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1、 进出口贸易作业标准化手册(范例B) □ 组织系统 详见组织系统图18.2.1。 图18.2.1 组织系统图 □ 业务步骤 1.新产品开发(样品搜集)。 2.用户开发。 3.用户询价(电报、信件、电报处理)。 4.报价。 5.订单确定。 6.开立境内订单。 7.生产督促及L／C催开。 8.出货。 9.押汇(出货通知)。 10.付款。 □ 业务处理细则 1.新产品开发(样品搜集) (1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(附表18.2.2)，写明以下资料： ①临时编号。 ②品名、规格、包装。
2、 ③制造厂商名称、地址、电话、责任人、联络人、工厂产量规模。 ④开发成本。 ⑤预估生产成本。 ⑥制造商报价。 ⑦可能销售对象及地域。 ⑧预估售价。 ⑨预估毛利。 (2)业务科于每七天业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评定，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。 (3)经评定列为A、B类之产品，给予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评定列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。 (4)业务科每个月就现有产品，选择过时产品，于每个月第一周业务汇报时，提
3、出检验，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。 (5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时年、月、日。即1995年6月10日开发产品，临时编号为950610。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母次序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号标准和新产品之临时编号相同。 (6)①产品档正式编号共七位数字，第一位数代表……，第二位数代表……，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品。 ②第一位数填1代表 第一位数填6代表 〃 2 〃 〃 7 〃
4、〃 3 〃 〃 8 〃 〃 4 〃 〃 9 〃 〃 5 〃 ③第二位数填1代表 〃 2 〃 〃 3 〃 〃 4 〃 〃 5 〃 〃 6 〃 〃 7 〃 〃 8 〃 〃 9 〃 2用户开发： (1)业务科于每个月最终一周业务汇报时，提报下个月用户开发计划，计划内容包含： ①制作企业介绍，产品目录(注明交货期限及付款条件)。 ②产品市场研究、分析、及用户资料之搜
5、集。 ③介绍新产品(邮寄新产品目录)。 ④发表广告、邮寄开发信。 ⑤其它。 (2)用户开发应选择A类产品，并配合季节性需求。 (3)经研讨定案之用户开发计划，应由业务科列入下个月营业计划(附表18.2.3)，并按职责列入个人工作计划(附表18.2.4)。 3.用户询价(电报、信件、电话处理) (1)业务科收到用户询价电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，未来文大意及处理情况，登记于收文簿(附件4)，将原文呈经理核阅后，依经理指示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存用户档(附表18.2.6
6、)。 (2)处理中电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理电报或信件，依用户别归入用户档。来文无合适空栏时可另以签办单(附表18.2.7)，粘附处理。 (3)用户电报限当日回电，用户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。 (4)接到用户电话，应将通话内容记入电话统计上(附表18.2.8)，呈经理批阅，并依指示处理。电话统计一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依次序归入电话统计档，第二联按用户别归入用户档。 4.报价： (1)业务科接到用户询价之电报或信件，应立即按用户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM，呈经理核可后，打报价单(附表18.2.9)，必
7、需时修剪样品照片，贴于报价单上。 (2)报价单一式两联，第一联寄用户，第二联存用户档。 5.订单确定： (1)业务科接到用户订单，即依订单内容，填成交卡(附表18.2.10)交专业人员，让厂商确定买价及交货期后，打SALES CONFIRMATION(S／C)(附表18.2.11)，S／C一式五联，第一、二、三联寄用户，第四联存业务科待办卷，第五联存用户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入用户档。 6.开立境内订单： (1) 业务科依据S／C及成交卡开立境内订货单(附表18.2.12)。 (2) 订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办
8、卷，第三联交专专业 人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。 (3)业务科依据S／C及订货单填写产品表。 7．生产督促及催开L／C： (1)业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促，填写实际生产进度，于每七天业务会报时提出汇报，必需时现场取样携回核验。 (2)业务科依每笔S／C所订L／C开立日期，催开L／C。 (3)收到用户开来之L／C，应立即查对交易内容是否相符，若和原来S／C内容不符，应即要求用户修改L／C，或协调厂商修改订货单内容，修改订货单处理程序和开立境内订单相同。 8．出货：
9、1)出货前，业务科联络船企业确定船期，填写装船估计表，同时联络专业人员，确定装柜日期及地点，通知拖车企业将货柜拖到指定地点，以备装柜。 (2)装船估计表一式三联，第一联交报关行签SHIPPING ORDER(S／O)，第二联业务科存查，第三联交专业人员据以验货。 (3)装柜完成后，专业人员立即回报每一个货物实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方法，由业务科通知报关行修改，并通知报关行该笔出口押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本企业，汇送报关行。退税清表上须用汉字誊写。 9．押汇(出货通知)： (1)结关后三日内，业务科自报关行取得提单及押汇文件，经和L／C
10、条款查对相符，呈经理署名后送银行办理押汇，并随时追踪押汇程序，确定银行已经拨款后，通知银行取回结汇证实书。海关签放输出许可证(CBC)第六联交会计，影本存待办卷。 (2)每笔货物出口后，业务科依出口内容，套打出货通知单(SHIPPING ADVICE LETTER)，一式三联，第一联(正本)及一份完整出口文件副本寄用户，第二联(副本)及一份完整出口文件副本(包含L／C，CBC第六联，装船估计表第二联)存入出货文件档，第三联(副本)存入用户档。 (3)业务科依据实际出口内容，分别填入用户档、产品档及厂商档。 1．付款： (1)每笔货物出口后，业务科于结关后三日内搜集厂商
11、寄来发货单、销货发票、及专业人员填具验收统计之装船估计表第三联，查对无误后送会计。 (2)会计复核业务科转来付款凭证，确定该笔出口已经押汇入帐后，即开立付款传票，呈经理核示后，开立结关后11天之支票支付货款，并于全部付款凭证上加盖“付讫”戳记。
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