一年级新生学籍上传操作基础手册.doc

全国中小学生学籍信息管理系统
小学十二个月级新生上传操作手册
第一部分:总述 2
1.新生注册步骤 2
2.步骤简明说明 3
3.学籍注册时间节点 3
4.增加十二个月级班级信息 4
第二部分:学生信息搜集 6
1. 搜集步骤 6
2. 学生基础信息表格及填写说明 6
3. 无身份证号学生在校就读证实表 12
4. 新生信息输入模版 13
第三部分:新生学籍上传 21
1.模板导入学籍（大批量时使用） 21
2.手工录入学籍（单个输入时使用） 24
3.新生照片上传 27
第四部分: 新生学籍审核上报 29
1.新生学籍审核 29
2.新生学籍上报 30
白土岗镇中心学校
二零一四年九月
第一部分:总述
1、 新生注册步骤（有变动，加入接续操作）
依据学籍管理措施第二章第四条要求，“学生首次办理入学手续后，学校应为其采集录入学籍信息，建立学籍档案，经过电子学籍系统申请学籍号。学籍主管部门应经过电子学籍系统立即核准学生学籍”。依据学籍管理措施第二章第六条学籍管理实施“籍随人走”要求，尤其强调，在全国学籍系统中，学生实际在哪所学校就读，就应该在哪所学校建立学籍。
春期，多数幼稚园幼儿进行了学前学籍注册，所以部分十二个月级新生有幼儿学前学籍。所以秋期十二个月级新生学籍注册须优异行学前幼儿学籍和十二个月级学籍接续，然后分类注册。所以和往年相比此次必需加入一个是否有学前学籍筛选步骤：先下载《学前调档学生信息》（具体操作见后），然后把十二个月级新生姓名、性别、出生日期、身份证件类型、身份证件号输入《学前调档学生信息》。输入完成后，把该表格导入学籍系统，对照看该学生是否已经有学前学籍。如有该生则进行学前调档---学籍档案信息补录。如无该生信息，则对该生进行十二个月级新生注册。
2、步骤简明说明

该图1为筛选后该生有学前学籍办理步骤
该图2为筛选后该生无学前学籍办理步骤
注：图中1在校生注册内更换为换成“新生注册”。
学籍注册业务由学校用户提议，能够有两种方法：手工录入、Excel模板导入方法录入学生信息。系统自动查重。对查重有问题学生学籍需要进行问题学籍处理。对查重无问题信息核办步骤为：
（1）学校审核；
（2）学校上报；
（3）主管部门核办。
核办同意后即可成为正式学籍，省级学籍系统即会自动为其给予临时学籍号，待学生学籍信息进入中央级学籍系统后，会和公安部身份证认证系统进行信息比对，身份信息无问题会为其生成正式学籍号, 有问题则进入问题学籍处理步骤，待下次再进行确定。
3.学籍注册时间节点
9月1日—10日 新生基础信息、照片搜集、查对、上传
9月11日—15日 处理查重有问题学籍、转学学籍
9月16日—20日 学籍审核、上报，处理问题学籍、转学学生学籍
9月21—25日 学籍汇总上报上报
4.增加十二个月级班级信息
【注意：在学籍系统进行新生注册前，必需先新建十二个月级班号101，具体步骤以下：
点选择【学校管理->班级信息管理->小学十二个月级（）】图：

选择右边增加后，填写弹出界面中班主任姓名，班级号码（默认为101）图;
完小等双班学校能够添加完1班后继续根据以上步骤添加2班班号为102。
班级添加完成方可进行学籍注册等业务】

第二部分:学生信息搜集
1. 搜集步骤
先由学校打印并下发学生基础信息表----学生或家长如实填写---学校审核签字盖章---录入模板检验
2、学生基础信息表格及填写说明

