企业销售内部控制流程模版.docx

销售内部控制流程2.1 控制目标 合理保证销售与收款符合国家法律、法规和企业内部规章制度的要求； 确保收入确认的财务处理完整、准确且经适当审核； 合理保证应收账款及其坏账准备数据被真实、准确、完整的记录和估价,符合财务报告及信息披露的要求； 确保应收账款经定期核对且差异处理经适当审批； 销售与收款业务的实物管理与账务处理存在适当的职责分工,避免欺诈或舞弊行为的发生。2.2 流程范围2.2.1所涉及的业务流程范围 该流程主要描述了收入确认及应收账款管理的相关业务流程,主要包括客户信用管理、订单审批、发货控制、收款控制等业务。2.2.2 所涉及的部门范围 财务管理部/海外事业;节能服务公司/财务;国内营销事业部/工程管理;海外事业部/海外市场;国内营销事业部/区域营销;海外事业部/市场发展;国内营销事业部;国内营销事业部/储运管理;制造事业部;节能服务公司;气体压缩设备分公司/销售;气体压缩设备分公司;研发设计部/产品电气室;国内营销事业部/财务管理;财务管理部/国内营销;经理层;财务管理部/成本;国内营销事业部/合同管理;海外事业部/财务;财务管理部/节能服务公司;品质保证部/质量监督;国内营销事业部/销售管理;气体压缩设备分公司/财务。2.3 流程主要风险n 销售计划缺乏或不合理,或未经授权审批,导致产品结构和生产安排不合理,难以实现生产经营的良性循环。n 客户档案不健全,缺乏合理的资信评估,可能导致销售客户选择不当,销售款项不能收回或遭受欺诈,从而影响企业的资金运转和正常经营。n 销售合同内容存在重大疏漏和欺诈,未经授权对外签订销售合同,可能导致企业合法权益受损；销售价格、收款期限等违背企业销售政策,可能导致企业经济利益受损。n 未经授权发货或发货不符合合同约定,发货的正确性未经双方检查确认,可能导致货物受损或存在销售争议、销售款项不能收回。n 企业缺乏有效的销售业务会计系统控制,可能导致企业账实不符、账证不符、账账不符或账表不符,影响销售收入、销售成本、应收款项等会计核算的真实性和可靠性。n 售后服务费用高、水平低、客户不满意,影响企业品牌形象,客户流失；退货/折让不符合销售合同/订单的退货条款或公司销售政策、未经适当审批或者退货未经适当验收,可能导致企业的合法经济利益受到损害。n 应收账款余额未经定期与客户进行核对,可能导致应收账款的不真实、不完整、不准确,账面应收账款及资产减值损失发生错报。n 应收账款和应收票据管理不善,账龄分析不准确,可能由于未能收回或未能及时收回欠款而导致收入流失和法律诉讼。n 定价或调价不符合价格政策,未能结合市场状况、盈利测算等进行适时调整,导致价格过高或过低、销售受损；销售价格未经适当审批或存在舞弊,导致损害企业经济利益或企业形象。未经授权的人员接触价格信息,可能导致重要商业信息泄露。n 销售政策和策略不当,市场预测不准确,销售渠道管理不当等,可能导致销售不畅、库存积压、经营难以继续；现有客户管理不足、潜在市场需求开发不够,可能导致客户丢失或市场开发不力；市场推广的方式手段不成熟,推广的成本费用过高。n 不相容职责未经适当分离,可能发生舞弊导致财务损失。2.4 业务流程描述2.4.1信用管理 2.4.1.1销售工程师进行资信调查,收集、健全客户信用资料,编制客户信用评审表。2.4.1.2销售工程师提交客户信用评审表,办事处经理审核,国内营销财务经理确认客户近期信用情况,营销单元（包括国内营销事业部、海外事业部、节能服务公司、气体压缩设备分公司,下同）总经理批注审批意见,并签字确认。