及沿海）；300元/日以内据实报销（其他地区）各单位部门经理以上员工（含集团部门副经理）300元/日以内据实报销（市、省会、特区及沿海）；220元/日以内据实报销（其他区）其他员工200元/日以内据实报销（直辖市、省会特区及沿海）150元/日以内据实报销（其他地区）、包干补贴（出差地市内交通费、出差补贴）各单位副总以上员工据实报销其他员工50 元/日按天、人数申报（直辖市、省会城市、特区及沿海城市）；40元/日（其他地区）出差驾驶员30 元/日按天、人数申报（市、省会、特区及沿海）；25元/日（其他地区）5公杂费所有员工凭发票据实报销6注：合用人员、开支标准中“以上”“以内”均涉及本档次第八条 单人出差、多人出差男性员工或女性员工为单数时，单人或该单人的住宿标准上浮20%。同比自己级别高或标准高的人员一起出差，在遵循节约的情况下，经主管领导批准，可按高级别标准执行，但飞机仅限经济舱，住宿仅限标准间。第九条 出差期间包干的包干补涉及出差目的地市内交通费、伙食补贴等，按出差自然天数计算，可不再凭票报销；外出短途当天往返按一天计算发放；在途交通费交通费涉及往返机场、码头、火车站的费用。第十条 出差人员外地出差发生的公杂费，如行李费、邮电费、购退票手续费、文献复印费、传真费等，凭发票据实报销。第十一条 由于特殊工作需要或参与培训、会议等突破标准，事前可以预见或作出安排的，必须在出差申请单中作出说明和估计超标准金额，经批准后执行。第十二条 出差期间相关差旅费费用超过标准的，一律自行承担；特殊情况报销时须填报出差费用超标准审批单，按照规定程序审批后报销。第二节 市内交通费第十三条 市内交通费指各单位员工在办公所在地外出公干发生的市内交通费以及上下班费用。第十四条 上下班交通费采用交通补贴原则，具体标准由各单位根据实际情况报集团公司审批后执行；公干发生的市内交通费各单位必须从严控制，在单位不能派车的情况下，事前必须报经部门负责人批准，事后必须在票据上注明起始地、事由，部门负责人签字确认后按程序报销；对因工作需要加班到晚上10点以后的，可以报销一张市内交通费发票，报销规定同上。第三节 移动通讯费第十五条 移动通讯费根据集团公司和本单位的任命文献和职务类别，按照以下标准执行：序号职务类别开支标准备注1集团董、总裁、各单位董事长实报实销2集团副总裁、各单位总经理（总裁）400元/月涉及各单位董事长助理3各单位副总经理、集团部门经理300元/月涉及各单位总经理助理4各单位经理、集团部门副经理200元/月5各单位部门副经理150元/月第十六条 报销人应尽量使用供应商的包月优惠；集团内部通话提倡使用短号；报销标准为报销上限，若实际话费支出低于其相应标准，按实际话费金额报销，若实际话费高于其相应标准，则按标准报销，超支部分自理；各单位可以在此标准下拟订符合本单位实际情况的移动通讯费标准。移动通讯费报销频度为每季度报销一次，总额不能超过月数乘以月度标准的金额，报销人应提供移动供应商话费的专用发票。第十七条 个人移动通讯费一律由个人垫支后报销，原则上不通过单位托收。对符合报销条件的人员，不允许报销两部以上（含两部）的手机话费。不允许报销住宅电话费。第十八条 其别人员如秘书、驾驶员等特殊岗位需要报销移动通讯费的，由各职能部门申报，不超过100元/月标准，由各单位总经理根据工作性质审批拟定后按规定报销。第四节 其他费用第十九条 汽车费用1、各单位汽车管理应由行政部门负责管理，按一车一帐的原则建立汽车管理台帐，台帐内容应涉及汽车使用费用和维修情况。2、汽车保险费由集团公司行政部门负责、财务部门参与在本地选定一至两家保险机构，按统一政策在各保险公司办理保险业务，享受统一折扣和优惠，各单位不得另寻保险机构，外地子分公司应将保险机构和优惠政策报集团行政部审核。3、汽车修理应由集团行政部指定一至二家定点维修单位。汽车修理时，应由驾驶员填制汽车修理申请单（各单位自定格式），注明需维修的重要部件、预算费用金额等，报主管人员批准。修理费用结算时驾驶员应在修理费用清单上签字并挂帐，办公室按车辆进行修理档案管理，定期由办公室与修理厂进行结算。汽车在外地修理时应当将修理内容报管理部门确认后再修理。4、汽车费用报销填写费用报销单。汽车费用报销必须单独填报，不得与其他费用填在一张单据上，并且必须一车一单，在报销单上必须填写车牌号。第二十条 办公用品和礼品1、办公费不具体限定单笔（项）报销标准，实行预算管理后，各单位严格按预算总额控制。2、办公用品一般由采购部或办公室统一采购，单项采购超过1000元的，应采用询价制度，并至少向三家单位询价；单项采购超过1万元的，有条件实行招标采购的，应当采用招标制度。3、办公用品报销时，除采购发票上注明数量、单价外，有清单的必须提供清单，否则不予报销。4、对于办公用品金额较大的，应建立领用审批制度，各单位办公室建立办公用品领用台帐和低值易耗品领用台帐，并定期清点核对5、各单位应严格礼品采购、制作管理，用于赠送来访的重要客人以及有关客户。礼品开支纳入各单位业务招待费管理。第二十一条 业务招待费1、一般指招待业务往来单位及相关人员的餐费、交际费及其他费用。其他费用重要指各单位请客人外出参观、考察和会议的费用。2、各单位必须从严控制业务招待费的发生，实行预算管理后，各单位严格按预算总额控制。