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某某油田服务股份公文处理措施实施细则
为加强和规范企业公文管理工作，提升公文质量和管理水平，根据总企业下发《相关印发<中国海洋石油总企业公文处理措施>通知》（海油总办〔〕32号）要求，并依据《国家机关公文处理措施》（国发〔〕23号）相关要求，结合企业实际，特制订《某某油田服务股份公文处理措施实施细则》。
一、总则
（一）本细则依据中国海洋石油总企业和国务院相关公文处理相关要求制订。目标是实现企业公文处理工作规范化、制度化、科学化，使企业公文处理工作适应企业工作需要。
（二）某某油田服务股份机关公文，是企业机关和分企业和事业部机关（简称：两级机关）实施领导、处理公务含有特定效力和规范体式文书，是传达落实党路线、方针、政策和上级机关指示精神，指导、部署和商洽工作，请求和回复问题，汇报和交流情况工具。
（三）公文处理是包含公文拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序工作。
（四）公文处理应该坚持实事求是，精简、高效标准，做到正确、立即、安全。
（五）企业行政管理部是企业公文主管部门，并对分企业、事业部公文处理工作进行业务指导。
（六）企业行政管理部和分企业、事业部公文管理机构在公文处理和推行管理职责中，要本着实事求是和认真负责态度，力戒官僚主义和形式主义，努力提升公文处理工作效率和质量。
二、收文办理
（一）收文办理指对收到公文办理过程，包含签收、登记、审核、拟办、批办、承接、催办等程序。
（二）收到下级机关上报需要办理公文，文秘部门或岗位应该进行审核。关键是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规和其它相关要求；包含其它部门或单位职权事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
（三）企业收到中国信函邮件，由行政管理部统一签收启封。全部外部来文均由行政管理部文书统一登记处理。各部门、分企业、事业部直接收到职责范围以外或包含企业其它单位事务并需要由企业决定外部来文，应送交行政管理部文书统一登记编号，按要求程序办理。无法直接送交要电话通报并将函件传真到企业，由企业行政管理部文书按要求办理。
（四收文分类可按文件、关键函件（无文号）、简报、资料等区分。
（五）收文可按起源分为五类：（A）总企业机关来文（包含中办、国办文件和参阅文件）；（B）地方政府来文；（C）来文；（D）企业各直属单位来文；（E）其它来文。
（六）收文处理程序及措施
收文分为签收启封、登记编号、审核、分办、承接、催办等。
1. 签收启封：依据文件发送范围，由行政管理部文书签收启封。签收公文应该逐件清点，如发觉问题，应该立即向发文机关查询，并采取对应处理方法。急件应该注明签收具体时间。
2. 登记编号：根据来文类别分别登记编号，并加盖收文章，填写收文号及收文日期。
3. 办文程序：对文件应按办文、阅文两种分办方法进行处理。
阅文由行政管理部总经理在公文处理单上签署阅文范围，文书按程序送交传阅，阅文人阅文后，应在文件处理单上用钢笔或签字笔签上名字和阅文日期。传阅时间最迟不得超出五个工作日，公文传阅后由文书催收归档。
办文视文件内容由行政管理部总经理在公文处理单上签署拟办意见。依据拟办意见，应呈送企业领导批办，由行政管理部文书或部门总经理呈送企业领导批办，依据企业领导批办意见，行政管理部分送相关部门承接并做好统计。属职能部门直接办理，由行政管理部文书直接送相关部门研办。承接单位要对办文立即处理，不得积压、拖办。如不能立即提出承接意见，应立即说明情况。
4．催办和整理归档：行政管理部负责办文催办尤其是企业领导关键批办件，应随时催办并立即了解承接情况，承接单位和承接人须将办理情况、完办时间及存在问题填写在公文处理单上并签字后，退行政管理部归档。
三、发文办理
凡以企业名义发出多种公文，由行政管理部统一归口管理；以机关各部门、事业部、分企业名义发文由行文单位负责把关。以机关各部门名义发文，由企业行政管理部统一编号。
（一）公文种类
1. 公文应根据《国家行政机关公文处理措施》中确定公文种类正确使用。
2. 某某油田服务股份常见公文文种有：决定、通知、通报、汇报、请示、批复、意见、函、会议纪要。
3. “意见”文种能够用于上行文、下行文和平行文。