2.1学生基础信息表（本表在该邮件附件中，打印A4版本）
学生基础信息表
学校名称: 班级：

编号
项目名称
基础数据
编号
项目名称
基础数据
学生个人基础信息
1
姓名★

8
身份证件类型★

2
性别★

9
身份证件号

3
出生日期★

10
港澳台侨外★

4
出生地★

11
政治面貌

5
籍贯★

12
健康情况★

6
民族★

13
照片★

7
国籍/地域★

学生个人辅助信息
14
姓名拼音

17
户口所在地★

15
曾用名

18
户口性质★

16
身份证件使用期

19
专长

学生学籍基础信息
20
学籍辅号

24
入年月★（年/月）

21
班内学号

25
入学方法★

22
年级

26
就读方法★

23
班级

27
学生起源

学生个人联络信息
28
现住址★

32
邮政编码★

29
通信地址★

33
电子信箱

30
家庭地址★

34
主页地址

31
联络电话★

学生个人扩展信息
35
是否独生儿女★

41
随班就读

36
是否受过学前教育★

42
残疾人类型

37
是否留守儿童★

43
是否由政府购置学位

38
是否进城务工人员随迁儿女★

44
是否需要申请资助★

39
是否孤儿★

45
是否享受一补★

40
是否烈士或优抚儿女★

学生上下学交通方法
46
上下学距离（公里）

48
是否需要乘坐校车

47
上下学交通方法

学生家庭组员或监护人信息一
49
家庭组员或监护人姓名★

55
户口所在地★

50
关系★

56
联络电话★

51
关系说明

57
是否监护人★

52
民族

58
身份证件类型

53
工作单位

59
身份证件号

54
现住址★

60
职务

学生家庭组员或监护人信息二
61
家庭组员或监护人姓名★

67
户口所在地★

62
关系★

68
联络电话★

63
关系说明

69
是否监护人★

64
民族

70
身份证件类型

65
工作单位

71
身份证件号

66
现住址★

72
职务

填表人： 填表日期： 审核人： 审核日期：

2.2、学生基础信息表填写说明（本表在该邮件附件中，上图中带★为必填）
1.姓名：在公安户籍管理部门正式登记注册、人事档案中正式记载汉字姓名
（必需填写正确）。
2.性别：1-男，2-女。
3.出生日期：在公安户籍部门正式登记注册、人事档案中记载时间日（必需和
身份证号码一致）年填4位数字、月填2位数字、日期填2位数字如：0101”。
4.出生地：学生出生所在行政区划（南召县为）。
5.籍贯：祖居或本人出生地方，现多用于父辈以上居住地，通常为河南南召
6.民族：学生民族，用两位数字代码，如：01-汉族，02-蒙古族，03-回族，04-藏
族，05-维吾尔族，06-苗族，08-壮族，11-满族，其它参见《中国各民族代码》
（可网上自行搜索查看）。
7.国籍/地域：学生所属国籍/地域，用三位字母代码，如CHN-中国。
8.身份证类型：可证实学生身份证件类型：1-居民身份证。无身份证时，
身份证件号可不填，但学校需提供学生在本校就读证实（表格见下文，需学生
和家长签字，学校盖章，并提交中心学校立案）。
9.身份证件号：身份证件类型对应证件号码。身份证件类型为Z-其它以外证件类
型时，身份证件号必填。
11.政治面貌：分为01-中共党员，02-中共预备党员，03-共青团员，13-群众。
12.健康情况：学生身体情况，分为：“10-健康或良好、20-通常或较弱、
30-有慢性病、40-有生理缺点、50-残疾”。
13.照片：导入学生照片。
14.姓名拼音：姓名全称汉语拼音。
15.曾用名：曾正式使用过姓名。
16.身份证件使用期：身份证件上显示使用期限。
17.户口所在地：公安户籍部门确定学生户口所在行政区划（南召），由用户进行下拉选择填写。
18.户口性质：公安户籍部门确定户口类别，分“1-农业户口，2-非农业户口”。
19.专长：填写学生专长信息。
20.学籍辅号：填写各省当地学生编号，用于地方系统和中央系统对接。
21.班内学号：学生班级内编码。
22.年级：学生就读年级，今年为级。
