超市管理信息系统分析报告.doc

超市管理信息系统分析报告一、 系统开发背景作为国内市场的一些中小型超市，它们在信息化过程中的步伐要落后于大中型超市，而对于这些企业的资源管理，信息的存储和处理也显得迫切需要，要适应市场竞争，就需要有高效的处理方式和管理方法，因此加快超市的信息化进程是必可少的。我国超市形成在20世纪90年代初期，现在已经成为我国零售业的一种重要形态。随着超市高速的发展，其经营管理也变得愈加复杂，早期的售货员站柜台的形式早已不能满足现有销售也的发展，这样就迫切地需要引入新的管理技术。中商平价光谷购物广场位于武汉市洪山区珞瑜路453号，关山三路光谷国际写字楼的1-3层，于2006年正式营业。超市商品总类达3万多种，几乎覆盖了国内外各种商品。随着超市规模的发展不断扩大，商品数量急剧增加，有关商品的各种信息量也成倍增长。超市时时刻刻都需要对商品各种信息进行统计分析。加快网络信息化建设，对超市的运行和发展，迫在眉睫。二、 系统开发必要性POS(Point Of Sale)机管理系统经过20年的发展，在当今竞争激烈、物品多样化的卖方市场的情况下，已经不能适应快速反应信息、快速组织货物，提高资金周转效率等发展要求了，造成许多人力、物力和财力的浪费。超市管理信息系统分析与设计，针对超市的具体需求，在对超市原有的业务流程进行规范、整合之后，结合超市发展的新要求进行设计和开发的。系统上线后，可以轻松解决超市在商品流管理、物流管理、人力资源管理、信息流管理等一系列问题，迅速提高超市经营管理水平，实现稳固客户群，增加经济效益，提高商业零售竞争力的目标。三、 可行性分析经济可行性经营产品的经销商或者是商家都要求有雄厚的资金支持。所以，在系统的开发过程中，企业完全有能力承担开发费用。因为通过网络传递销售信息可以不受距离的限制，因此可以节约许多的人力和物力，方便管理，由此可以减少不必要的开支，同时该系统可以提高超市的销售效率，即提高了超市的经济效益，所以从经济上完全是可行的。一般新系统带来的经济效益是间接的，其最主要的表现就是减少了企业管理费用和人力开支。技术可行性有的超市对员工的素质要求比较高，从管理层到下面的销售人员，都要求具有一定的计算机基础，所以在新系统投入使用时，只要对员工进行少量的培训，系统的功能和使用方法就基本上能够是系统顺利运行。社会可行性 管理信息系统正式运营后，人员上不会做太大的调整。而上了新的信息管理系统后比原系统更加高效和方便地实施经营和管理，效益将会有一个明显的提高，相关人员经过短期培训即可，而且超市主管和各个职能单元负责人都积极希望尽快地上新系统,这样他们的管理决策压力就会大大减轻，工作效率大大提高。四、 业务流程分析1、 原有流程的分析 功能结构图超市管理商品信息管理库存管理采购管理销售管理4.现行系统的业务流程分析现行系统的业务基本流程：商品销售商品需求计划库存检查采购计划是否通 过结 束否是商品采购商品入库商品出库商品销售否充足？是商品出库商品销售审 批缺货通知2、 原有业务流程的问题1：管理方式落后，缺乏信息化支持超市在管理方面，仍未能实现完全信息化，有的环节甚至依旧是人工化，这样浪费人力资源，效率低，准确率低。各部门之间存在严重的信息沟通问题。2：业务流程复杂，难以顺畅有效运行 无论在销售部门，采购部门，或者是库存部门，当需要与其他部门进行业务往来时，往往需要经理审批，这种流程造成的状况是，各部门出现问题需要解决时，往往不能有效及时得到回应。3：商品库存管理混乱，透明度低 由于没有完善的库存管理体系，超市商品库存管理极其混乱，商品信息往往是不完善的，造成对商品库存的维护的困难，而且无法与销售部，采购部及时共享信息，造成销售部，采购部的决策问题。3、 业务流程的优化通过新系统的实施，有效解决目前系统存在的信息沟通不顺畅问题，通过完全信息网络的建设，达到完全信息共享，各部门能实时共享互相的信息。使整个系统业务流程实现信息自动化，不再需要过多人工参与，能有效地对销售信息进行统计记录，能有效地完整管理商品库存信息，能有效地根据库存信息编制采购计划。4、 业务流程的确定 根据超市运营的特点，新系统应采用职能法来划分子系统。销售管理系统，自然是以销售商品为主要的，同时，销售管理系统也提供销售查询，销售商品信息功能，作为系统一体化的一部分，销售管理系统也与其他子系统形成实时数据共享，能使其他部门及时了解商品销售状况，做好各项准备；而库存管理子系统，是负责商品的存储，调配的核心，销售部对库存部提出提货请求，库存部通过管理子系统及时应对。