（1）作为上行文，应按请示性公文程序和要求办理。所提意见如包含其它单位职权范围事项，主办单位应该主动和相关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位能够列明各方理据，提出建设性意见，并和相关单位会签后报请上级机关决定。上级机关应该对下级机关报送“意见”作出处理或给回复。
（2）作为下行文，文中对落实实施有明确要求，下级机关应遵照实施；无明确要求，下级机关可参考实施。
（3）作为平行文，提出意见供对方参考。
4. “函”作为关键文种之一，和其它关键文种一样含有由制发机关权限决定法定效力。
5. 企业常见公文文种适用：
1. 决定 适适用于对关键事项或重大行动做出安排。奖惩相关单位及人员，变更或撤销下级机关不合适决定事项。
2. 通知 适适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关公文；传达要求下级机关办理和需要相关单位周知或实施事项；任免和聘用干部。
3. 通报 适适用于表彰优异，批评错误，传达关键精神或情况。
4. 汇报 适适用于向上级机关汇报工作，反应情况，回复上级机关问询。
5. 请示 适适用于向上级机关请求指示、同意。
6. 批复 适适用于回复下级机关请示事项。
7. 意见 适适用于对关键问题提出见解和处理措施。
8. 函 适适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、问询和回复问题，请求同意和回复审批事项。
9. 会议纪要 适适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（二）行文关系
根据行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文三种。
上行文。指下级机关向直属上级机关发文。如请示、汇报。
平行文。指平行机关或不相隶属机关之间发文。如通知、函。
下行文。指上级机关对所属下级机关发文。如决定、决议、通知、通报、批复、要求等。
（三）公文格式
公文通常由密级等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、抄送单位、正文、附件、成文日期、印章、印发机关、专题词、印发日期等部分组成。
1. 发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，主办机关排列在前。
2. 公文密级
划分为绝密、机密、秘密。密级标注在公文首页右上角第一行，采取3号黑体字。绝密、机密公文应在公文首页左上方标注文件份数序号。
3. 紧急程度
通常分为特急、急件两种，标注在文件首页右上方。标有特急件公文，各承接步骤均应根据时限要求急速处理，不得延误。
4. 发文字号
由发文机关代字、年份和发文次序号组成，标注于发文机关标识下方居中，联合行文，通常只标明主办机关发文字号。
5. 签发人
上行文应该注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应该在附注处注明联络人姓名和电话。
6. 标题
公文标题应该正确简明地概括公文关键内容并注明公文种类，通常应该标明发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号外，通常不用标点符号。标题采取2号小标宋体字，可分一行或分多行居中排布。
7. 主送机关
指公文关键受理机关，应该使用全称或规范化简称、统称。
8. 正文
公文主体，用来表述公文内容，在标题下方。正文采取3号仿宋体字，通常每面排22行，每行排28个字。
9. 附件
公文如有附件，应置于主件以后，注明附件次序和名称，和主件装订在一起。附件首页应标注“附件”字样，并按次序排列。
10. 成文日期
以领导人签发日期为准，联合发文以最终签发机关领导人签发日期为准。
11. 落款和用印
联合上报公文，由主办机关加盖印章；联合下发公文，发文机关全部应加盖印章。公文落款处不再署名发文机关名称。会议纪要不加盖印章。
12. 抄送机关
指除主送机关以外需要实施或知晓公文内容其它机关，应该使用全称或规范化简称、统称。
13. 公文如有附注（需要说明其它事项），应该加括号标注。
14. 专题词
按上级机关要求和《公文专题词表》标注，在抄送机关上方。
15. 印制版记
