公司促销借款管理办法模板.doc

促销借款管理措施

在企业《相关代收代支项目标管理要求》中对费用支出和款项收入管理和帐务处理全部进行了相关要求，而且明确要求“全部代垫支出须取得厂家书面确定”，“严禁在没有取得厂家确定时支出”。
但在实际操作中，很多分部全部存在业务人员不能立即取得厂家书面确定，而财务部门为了不影响企业营销策略，对企业促销活动支出只能办理相关借款，或广宣、采销不经过财务直接从库房借商品进行促销等情况。因为分部在上报促销活动方案时对和厂家按百分比负担促销活动费用方案，有很多并没有落实到相关厂家，只是相关业务人员一个口头承诺，财务无法按厂家进行挂帐，促销活动后业务人员也没有立即向厂家收取确定函，从而造成因业务部门不能立即取得厂家费用确定，致使促销活动借款或促销借机长久挂帐无法清理情况，给企业财产安全带来很大隐患。

所以，为了愈加好落实实施企业“以收抵支，收支平衡”标准，在确保企业营销策略实施同时，又要确保企业财产安全，维护企业利益，现对促销活动借款手续进行以下规范：
一、借款审批
借款必需和审批费用项目支出同时，并按费用项目单笔授权进行控制，严禁促销活动支出（包含内采赠品）在取得费用起源前先行支出。
促销借款必需取得企业相关费用审批手续，代垫促销费、广告费等厂家负担费用必需将费用明确到厂家，并事先取得厂家确定函；采销及广宣部门在进行活动策划时必需作好提前准备，立即和厂家沟通并取得厂家确定函。
对于应由厂家负担费用未取得供给商确定，必需在上报促销审批计划中注明确定函收取情况及对应业务科主管，报总部审批，费用负担厂家对应业务科主管对未取得确定函部分厂家负担费用收回负责。同时在借款时由分部相关分管业务、业务主管及采销总监对无确定函借款签字担保，承诺在借款后五日内取得相关供给商书面确定函，并在活动结束后30天仍无法收取确定函时负担还款责任。分部收入组负责跟踪收取，严禁无担保、无厂家确定代垫支出及任何形式未批先付。
分部财务部对费用负担厂家归属业务主管人员建立信用评定统计，对担保后三日内仍未收取确定函，分部财务报分部采销总监督促业务催收，并对该业务人员在无确定函情况下不再办理借款。
取得厂家确定函必需专款专用，不得跨品类跨厂商使用，特殊情况须报总部审批，不然为无确定函未批先支，将对相关业务人员给书面指导以上处罚。
对原有未收回代垫费用确定函收取，由分部采销总监负责，要求相关业务人员在本文件下发之日期起1个月内限期收回，不然将给提交理由书并按超期天数对责任人天天10元累计处罚，原责任人已离职由现岗位接替人员负责追讨并负担责任。
采销部门应建立对业务人员厂家负担费用、应收厂家收入等相关确定函收取得考评，明确相关业务人员责任，建立时限管理制度，要求采销人员在取得确定函后3日内必需交到分部财务部收入组，对因业务人员未取得厂家确定函而造成企业收入无法收回，给企业造成损失，根据损失一定百分比对相关人员进行处罚。
二、借款手续和要求
针对促销借款中存在手续问题，对促销活动借款手续进行以下要求：
1、对于完全由企业负担促销活动等费用，广宣等部门凭企业审批活动计划，填制借款单，经费用会计审核签字后按费用授权签批办理借款手续。
2、包含厂家负担费用促销活动必需在费用支出前确保代垫支出款项起源，如厂家留存临时促销费不足，必需在借款前取得厂家促销费用确定函。对活动前未取得供给商确定情况，按前述借款审批中所做要求办理，不然给相关责任人 “书面指导”处罚并由其负担发生损失。
3、对内部采购促销赠品，为加强对门店赊款购物限额及范围控制，要求同外购赠品采购，一律根据企业审批手续办理借款在门店进行购置，严格严禁从库房借商品作赠品促销，对未根据要求直接办理借机，将对相关人员“书面指导”处罚。
4、借款后分部财务以借款单，企业审批促销活动计划审批表作为附件，挂“其它应收款－代垫款－个人（借款人）”。
三、具体操作步骤及注意事项：
1、首次向供给商取得备忘录、确定函情况操作步骤
1）采销部门应于活动前取得供给商负担费用备忘录或确定函，并按附件一编制《临时促销费（广告费等）备忘录、确定函收取确定单》（以下简称《确定函收取确定单》），采销部门相关人员应将备忘录或确定函及《确定函收取确定单》一并交和财务部门。分部收入组依据备忘录或确定函进行应收挂帐,同时在《确定函收取确定单》上签字确定已收到对应备忘录或确定函。
2）采销部门将经收入主管签字确定《确定函收取确定单》移交广宣等部门办理借款。
