公司工程档案管理实施细则(试行版)模版.docx

文档信息*文件名称xx有限公司工程档案管理实施细则*文件编号*文件所有者公司办公室文件密级普通文件版本记录*生效日期*作者版本变更说明批准人(xx)新文件建立文件说明*目的为进一步加强和规范xx有限公司工程档案管理，维护工程项目档案的完整与完全，提高工程档案管理工作的质量，充分发挥工程档案的作用，结合公司实际情况，制定本细则。*适用范围xx有限公司*流程结构关联文件xx有限公司工程档案管理实施细则第一章 总则第一条 为进一步加强和规范xx有限公司（以下简称“公司”）工程档案管理，维护工程项目档案的完整与完全，提高工程档案管理工作的质量，充分发挥工程档案的作用，根据国家档案国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范、企业档案工作规范的有关规定，结合公司实际情况，制定本细则。第二条 本细则适用于公司总部及各业务单元工程项目档案的管理。第三条 本细则所称工程档案，是指公司新建、改建、扩建和技术改造等工程建设项目自立项开始直至竣工验收过程中形成的，具有保存利用价值的文字、图纸、表格、声像材料、计算材料等各种形式和载体的历史记录。第四条 公司工程档案应按时向档案主管部门进行归档信息报备，并按“谁产生，谁保管”的原则进行工程资料的实物管理。第二章 组织与职责第五条 档案管理部门应根据统一领导，分级管理的原则，对所辖范围内的工程档案管理工作进行指导与监督。第六条 建设单位档案管理部门负责组织、协调和指导、监督勘察设计单位、施工单位、监理单位、调试单位工程项目文件的收集、整理与归档工作；组织工程项目档案资料的技术交底、日常监督检查及竣工验收。第七条 工程项目建设单位应将工程项目竣工文件材料的立卷归档工作纳入工程项目的管理工作中，建立工程项目档案管理领导人责任制，配备专、兼职档案人员负责工程项目文件材料的立卷归档工作，建立工程项目档案管理体系，确保项目竣工文件材料的齐全、完整、真实。第八条 建设单位在签订项目勘察、设计、施工、采购及监理、调试合同协议时，应设立专门条款，明确工程项目竣工文件材料的整理规范和归档要求。第九条 工程项目文件材料的收集、整理、归档、移交应与项目的立项准备、设计、施工和竣工验收同步进行。档案验收应作为项目竣工验收的内容。第三章 工程项目文件的收集第十条 凡与工程项目有关，在工程项目建设过程中形成的具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料均应收集齐全。具体范围见附件xx有限公司工程档案归档范围和保管期限表。第十一条 工程项目文件材料的收集、积累由建设单位、参建单位负责。项目建设单位负责收集、积累项目前期文件、项目竣工验收阶段形成的文件及工程管理性文件、涉外文件。勘测单位负责收集、提交工程勘测文件。设计单位负责收集、提交设计文件。施工单位负责收集、提交施工阶段形成的文件材料。监理单位负责收集、提交项目监理文件。调试单位负责收集、提交调试阶段所形成的文件。各文件形成单位应按文件形成的先后顺序或项目建设进程及时收集、积累。第四章 工程项目文件的整理与归档第十二条 工程项目文件的整理由建设单位、参建单位负责。第十三条 立卷原则工程项目文件立卷要遵循工程项目文件材料的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；便于保管和利用。第十四条 立卷方法（一）建设单位收集的项目前期文件、项目竣工验收阶段形成的文件、工程管理性文件和涉外文件按照文件材料形成的时间、问题、或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷。（二）勘察、设计单位形成的文件材料按项目或专题组卷。（三）项目施工文件按单项工程、单位工程或分部分项工程、专业、阶段、装置、结构组卷。（四）监理文件按文种结合单位工程、问题组卷。（五）设备文件按工期、专业（类别）、台件组卷。（六）项目竣工图按设计院的专业序号或按单位工程分专业排列组卷。（七）工程项目改、扩建形成的文件应单独组卷并排列在原工程文件材料之后。第十五条 立卷要求（一）文字材料和图纸一般不混合组卷。但针对属性相同的文件，可将文字材料与图纸并立成一卷。（二）卷内文件排列有序。文字材料按时间、问题、重要程度或管理性文件、技术文件排列；竣工图按专业、图号排列。（三）卷内文件一般文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。（四）案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。第十六条 案卷构成工程案卷由卷盒、内封面（文字材料装订成册时加装）、卷内文件目录、文字材料或图纸部分、备考表组成。第十七条 案卷编目（一）卷内文件页号的编写卷内文件有书写内容的页面均应编写页号。页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图纸的页号编写在右下角，或在标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编页号。（二）卷内目录的编制填写的卷内目录应与案卷内容相符，置于文字材料或图纸之前。内容包括：1.序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一份文件一个号；2.文件编号应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号；3.责任者应填写文件形成部门或主要责任者；4.文件题名应填写文件材料的标题全称，如无标题，应拟制标题，外加，概括反映文件的中心内容；5.日期应填写文件形成日期；6.页号应填写每件文件材料首页上标注的页号，卷内最后一份文件材料，要填写起止页号；(三)案卷封面和脊背的编制案卷封面包括案卷外封面和案卷内封面，内容相同。包括：1.案卷题名应简明、准确揭示卷内文件内容。题名结构为：项目或分部分项工程名称+内容+文件材料名称；归档的外文资料的题名及主要内容应译成中文；2.立卷单位应填写文件组卷单位；3.起止日期应填写卷内文件材料形成的起止日期，竣工图填写竣工图章上的日期；4.