由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，在公文末页下端。
（四）公文用纸及规格尺寸
1. 拟文用纸
拟文首页统一用企业发文文头纸，拟文自第二页始，采取国际标准A4型纸（长297毫米，宽210毫米），左侧装订。
2. 正式文件用纸
企业文件使用带“某某油田服务股份文件”字头套红文头纸印制。部门文件使用“某某油田服务股份”字头套红文头纸印制。分企业、事业部公文按《相关规范企业各直属单位行文使用方法通知》（海油服股行〔〕17号）实施。
3. 企业公文一律使用A4型印刷纸。
按《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）和总企业下发“国家行政机关公文编写模板V1.0”实施。
（五）行文规则
1. 行文应该确有需要，重视实效，坚持少而精。可发可不发公文不发，可长可短公文要短。
2. 通常不得越级向上级机关行文，尤其不得越级行文请示问题。因特殊情况必需越级行文时，应该同时抄送被越过上级机关。向下级机关关键行文，应同时抄送发文机关直接上级机关。
3. 请示应一文一事，通常只写一个主送单位。公文在上级机关批复或批转前，不得将请示抄送下级机关。
4. “汇报”不得夹带请示事项。
5. 除上级机关责任人直接交办事项外，不得以机关名义向上级机关责任人报送“请示”、“意见”和汇报。上报公文通常不得主送个人，如需送上级机关领导同志公文，应为“抄送”。
6. 公文包含内容及问题没有取得一致意见前，一律不得向下行文。假如上报公文，应如实反应多种不一样意见，由上级裁决。当公文内容包含到其它业务部门时，起草公文部门应事先和相关部门主动协商会签。如有不一样意见，应由主管领导裁定。对不一样意见未协商一致，又未经领导裁决问题，一律不得行文上报或下发。
分企业、事业部对无直接隶属关系单位关键行文，要事前向企业行政管理部立案。
（六）发文办理及注意事项
发文办理指以本机关名义制发公文过程，包含：拟稿、审核、签发、复核、编号、缮印、用印、登记分发、立卷、归档等程序。
1. 拟稿应做到：
（1）符合国家法律、法规及其它相关要求。如提出新政策、要求，要切实可行并加以说明。
（2）情况确实，见解明确，条理清楚，结构严谨，表述正确，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅努力争取简短。
（3）公文文种应该依据行文目标、发文机关职权和和主送机关行文关系确定。
（4）拟制紧急公文，应该表现紧急原因，并依据实际需要确定紧急程度。
（5）人名、地名、时间、数字、引文正确。引用公文应先引标题，后用括号注明引发文字号。引用外文应该注明汉字含义。日期应写具体年月日，避免出现“今年、明年”等模糊日期。
（6）公文结构层次序数，第一层为“一”；第二层“（一）”；第三层为“1”；第四层为“（1）”。
（7）公文中汉字和标点符号使用方法要符合国家公布标准方案。计量单位要使用国家法定计量单位。
（8）公文用词用字必需规范、正确。文内使用简称，通常先用全称，再注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应该在首次出现时注明正确汉字译名。
（9）公文中数字，除成文日期、部分层次序数和在词、词组、常见语、缩略语、含有修辞色彩语句中作为词素数字必需使用汉字外，一律使用阿拉伯数字。
（10）公文拟稿应使用毛笔、蓝色钢笔或签字笔书写，不能使用圆珠笔或铅笔。而且不能在装订线以外书写或批语。如正文采取计算机拟稿，应符合要求纸幅及版面要求。不得使用传真件作为底稿归档，如原稿是传真件，应使用复印件作底稿归档。
（11）拟稿完成后，如需其它单位会签公文，应由拟稿单位负责完成会签后送行政管理部核稿。
2. 核稿
通常以企业名义上报、下发文件，在送企业领导正式签发前，均需经行政管理部核稿。
各单位公文拟写完成后，先由本单位领导审核并署名，然后送行政管理部总经理核稿。
核稿关键内容是：
（1）是否确需行文；
（2）内容是否符合相关政策要求；
（3）内容包含不一样部门是否已经过协调，意见一致是否；
（4）公文格式、文字语句及书写是否符合要求；
（5）所提方法和措施是否切实可行。
3. 公文签发
企业发文由行政管理部总经理核稿后，交文书标注文号字头、专题词及发文份数，再呈送主管领导签发。签发文件应使用钢笔或签字笔，并标注签发日期。
4. 编号
签发后文件，依据拟标注文头编登文号。编号完成后即可进行缮印。
