内部控制手册--固定资产管理.doc

固定资产管理1.1 概述规定了XX市XX股份有限公司及其下属公司有关公司设备的编号、台帐记录、盘点、转移、租赁，固定资产的维修及更新改造的工作流程，旨在加强固定资产日常管理，规范固定资产核算方法，确保固定资产实物与账面数量相一致。1.2 适用范围适用于XX市XX股份有限公司及其下属公司。1.3 相关制度u 固定资产和低值易耗品办公设备管理制度u XX市XX股份有限公司-车辆管理规定（试行）1.4 职责分工n 工程部：负责根据国家有关法律、法规及上级主管部门意见，修订固定资产管理程序；负责审议固定资产的请购、报废及其它重大事项；组织审核公司固定资产年度预算，组织使用部门对已转固定资产和未转固定资产的实物进行管理。n 资产管理员：负责固定资产编码和固定资产卡片的制作，应将当月新增或变动的固定资产卡片于月末发放给各使用部门，特别是固定资产的变动，确保帐、卡、物的相符。n 固定资产使用部门：负责本部门固定资产的申购、领用及日常管理；负责部门内固定资产台账与资产实物的日常盘点工作，会同工程部和财务部做好固定资产盘点工作。n 采购部：负责办理固定资产采购事宜。n 财务部：负责固定资产价值核算，按规定提取折旧/减值准备，及时准确的反映固定资产价值、固定资产增减变动情况，协助固定资产盘点。n 总经理/分管副总：负责审批大额固定资产的采购、报废申请的合理性。1.5流程图181.6控制矩阵风险编号风险描述控制措施编号控制类型控制措施应用系统控制控制频率（随时/日/周/月/季/年）控制实施证据对应制度/管理办法应用系统控制所属模块系统控制措施8.3-R1未建立办公设备实物台账，台账要素不规范，可能导致公司资产记录信息失真，不利于了解办公用固定资产的现状，出现问题无法及时发现8.3-C1预防性设备管理部门及使用部门均应详细完整地记录办公设备管理台账，包括设备名称编号、型号、使用寿命、使用日期、折旧情况等记录年设备管理台账8.3-R2办公设备无统一的编号标准，未对办公设备进行编号，可能导致办公设备管理混乱，不利于公司资产盘点工作，造成公司财产损失8.3-C2预防性严格按照公司制定的设备编码规则对购入的办公设备进行编码，做到每台办公设备都有唯一编码标识年设备编号8.3-PR1固定资产日常管理职责分工不明确，可能导致固定资产管理混乱8.3-C4预防性固定资产管理制度中明确固定资产采购、验收入库、记账核算等环节的人员职责分工、岗位责任年固定资产管理制度8.3-PR2未设置专门的固定资产管理部门，可能导致部门之间职责重合或分工不明，造成资产档案管理混乱8.3-C5预防性由总经理授权行政部负责公司固定资产管理归口部门，明确部门管理制度年固定资产管理制度8.3-PR3已建成的固定资产未及时转入或只部分转入固定资产，可能导致账实不符，影响资产计量不准确8.3-C6预防性在建固定资产完工交付使用后，财务部应对已建成的固定资产及时入账年财务核算制度8.3-PR4固定资产采购后入账不及时，可能导致公司资产计量不准确8.3-C7预防性公司购进固定资产的，采购部门应及时将发票、入库单等采购单据交付财务部，会计人员审核单据后应及时入账年采购申请单；入库单；采购发票8.3-PR5固定资产编号不规范，可能导致资产管理混乱8.3-C8预防性严格按照公司制定的编码规则对固定资产进行编码，做到每台固定资产都有唯一编码标识年固定造成编码规则8.3-PR6没有贴固定资产标签，标签损坏或脱落时没有及时更换，可能导致资产安全风险8.3-C9A发现性对经过审批进入固定资产的固定资产制作固定资产标签，将固定资产标签贴在固定资产表面可见，并有利于盘点的部位年固定资产标签8.3-C9B发现性固定资产使用部门协助行政部定期对固定资产上的固定资产标签进行检查，发现有标签损坏或脱落现象的应及时更新或补贴并做好标签修补记录年固定资产 