保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；5.密级应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；6.档号依据本企业制定的档案分类方案，填写本卷的档案分类号、项目代号、案卷号和件号，如11010111。案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名。 (四)卷内备考表1.卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数,不同载体文件的互见号、数量，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等。2.卷内备考表排在卷内文件之后。3.互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。第十八条 案卷装订与图纸折叠(一)工程项目文件材料装具一律采用国家档案部门监制的科技档案盒。卷盒外表尺寸为305220，厚度分别为20、30、40、50四种；卷内目录、备考表的尺寸为297210。(二)案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料整卷装订或单件文件装订：整卷装订要求：加装内封面后采用三孔一线法装订，装订时靠左边装订和下边取齐，对纸张规格差别较大的文件应适当补贴或折叠，文件装订好后放入档案盒；单件文件装订：文件装订材料应符合档案保管要求，一般装订于文件左侧，并在每件文件首页右上角空白处加盖档号章，档号章内容包括档号（分类号项目代号案卷号）、件号。图纸散装依序装放档案盒，并在每张图纸折叠后背面的右上方加盖档号章。(三)案卷内不应有金属物。(四)图纸折叠方法：图面朝里，按297210（即A4大小）的幅面，从右向左手风琴式折叠，折叠后图上的标题栏应露在外面。第十九条 声像材料整理声像材料按卷整理，实行数字化管理，所有声像材料需转存为电子文件，以文件夹或光盘的形式保存，以一个文件夹或一张内容单一的光盘为一卷，卷内放同一主题声像材料，按件排列。声像材料参照声像档案进行整理编号，须在互见号出标注与之对应的工程项目的档案号。第二十条 电子文件整理按国家标准电子文件归档与管理规范和CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求执行。第二十一条 案卷排列案卷的编制单位应当按照工程进展的顺序，对案卷进行系统排列。第二十二条 工程项目文件的归档（一）归档范围详见xx有限公司工程档案归档范围和保管期限表。（二）归档要求：1.归档要求：（1）归档文件应完整、成套、系统。应记述和反映建设项目的规划、设计、施工、竣工验收及维护、改、扩建的全过程。图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。 （2）归档文件整理应符合国家规范，案卷构成符合科学枝术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）。（3）归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得使用易褪色的书写材料书写、绘制。（4）归档的竣工图要求加盖并签署竣工图章；竣工图修改完整、规范，保证图物相符；图纸会审、设计变更单中应注明所修改的图纸编号，对有修改的图纸应在竣工图卷内目录备注栏中标明。（三）归档审查：工程项目文件材料经过系统整理，组成案卷后，须经工程项目负责人或技术负责人审核确认后可方归档。施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审；经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。（四）归档时间：设计、施工、监理单位各部门需向公司档案主管部门进行归档信息报备的文件，应随着工程的进展及时进行报备。经办人应将项目各阶段形成并经过整理的文件定期移交部门兼职档案员进行实物归档。（五）归档份数：工程项目文字材料、图纸应归档一式二份以上。（六）归档手续：经办人将经过整理、编目后形成的工程项目文件移交部门兼职档案员时，必须办理归档手续，填写移交清单一式二份，双方签字，各留一份以备查考。第五章 工程档案的整理与移交第二十三条 建设单位档案部门负责全部工程档案的汇总整理工作，内容包括：（一）对全部工程项目档案按工程立项审批、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收的顺序进行系统排列。（二）根据建设单位档案分类方案编制全部工程项目档案档号。（三）编制工程项目档案案卷目录、文件目录。第二十四条 工程项目档案的移交项目竣工验收后，建设单位应根据合同及有关规定，按国家规定要求及时向档案主管部门进行工程项目档案归档信息报备。第六章 工程档案的保管与利用第二十五条 工程档案保管期限分永久、定期（30年、10年）两种，介于两种保管期限之间的工程档案，其保管期限一律从长。第二十六条 做好工程档案的保管工作，设置专门库房或保管区域，配备档案防护和现代化设备，保证工程档案的完整与安全。第二十七条 应贯彻xx有限公司档案利用制度，建立工程档案利用审批流程，明确档案借阅要求，保证工程档案安全利用。第七章 附则第二十八条 本办法由公司办公室负责解释。第二十九条 本办法自发布之日起施行。