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物流有限公司费用审核和支付管理办法
第一章 总则
第一条 为规范xx现代物流有限公司（以下简称“公司”）各项费用审核和借款支付程序，明确责任，结合公司相关制度、办法和实际情况，制定本办法。
第二章 费用报销审核
第二条 报销单据的基本要求
（一） 费用报销需经办人员填制公司费用报销单，报销单必须写明报销单据的张数、费用所属部门、金额的大小写、费用所属项目名称，并在费用粘贴单小写金额前加人民币符号，大小写金额位数应填写完整并一致；差旅费报销单需由财务人员计算补助后填写金额合计大小写；
（二） 取得的发票未填日期和单位名称的、已经过期作废的、明确写明不做报销凭据的，不予报销或者按照规定予以纠正；
（三） 对票据大小写金额不符或者涂改等违反《会计法》和会计制度规定的，财务人员应拒绝办理，并视情况向有关部门负责人及有关领导汇报。
（四） 大额资金支付必须提供决策依据，实行集体联签。
第三条 费用审核和报销基本程序
（一） 部门经办人员填制合规的报销单据；
（二） 部门负责人对填列好的报销单据进行部门复核；
（三） 财务管理中心对票据的合规性及金额进行审核，对各种补助进行计算，并签字确认；
（四） 经办人员应持经部门复核和财务管理中心审核后的报销单交由主管公司领导、财务总监、总经理审批；
（五） 公司副总及相当职务以上人员的费用报销经本人签字，财务管理中心复核后，由财务总监、总经理、董事长审批；
（六） 一次报销金额5000元（含）以上的费用，均需董事长审批；
（七） 财务管理中心对经过审批的报销单进行报销。
第三章 各项费用管理及报销规范
第四条 费用的支出实行预算管理，以年度费用预算为限。预算外费用，经董事会批准后执行。
第五条 费用分为部门费用和公司费用。部门费用是指各部门为完成部门职责、本部门年度工作计划及公司交办的工作所发生的费用；公司费用指物业管理费、水电费、无法细分的其他支出。费用的支出以部门为单位进行单独核算。
第六条 招待费、差旅费的报销
招待费报销标准按《xx现代物流有限公司业务招待费管理办法》执行。
差旅费由出差人员统一报销，报销标准按《xx现代物流有限公司差旅费管理办法》执行。
第七条 行政管理费用及购置资产的报销
（一） 日常办公费用的报销。包括办公费、电话费、资料费、印刷费、计算机系统运行费等。填制费用报销单按本办法基本程序报销；
（二） 会议费报销，经办人员需提供会议通知、领导批示意见、会议各项开支清单，并填制费用报销单按本办法基本程序报销；
（三） 办公楼租赁费用、物业管理费、维修费、取暖费、制冷费等费用，由综合管理中心统一按基本报销程序报销；
（四） 车辆费用报销按《xx现代物流有限公司车辆管理办法》执行;
（五） 以实物形式发放的职工福利用品、劳保用品支出，由综合管理中心按基本报销程序进行报销；
（六） 财产保险费，由综合管理中心按基本报销程序报销，报销时需提供财产保险清单及领导批示意见；
（七） 宣传费、绿化费、会费，由综合管理中心按基本程序报销，会费需提供公司收到的上交会员费的通知及领导批示意见；
（八） 公司的诉讼费、咨询费和审计费，诉讼费支付由申请部门按基本程序报销；
（九） 购置固定资产，按《xx现代物流有限公司固定资产管理制度》执行。
第八条 公司所计提的呆、坏账准备和税费按会计和税收规定进行核算，不再履行报销程序。
第九条 职工薪酬支出,由人力资源中心按基本程序于每月15日前以书面形式提供给财务管理中心。
第十条 其他费用的报销
以上未列明的费用，由经办部门按基本程序进行报销。
第十一条 各项费用的报销原则上在费用发生后1个月内报销完毕。
第四章 备用金借款程序
第十二条 公司个人备用金，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的现金款项，主要是指差旅费、招待费及其他一些零星支出。
