内部控制手册--现金管理.docx

6.2现金管理1.1 概述规定了XXX股份有限公司及其下属公司有关现金管理流程，旨在完善公司现金管理工作，规范现金结算行为，提高资金管理水平，加强财务监督，防范潜在风险。1.2 适用范围适用于XXX股份有限公司及其下属公司。1.3 相关制度u XXX股份有限公司-财务管理制度u XXX股份有限公司-出差审批报销制度u XXX股份有限公司-付款审批权限及费用报销的规定1.4 职责分工n 出纳：负责库存现金余额的控制；负责登记现金日记账；负责收取客户交来的现金，及时清点并开具收据，清点后的现金及时入库保管；负责办理现金的银行存、取手续；负责审核现金支取业务的凭证，保证支取现金与账务内容一致；协助资金岗位月度的现金盘点，提供相关资料。n 资金会计：负责现金支取、收入的账务处理和审核；负责现金的月度盘点。n 财务经理：现金日常收支业务的审批。 1.5 流程图1.6控制矩阵风险编号风险描述控制措施编号控制类型控制措施应用系统控制控制频率（随时/日/周/月/季/年）控制实施证据对应制度/管理办法应用系统控制所属模块系统控制措施6.2-R1财务部个别月份现金盘点表无盘点人员及监盘人签字确认，现金盘点结果账实不符且无差异原因分析或情况说明，可能导致现金盘点无人监盘，盘点记录失真，盘点差异原因不明，造成财务部现金管理混乱6.2-C1发现性现金盘点时由出纳负责盘点，财务经理监盘，盘点时须编制现金盘点记录，主要包括盘点日期，盘点人，监盘人，账面数，实盘数，盘点差异数等，盘点完毕后由财务经理审核签字；盘点时发现现金实存数与库存数不一致的，应及时查明原因做出处理月现金盘点表6.2-PR1现金收支业务全程由一人负责办理，无他人监督检查，可能导致现金截留风险6.2-C2预防性建立货币资金业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保以下办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督：1、货币资金支付的审批与执行；2、货币资金的保管与盘点清查；3、货币资金的会计记录与审计监督；4、出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权、债务账目的登记工作年现金收支职责分工及岗位说明书6.2-PR2未经审批或审批不全而办理现金支出业务，可能会产生重大差错或舞弊、欺诈行为，造成公司资金管理风险6.2-C3A预防性会计人员应对各级审批人批准后的货币资金支付申请进行审核，审核内容主要包括资金支付申请批准的范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式是否妥当、支付单位是否清楚。审核无误后，方可办理支付手续随时现金付款申请单6.2-C3B预防性经办人员支付款项前，须填写请款申请及请款审批单，请款审批单内容包括款项的用途、金额、预算、支付方式等内容。经部门负责人审核，财务部负责人复核，报分管领导及总经理审批，由财务部门支付相关款项随时请款单及领导审批单据6.2-C3C预防性出纳人员须凭有效的收付款凭证收支现金，审批手续不完备的款项不得擅自办理收支随时付款凭证及附件6.2-PR3未对现金支出业务设置支出金额权限，可能导致出纳人员违规操作，造成资金损失6.2-C4预防性各单位现金支出和报销需由部门负责人及分管领导签字；报财务负责人审核，经分管财务的领导审批，财务负责人签字后支付款项年财务人员业务操作权限设置；付款支付申请单及领导审批单6.2-PR4现金遗失或被盗，造成资金损失6.2-C5A预防性出纳收到的现金收入应于当日存入开户银行，其他日常使用小额现金，包括剩余备用金及零星收支等，应存放在财务处保险柜内年6.2-C5B预防性保险柜钥匙由出纳保管，每日下班前由出纳与总账会计清点保险柜内存放金额的数量并做好清点记录年每日库存现金检查记录6.2-PR5出纳人员未及时将收到的超过保险柜最高存款额以上部分的现金于当日存入公司开户银行，可能导致现金丢失或截留风险6.2-C6A预防性库存现金应按银行核定的限额执行，超限额的现金出纳员应于当天送存银行年现金日记账6.2-C6B预防性限额内的库存现金（包括票据、有价证券）必须于下班时存入指定的保险柜并妥善保存年现金日记账6.2-PR6私设部门或个人小金库，未将现金及时存入保险箱内，可能造成现金损失及舞弊风险6.2-C7A预防性公司及所属单位取得的各项收入均应纳入账内核算，任何单位或个人均不得私设小金库，不得公款私存年6.2-C7B预防性单位任何员工或个人发现伪造、变造、故意毁灭会计凭证或会计账薄、账外设账、私设“小金库”、提供虚假财务报表的行为应及时予以制止和纠正。