23.班级：学生就读班级，班级名字为级1班、级2班等，班号为
101（指是级十二个月级1班），102（指是级十二个月级2班）。
24.入年月：新学生入学时间，年填4位数字、月填2位数字，如‘01’。
25.入学方法：学生以何种方法进入学校，义务教育阶段分为：‘11-就近入学
12-其它’，我镇通常为就近入学。
26.就读方法：区分学生在校读书方法，可分为‘1-走读 2-住校’。
27.学生起源：区分学生生源情况，义务教育阶段分为‘1-正常入学 9-其它’
（通常均为正常入学）。
28.现住址：学生现在居住地址，具体到村庄、街区门牌号。
29.通信地址：能够联络到学生地址。
30.家庭地址：学生家庭地址。
31.联络电话：学生联络固定电话或手机号码。
32.邮政编码：填写学生现住地邮政编码。
33.电子邮箱：填写学生电子信箱。
34.主页地址：填写学生主页地址。
35.是否独生儿女：学生属于独生儿女范围，‘0-否，1-是’。
36.是否受过学前教育：新生在入学前有上过幼稚园或学前班，0-否，1-是。
37.是否留守儿童：留守儿童指父母外出务工三个月以上，由其它亲属监护并留
在户籍所在地家乡接收义务教育儿女，分为：‘0-非留守儿童，1-单亲留守儿童 ，
2-双亲留守儿童’。
38.是否进城务工人员随迁儿女：是指户籍登记在外省（区、市）、本省外县
（区）乡村，随务工父母到输入地城区、镇区（同住）并接收义务教育适龄儿
童少年，1-是；0-否。
39.是否孤儿：以当地有认定资格部门出具证实为准填写，1-是；0-否。
40.是否烈士或优抚儿女：以当地有认定资格部门出具证实为准填写，1-是；0-否。
41.随班就读：残疾人在一般中小学接收基础教育类别，可分为‘0-非随班就读
1-视力残疾随班就读 2-听力残疾随班就读 3-智力残疾随班就读
4-其它残疾随班就读’。
42.残疾人类型：残疾是指在心理、生理、人体结构上，某种组织、功效丧失或
不正常，全部或部分丧失以正常方法从事某种活动能力，分为：0-无残疾
1-视力残疾 2-听力残疾 3-言语残疾 4-肢体残疾 5-智力残疾 6-精神残疾
7-多重残疾 8-其它残疾。
43.是否由政府购置学位：0-否，1-是。是否由政府购置学位：指学生在民办学校
就读，但其所需学费部分或全部由当地政府负担。公办学校学生填写否，民办学校
学生依据实际情况填写是或否。
44.是否需要申请资助：0-否，1-是，义务教育阶段学生填写否。
45.是否享受一补：0-否，1-是，义务教育阶段学生依据实际情况填写是或否。
46.上下学距离：填写学生家庭住址和学校之间距离公里数。
47.上下学交通方法：1-步行，2-自行车（含摩托车、电动自行车），3-公共交通
（含城市公交、农村客运、地铁），4-家长自行接送，5-校车,6-其它
48.是否需要乘坐校车：0-否，1-是。
49.家庭组员或监护人姓名：在公安户籍管理部门正式登记注册、人事档案中正式
记载汉字姓名（包含外国人正式汉字姓名）。
50.关系：家庭组员或监护人和学生间关系，1-父亲 2-母亲 3-祖父母或外祖父
母4-弟兄姐妹 9-其它。
51.关系说明:关系选择为其它时，填写对关系说明。
52.民族：家庭组员或监护人民族，用两位数字代码，如：01-汉族，02-蒙古族，
参见《中国各民族代码》。
53.工作单位：填写家庭组员或监护人工作单位名称。
54.现住址：家庭组员或监护人现在居住地址。
55.户口所在地：公安户籍部门确定家庭组员或监护人户口所在行政区划。
56.联络电话：填写家庭组员或监护人固定电话号码或手机号码。
57.是否监护人： 0-否，1-是，监护人：对无行为能力或限制行为能力人人身、财产和其它一切正当权益负有监督和保护责任人。
58.身份证类型：可证实学生身份证件类型：1-居民身份证；2-军官证；3-士兵证；
4-文职干部证；5-部队离退休证；6-香港特区护照/身份证实；7-澳门特区护照
/身份证实；8-台湾居民来往大陆通行证；9-境外永久居住证；A-护照；
B-户口簿；Z-其它。
59.身份证件号：身份证件类型对应证件号码。
60.职务：家庭组员或监护人在工作单位所担负工作岗位。
61-72：解释同49-60。

