ERP系统操作作业流程.doc

ERP系统操作步骤、权限及相关票据账务处理
一、 ERP系统解释及实施目标
ERP——Enterprise Resource Planning （即：企业资源计划系统），是指建立在信息技术基础上，以系统化管理思想，为企业决议层及职员提供决议运行手段管理平台。经过利用ERP，企业能够利用计算机对企业资金、货物、人员和信息等资源进行自动化管理，含有制造，办公操作，供给链管理，人力资源管理，项目管理，财务资金管理，用户服务，销售和市场营销等商业功效。ERP 不仅仅是一个软件,更关键是一个管理思想。实施ERP系统是想经过该系统将企业中各部门如财务，生产，销售，采购，人力资源等部门信息根据一定工作信息步骤整合到一个平台上使各部门信息在企业内部实施共享，已达成优化工作步骤，降低资源浪费，降低生产成本，优化降低库存目标。
二、 ERP相关要求
1. 生产加工货物成品所领取半成品和产成品必需货物名称，颜色、规格一致不然系统在验收时无法验收入库。系统相关人员要对货物分名称，颜色，规格进行熟悉。
2. 货物编码、名称、颜色、规格要一一对应。销售部负责车品成品、半成品相关装饰用具编码、名称，颜色、规格编制维护；销售部负责床品成品、半成品、鞋品、相关装饰用具编码、名称，颜色、规格编制维护；采购部负责生产，仓库用辅料、包装编码、名称，颜色、规格编制维护和半成品编码、名称、颜色、规格编制维护。以上部门职员也要熟悉各自部门编码编写规则。
3. 企业当年度新产品在生产前由对应部门提前编写对应半成品，成品编码、名称、颜色，并通知生产部，生产部在使用编码过程中有什么问题能够通知相关部门处理。
4. 车品部，床品部，采购部负责各自用户和供给商资料建立及维护。
5. 系统根据单据类型自每个月1日至当月末分单据类型由1号票起自行编制本类型单据单号，不许可有编号反复。操作人员不要对单号进行修改，以免出现单据无法保留情况，假如某张单据输入错误在该单据没有被引用和审核情况下能够进行修改、作废，但不得删除该票据以确保该类型单据票号连续。
6. 系统中单据只有在审核完成后才能够被引用，假如引用不出来可能是单据未审核或是单据相关内容输入错误造成。
7. 为确保单据完整、严谨，数据正确凡审核完成单据、被引用单据不能反审核，假如操作员及相关人员复查后确属操作原因造成单据失误需报ERP系统管理员并对失误原因，需反审核单据票号、单据修改前及修改后内容进行书面登记签字，由ERP系统管理员对需修改单据进行反审核，输入正确单据内容审核打印。原错误单据由相关操作员收回销毁。
8. 领料单，验收单，出入库单、采购开单，销售开单因关系到库存数量及车间加工数量一经审核，不能反审核，假如确属操作原因造成失误，需对要修改单据内容按货物名称，颜色，规格进行盘库后报ERP系统管理员确定，对错误单据开具日期，内容、票号进行书面登记由相关人员签字。ERP系统管理员进行相关账务票据处理。
9. 采购开单、销售开单必需审核后方可打印。领料单、出入库单在引用加工单、验收单后假如发觉实际领用和实际验收入库数量不对时不得改动领料单和出入库单引用数量，不许修改对应加工单和验收单，修改后在重新引用以避免系统账面数量和实际库存数量差异。
10. ERP系统操作员能够对自己单据独立审核。系统操作过程中按单据署名进行责任划分（在系统步骤中会对责任进行明确）。
11. 结合各部门实际情况在考虑数据安全前提下会开通对应权限。
12. 当日票据当日或次日9:00前审核完成。系统在次月2日进行系统结账，当月个类型单据应在次月1日下班前全部审核完成。系统结账后当月数据不能更改。
三、 ERP操作步骤，权限认定、责任划分
（一） 生产部-仓库操作步骤生产部主管或销售部主管下达生产计划
生产车间
半成品仓库
生产车间
成品仓库
1车间erp操作员依据生产计划做生产加工单并生成领料单
2.车间领料人员凭领料单领取加工用半成品及辅料。
辅料仓库
3.车间交货凭验收单交货入库。

