集团企业OA办公系统立项专题报告.docx

XXX企业企业OA办公系统立项汇报 第一章 OA项目建设背景介绍1.1. 协同办公（OA）定义办公自动化通俗了解为无纸化办公，网络化办公、电子化办公，本意为利用网络技术手段提升办公效率，进而实现办公自动化处理。对企业办公方法改变和效率提升起到了主动促进作用。 办公自动化处理企业日常管理规范化、增加企业可控性、提升企业运转效率基础问题，范围包含日常行政管理、多种事项审批、办公资源管理、多人多部门协同办公、和多种信息沟通和传输。能够概括说，OA软件跨越了生产、销售、财务等具体业务范围，更集中关注于企业日常办公效率和可控性，提供企业决议依据，是提升企事业分子企业整体运转能力不可缺乏软件工具。1.2 XXX企业办公现实状况1) 网上办公完全依靠邮件系统，工作沟通、传送效率低。基于企业和下属各子企业异地办公特点，企业在行政办公方面所使用技术手段还仅仅停留在电话、传真、邮寄、邮件等传统方法，工作效率很低下，而且使得部门之间联络沟通不够顺畅，企业内部形成了一个个信息孤岛。企业向子企业传达文件花费一整天甚至几天时间现象十分普遍，碰到需要下属子企业反馈（如汇报数据等）工作，则周期比较长，且轻易出现差错，对人力资源应用造成极大浪费，企业企业和各子企业利用信息技术革新办公方法呼吁十分强烈。所以为了提升企业管理，促进企业发展，需要建设一套符合上海某企业企业股份本身特点办公自动化系统，利用网络技术打破地域时空限制，实现企业和各分子企业、各部门跨地域、高时效地协同工作。2) 文件归档、存放和检索差，安全无确保现在企业文档大部分是电子文档，文件归档和存放基础没有管理，很多文件在部门或个人邮箱存放，归档基础依靠行政部门进行，不便查询使用，一旦发生人员变动，就可能造成损失。文件权限（修改、阅读、打印、保留等）没有任何保护，每个能接触文件人员全部可完全拥有全部权限，且对文件操作没有任何痕迹统计。这么传输管理致使关键文件随时全部有可能被复制、打印、修改并经过邮件传送出去。假如没有发生重大泄密事件，完全仅依靠于职员品质是现在并不可靠技术保障。企业关键资料，如证照、股东会、董事会、章程管理混乱，无版本控制，常常造成信息失真。且这类资料很多由城市或项目企业自行管理，企业因业务需要时才经过电话或邮件方法获取，严重影响决议工作开展。3) 企业内部组织框架复杂，办公效率低下。因为企业企业特征，组织框架过于复杂，人员变动极为麻烦；庞大信息没有条理性梳理，不知怎样做到有效梳理，寻求资源也过于缓慢。因为企业多管控模式，企业层面战略、目标、绩效制订下发全部靠人为线下处理，过程长，正确度不高。后期实施监控和信息反馈也过于缓慢。这么严重影响企业型企业可连续发展。很多企业企业最头痛事情就是组织架构调整，因为企业过于庞大，全部信息传输往返很耗时间，而往往一人多岗和权责不明情况屡有发生，全部即使部分简单组织改变往往会话费大量时间、人力、物力。另外，人员跨部门、跨企业调动也极为麻烦，全部知识沉淀和工作交接也做不尽如人意。4) 任务实施差，团体人员配合不顺畅。企业很多任务计划实施不到位，现在全部经过周报反馈，目标整体性差，尤其是任务包含到多责任部门及人员配合时，效率低下，造成任务延期而影响具体业务开展。5) 办公过程中制度、步骤了解不清楚造成工作失误增多，工作量增大。领导出差，很多事情不是很清楚该怎样办理，尤其是部分操作步骤多事情轻易拖延。怎样提升职员工作操作规范化，提升事务处理效率是办公过程中急需处理问题。6) 领导办公缺乏决议支持领导办公环境改变频繁，常常各地奔波，靠手工报表统计，信息存在滞后性，迫切需要一个移动办公平台，能随身随时监控企业业务发展动态，了解下属工作情况，和关键财务指标数据等。手工报表使得信息采集、处理不够全方面，无法为企业管理和决议提供科学、快速依据。第二章 企业OA项目立项分析第2章2.1. 企业办公自动化建设目标依据XXX企业战略发展需要，现在企业内缺乏以人为关键、对人行为过程进行管理系统；OA办公管理系统作为整个企业信息化建设试点项目，努力争取实现打通企业内部存在信息孤岛、使企业内部有效信息结构化、提升职员工作效率。