3、无身份证号学生在校就读证实表（本表在该信封附件中，本操作指南手册末尾附件中也有）
无身份证号学生在校就读证实表

对于无身份证号中国籍学生，学校须填写该表，由学生和家长签字，学校盖章后提交给上级教育行政部门立案，适时录入到全国中小学生学籍信息管理系统中存档。
学生姓名： 性别： 出生日期： 年 月 日
就读学校名称：
年级： 班级：
学生签字：
家长（监护人）签字：
日 期： 年 月 日

学校盖章（责任人签字）：
日 期： 年 月 日

4、新生信息录入筛选
4.1筛选对照新生是否有学前学籍
新生信息搜集后，把十二个月级新生姓名、性别、出生日期、身份证件类型、身份证件号输入《学前调档学生信息》。注意中间不能有空白行。

输入完成后保留，然后把该表格导入学籍系统，图依次点击【学籍管理】---【学籍注册】--【学前调档名单管理】--【EXCEL导入】

依次点击【浏览】---【选择学生调档学生信息表】--【打开】--【上传】，即可导入。

注意：导入成功了15行，意思是导入了15个学生。只要输入时不更改《学生调档学生信息表》格式，通常不会犯错。
提醒导入失败有多个情况，有身份证格式不对身份证已使用、某某行数据不对等，只要找准这一行数据修改一下即可。图，身份证号已经录入，不许可反复录入，图

未查询到学前学籍学生导出，即可导出这部分学生，然后把表格中十二个月级新生姓名、性别、出生日期、身份证件类型、身份证件号复制粘贴到《新生十二个月级新生注册录入学生信息模板.xls》（见本邮件附件）中，然后在《新生十二个月级新生注册录入学生信息模板.xls》中完善学生信息。然后根据第三部分:新生学籍上传 1、模板导入学籍步骤操作，3、新生学籍审核上传等操作完成注册。

4.2 下载并制作模版（假如使用本邮件中已经下载过模板能够省略此步骤）
选择【学籍管理->学籍注册->学籍注册->学籍导入】

点击【下载模板】，并保留到桌面上

第一次打开下载模板文件，因为office安全性设置，需要我们启用编辑并加启用宏。
Office启用宏步骤为： 
（1）点击菜单栏中“工具”菜单，以下图所表示：

（2）点击“宏（M）”选项，以下图所表示：：

（3）点击“安全性…”，以下图所表示：：

（4）选择“中。您能够选择是否运行可能不安全宏”。点击“确定” 
（5）关闭目前文档，重新打开。以下图所表示：

（6）点击“启用宏”即可使用校验按钮。
（7）假如仍然不能使用，反复1-4步，在第4步中选择“低”选项即可。
Office启用宏步骤为：
（1）点击启用编辑按钮，以下图所表示：
（2）点击“启用内容”即可完成启用宏设置。以下图所表示：