附件：1.xx工程档案归档范围和保管期限表附件1.xx工程档案归档范围和保管期限表档案门类(分类号)二级类目（分类号）归档范围保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位工程档案07按项目设置（项目代号）可行性研究、任务书1项目建议书及报批文件永久2项目选址意见书及其报批文件永久3可行性研究报告及其评估、报批文件永久4项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件永久5环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复永久30年6设计任务书、计划任务书、报批文件永久永久设计基础文件1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明永久永久2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久30年3水文、气象、地震等其他设计基础资料永久30年设计文件1总体规划设计永久永久2方案设计永久永久3初步设计及其报批文件永久永久4技术设计永久永久5施工图设计30年永久6技术秘密材料、专利文件永久7工程设计计算书30年30年8关键技术试验永久永久9设计评价、鉴定及审批永久永久10原建筑施工图永久永久11设计提资资料永久永久12设计委托资料永久永久项目管理文件1征地、移民文件2征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图永久3征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书永久4建设前原始地形、地貌、状况图、照片永久5施工执照永久6计划、投资、统计、管理文件7有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划30年8概算、预算管理、差价管理文件30年9合同谈判纪要、合同审查文件、合同书（协议）、合同变更文件，索赔等涉及法律事务的文件30年10规程、规范、标准、规划、方案、规定30年11招标文件审查、技术设计审查、技术协议30年12投资、进度、质量、安全、合同控制文件30年13招标投标、议标文件14招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件30年30年30年15投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件永久永久30年16开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告30年17中标通知书30年30年30年18专项申请、批复文件19环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件，永久20水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件30年21原料、材料、燃料供应等来源协议文件30年22工程监造文件永久23收楼文件永久24进场评估文件永久25与外部往来函件永久施工文件1建筑施工文件2开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要30年30年3施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件30年30年4原材料及构件出厂证职、质量鉴定、复验单30年30年5建筑材料试验报告30年30年6设计变更、签证单、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久30年7施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探永久30年8土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验槽记录永久30年9施工日记、大事记30年10隐蔽工程验收记录永久30年11各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告永久30年12工程质量检查、评定永久30年13技术总结、施工预、决算30年14交工验收记录证明永久30年15竣工报告、竣工验收报告永久永久16竣工图永久30年17声像材料30年30年设备及管线安装施工文件1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要30年30年2施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件30年30年3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单30年30年4建筑材料试验报告30年30年5设计变更通知、签证单、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久30年6焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录永久30年7隐蔽工程检查验收记录永久30年8强度、密闭性试验报告30年30年9设备、网络调试记录30年30年10施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告30年30年11系统调试、调试记录30年30年12管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录10年30年13管线标高、位置、坡度测量记录30年30年14中间交工验收记录证明、工程质量评定永久30年15竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算永久30年16竣工图永久30年电气、仪表安装施工文件1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要30年30年2施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件10年30年3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单30年30年4建筑材料试验报告30年30年5设计变更通知、签证单、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久30年6系统测试、整定记录30年30年7绝缘、接地电阻等性能测试、校核30年30年8材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告永久30年9操作、联动试验10年30年10电气装置交接记录10年30年11中间交工验收记录、工程质量评定永久30