制止和纠正无效的，报公司处理年6.2-PR7出纳人员未仔细核对费用报销单内容及相应的发票，可能导致报销费用管理混乱，造成资金损失6.2-C8A预防性业务人员报销费用时，需认真填写费用报销单内容并将所有报销发票贴在费用报销单后交给部门负责人、分管领导及总经理签字确认年费用报销单及所附发票6.2-C8B预防性业务人员将经过部门负责人确认后的费用报销单交给会计审核，由会计清点报销单后所附发票并检查发票日期、金额以及用途年费用报销单及所附发票6.2-C8C预防性在报销发票丢失的情况下，如果开票金额较大的，应力争补开发票；开票金额较小且有同行人作证的，应书面说明并经部门负责人及分管领导或总经理签字确认年发票丢失情况说明书6.2-C8D预防性出纳审核无误后，提交财务负责人审批确认，财务负责人签字确认后，会计制单后交由出纳支付报销金额年费用报销单及所附发票6.2-PR8存在白条抵库，可能导致公司资金损失6.2-C9A预防性现金收入应当及时存入银行，不得坐支现金。借出款项必须执行严格的审核批准程序，严禁擅自挪用、借出货币资金年现金日记账6.2-C9B预防性取得的无税务印制章的各类收据或白条（手工填写收据），原则上不予支付款项或费用报销，特殊情况，确需报销或支付的必须经主管财务会计工作负责人签字同意年领导审批单6.2-PR9出纳人员与审批人员相互串通，监守自盗挪用现金存款，可能造成资金损失6.2-C10预防性实行现金管理关键岗位员工进行职业道德及相关法律法规培训，并定期轮岗年6.2-PR10出纳人员领取备用金未经财务经理及分管领导审批，可能造成资金截留风险6.2-C11A预防性业务人员借用的备用金仅限于支付相关的公务活动开支年备用金借款单6.2-C11B预防性业务人员领用备用金时，需填写借款单并经本部门负责人签字；由财务负责人、分管领导及总经理审批、制单人员复核后方可办理年部门领导审批单、财务负责人审批单；分管领导/总经理审批单6.2-C11C预防性出纳核对备用金领用人员领借款单上部门领导及财务负责人和分管领导签字确认后进行款项拨付年6.2-PR11出纳人员未定期检查并核对备用金支出或借用情况，可能导致资金管理风险6.2-C12A预防性备用金明细账应按借用人员姓名设立年备用金明细账6.2-C12B预防性会计人员每月或定期根据备用金账面记录向备用金领用人发放备用金核对表填写并确认年备用金核对表6.2-C12C预防性备用金核对表需由借款人所在部门负责人签字确认后返还出纳年备用金核对表6.2-C12D预防性发现金额差异的应及时查明差异原因，若因借款人员问题所致的，由借款人员负责填补完整；由其他原因造成的由分管领导或总经理审批处理年备用金核对差异原因处置6.2-PR12未进行库存现金盘点，可能导致现金被盗用挪用无法及时发现6.2-C13A预防性每月定期或不定期地进行现金盘点，确保现金账面余额与实际库存相符年现金盘点表6.2-C13B预防性由出纳负责盘点，财务负责人负责监盘年6.2-PR13无现金盘点记录及现金短缺情况分析，可能导致库存现金情况无法跟踪和掌握，存在盗用挪用无法及时发现风险6.2-C14A预防性现金盘点时由出纳填制现金盘点记录，主要包括盘点日期，盘点人，监盘人，账面数，实盘数，盘点差异数等，盘点完毕后由财务负责人审核签字年现金盘点表6.2-C14B预防性盘点后发现现金实存数与库存数不一致的，及时查明原因做出处理年6.2-PR14现金盘点后出现账实不符的，没有明确的处理和责任追究制度，可能导致现金保管人员责任心不强，存在资金管理风险6.2-C15预防性建立现金保管责任追究机制，对于经常出现账实不符的出纳按情况的严重程度给予相应的处罚，情况特别严重或给公司造成严重损失的应予以辞退年现金保管责任追究机制6.2-PR15付款凭证所附相关原始凭证丢失，可能影响会计凭证的真实、准确性6.2-C16预防性出纳收到或领取的现金结算单据，包括请款单、领导审批单、银行电子结算凭证、银行支票存根等，进行整理，对应地放在相应的会计凭证之后并妥善保管 年现金付款凭证附件6.2-PR16相关付款单据遗失、变造、伪造、非法使用等，可能导致资产损失或法律风险6.2-C17预防性财务部相关人员要对日常现金收付相关的单据进行仔细审核，并报负责人审核批准年现金付款凭证附件6.2-PR17资金未按规定实行集中管理,可能影响资金使用效率6.2-C18预防性公司现金应由财务部集中管理，各部门不得保管及处置业务往来过程中发生的现金，应统一交由财务部负责保管年6.2-PR18未按要求进行清算，可能影响资金使用效率和财务报告。6.2-C19预防性财务部相关人员根据其他部门提供的文件资料或相关规定，制作所得税清算、土地租金清算等业务单据，报财务部经理或其授权人员批准后清算年资金清算单6.2-PR19未按规定抽查、检查和考核货币资金使用情况，可能影响资金管理效果。6.2-C20预防性财务部按照下达的货币资金余额指标和银行存款限额指标，对公司的指标每月进行检查，年末进行考核。考核报告经财务部门负责人审核后报公司总经理年集团公司及下属单位资金报表