同样，对于商品的出库入库，进行详细的记录和统计工作，同时，库存管理子系统也与其他子系统紧密结合，在出现库存不足时，能及时向相关系统部门反馈，实现信息高度共享；采购子系统，负责商品的采购工作，采购子系统与库存子系统的联系是十分紧密的，采购子系统正是根据库存子系统的信息反馈，而启动各种不同功能的，同样，采购子系统也要将采购商品信息反馈给库存子系统。序号子系统名称 主要系统功能描述1销售管理商品销售管理销售商品信息管理销售数据查询销售商品数据统计销售商品信息反馈2 库存管理入库出库库存查询商品信息查询凭证查询3 采购管理商品信息查询采购清单查询凭证查询采购明细查询采购统计查询五、系统功能设计、代码设计1.设计思想(1)系统分成几个相对独立的模块，但这些模块都进行集中式管理。(2)分层的模块化程序设计思想，整个系统采用模块化结构设计。作为应用程序有较强的可操作性和扩展性。(3)合理的数据流设计，在应用系统设计中，相对独立的模块间以数据流相互连接，使各模块间的耦合性较低，方便系统运行，提高系统安全性。2.功能模块设计 根据以上分析，可以将整体系统分为3个模块：超市管理信息系统采购管理系统销售管理系统库存管理系统超市管理信息系统功能模块2.1库存管理子系统设计根据子系统划分的分析，库存管理系统的主要处理功能包括补充商品的确认、库存的检查、库存数据的更新处理、提供现有商品信息。库存数据的更新主要是根据入库商品数据和出库商品数据来处理的。出库和入库需要参照不同的数据（销售数据和订货数据），但处理过程是一样的，因此出库处理和入库处理合并到出库入库功能模块中，将补充商品的确认、库存的检查合并到销售预测信息处理模块中；计算机管理信息系统一般都需要系统管理功能和初始设置功能，这样，新系统的功能模块设计如下所示库存管理系统功能模块库存管理系统初始设置出库入库处理库存查询录入库存数据设置操作权限录入入库单录入出库单审核并更新库存当前库存商品信息历史库存商品信息录入销售清单、市场信息、检查新订商品库存检查处理销售信息反馈2.2销售管理子系统设计根据子系统划分的分析，销售管理子系统的主要处理功能主要包括对销售终端POS机销售数据收集，对销售商品信息的记录，对销售商品信息的查询，对销售商品信息的汇总整理统计。此外，能对其他各子系统：库存管理子系统，采购管理子系统，进行实时的销售时点数据的发送以及同步数据的接收销售管理系统销售商品查询信息查询商品信息查询信息反馈商品需求反馈商品信息反馈信息更新商品信息更新销售数据更新销售管理系统功能模块2.3采购管理子系统设计 根据子系统划分的分析，采购管理子系统主要处理功能包括，对库存信息的分析指定采购计划，执行采购计划，对各项采购清单的查询，对采购计划的修改和查询。采购管理子系统的更新将直接影响其他子系统，所以还必须有采购商品信息的实时更新通讯，才外还必须具有对采购商品信息记录，整理，汇总，以及查询功能。采购管理系统采购信息查询采购商品管理采购综合管理订单查询计划查询询商品管理商品查询订单相关商品相关3.代码设计超市运营过程中需要编码的对象有各种凭证，包括商品入库单，商品出库单，POS机购物小票，提货单，出货单，采购清单等；以及各种销售的商品，其中：（1）各种凭证的编码模型 为了使各种凭证实现系统自行编号，编码采用层次码加顺序码，层次码表示年份和月份以及凭证类别，顺序码表示同一部门同一类型凭证发生的先后次序，考虑到超市业务运行特点，凭证顺序号采用4位，其编码模型如下图n nnnn nn nnnn凭证顺序号月份年份凭证类别凭证编码模型（2）销售商品的编码模型 由于超市销售的商品种类达3万多种，数量更是数不胜数，采用何种编码模型，对系统运行，超市的运营将产生什么分重要的影响。鉴于商品数量之大，种类之多，以及考虑到系统运行的兼容稳定性，决定采用国际物品编码协会制定的一种商品用条码EAN码（标准版）（European Article Number）。EAN码通用于全世界，也是我国通用的商品条码 标准版EAN代码长度为13位：XXX XXXX XXXXX X第13位是国家代码（分配给我国的是690695）；第47位为厂商代码；第812码为产品代码；第13码为校验码。其编码模型如下图：nnn nnnn nnnnn n国家代码校验码商品编码厂商代码