后点击<开始使用>按钮，即可正常使用模板。以下图所表示：

4.3、把学生信息填入模板中
注意：在填写信息时切勿修改该模板格式，轻易犯错。
【提议各校按一个班级一个模板方法录入学生信息，录入一个班级后用班号101（表示十二个月级1班）、102(表示十二个月级2班)等命名，便于分类管理及上传使用】
模板中每一列为要求采集信息项，每一行代表一个学生，其中红色为必填项（如姓名、性别、出生日期、身份证号等），黑色为选填项（如上下学距离、上下学方法等）。
多个数据项说明：
（1）“出生地行政区划代码”、“户口所在地行政区划”、“组员1户口所在地行政区划” 、“组员2户口所在地行政区划”不能填写汉字，须填写6位行政区划代码加6个“0”；
（2）“出生日期”、“入年月”必需为8位纯数字，年、月、日之间不要加任何间隔符号；
（3）“上下学距离”默认单位为千米（公里），填写时不要加入任何单位，而且需要保留小数点后一位，比如上下学一公里需要填写“1.0”。
（详尽说明和第二部分:学生信息搜集 2. 学生基础信息表格及填写说明相同）
全部填写完成以后，点击上方<开始检验>按钮，在弹出窗口中输入所在学校学校标识码（学校标识码见下文），然后点击<确定>按钮，开始初步检测数据项填写规范情况，以下图所表示：

假如有数据项不符合规范，则会提醒“部分数据不符合要求，单击确定查看”窗口，以下图所表示：

点击<确定>按钮，即可查看具体错误信息，以下图所表示：

依据提醒修改数据项，继续检验，直至数据无格式问题校验经过。以下图所表示：

附
白土岗镇各中小学标识码
标识码
学校名称

南召县白土岗镇第一初级中学

南召县白土岗镇完全小学校

南召县白土岗镇闫楼小学校

南召县白土岗镇圣井小学校

南召县白土岗镇南岗小学校

南召县白土岗镇付庄小学校

南召县白土岗镇马庄小学校

南召县白土岗镇柿园小学校

南召县白土岗镇桐梓小学校

南召县白土岗镇白龙小学校

南召县白土岗镇柳树沟小学校

南召县白土岗镇青山小学校

南召县白土岗镇石板河小学校

南召县白土岗镇桃园小学校

南召县白土岗镇火神庙小学校

南召县白土岗镇中王庙小学校

南召县白土岗镇黑虎庙小学校

南召县白土岗镇旬垛小学校

南召县白土岗镇寺上小学校

南召县白土岗镇大庄小学校

南召县白土岗镇花子岭小学校

南召县白土岗镇养马坪小学校

南召县白土岗镇姬村小学校

南召县白土岗镇河南小学校

南召县白土岗镇东沟小学校

南召县白土岗镇碾坪小学校

南召县白土岗镇杜村小学校

南召县白土岗镇瓦房庄小学校

白土岗镇谢村小学（杜村分校）

白土岗镇中王庙上马石教学点

白土岗镇中王庙村王庄教学点

白土岗镇白龙村竹园教学点

白土岗镇白龙村榆树沟教学点

第三部分:新生学籍上传
十二个月级新生学籍注册入系统有两种方法：第一个是用模板导入。这种方法适合我镇大多数学校使用，用于大批量学生学籍导入时使用，通常一个班级一个模板；第二种是用手工方法一个一个导入学生学籍，通常见于单个学生学籍导入。
1、模板导入学籍
选择【学籍管理->学籍注册->学籍注册】进入学籍注册页面，点击<学籍导入>按钮，以下图所表示：

然后点击学籍注册导入页面上方“选择excel文件：”右侧<浏览>按钮，在弹出窗口中选择处理好模板文件。以下图所表示：

最终，选择“业务类别”为“新生注册”，点击<上传>按钮，即可完成上传操作，此时，会在下方上传统计表中插入一条刚刚导入模板信息，点击页面下方<刷新>按钮，即可看到系统对该模板处理结果，以下图所表示：

