档案扫描加工专项方案及报价格式.doc

扫描加工方案及报价
一、档案加工流程简介
注释：①详细扫描加工软件描述，请参照附件；
②我公司建议使用咱们自己档案加工扫描软件，这样便于提高工作效率和精准考核工作人员工作绩效。

1.1领取档案
档案领取由加工方专人负责，即由项目经理负责办理领取档案手续，其她人不得越权签领档案。
领取档案时，加工方人员必要仔细与电脑登记档案号进行比对，保证不要少、漏。领取时要检查每一份档案与否有缺页现象，如有则回绝接受，待档案馆改正后方能领取。领取时双方经办人在交接本上签名确认。
1.2整顿档案
1.2.1分类、排列
档案按社会保险基金管理局实际需求进行分类，如可以按年代、按部门按档案性质等条件进行分类，每类再按照时间先后顺序排列存储。
1.2.2编号
档案编号按照年度+件号，譬如：学生档案是J00001，G是机密，是年份，00001是件号，流动人员是S等方式编号 。（此环节顾客已经完毕）
1.2.3编目
归档文献根据分类方案和编件号顺序编制归档文献目录。
文献目录取纸幅面尺寸采用国际原则A4型(长×宽297mm×210mm)。
文献目录装订成册并编制封面。归档文献目录封面可以视需要设立档案号、分类、年份等项目。
1.2.4装盒
将归档文献准时间顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
档案盒封面标明档案号，人名等信息。档案盒应依照摆放方式不同，在盒脊或底边设立档案号、分类、等必备项。
档案盒采用无酸纸制作。
备考表：备考表置于盒内文献之后，项目涉及盒内文献状况阐明、整顿人、检查人和日期。
盒内文献状况阐明：填写盒内文献缺损、修改、补充、移出、销毁等状况。
整顿人：负责整顿归档文献人员姓名。
检查人：负责检查归档文献整顿质量人员姓名。
日期：归档文献整顿完毕日期。
1.2.5整顿装订原则
扫描前通过为档案文献分类、排序、编写页码（此项顾客已经完毕）、平整、去钉、裱补、盖章标注等整顿工作，保证档案扫描时安全、质量和效率。扫描完毕后按规范装订立卷。保证档案资料无漏掉，无插错案袋。
Ø 对扫描档案，在档案袋正面固定位置盖章标示，以区别已扫描和未扫描案；在档案阅卷记录处记录扫描解决状况（解决时间，页数，备注等）；对复制件资料在图像和数据库中都要标志为“复制件”。
Ø 原已规范装订课本式文献，不能分拆。课本式文献若主件是原件，则其中附带复制件资料都当作原件。
Ø 整顿时发现操作人员无法解决放错案袋资料，提交档案馆人员解决。
Ø 装订时打印新卷内目录，卷内目录和档案封面纸张和笔迹规定符合规范。
Ø 旧案袋上归档号剪下，用白乳胶贴于新档案封面上。
Ø 旧案袋中所有作废资料标记上档案号，集中提交档案馆人员解决。
Ø 要使归档文献齐全完整。已破损文献先进行修整，笔迹模糊或易退变文献先进行复印。
Ø 整顿归档文献所使用书写材料、纸张、裱补和装订材料等符合档案保护规定。
Ø 对于修裱成品尽量保持档案原貌，不得损害原件上任何历史痕迹，不得导致文字等信息洇褪扩散；修裱成品具备较高耐折度和扯破度，以利于延长档案寿命；修裱成品应薄且光洁、舒展平整、质地柔软。裱件不崩裂，不变形走样，托纸与档案原件不形成空壳；需要装订档案裱件，在修裱、整裁后留有装订边，以便成卷成册装订。