第十三条 借支人因业务需要借支现金备用金时，应按要求填写备用金借款单，按申请单格式准确填列借款人姓名、借款金额（大小写）、借款事由、日期等。
第十四条 备用金借款金额原则上不超过10000元（含），由借款人填制借款单→部门负责人审核签字→财务审核→财务总监审批→总经理批准。
第十五条 在借款审批过程中，主要审查以下内容
（一） 借款理由是否真实与合理,有无详细预算；
（二） 借款金额是否适当，填制要素是否齐备；
（三） 还款日期是否明确；
（四） 借款单据有无涂改与严重缺项；
（五） 借款人是否是本人，委托人借款有无委托书；
（六） 借款人有无欠款或其它不应给予借款的情形。
第十六条 借款业务结束后，借款人应在一个月内及时到财务部报销，前次借款未结清的，一般情况下不得再次借款。财务部每半年对备用金借款进行一次核对、清理，对逾期不还的报人力资源部，从其工资中扣除。
第十七条 借款时均应由本人亲自办理，不得委托他人代办，确需委托他人代办的，必须书面出具委托书或授权书，如果由此产生经济纠纷，由当事人之间解决，公司、财务中心不负责处理。各部门人员共同出差的，由共同出差人员间协商指定一人借款和报账还款，避免各部门人员重复借款。若分别出差或办理共同业务后又分开的，可分别借款和报账还款。
第十八条 个人借款金额不能超过月工资50%，如有特殊情况超出月工资范围部分，若形成坏账的，由主管负责人承担连带责任。
第十九条 以下情况，财务部门原则上不予借款
（一） 借款人前期有借款而未还的，特殊情况除外。
（二） 借款人己提出辞职或正在交接期中及试用期未转正员工。
（三） 借款用途为私人事务或家庭事务。
（四） 借款人不是公司职工（只能在工资核算单位）
（五） 其它不应给予借款的情形。
第二十条 借款仅限于个人出差借款、购买零星物品借款和办理相关公务确需借支现金的借款。因付货款、付劳务款、付设备款等均不得采用借款形式，而应采用付款方式结算。以现金方式发放工资、奖金、补助等的，应先编制相关单据，经审批后再予发放，不得采用以借款形式先发放，后拿有关单据、表格冲账的办法。
第二十一条 各部门人员办理借款与还款时，均需在有关单据上签字，如借款领款时必须在签收处签字，在还款时，应在出纳人员开出的收据上的交款人处签字。如果由于未签字产生经济纠纷，由借款人、还款人自行负责，公司、财务管理中心不做处理。
第二十二条 财务管理中心应及时核对、催收借款，原则上一个月应核对、催收一次。
第二十三条 试用期人员的借款等权利及范围由人力资源中心进行明确。
第五章 支付方式
第二十四条 公司对公发生的业务，无特殊情况的，均应采取转账方式支付。
第二十五条 财务管理中心应严格控制大额现金支付，一般情况下1万元以上的支付应采用银行结算方式。
第六章 附则
第二十六条 本办法由xx财务管理中心负责解释。
第二十七条 本办法自印发之日起施行。
资金支付审批权限
一、 一般费用支付审批程序
（一） 总经理费用报销审批
总经理 → 财务总监→ 董事长
（二） 副总经理费用报销审批
副总经理 → 财务经理→财务总监→ 总经理
（三） 部门经理费用报销审批
部门经理 →副总经理→财务经理→财务总监→ 总经理
（四） 各部门员工费用报销审批
经办人→ 部门经理 →主管副总经理→财务经理→财务总监→ 总经理（超过5000元）
（五） 业务招待费报销审批
经办人→ 部门经理 →主管副总经理→财务经理→财务总监→ 总经理
二、 借款审批程序
经办人→ 部门经理 →主管副总经理→财务经理→财务总监→ 总经理（超过5000元）
三、 非日常费用类审批权限
（一） 关联单位采购和赊销
涉及关联单位的采购、赊销，签订合同金额超过50万元的关联交易，由执行董事会核准；签订合同金额超过300万元的关联交易，由董事会或股东会核准。财务管理中心须凭董事会、股东会核准决议付款或开票销售。
（二） 对外投资、收购资产
凡公司对外投资、收购资产等重大事项，均报集团董事会审议，由股东会批准。
（三） 对外融资
公司因经营需要向银行借入的流动资金短期贷款或项目贷款，需报董事会批准；
归还银行融资，需由总经理批准。