标签检查、修补记录8.3-PR7未及时建立固定资产台账、台账要素不规范，可能导致资产记录信息失真，影响后期固定资产盘点8.3-C10预防性行政部及使用部门均应详细完整地记录固定资产管理台账，包括固定资产名称编号、型号、使用寿命、进厂日期、使用日期、折旧情况等记录年固定资产管理台账8.3-PR8违反固定资产安全管理规定或因保管不善、使用不当，可能造成资产损失8.3-C11预防性设备操作人员在现场作业中应当严格执行设备的安全操作规程和有关的安全规章制度，在作业过程中发现事故隐患或者其他不安全因素，应当立即向现场安全管理人员或单位有关负责人报告年设备安全操作规程8.3-PR9未办理大额固定资产保险，可能导致资产损失时无法得到相应的赔偿8.3-C12预防性对大型、重要固定资产购置时，行政部相关人员应及时办理设备保险手续，所有设备保险单应随同设备技术资料一并进行保管，当发生设备损坏或安全事故时可及时申请办理保险赔偿年设备保险相关资料8.3-PR10未制定年度固定资产大修计划及预算或制定不合理，可能导致计划和预算的实施困难8.3-C13预防性贯彻执行并依照国家、省和上级主管部门有关固定资产修理的方针、政策、法律、法规和标准，结合公司实际编制公司年度固定资产大修计划，与公司生产经营计划同时下达年固定资产大修计划；公司生产经营计划8.3-PR11固定资产送外维修中的数据保密工作不到位，可能导致重要资料泄密8.3-C14发现性存有重要数据资料的设备送外维修前应由相关技术人员将保存的数据资料导出保管或进行加密处理，经使用部门及管理部门领导审核确认后才能送外维修年设备数据导出记录；领导审核意见8.3-PR12集团各下属单位固定资产进行内部调拨时未办理调拨手续，可能导致资产管理混乱8.3-C15预防性各集团下属子公司固定资产闲置时可进行相互调拨借用。固定资产调拨前应在集团公司固定资产管理部门进行备案并提出调拨申请，办理固定资产调拨手续年固定资产调拨申请单8.3-PR13固定资产调拨后财务未及时调账，可能导致资产账面价值与实际情况不一致8.3-C16预防性固定资产调拨后，各下属子公司办公室应及时通知财务部进行账务处理，财务人员应获取并核对固定资产调拨申请审批单据后进行财务入账生成相应的会计凭证年固定资产明细账；固定资产管理台账8.3-PR14未经领导审批授权对外租赁固定资产，可能导致资产对外租赁无审批痕迹8.3-C17A预防性各子公司需租赁固定资产时，需按照有关制度要求提前向子公司主管固定资产负责人提出申请，以便子公司资产管理人员能够根据单位生产需要，计划固定资产的租赁工作年闲置固定资产及固定资产租赁管理制度8.3-C17B预防性原则上不准对外出租固定资产。特殊情况需要出租的须报集团公司行政部批准年闲置固定资产及固定资产租赁管理制度8.3-PR15固定资产外借时未办理出租手续，可能导致对于固定资产的管理疏漏8.3-C18预防性公司固定资产外借使用前须与借用单位签订租赁合同或协议，由集团行政部报公司领导审批确认后办理租赁手续年固定资产租赁合同8.3-PR16对外租赁固定资产未签订资产租赁合同，可能导致合约纠纷，产生法律风险8.3-C19预防性对外租赁固定资产时应签订财产租赁合同，并按规定程序报批。固定资产管理人员应与租赁方就租赁固定资产的名称、型号、数量、租赁期限、租赁金额、租金支付方式等与租赁方共同协商，达成一致意见后，按规定的权限及时签订固定资产租赁合同年财产租赁合同；合同会审表8.3-PR17固定资产租金收取不及时，可能导致收入记录不全，造成资金风险8.3-C20预防性固定资产管理人员应协助财务人员及时核对租金收款情况，对于租赁方未及时支付租金的，固定资产管理人员须及时提醒对方按照合同定期足额支付租金年其他业务收入明细账8.3-PR18固定资产租赁后财务未及时调账，可能导致财务账记