新版合同管理作业流程.doc

工程和采购类合同管理流程

1． 流程图

2． 流程概况
流程目
保证合同执行及关联各方掌握合同重要条款内容，提高合同履约质量
合用范畴
与供应商订立各类合同
流程主导及
参加部门
招采部（主导）、法务人员、各业务部门。
部门
流程中承担职责
总经理
1． 审批合同示范文本；
2． 审批非原则合同文本。
副总经理
3． 审批合同示范文本；
4． 审批非原则合同文本。
工程部

1．负责合同承包范畴；
2．提供工程技术标；
3．负责合同中工期、进度、质量、履约、担保、保修；
4．负责合同款支付、结算、奖罚；
5．负责变更、签证。
营销部
1．负责审核与营销有关合同条款；
2．负责审核变更有关合同条款。
设计部
1．负责审核与技术有关合同条款；
2．负责审核变更有关合同条款。
法务人员
1． 对合同示范文本进行法务审核；
2． 负责对合同订立过程进行法务支持；
3． 对争议合同进行协商变更。
招采部

1. 负责编制合同示范文本；
2. 组织拟定非原则合同；
3. 组织有关部门进行合同会签；
4. 组织订立各类采购合同；
5. 配合需求部门监督合同履行；
6. 组织解决争议合同问题。
成本部
1． 提供工程量清单；
2． 负责审核合同价款调节、合同款支付有关条款；
3． 负责审核变更、签证、结算、奖罚等与成本关于条款。
财务管理部
1．负责合同款支付方式；
2．负责提供发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税等关于事宜。
3.工作程序
3.1 合同示范文本原则化、合同办理
3.1.1 招采部组织合同示范文本编制、更新与管理。合同示范文本报批程序：招采部组织职能部门编写合同示范文本后，交付法务审核，由副总经理、总经理审批。批准后合同示范文本各部门应予执行。
3.1.2 若订立使用合同示范文本需要修改，招采部依照供应商选取过程中双方商定资料，进行合同洽谈；由招采部组织需求部门及法务人员会签，提交至副总经理、总经理审批。
3.1.3 若订立合同不必修改，则由招采部组织需求部门及法务人员会签，提交至副总经理、总经理审批。
3.1.4 合同审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊状况下可暂时调节顺序，但必要征得顺序变动影响下一会签人批准。
3.1.5 各部门合同审核重点
3.1.5.1 各部门审核重点如下：
序号
部门名称
审核重点（包括但不限于）
1
招采部
合同文字和构造、通用条款、特殊条款、工作范畴、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款。
2
工程部
合同承包范畴；合同中工期、进度、质量、履约、保修;合同款支付，结算、奖罚；负责变更、签证。
3
设计部
技术有关合同条款、变更。
4
营销部
营销有关合同条款、变更。
5
法务
合同风险判断、与法律有关内容，涉及但不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、担保、诉讼等条款。
6
成本部
工程量清单、合同价款及价款调节、合同款支付、变更、签证、结算、奖罚等与成本关于条款。
7
财务管理部
合同款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税关于条款。
3.1.5.2在合同签批过程中，若各部门对合同条款理解分歧比较大，招采部依照实际状况组织对合同进行会议评审，评审后合同经审批后拟定为定稿合同。
3.1.6合同订立和盖章：
1) 合同原则上由对方先签字盖章（合同原件我方不低于四份）。
2) 合同须完毕公司最后审批由招采部申请用印盖章。最后签字、盖章合同文本规定：应与审批文稿一致；会签、审批中所有调节意见修改完毕并经副总经理、总经理确认。
3.1.7合同存档、备案与上传
3.1.7.1合同编号及备案：合同编号编制时间节点是订立合同主体公司盖章之后一种工作日内，合同主办部门有关人员持有关材料到招采部，由招采部对合同进行存档备案一份原件，其她合同原件由合同主办部门有关人员依照有关部门需求，分送各有关部门。
备案资料涉及：招标文献审批表、招标文献、开标记录、合同谈判记录、合同签批表、未招标审批表、中标人投标文献、合同原件等有关资料。
3.1.7.2 合同存档时须注明：工程类、非工程类-项目名称-合同名称-成本科目-专业名称-合同编号。
3.1.7.3 合同台账：招采部负责合同台账，每月进行更新。
3.2 合同执行与反馈
3.2.1 合同执行：合同执行部门负责按合同条款执行,招采部进行监督。招采部每月收集各部门（项目公司）合同执行中与合同管理有关问题，汇总分析检查出有关问题，改进合同管理。
3.2.2合同执行部门在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量等方面事宜决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件，如以公司名义发出时，应以法律规定有效方式发送，并规定对方工作人员签收并保存发出凭证，如对方拒收应及时改为特快专递方式重发，填写邮政特快专递时在备注中写明函件简要内容，并将发送凭证报部门内勤存档；如接受对方文献时，则应为文本原件并有对方签字盖章确认。
3.3 合同变更、解除和违约解决
3.3.1 合同变更与解除：
1) 合同解除及变更必要采用书面形式，区别不同状况按下列规定审批。
a) 解除合同，变更合同范畴、付款条件、工期、质量原则、计价和结算违约责任等内容，应采用补充合同形式，参照3.1合同起草和审批有关规定审批。
b) 工程类合同可采用设计变更和现场签证方式进行合同变更，按【设计变更管理流程】或【现场签证管理流程】规定执行。
2) 合同变更或解除后合同执行部门应在一周内完毕修改、存档和告知。各部门应对原合同文本进行标记，以免错误地执行原合同。
3.3.2 合同违约解决：
1) 合同违约金惩罚程序：合同执行部门填写《合同违约解决会签单》提出解决建议并附原合同，招采部、成本部、财务管理部等部门会签，副总经理、总经理审批；工程合同违约索赔和材料设备合同违约索赔由合同订立主体负责索赔。
2) 经协调无效需使用法律手段程序：合同执行部门填写《法律途径解决申请单》提出建议并附原合同，法务审核后，副总经理、总经理审批。合同执行部门和有关部门协助法务人员执行。

4. 有关记录
序号
文献名称
1
ZC-010
《工程类合同签批表》
2
ZC-011
《非工程类合同签批表》
3
ZC-014
《合同违约解决会签单》
4
ZC-015
《法律途径解决申请单》