3、各单位请客户外出参观、考察和会议所发生的交通、住宿等费用填报差旅费报销单核销。4、发生业务招待支出，每次或单笔金额2023元以内，按照审批程序由各单位总经理审批，超过2023元的必须由各单位董事长审批。第二十二条 广告宣传费 广告费凭广告业专用发票报销，协议报财务部门备案。第二十三条 出国人员经费 从严控制非关键性业务出国活动，出国申请及费用计划必须事前经集团公司董事长批准后使用，并不得随意延长出国期限。第二十四条 租赁费 房屋租赁行为应综合考虑经营情况、租赁价格等诸多因素，各单位的房屋租赁行为报集团公司审批，各单位的分之机构的租赁行为由各单位审批。第二十五条 其他费用严格按费用预算执行。第四章 员工借款第二十六条 平常费用开支原则上不允许员工借款，应由个人先垫支，事后报销。第二十七条 短途当天往返的出差不允许借支备用金；新员工未转正之前不得借款；其他出差等借备用金的，填报借款审批单报批后申领备用金，每次借款金额20230元以内，按照审批程序由各单位总经理审批，超过20230元的必须由各单位董事长审批；装饰施工项目经理（项目管理负责人）项目备用金借支累计在项目协议额5%以内的，由各单位总经理审批，超过比例的必须由各单位董事长审批。员工借款在领款时必须由本人亲笔签字确认领款。第二十八条 借款实行前款不清，后款不借原则。员工在公司财务部门有借款余额或上次借款尚未归还或核销的，除非有特殊情况，否则不允许再次借款；费用报销时，如无特殊理由，应先归还借款。第五章 报销规定第二十九条 发票的基本规定 1、发票必须合法、真实、有效。2、发票不得涂改、挖补、大小写金额必须相符，笔迹清楚。发现发票有误，应当退回重开或更正，更正处应加盖开票单位公章。3、发票用胶水分类、整齐地粘贴在报销粘贴单上，防止原始凭证在传递过程中丢失。4、发票昂首与公司名称应一致，并具有规定印章（公章或财务专用章或发票专用章等）。第三十条 报销凭证的填写规定1、必须按费用报销单据规定填写相关内容。2、报销事项的内容、用途说明必须清楚准确，必要时附清单具体说明。3、报销金额大小写必须一致，不得涂改，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水笔填写。4、费用报销应按性质分别填制差旅费报销单或费用报销单。第三十一条 报销的时效规定1、当月费用一般应在当月报销解决完毕，有具体规定的（如移动通信费）除外；当年费用一般应在当年12月31日前报销解决完毕。 2、申请先由公司预付支票的，经办人应在5个工作日内拿回相应发票按报销审批程序办理签字核销手续，否则视同个人借款按相关规定解决。第三十二条 多人出差时由一人统一管理开支费用并报销，其他个人费用必须由本人按照报销审批程序报销。第六章 报销审批付款程序第三十三条 权签人：权签人是指部门经理、主办会计、财务负责人、分管副总、总经理（执行总裁）和董事长等。权签人享有在规定管理权限内对报销付款签字审核审批的权利，并承担相应的责任和对费用真实、合法、合理性负责的义务。第三十四条 权签人审核审批内容1、经办人：在费用事项发生后，按照规定分类粘贴原始凭证，填写报销单，交部门经理审核。经办人对其发生费用的真实、合理、合法、完整性负责，严禁虚报、假公济私。2、部门经理：按管理及责任权限对本部门发生费用的真实性、合理性负责审核并签字，对费用是否符合部门预算承担责任。对审核不通过的予以退回。3、分管副总：按管理及责任权限对负责分管业务范围内所发生费用的真实性、合理性负责审核签字；对总经理授权事项、金额范围内费用予以审批签字，并承担责任。对审批审核不通过的予以退回4、主办会计：对报销凭证的相关内容，根据本规定规定和报销标准进行审核；并复核报销的金额、是否有备用金或其他借款，是否从报销款中扣回相关借款；票据的合法、合规性负责审核签字，对审核不通过的予以退回。5、财务负责人：对主办会计审核后的报销凭证进行整体审核，并结合公司月度、年度预算的使用情况和实际资金情况，签署审核付款意见，对整个报销的合法性、合规性承担责任。对不符合规定，有损公司利益的要坚决予以拒绝和退回，如有弄虚作假的，应当扣留票据。有财务总监的单位，财务总监是财务负责人；没有财务总监的，财务部经理（或授权副经理、主办会计）行使财务负责人职责。6、总经理（执行总裁）：根据董事长的授权，对授权和规定范围内所有费用予以审批，并对费用的真实性、合理性承担责任； 总经理的费用，由财务负责人审核后，交由董事长审批。7、董事长：根据集团公司相关规定或授权，对费用品有最终审批权，并以法人代表身份对所有费用的真实、合理、合法合规性承担责任。 董事长的费用由财务负责人审核。8、出纳：审核报销单是否完毕上述签字流程，是否本人签字，对审批签字手续不全的坚决予以退回。对报销金额再次复核，复核金额（付款金额）只能小于等于报销人申报金额，对复核金额大于申报金额的，予以退回给经办人重新办理（或按申报金额办理）。报销费用抵冲借款的部份，出纳应开具收据；收回多余的钞票，应开具收据，收据中的一联应作为凭证附件。第三十五条 具体审批权限程序，按照“借款、费用支出、其他财务事项审批权限及程序表”执行。第七章 附则第三十六条 本规定由集团公司计划财务 部负责解释和修改。第三十七条 本规定自下发之日起执行，之前与本制度有冲突的制度条款作废。