2.4.1.3资信小组(销售工程师办事处经理合同管理经理财务经理（国内营销财务经理,海外事业财务经理,节能服务公司财务经理、气体压缩设备分公司财务经理）)根据客户年度销售情况定期评估,更新客户信用额汇总表,填写评审意见,并签字交由营销单元总经理审批后确认执行。审核通过的客户信用额度会录入系统,并与客户的应收账款余额形成对比。负责开票的储运管理经理在查验客户信用额度、应收账款余额、电汇单（电汇单与财务应收账款余额相比具有提前性）后决定是否开单。主管会计或综合会计（国内营销主管会计、海外事业综合会计、节能服务综合会计、气体压缩设备分公司综合会计）根据审批后的客户信用额度变更表更新客户信用额度汇总表。2.4.1.4主管会计或综合会计（国内营销主管会计、海外事业综合会计、节能服务综合会计、气体压缩设备分公司综合会计）将客户信用销售申请表、客户信用额度变更表、客户信用额汇总表编号后妥善保管。2.4.2订价政策 2.4.2.1财务管理部成本经理根据车间提供的成本情况再加上其它的管理成本编制产品的入库价,经财务管理部部长审核后提交营销单元总经理。营销单元总经理审核后,加计营销单元的费用、合理利润,结合市场价格,编制市场限价和对外销售报价,并提交分管副总和总经理审批。2.4.2.2在生产经营过程中,因为一些原因而对价格进行调整,包括： 1）原材料、人工、燃料、运输费等项目成本提高,制造事业部总经理要求根据新的成本计算表对入库价进行调整； 2）营销单元总经理根据市场供求关系,市场竞争激烈程度提出对价格进行调整的申请,营销单元根据市场情况提出对外销售报价调整要求,需经分管副总和总经理审核。2.4.2.3外协工程师或销售工程师在对外销售报价的基础上根据客户和竞争对手的情况,在一定降价权限范围内可以调价；超过降价权限范围的对外销售价格,销售工程师需要请示办事处经理批准,办事处经理在本级别降价权限范围内可以做出降价批准（原则是必须在限价以上）；办事处经理对于超过降价权限范围的对外销售价格的必须请示营销单元总经理批准；营销单元总经理在限价的基础上有一定降价权限范围的下浮权限,在权限内可以审批,同时报分管副总和总经理批准；对于价格调整权限超过营销单元总经理的审批权限的必须报分管副总和总经理批准后方可执行。2.4.3经销商管理 2.4.3.1外销工程师、销售工程师、办事处经理在对经销商管理实际了解的基础上,根据经销商的实际经营情况,对经销商的管理模式进行细分,并制定专业而有效管理方法,其中包括：终端选址、活动促销、店面管理、人员管理等管理模式和方法。并根据公司发展产品策略,及地区老的经销商的发展情况,来决定是否开发新的经销商2.4.3.2各区销售工程师提供关于经销商的基本情况,包括行业经验、自身规模、诚信度、经济实力等。办事处经理通过对当地*（公司）品牌的市场占有率的调查,结合公司发展方向,客户信用等来评审审核新开发的经销商名单,并上报区域营销高级经理,营销单元总经理审批,通过后报分管副总和总经理批准2.4.3.3新签约经销商以现款销售方式进行合作,对于长期合作经销商的资料更新主要关注信用额度,其具体内容参见子流程“信用管理”.2.4.4营销计划 2.4.4.1总经理、分管副总根据往年市场情况以及对本年销售情况的预期结合公司战略目标编制营销计划下达给营销单元,营销单元总经理根据各区域以及产品的特点将公司整体营销目标具体分解到各个产品、各渠道、大区2.4.4.2办事处经理和销售工程师、外销工程师根据营销单元总经理下达的年度销售预算,编制具体的产品预算,各渠道预算。公司同时与营销单元总经理、办事处经理、销售工程师、外销工程师签订任务合同书,作为年度考核任务指标。