档案整理工作专项方案.doc

归档文件整理工作方案

年度归档文件整理工作是档案资政服务基础，也是档案管理工作资源建设关键组成部分，为了愈加好地做好年度归档文件整理工作，依据《归档文件整理规则》和市档案局相关工作要求，特制订本方案以下：
一、指导思想
根据分工负责、各司其职、各负其责、齐全完整、应归尽归标准，强化组织领导，加强业务知识学习，严格根据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限要求》要求，遵照文件形成规律，保持文件之间有机联络，区分不一样价值，便于保管和利用目标，在要求时间内保质保量完成归档文件整理工作。
二、时间要求
归档文件整理工作从4月1日起——5月27日指导整理结束；7月31日前归档文件目录按标准打印完成，原生电子文件和电子档案目录报市档案局。
三、工作标准
（一）文件材料搜集工作
文件材料搜集是归档工作起点，直接决定归档质量，务必高度重视，认真负责。只有立即广泛搜集，才能确保文件材料齐全、正确、完整、有效。搜集工作和年度评优评先挂钩，档案员务必将本机关多种红头文件，黑头文件、会议材料、多种会议统计；重大活动资料、工作汇报、简报、专题汇报、调研汇报；工作计划、总结、小结；规章制度（要求）、干部（职员）记录表、花名册、各类统计报表（组织、人事、工资、业务报表等）；协议、合相同搜集齐全、完整，确保应归尽归。同时注意搜集本机关及行业有保留价值图书、报刊、资料、声像等，集中移交市档案局。
（二）文件材料整理工作
1、档案员要根据《归档文件整理规则》和国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限要求》要求，认真指导各单位归档文件整理工作。
2、对上级业务部门有标准要求根据行业标准整理。如：电业局（按件整理，划分为永久、长久、短期3个保管期限，按机构分类）；邮政局、电信局（按企业分类整理）；银行（按机构问题分类整理），各组要按其标准指导她们进行整理。
3、乡镇（街道办事处）按党群和行政两个机构（问题）进行分类、整理，划分为永久和定时2个保管期限。
4、市委、政府、市委办、政府办四个全宗，按十大类（问题）进行分类整理。市委、政府两个关键全宗永久整理成三套，定时为一套；市委办、政府办两个全宗永久整理为二套，定时为一套。
5、单位发文实施三套制：第一套带发文底稿。本级文件要有初稿和拟稿单，上级下发文件要有传阅单，尤其是一级单位，没有要求补齐，签发签一起放在正文后，按文件级进行整理；第二套（即发文聚集）按不一样发文字号次序组卷整理。100页左右为一卷，用铅笔编写页号（编写位置：有字正面右上角，反面左上角），加封面（用黑碳素笔按要求规范、正确填写）、归档文件目录、备考表，三孔一线用线绳装订。第三套作为挑选支农、惠农、劳动保障等包含民生现行政策性要求文件，作为本年度现行文件，各归档组整理后交征编股，充实全市现行文件中心内容。
6双载体归档。为同时促进档案信息化建设，单位纸质文件及其定稿原生原文电子版，务必按标准同时归档，确保正确无误。（根据发文字号次序排列好报对应归档组做好保留备份）
7、归档工作要统一标准。档案员在指导单位工作人员保管期限划分和归档文件排列、编号时，要和上年度务必保持标准一致。归档文件整理期限划分通常为：本单位制发文件、材料，关键划分为永久，其它划为定时；上级业务部门和其它单位下发文件，有本单位人事任免、表彰、处分和针对本单位有工作指示等划分为永久，对本单位须落实落实及有指导意义划为定时。归档文件整理排列次序通常为：综合性工作、意见、总结、组织人事、纪检、宣传教育、单位业务、其它等，以利于以后检索利用。
8、装订要细致。即多种金属物要拆除掉，装订线要缝直，文件要平整，装订线要用剪子修剪整齐，不留线头，不要图省事，用手拽。
9、整理要规范。归档章要求盖在文件首页上方空白处正中，归档章要盖得清楚，严禁盖成“双眼皮”或模糊不清；归档章内项目填写要工整、正确、规范。
10、卷盒用铅笔书写。填写字迹要工整，端正，规范，清楚。
11、规范打印归档文件目录。以去年档案局馆出台《归档文件目录打印标准》为指导，严格根据办公室统一设置Excel栏目格式规范打印，打印好电子版经检验合格后方可出纸质目录。（注：发文聚集打印时要注意将件号改为次序号，页数改为页号）
12、归档文件整理工作实施组长负责制。工作人员整理中碰到新业务问题，要请示分管业务领导立即处理，不得自作主张，随意处理，以确保规范整理。
四、严厉法纪，责任到人
归档期间，工作人员严格实施归档文件整理标准，确保归档质量，办公室将采取多个形式不定时检验督导归档质量。档案员在要求时间内按要求规范指导完划分单位归档文件整理任务。
五、协调跟进，搞好征集
归档伊始，档案工作人员注意和分管领导做好汇报，将领导办公室内文件、资料及上十二个月征订期刊、杂志、书籍、声像等立即征集进档案室，避免损毁、丢失可能。