3）广宣等部门在办理借款手续时，应持借款单、总部指示促销活动计划审批表、收入主管签字《确定函收取确定单》到费用会计处审核。其中《确定函收取确定单》要求为收入主管签字确定原件。费用会计对于手续不符合要求，不予办理借款。
4）费用会计将《确定函收取确定单》复印，原件留存，复印件填写实际借款明细并签字确定后于当日转收入会计。
5）收入会计按附件二编制《临时促销费（广告费等）备忘录、确定函使用情况统计表》（以下简称《确定函使用情况统计表》），以备对备忘录、确定函尚可使用余额进行监控。
6）费用会计对借款单进行审核后，按企业费用授权签字审批，借款人凭签字审批后借款单据到出纳处办理领款。委托她人领款，借款人需提供书面委托。
2、使用备忘录或确定函余额情况操作步骤
1）在使用备忘录或确定函余额时，应在其“尚可使用余额”内申请借款。借款时业务人员到收入组确定厂家确定函使用余额，收入会计打印《确定函使用情况统计表》，并由收入主管签字确定后交业务人员，业务将签字统计表交广宣办理借款。
2）广宣持收入主管签字《确定函使用情况统计表》原件、借款单、总部指示促销活动计划审批表到费用会计办理借款手续。
3）费用会计依据《确定函使用情况统计表》中借款“尚可使用余额”对广宣等部门借款申请进行审核。对于超出借款可使用金额、手续不符合要求不予办理借款。
4）费用会计将《确定函使用情况统计表》复印，原件留存，复印件填写实际借款明细并签字确定后于当日转收入会计。收入会计在统计表中登记“借款支出金额”对尚可使用余额进行监控。
5）费用会计对借款单进行审核后，按企业费用授权签字审批，借款人凭签字审批后借款单据到出纳处办理领款。委托她人领款，借款人需提供书面委托。
3、备忘录、确定函最终用于填补补利情况处理
对于将备忘录、确定函最终用途确定用于填补补利，按国美财字[]第308号《相关备忘录、确定函签署及使用要求》实施。分部收入会计依据经总部采销中心副总批复《协议外费用台帐转帐审批单》中转帐金额（《协议外费用台帐转帐审批单》中“实收金额”），登记《确定函使用情况统计表》中“借款支出金额”， 对备忘录、确定函尚可使用余额进行监控。
4、跨年度使用代收代支款项
跨年度使用代收代支款项操作，国美财字[]第077号《相关代收代支费用跨年度使用相关要求》中已经有明确要求，请分部遵照文件实施，在此不做赘述。
5、借款余额登记控制
费用会计应在借款当日立即将借款情况反馈收入组，收入会计应立即登记《临时促销费（广告费等）备忘录、确定函使用情况统计表》对备忘录、确定函可使用额度进行控制。因双方交接问题造成借款超支由责任人负责追偿。
四、个人促销借款冲销：
1、借款操作中应杜绝出现实际使用超出借款金额情况，活动借款金额不足使用必需到收入主管处再次确定后借款，不然费用会计对于超出借款金额费用可不予办理报销，待补足相关手续后方可推行报销手续。
2、分部进行促销活动、购置促销赠品必需联络正规单位，并在活动结束后一周内立即取得正规发票办理报销手续。费用会计在促销活动结束后应立即通知借款人员清理借款，对于无正当理自活动结束后1周内不办理报销手续，将依据情况给相关借款人或分部广宣经理提交理由书并按超期天数对责任人天天10元累计处罚。
3、报销时借款人应持按授权签批费用报销单、总部指示促销活动计划审批表、购置赠品发票、赠品ERP系统入库单、国美和厂家费用划分分配表等到分部财务办理报销。
促销费用划分应由分部卖场部设专员负责，立即对国美和厂商共同负担费用进行划分，费用会计按企业相关要求负担百分比进行审核。
4、费用会计严格审核手续是否齐全，单据是否合规，按企业要求办理报销手续，并将收入主管签字《确定函收取确定单》或《确定函使用情况统计表》原件作为报销凭证附件。
5、报销后促销费用中应由厂家负担部分，按企业代收代支管理要求进行账务处理，借：其它业务支出，贷：其它应收款－代垫款－个人。
6、月末费用会计应根据企业要求登记“其它业务支出”项目台帐报收入组。收入会计依据“其它业务支出”项目台帐登记其它业务收入报表中“为厂家代收代支”项目（具体要求见国美财字[]第045号《相关代收代支项目标管理要求》）。

国美电器
财务中心
6月2日
专题词：促销 借款 管理 措施
主送：总部采销中心；各大区总经理；各分部财务部、采销系统；香港国美
报送：黄光裕总裁、香港国美电器控股杜鹃实施董事