2.4.5项目投标与合同评审 2.4.5.1销售工程师及办事处经理通过客户渠道、现场开发、招投标网络等多种途径获取项目招标信息,购买标书并收集项目信息（含有但不仅限于招标公司、项目名称、项目规模、设备选型及预计价格、付款方式、竞争对手情况、项目前期设备情况、投标保证金的金额及相关信息）,同时将相关信息整理编制投标项目预审表,提交给销售管理经理进行审核。2.4.5.2销售管理经理初步审核投标项目预审表,重点关注投标价格、付款方式条款,依据营销单元总经理、分管副总、总经理对价格、付款比例和金额的不同审批权限首先提交给营销单元总经理审批；对于价格、付款比例和金额超过营销单元总经理审批权限的在营销单元总经理审核后提交给分管副总审批；对于价格、付款比例和金额超过分管副总审批权限的在分管副总审核后提交给总经理审批。项目预审通过后编制该项目的标书。2.4.5.3应用技术支持业务单元负责标书的制作,其中包括标书技术的制作、商务标书的编辑,并提供给投标人。2.4.5.4办事处经理或销售工程师收到中标通知单后及时办理同客户签订合同。2.4.5.5对于签订的标准设备合同,直接由储运管理业务单元编制商品发运计划,制造事业部根据审批后的商品发运计划安排生产；对于非标的设备合同,由销售管理业务单元组织制造事业部、研发设计部等业务单元相关人员进行合同评审,了解需方基本情况,排定设备生产计划,并报储运管理业务单元安排计划。2.4.6发货控制 2.4.6.1储运专管员根据生产进度确认设备已完工,并已录入 IFS 系统；储运专管员将本次发货的产品开制提货单,并通过 IFS 系统打印。已开提货单的,要在合同中注明提货单的相关信息。2.4.6.2储运专管员根据是否全款分情况进行审核：全款发货的合同，提货单经财务经理审核盖章后生效；非全款发货的合同，提货单须经合同管理专管员审核登记，再经主管会计（国内营销主管会计、海外事业综合会计、节能服务综合会计、气体压缩设备分公司综合会计）审核盖章后生效。2.4.6.3保管员收到商品提货单后，安排搬运人员将货物放置在指定的运输车辆，同时开具交接清单给负责运输的司机，货物到达目的地后，司机将客户签字的交接清单交给储运科，由储运科转交给合同管理经理以作为运费结算的凭证。2.4.6.4合同管理科专管员根据商品提货单编制销售台账，并编制当月发货欠款表，发给事业部总经理审阅。2.4.6.5储运专管员根据开票申请单开具发票,具体参见“税项”流程。2.4.7收入确认 2.4.7.1主管会计或综合会计（国内营销主管会计、海外事业综合会计、节能服务综合会计、气体压缩设备分公司综合会计）根据销售发票制销售凭证,确认收入并结转销售成本。2.4.7.2财务经理（国内营销财务经理,海外事业财务经理,节能服务公司财务经理、气体压缩设备分公司财务经理）对收入确认、销售成本结转的凭证进行审核。2.4.8换货管理 2.4.8.1营销单元售后服务服务工程师因客户反映或安装、调试、维护过程中发现外观质量或内在质量（因产品设计或制造技术造成的）问题,技术服务经理填制返修（更换）通知单,传递到品质保证部审核。 （因客户订错产品型号或工艺改变而提出换货要求,由销售工程师提出申请,经办事处经理审核后报销售管理业务单元,由销售管理经理报营销单元总经理批准,未通过批准则不予受理,批准后由销售管理经理组织变更合同,后续步骤同正常销售合同执行,详见“合同评审”和“发货控制”）2.4.8.2品质保证部根据质量问题的复杂程度选择自行出具处理意见或邀请研发部和制造事业部部人员会审后出具处理意见,经品质管理高级经理审核后提交总经理批准。将审核后的返修（更换）通知单传递到制造事业部和责任生产厂执行。