提议和著名OA系统供给商合作，在合理时间和成本约束下，高质量地完成本项目需求，本项目需求提议能够为以下内容：l 以人为关键，数据从上而下透视权限管控平台：构建管理过程显性化、职员工作痕迹显性化平台。企业领导能够依据岗位权限自上而下透视组织内任何宏观和微观数据。如：领导找到某个职员时，该职员在企业全部工作痕迹全部能够被找到。如：现在计划任务完成情况，领导交办待办事宜处理情况，文档方案情况，手头负责办公资产情况，负责用户、项目情况，在企业预算收支情况等，从而对以人为关键绩效考评提供客观数据支持。l 打造高效制度化实施平台：制度电子化，步骤规范化、标准化，提升整体实施力。在软性制度(即通常文本型制度)要求下，经过工作步骤图形化和表格化操作模式，为全部职员提供更清楚运作步骤，从而降低因为人为了解原所以造成制度不流畅运作，继而提升制度实施效果。同时管理步骤实施过程中，每个步骤、部门、人员出现工作滞留，全部会被系统真实统计和反应。经过对系统步骤数据分析，最终达成优化步骤目标。经过步骤优化，降低办公业务中非增值活动、等候时间、反复和协调工作量，在处理协同工作和信息共享同时，实现在线业务流转和管理，真正提升办公效率，挖掘和发挥职员价值；l 移动办公平台：基于企业移动办公需要，实现手机网上审批、语音审批、远程异地办公功效。移动办公改变了传统集中办公室办公方法，扩大了办公区域，用户可在家中、全国各地甚至世界各个角落经过网络连接随时办公。l 信息公布平台: 为企业信息公布、交流提供一个有效场所，使企业规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项立即传输，使企业职员能立即感知企业发展动态。l 协同工作平台: 将企业传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务“扁平式管理”模式，使一般职员和管理层之间距离在物理空间上缩小同时，心理距离也将逐步缩小，提升企业团体化协作能力，最大程度地释放人发明力，并沉淀工作中沟通信息。l 公文流转平台: 改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传输、会议通知等均采取电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方法，真正实现无纸化办公。l 企业资料管理平台：将企业企业证照（如：营业执照、组织机构代码证等）、股东会资料、章程、董事会资料统一纳入企业资料平台中管理。实现企业关键资料效获取及版本控制。l 会议管理平台：将企业会议体系整体计划，实现从会议安排、会议准备、会议实施、会议决议任务跟踪全周期管理。经过步骤贯穿会议管理一直，经过会议看板、及会议步骤待办推送功效帮助企业职员提升会议实施效率。l 信息门户平台：构建企业统一信息访问入口和信息统一管理平台，职员能够经过门户依据岗位权限取得相关信息，和进行多种知识交流和储存等。同时信息自动根据岗位权限推送到企业门户，分子企业门户、部门门户、个人门户，同时管理层关心信息（如系统自动抓取外网相关信息、相关数据报表、审批事宜等）自动推进到管理层门户，方便不一样层级人员对信息利用。l 企业通信平台:集成或新建电子邮件系统和企业范围内即时交流系统，使企业内部通信和信息交流快捷流畅。l 知识共享平台：打破知识文档分散存放在不一样职员和不一样部门，依据权限统一管理企业全部知识文档，沉淀日常工作产生工作结果并在合理范围内进行共享，提升内部工作经验分享，改善企业创新能力、快速响应能力，提升生产效率和职员技能素质，避免职员流动带来企业知识流失，降低企业管理和培训成本。l 综合事务平台：实现对企业办公用具、办公资产、计划日程、会议室、车辆动态管理。实现实物资产登记、资产状态生命周期管理、办公资产分摊、办公资产费用统计和供给商管理。l 信息集成平台: 企业企业中已存在收费、调度等部分企业经营管理业务数据，对企业经营运作起着关键性作用，但它们全部是相对独立、静态；OA系统含有数据接口功效，能把企业原有业务系统数据集成到管理层信息门户中，使管理层能够经过一套系统即时获取企业经营决议数据，提升企业整体反应速度。