录不完整，账实不符8.3-C21预防性固定资产对外租赁后，行政部应及时通知财务部进行账务处理，财务人员应获取并核对固定资产租赁申请审批单据后进行财务入账生成相应的会计凭证年其他应收款明细账8.3-PR19固定资产盘点不规范，可能导致资产缺失，账实不符8.3-C22发现性财务部与行政部至少每年组织一次固定资产盘点，财务部编制年度固定资产盘点工作计划，经固定资产管理部门负责人、分管领导及总经理审批签字后执行年固定资产盘点工作计划；领导审批记录8.3-PR20固定资产盘点时无详细的盘点记录，可能导致盘点结果失真8.3-C23发现性固定资产管理部门负责固定资产实物清点，财务部与行政部监督资产使用部门的实物清点，固定资产使用部门将实地盘点结果记录在固定资产盘点表上，行政部核对盘点表与固定资产实物台账、财务部固定资产台账记录，固定资产使用部门、行政部、财务经理审核固定资产盘点表并签字确认后，报公司总经理审核签字年固定资产盘点记录；领导审核意见8.3-PR21无盘盈盘亏原因分析，未及时进行调账处理，可能导致资产损失原因不明，资产价值计量不准确8.3-C24发现性盘点中发现的盘盈、盘亏情况，行政部会同财务部及专业技术人员对固定资产盘盈、盘亏情况进行分析并做出鉴定，编制固定资产盘盈、盘亏处置报告，按照职责审批权限报财务经理、分管领导及公司总经理审核确认后执行，财务部会计核算人员根据审批结果，对盘盈、盘亏进行账务处理，行政部负责固定资产台账管理人员根据审批结果调整、更新固定资产实物台账年固定资产盘盈盘亏处置报告；领导审核意见；固定资产管理台账8.3-PR22固定资产折旧计提不准确，可能影响资产价值的计量以及当期成本费用8.3-C25发现性各级公司财务部固定资产核算岗位按照公司会计制度确定的固定资产折旧方法、预计使用年限、折旧率等，以及行政部提供的固定资产增减变动等相关资料按月计提固定资产折旧，编制固定资产折旧计提表，经财务部主管会计或财务经理审核签字后进行账务处理，编制记账凭证，主管会计复核记账凭证并签章确认年公司会计制度；固定资产折旧计提表；领导审核意见；折旧费用明细账8.3-PR23固定资产年末未进行减值测试或减值计提不准确，可能造成资产核算不准确8.3-C26A发现性各级公司固定资产使用部门须定期（至少每年一次）对固定资产进行全面检查，对固定资产有减值迹象的，财务部会同行政部、技术部门等业务部门组成检查小组进行固定资产减值测试年固定资产减值测试记录8.3-C26B发现性检查小组根据检查情况编制计提固定资产减值准备检查表并签字确认，如需要计提（或转回）固定资产减值准备，财务部固定资产核算岗位根据集团公司会计制度、计提固定资产减值准备检查表及减值准备相关资料，进行减值准备计算，编制固定资产减值准备计算表与计提固定资产减值准备申请表并签字确认，经财务经理审核签字后交行政部审核年计提固定资产减值准备检查表；固定资产减值准备计算表；计提固定资产准备申请表；领导审核意见8.3-C26C发现性行政部负责人审核固定资产减值准备计算表及计提固定资产减值准备申请表中计提减值准备的固定资产的名称、原值、净值减值准备的原因、减值准备金额等内容，审核签字确认后报本公司分管领导审核，分管领导审核签字后报本公司总经理审核签字年固定资产减值准备计算表；计提固定资产准备申请表；领导审核意见8.3-C26D发现性公司财务部、行政部负责人分别对所属单位上报的固定资产减值准备计算表及计提固定资产减值准备申请表进行审核并签字确认，经分管领导审核签字确认后报公司总经理审批，公司总经理审批签字后以公司文件形式下发至各单位年固定资产减值准备计算表；计提固定资产准备申请表；领导审核意见8.3-C26E发现性财务部固定资产核算岗位人员根据审批结果进行固定资产减值准备的账务处理，编制记账凭证，主管会计复核记账凭证并签章确认年资产减值准备明细账