仓库、车间ERP操作员权限认定
1.加工单：查看、新增、修改、作废、审核、打印、实施。
2.领料单：查看、新增、审核、打印、实施。
3.验收单：查看、新增、审核、打印、实施。
4.工艺步骤、库存汇总报表、库存明细报表、业务查找、加工验收汇总报表、加工验收明细报表、验收明细报表查看。
责任划分
1.ERP操作员依据生产计划制作加工单，因操作失误造成数量错误或无法验收入库由操作员负责，因计划单错误造成原因由相关下达生产计划主管和部门负责。当月一样失误或错误达成或超出3次以上，扣除对应人员绩效考评1分。
2.生产计划能够依据库存数量下达，在领料过程中假如因仓库数量不准造成无法领料出库，耽搁生产次数达成或超出3次以上，扣除对应仓库保管绩效考评2分。
3.车间交货前应按品名，规格，颜色对所交货物进行整理，列出交货清单交货清单（清单因写明交货名称，规格，颜色，数量）交ERP操作员制作验收单，仓库保管按验收单点验货物并验收入库，如验收单和货物不符可不验收入库。当月出现3次或3次以上无法验收入库，扣除对应人员绩效考评3分。
4.销售部临时下生产计划或出现先领料情况，需相关人员写明加工货物名称，规格，颜色，数量和所领材料名称，规格，颜色，数量，交ERP操作员制作加工单，如造成数量错误或无法验收入库，扣除对应人员绩效考评3分。
5.车间，仓库应在当日下班前或次日9:00前将当日验收单，委托领料单，委托验收单引用制作出入库单并审核，以确保仓库数量正确。造成数据不正确，扣对应人员绩效考评2分。
注意事项
1. 车间操作员凭仓库保管签字领料单、验收单审核相对应单据，审核时应注意单据单号，做到一一对应车间领料、交货人员在领料后和交货后应立即将签字单据转交系统操作员。
2. 辅料领用领料单由辅料仓库保管引加工单制作领料单，领用数量以实际发货数量为准。
3. 仓库保管应在当日下班前或次日9:00前将当日验收单，委托领料单，委托验收单引用制作出入库单并审核，以确保仓库数量正确。
（二） 销售-仓库操作步骤
销售部依据用户订单制作销售订单
成品仓库
销售部通知仓库引用销售点单单号号或打印转仓库
销售部
仓库保管引用销售订单并按实际发货物和数量修改销售开单，将销售开单转交销售部。
财务部（财务在收到销售部转交销售单后审核发货签单和销售清单。）
销售部对仓库转交发货单对应单号在统中录入价格，并打印带金额销售清单转仓库保管签字。
仓库保管凭财务转交销售清单审核系统对应单据。

销售、仓库操作员权限认定
1. 销售订单；查看、新增、修改、作废、审核、打印、实施。
2. 销售开单：查看、新增、修改、作废、审核、打印、实施。
3. 出入库单：查看、新增、审核、实施。
4. 库存汇总报表、库存明细报表、业务查找、加工验收汇总报表、加工验收明细报表、验收明细报表查看、采购开单汇总报表、采购开单明细报表。
5. 销售主管：用户关系、办公管理、日常工作。
责任划分
1. 销售部应制作销售订单，仓库按销售订单发货并引用订单制作发货清单，如没有销售订单仓库则无法发货，并按出现次数扣对应人员绩效考评3分。
2. 仓库发货清单应立即主教销售部，销售部应依据转交单据系统编号对应系统单据录入货物价格并打印销货清单转交仓库保管签字后转财务审核。当日单据必需当日审核引用完成，以确保仓库数量正确。按出现次数扣对应人员绩效考评2分。
3. 如有需反审核单据相关人员则需到财务书面写明错误单据，反审核原因，经财务同意后对相关单据进行修改。失误3次以上，每次扣相关人员绩效考评2分。
（三） 采购-仓库操作步骤
采购部制作采购订单
相对应仓库
对应部门
按供给商引用对应采购订单，并以实际入库数量修改采购订单。
erp系统中没有货物编码通知对应部门编写。

销售、仓库操作员权限认定
1. 采购订单；查看、新增、修改、作废、审核、打印、实施。
2. 采购开单：查看、新增、修改、作废、审核、打印、实施。
3. 出入库单：查看、新增、审核、实施。
4. 库存汇总报表、库存明细报表、业务查找、采购开单汇总报表、采购开单明细报表。
责任划分
1. 采购部应制作采购订单，仓库按采购订单发货并引用订单制作发货清单，如没有采购订单仓库则无法收货入库，并按出现次数扣对应人员绩效考评2分。
2. 如有需反审核单据相关人员则需到财务书面写明错误单据，反审核原因，经财务同意后对相关单据进行修改。失误3次以上，每次扣相关人员绩效考评2分。

（四） 其它

财务部有权依据erp系统在运行过程中出现实际问题，每三个月会对该要求进行修改和补充，在该要求修改后版本出来前仍按上一版本实施。