（1）假如处理结果为成功，表示该模板中学生信息已经导入到系统中；
（2）假如处理结果为失败，则可点击该文件名，查看具体失败原因（以下图），在刚才模板中修改保留后根据以上步骤重新上传即可。

2、手工录入学籍
选择【学籍管理->学籍注册->学籍注册】进入学籍注册页面，点击<小学新生注册>按钮以下图所表示：

在下面页面中能够对学生信息依次录入

带“*”号表示数据项为必填项；其它字段为非必填项，能够依据实际情况选择性填写。
注：（1）出生日期一项可经过页面中日期控件进行选择，点击输入框，以下图所表示：

可经过点击下拉按钮，选择年份（如）和月份（如4月），并在窗口中单击具体日期。选择所需时间后，系统会自动将时间填写至输入框，并保留为标准格式，无须手动更改；用户还可在日期填写框中按标准格式（YYYYMMDD）手动输入。
（2）页面有带有放大镜符号信息项（如：籍贯等），需关键点击放大镜按钮，然后在弹出页面中选择需要填入信息项，以下图所表示：

学生信息填写完成以后，点击右上角<保留并继续>按钮，继续填写学生家庭组员信息。点击<增加>按钮，添加学生家庭组员信息。以下图所表示：

填写完成后点击<确定>按钮，然后<保留>，弹出保留成功提醒窗口：

点击<确定>按钮，关闭提醒信息，至此学生学籍注册数据填写完成。
学籍注册后，待上级系统查重（约需3---6个小时）后，学校学籍管理员能够选择【学籍管理->学籍注册】，选择查询条件上报状态“未上报” ，点击<查询>按钮，查看学生是否有查重反复现象。查重有问题学生处理方法参见该邮件中《问题学籍处理方案》。
3.新生照片上传
（1）、学生照片规格：
1.淡蓝色背景颜色， 近期正面免冠彩色头像数码照片。
2.照片规格:390(宽)× 480(高) 或2.6厘米(宽)× 3.2厘米(高)，分辨率150像素/厘米。
3.人像在相片矩形框内水平居中，头部占照片尺寸2／3，常戴眼镜学生应配戴眼镜，人像清楚，层次丰富，神态自然，无显著畸变。
4.数码照片要求为jpg格式。
5.照片文件大小应小于60K。
（2）学生照片文件命名规则：
1.有身份证号学生，其照片文件以身份证号命名，并按年级、班级分文件夹存放。
2.无身份证号学生，其照片文件命名规则为：学校标识码_班号_姓名，并建立单独文件夹存放全校全部没有身份证号学生照片。
3.因为学籍系统只适用ZIP压缩文件，所以要把文件夹压缩。
（3）照片上传步骤。图【学籍管理->日常管理->学生照片采集】

点击浏览，选择已命名好照片文件夹压缩文件，然后点击上传即可。

第四部分: 新生学籍审核上报
1、学籍注册学校审核（该步骤适适用于上传后查重无问题新生）
选择【学籍管理->学籍注册->学籍注册学校审核】，以下图所表示：

选择查询条件上报状态“未上报”，核办状态“学校未核办”,查重状态“查重无问题”，点击<查询>按钮，以下图所表示：

查出数据均为待核办数据，在左侧复选框中选择需要核办数据，然后点击<审核>按钮，以下图所表示：

选择“同意”或“不一样意”，填写审核意见，点击保留完成学校核办。核办界面以下图所表示：

注意：教育部要求，为了学生数据质量，只能逐条核办，系统中许可最多20条批量核办，无全部核办功效！

2、学籍注册上报（该步骤适适用于学校已经审核完成新生）

学校审核完成后，需要上报至县教体局继续进行审核。【学籍管理->学籍注册->学籍注册学校审核】，选择需要上报已经审核完成学生，点击<上报>按钮，即可将核办完成全部数据全部上报至县教体局。以下图所表示：