合同专用章使用流程.doc

蚌埠中铁置业投资发展有限公司
流程编号： LAM.02.02
版次：V1.0
法律事务-合同管理
页次：
生效日期：
合同专用章使用管理流程

姓名
签字
日期
编写

审核

批准

流程责任部门：市场开发部
流程责任岗位：法律合约经理

1.流程目标
本流程主要阐述公司合同章专用章使用的相关程序，旨在确保合同章使用操作的合理性和合规性。

2.适用范围
蚌埠中铁置业投资发展有限公司

3.相关政策和制度
【AR01】《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同管理办法》（中铁置蚌市【2011】24 号）
【AR02】《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用管理制度》（中铁置蚌市【2011】25 号）

4.流程图

5.流程说明
编号
流程步骤
责任岗位/人员
适用政策与制度
流程步骤描述
输出文档
发现
建议

【AR01】 【AR02】
流程说明： 蚌埠中铁置业投资发展有限公司（以下简称蚌埠公司）对外签订合同，使用的印鉴为公司合同章或公司公章。
流程开始：

01
填写《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》
用章申请部门经办人
【AR02】
【C01】 为了加强合同专用章的使用和管理，更好地防范公司经营活动中的法律风险，蚌埠公司制定了《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用管理制度》（中铁置蚌市【2011】25 号，以下简称《制度》）,主要阐述了合同专用章使用的相关流程和内容。 《制度》规定，公司实行合同专用章统一管理制度，由公司市场开发部统一负责合同专用章的管理，公司各部门对外签订各类经济合同申请使用合同专用章，应当履行审批手续。 用章申请部门经办人填写《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》，主要内容包括合同名称、对方当事人、合同标的与价款，合同评审时间、用章数量及经办人。 审批表由公司市场开发部制定并提供。
【EF01】《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》

02
填写评审意见及处理情况，并审核签字
用章申请部门负责人
【AR02】
【C02】 用章申请部门负责人审核《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》与《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同评审表》内容，主要关注合同是否进行修改完善，且用章数量合理性和合规性，审核通过后在《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》上签字确认，并填写合同评审意见及处理情况。
【EF01】《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》【EF02】《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同评审表》

03
审核并汇报
市场开发部法律合约经理
【AR02】
【C03】 市场开发部法律合约经理审查《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》与《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同评审表》内容，主要关注合同是否进行修改完善，且用章数量合理性和合规性，审查后向市场开发部负责人汇报情况。
【EF01】《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》 【EF02】《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同评审表》

04
审核
市场开发部负责人
【AR02】
市场开发部负责人了解汇报情况后，准备在蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》上出具意见并签字。 若存在合同未修改完善事宜，转至步骤05； 若审核无意见，转至步骤06。
【EF01】《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》 【EF02】《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同评审表》
政策【AR01】，即《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同管理办法》中规定，若存在合同标的金额在人民币200万元以上或对公司有重大影响的合同或法律关系复杂的合同的情形，须提交集团公司法律合约部进行审核，但在合同评审与专用章使用申请工作中都忽略了此项工作及流程。但也有可能出现政府方面的强制内容，集团不认可等情形。
与集团公司沟通，一确认集团参与审核的必要性及内容，二如何进行审核与出具意见，三确定统一的流程及审核期限等相关事宜。
05
意见反馈用章申请部门负责人处
市场开发部负责人
【AR02】
市场开发部负责人在《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》上出具“不同意”及具体原因的审查意见，将意见及时反馈至被授权人部门负责人处，流程结束。
【EF01】《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》

06
签字
市场开发部负责人
【AR02】
【C04】 市场开发部负责人审核通过后在《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》上签字确认。
【EF01】《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》

07
审核签字
用章申请部门分管领导
【AR02】
【C05】 用章申请部门审核通过后在《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》上签字确认，主要关注用章的合理性和合规性。
【EF01】《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》

08
签批
董事长或总经理
【AR02】
【C06】 董事长或总经理审核通过后在《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》上签字确认。
【EF01】《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》

09
盖章
市场开发部法律合约经理
【AR02】
【C07】 市场开发部法律合约经理审核《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》与《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同评审表》，主要关注审批手续是否齐全，审核通过后按照用章数量如实加盖公司合同章，流程结束。
【EF01】《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》

10
归档保存
市场开发部法律合约经理
【AR02】
建立《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用登记表》，主要内容包括申请盖章部门、对方签约单位、合同名称、合同标的额、合同份数、留存情况、签批领导等，以便日后查阅。
【EF03】《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用登记表》

流程结束。

风险控制矩阵
一级流程编号 LAM
一级流程编号 法律事务

二级流程编号 LAM.02
二级流程编号 合同管理
三级流程编号 *LAM.02.02
三级流程编号*合同专用章使用流程
主责部门名称 市场开发部

流程责任人 法律合约经理

目标编号
控制目标
风险编号
风险描述
控制措施编号
控制措施
发现编号
发现描述
建议
T01　
确保合同专用章使用工作有制度可依。　
R01　
未制定合同专用章使用制度，可能导致合同专用章使用工作无制度可依据。　
C01
为了加强合同章的使用和管理，更好地防范公司经营活动中的法律风险，蚌埠公司制定了《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用管理制度》（中铁置蚌市【2011】25 号）,主要阐述了合同专用章使用的相关流程和规定。

T02　
确保合同专用章使用的准确性。
R02　
未对用章手续和用章份数进行适当审核，可能导致无法确保合同专用章使用的准确性。
C07　
市场开发部法律合约经理审核《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》与《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同评审表》，主要关注审批手续是否齐全，审核通过后按照用章数量如实加盖公司合同章。

T03　

确保用章申请的必要性和合理性
R03

未对《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》进行适当审核，可能导致无法确保用章申请的必要性和合理性。
C02
用章申请部门负责人审核《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》与《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同评审表》内容，主要关注合同是否进行修改完善，且用章数量合理性和合规性，审核通过后在《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》上签字确认，并填写合同评审意见及处理情况。

C03　
市场开发部法律合约经理审查《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》与《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同评审表》内容，主要关注合同是否进行修改完善，且用章数量合理性和合规性，审查后向市场开发部负责人汇报情况。

C04
市场开发部负责人审核通过后在《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》上签字确认。

C05
用章申请部门审核通过后在《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》上签字确认，主要关注用章的合理性和合规性。

C06
董事长或总经理审核通过后在《蚌埠中铁置业投资发展有限公司合同专用章使用审批表》上签字确认。