2.4.8.3责任生产厂负责办理更换部分配件的出入库后,将配件发送给现场售后服务科服务工程师,服务工程师根据设备难度选择自行更换或邀请生产厂技术人员协助更换。2.4.8.4主管会计或综合会计（国内营销主管会计、海外事业综合会计、节能服务综合会计、气体压缩设备分公司综合会计）根据仓库的退货入库单以及品质保证部的产成品退货验收单冲销原记账凭证。生产厂发出的配件与正常发货流程相同,主管会计根据新的商品提货单进行账务处理。2.4.8.5财务经理（国内营销财务经理,海外事业财务经理,节能服务公司财务经理、气体压缩设备分公司财务经理）审核凭证,检查各凭证所附原始凭证是否符合公司相关政策制度、是否已经适当人员审批、记账凭证是否与原始凭证相符、科目使用是否正确、入账时间是否准确等。检查无误之后在凭证上加盖印章,审核通过。2.4.9收款控制 2.4.9.1合同管理（国内营销事合同专管员及清欠业务员、工程管理合同专管员、海外事业合同专管员、气体压缩设备分公司合同专管员）根据客户实际欠款情况，对超期或超额的客户进行催收，在没有收到欠款之前，不再接受订单。财务管理部负责应收账款的会计核算与监督管理。2.4.9.2主管会计或综合会计（国内营销主管会计、海外事业综合会计、节能服务综合会计、气体压缩设备分公司综合会计）每年度将应收款客户余额导出发于客户进行对账；合同管理科合同专管员及清欠业务员同客户不定期进行对账，进行催款，若出现差异，有财务协助进行核对，找出差异原因进行调整。2.4.9.3季度末,主管会计或综合会计（国内营销主管会计、海外事业综合会计、节能服务综合会计、气体压缩设备分公司综合会计）按照公司适用的会计政策,对于因为客户破产或其它无法调和的原因形成的账款计提坏账准备和确认坏账,形成客户坏账申请,递交营销单元总经理审核。2.4.9.4营销单元总经理审核确认后,财务经理（国内营销财务经理,海外事业财务经理,节能服务公司财务经理、气体压缩设备分公司财务经理）将客户坏账申请提交财务管理部部长、总经理批准。2.4.9.5主管会计或综合会计（国内营销主管会计、海外事业综合会计、节能服务综合会计、气体压缩设备分公司综合会计）根据审批后的客户坏账申请在财务系统内编制坏账准备计提凭证。2.4.9.6财务经理（国内营销财务经理,海外事业财务经理,节能服务公司财务经理、气体压缩设备分公司财务经理）对凭证进行审核,关注凭证金额是否与审批金额一致、会计科目使用是否正确。检查无误之后加盖纸质印章,审核通过。2.5 关键控制活动及控制证据编号关键控制活动控制证据P2.1.2审核客户信用评审表客户信用评审表P2.1.3定期更新客户信用额度汇总表客户信用额度汇总表、客户信用额度变更表P2.2.1销售定价经审批的销售价格表P2.2.3调价审批价格调整审批表P2.3.2审核备选经销商名单经销商协议或合同P2.4.1营销计划营销计划P2.5.2审核投资项目预审表投标项目预审表P2.5.5评审合同报告合同评审报告P2.6.2审核商品提货单商品提货单P2.7.2审核收入确认凭证会计凭证P2.8.2审批和批准返修（更换）通知单产品退换检验单P2.8.5审核换货会计凭证会计凭证P2.9.2定期与客户对账对账单P2.9.4审核客户坏账申请客户坏账申请P2.9.6审核坏账计提等凭证会计凭证2.6 相关制度目录2.7 不相容职务分离u 客户信用管理与销售合同签订审批；u 销售价格的制定与审核；u 销售价格折扣的申请与审核；u 销售合同协议审批/签订与发货；u 销售货款的确认/回收与相关会计记录；u 换货的验收与接收；u 销售业务办理与发票开具；u 坏账准备的计提与审批。