l 分级分权监控管理平台：基于企业多层多元化管理特点，不一样子企业管理模式基于行业特点需要实现分权管理以调动主动性，同时企业对于全资、控股、参股分子企业运行能够经过系统实现灵活掌控方法，既可实时监控、监督是否根据企业规章制度实施，同时又可实现管理运行数据报表实时上报和信息沟通传输。2.2. 企业建设OA系统标准在企业信息化建设总体思想指导下建设OA，具体遵照以下标准：优异性标准采取当今中国、国际上最优异和成熟计算机软硬件技术，使新建立系统能够最大程度地适应以后技术发展改变和业务发展改变需要。实用性标准实用性就是能够最大程度地满足实际工作要求，是每个信息系统在建设过程中所必需考虑一个系统性能，它是自动化系统对用户最基础承诺，所以，从实际应用角度来看，这个性能愈加关键。可扩充、可维护性标准依据软件工程理论，系统维护在整个软件生命周期中所占比重是最大，所以，提升系统可扩充性和可维护性是提升管理信息系统性能必备手段。安全保密标准一个企业数据相当一部分就是该企业秘密，尤其是投资行业部分机要文件、 机密档案等，是绝对关键数据，所以安全保密性对办公自动化系统显得尤其关键，系统总体设计必需充足考虑这一点。采取操作权限控制、设备钥匙、密码控制、系统日志监督、数据更新严格凭证等多个手段预防系统数据被窃取和纂改。可靠性标准一个中大型计算机系统天天处理数据量通常全部较大，系统每个时刻全部要采集大量数据，并进行处理，所以，任一时刻系统故障全部有可能给用户带来不可估量损失，这就要求系统含有高度可靠性。经济性标准在满足系统需求前提下，应尽可能选择价格廉价设备，方便节省投资，即选择性能价格比优设备。OA是一个工程项目，必需按工期进行实施，立即投入使用。在较短时间内达成投资目标，从而表现系统经济性。2.3. 企业OA建设项目标总体计划总体建设蓝图以建设目标为指导，总体建设蓝图绘制了XXX企业协同OA平台建设框架。从应用角度，关键包含 “基础办公”、“信息门户”、“步骤管理”、“档案管理”、“移动办公”、“人事信息”、“信息公布”和“协作沟通”；从系统角度，关键包含“系统软件”、“网络硬件”。协同OA应用建设内容最终经过PC和移动两类终端提供给用户。协同办公系统总体建设蓝图总体建设路线总体建设路线图XXX企业协同办公系统总体建设路线图分为三个阶段：第一期基础阶段（第一期），关键以提升效率为主，建设统一协同办公平台。第一期做好系统布署（包含PC和移动服务）和基础办公应用建设。实现办公基础功效、扩充功效、管理功效。如门户空间管理、协同工作，表单应用，知识管理、收文管理、发文管理、字迹留痕等。建立企业步骤体系、即时通讯、短信通知平台、电子邮件集成应用、协作交流小区，为企业职员提供多个沟通方法，实现企业内部高效沟通；建立公文管理、会议管理、日程管理、企业门户信息公布、常见工作步骤等基础办公应用，建立移动办公应用，实现企业内部高效、统一协同办公。逐步实现职能信息门户、专题信息门户、管理步骤实施、知识文档存放和共享等应用，深入提升企业内部协同工作效率。第二期提升阶段（第二期），关键以协同拓展应用为主，建立项目管理拓展应用模块，并对现在有系统进行深入优化。而“自动化”再上一个台阶就是“智能化”，即针对不一样用户知识使用需求来设计和建造全方面知识管理系统，围绕用户处理业务过程自动提供所需要数据、信息和知识，充足利用用户自己和其它用户在日常工作中沉淀下来信息和经验。这种软硬件资源整合深入解放用户受到限制，最大程度发挥了信息化资源服务业务、服务管理、服务决议价值。第三期强化阶段（第三期），关键以信息融合为主，建设统一信息集成平台，整合工程管理、财务管理、党群工会、资产管理等异构系统。该阶段关键是实现异构系统业务信息在协同平台上整合应用，逐步消除信息孤岛现象，充足发挥信息集成整合，相互协同价值。同时，建立移动平台信息集成整合应用。该阶段建设首先需要协同OA平台建模工具和集成接口支撑，其次需要成熟而明确各类业务需求，从而建立信息协同工程管理、财务管理、党群工会、资产管理等业务和管理应用。