年12竣工报告、竣工验收报告永久30年13竣工图永久30年14声像材料30年30年监理文件1施工监理文件、资料2监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复30年30年3施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审30年30年4施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审30年30年5开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书30年30年6设计变更、材料、零部件、设备代用审批、签证单30年30年7监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件30年30年8工程材料监理检查、复检、实验记录、报告30年30年9监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录30年30年10各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录30年30年11施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告30年30年12工程进度计划、实施、分析统计文件30年30年13变更价格审查、支付审批、索赔处理文件30年30年14单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部、分项质量认证、评估30年30年15主要材料及工程投资计划、完成报表30年30年16设备采购、监造工作监理资料30年17设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划30年30年18市场调查、考察报告30年30年19设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表30年30年20原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告30年30年21开动、复工报审表、暂停令30年30年22会议纪要、来往文件30年30年23监理工程师通知单、监理工作联系单30年30年24监理日志、监理月报30年30年25质量事故处理文件、设备制造索赔文件30年30年26设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件30年30年27设备采购、监造工作总结30年30年28监理工作声像材料30年30年工艺设备文件1工艺说明、规程、路线、试验、技术总结30年2产品检验、包装、工装图、检测记录30年3设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明30年30年4设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单30年5设备图纸、使用说明书、零部件目录30年6设备测绘、验收记录及索赔文件30年7设备安装调试、测定数据、性能鉴定30年科研项目1开题报告、任务书、批准书永久2协议书、委托书、合同永久3研究方案、计划、调查研究报告永久4试验记录、图表、照片永久5实验分析、计算、整理数据永久6实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书永久7实验装置操作规程、安全措施、事故分析30年8阶段报告、科研报告、技术鉴定永久9成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料。永久10考察报告、重要课题研究报告永久涉外文件1询价、报价、投标文件10年2合同、合同附件永久3谈判协议、议定书永久4谈判记录30年5谈判过程中外商提交的材料30年6出国考察及收集来的有关材料10年7国外各设计阶段文件及设计联络文件永久8各设计阶段审查议定书永久9技术问题来往函电永久10国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件永久11国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明10年12设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件永久13国外设备、材料的防腐、保护措施10年14外国技术人员现场提供的文件材料30年生产技术准备、试生产文件1技术准备计划10年2试生产管理、技术责任制10年3开停车方案10年4设备试车、验收、运转、维护记录30年5试生产产品质量鉴定报告10年6安全操作规程、事故分析报告30年7运行记录10年8技术培训材料10年9产品技术参数、性能、图纸永久10工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录10年财务、器材管理文件1财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计10年2工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明。永久3主要材料消耗、器材管理10年4交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册永久竣工验收文件1项目竣工验收报告永久30年30年2工程设计总结永久30年3工程施工总结永久30年4工程监理总结永久30年5项目质量评审文件永久30年6工程现场声像文件永久30年7工程审计文件、材料、决算报告永久8环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件永久9竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件永久30年30年10项目评优报奖申报材料、批准文件及证书30年30年11工程项目移交单（员工进场前场地移交）、门店验收单永久30年30年12结算资料永久