公文正式印制前，文书或文秘岗位责任人应该进行复核，关键是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改，应按程序复审。
5. 缮印
公文处理应使用固定软盘，正确规范发文格式。清样出来后，通知拟稿人校对。确定无误后，按发文份数进行印制装订。最终由文书按要求进行发文。
6. 对校正确要求
由拟稿人负责对文件校对。如拟稿人外出，可由拟稿单位其它人替换。校对人要对整个文件格式、文字及内容，和发送范围进行认真校对，不得马虎疏漏，并对校稿修改后清样再次二校把关。校对完成后，在底稿“校对”处签字。替换拟稿人校对者应签本人姓名，不得代签拟稿人姓名。
7. 用印
正式行文全部应加盖机关印章。用印位置在成文日期上侧。要求上不压正文，不要骑年盖月。用印要求印章正确，位置规范，印字清楚，不得涂改。
8. 发文
发送单位及份数应正确无误确保立即发送，不得积压迟发。上报总企业文件，行政管理部负责送达，发往企业机关驻地以外分企业、事业部，有些人去时，行政管理部委托专员送达，无人去时，应经过邮局快件立即寄达，为确保驻地以外分企业、事业部立即办文，能够先行传真发送。
机密文件应标注密级字样经机要交通寄发。
全部发送文件全部要具体统计，传真发送和邮寄发送，要有经办人签字并标注日期；直接送达或有些人带走，经办人和签收人要署名并标注日期；
四、公文管理及归档
（一）公文由行政管理部文秘岗或专员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
（二）各分企业和事业部要结合实际建立健全本单位公文处理相关要求或制度。
（三）翻印上级机关公文要严格控制。绝密级和注明不准翻印文件，不得翻印。机密、秘密级文件标准上不得翻印，确需翻印，经企业行政管理部总经理同意，由文书翻印并编号统计文号、翻印时间、份数、使用范围、保管人。对翻印密级文件，保管人要妥善保管，使用完成后交给文书。文书对翻印密级文件资料归档和销毁负责。
全部密级文件一律不得以传真方法传输。
复制总企业下发公文，由文书或文秘人员登记立案，明确使用人。
公文复印件保管：使用人对复制文件要妥善保管，每十二个月初向档案室移交，由档案管理人员归档或按要求销毁。
（四）公文办理完成后，应该依据《中国档案法》和其它相关要求，立即整理（立卷）、归档。
个人不得保留应该归档公文。
（五归档范围内公文，应该依据其相互联络、特征和保留价值等整理（立卷），要确保归档公文齐全、完整，能正确反应本机关关键工作情况，便于保管和利用。
（六）联合办理公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档、其它机关保留复制件或其它形式公文副本。
（七）本机关责任人兼任其它机关职务，在推行所兼职务职责过程中形成公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。
（八）归档范围内公文应该确定保管期限，根据相关要求定时向档案部门移交。
（九）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必需符合存档要求。
（十）公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印机关证实章。
（十一）公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
（十二）不含有归档和存查价值公文，经过判别并经行政管理部责任人同意，能够销毁。
（十三）销毁秘密公文应该到指定场所由二人以上监销，确保不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应该进行登记。
（十四）机关合并时，全部公文应该随之合并管理。机关撤销时，需要归档公文整理（立卷）后按相关要求移交档案部门。
（十五）工作人员调离工作岗位时，应该将本人暂存、借用公文根据相关要求移交、清退。
五、附则
（一）原某某石油北方钻井企业、某某石油南方钻井企业、某某石油北方船舶企业、某某石油南方船舶企业、某某石油技术服务企业、某某石油物探企业、中国海洋石油测井企业、某某石油船舶、某某油田服务公文和档案资料要妥善保管。
（二）各分企业能够结合实际建立公文处理及档案管理措施并报企业行政管理部立案。
本要求自1月1日起实施，以往文件和之相抵触，以本文要求为准。