装订档案时保持规定卷内文献顺序。
1.2.6托裱
档案托裱，重要是针对社保档案中很大一某些医疗报销发票，有些诸多张发票层叠粘贴在一张A4纸上，需要重要每张跟本来托纸进行分离，通过平贴方式运用新A4纸进行平贴，规定表面平整，不能有多余浆糊溢出，无翘起。最后能顺利通过高速扫描仪，并与本来档案能连为一体。
档案揭补
　　针对严重粘结档案进行分离，并对残破某些进行局部修整。分为干揭法、湿揭法两种做法 。
a.干揭
　　合用于纸张间粘结不太严重，但笔迹遇水扩散档案。
b.湿揭
　　合用于纸张间粘结严重，但笔迹遇水不扩散档案砖。采用水冲法、水泡法、蒸汽法其中之一。
水冲法：用开水冲淋粘连严重档案，待其松软后，放在通风处晾至半干，再用启子、镊子、针锥等工具顺页细心揭开。
水泡法：将粘结严重档案置于开水中浸泡，并使用筛子放置档案，待其松软后，沥起，晾至半干，再慢慢揭开。纸张强度较差档案，不应水泡。
蒸汽法：用纱布数层将粘结严重档案包裹起来，置于蒸搁上，隔水蒸，用热汽将其冲软，晾至半干，用工具精心揭开。
　　对档案载体需要加固时修裱办法，合用于载体整体强度较差，浮现霉烂、脆化、支离破碎现象档案。采用湿托法或干托法进行。依照不同破损档案纸张强度状况、笔迹洇褪状况采用不同办法进行托裱。在托裱中，裱件应达到宁薄勿厚、宁软勿硬；配料颜色宁浅勿深；浆糊宁少勿多。
a．湿托法
　　合用于修裱笔迹遇水不扩散档案文献。
铺平：将文献反铺在裱台上，用喷水壶均匀喷水潮润，展平。
揭旧纸：将曾经托裱过残损档案褙纸揭掉。
用糊：用排笔在档案背面刷上一层稀浆糊。
补缺：在档案残破部位背面用与原纸颜色相近、纸质基本一致纸张补齐。
上托纸：用棕刷把托纸刷在档案背面。
排实：为使托纸与档案粘结牢固，托纸上好后，用棕刷均匀排实。
b．干托法
　　合用于修裱笔迹遇水扩散档案文献。分为飞托法和腹托法。
飞托法：是在托纸上用浆糊，将档案背面覆于托纸上办法。
　　①将托纸铺在裱台上，刷上浆糊；
　　②将档案放在裱台上，用喷水壶喷雾，使之稍加润潮，然后卷起来；
　　③把卷起档案水平展开，逐渐用棕刷排到托纸上；
　　④揭起裱件，置于吸潮纸上，上面再放几张纸，用棕刷用力排干、排实 ；
　　⑤揭起裱件，贴放在干燥设备上。
腹托法：是将档案反铺于裱台上，再将用浆糊后托纸覆于档案背面办法。
　　①把档案反铺于裱台上（档案下面应铺垫膜）。需拼接档案放在玻璃灯箱式裱台上，借助灯光把拼接部位对齐；
　　②在托纸上用浆糊后，置于吸潮纸上撤潮，待托纸半干后，再将托纸浆面向下搭覆在反铺档案上（应由二人合伙），边放边用棕刷刷平。然后将垫膜连同文献一起揭起来，反放在吸潮纸上，仔细揭下垫膜；
　　③揭起裱件，置于吸潮纸上，上面再放几张纸，用棕刷排实；
　　④揭起裱件，贴放在干燥设备上晾干。

1.3扫描
通过扫描办法把以纸介质为载体文献资料由模仿信息转变为数字信息，并按一定质量规定对电子文献进行加工和制作，然后存储在磁盘或光盘介质上，保证档案电子图像完整、清晰、无误，保证图像和档案实体一一相应。
Ø 扫描方式。对于用黑白二值扫描无法对的反映其上彩色信息档案资料，以及彩色照片等，可使用彩色扫描；对于黑白照片及使用黑白二值扫描不能获得清晰图像档案资料，可使用灰度扫描；对于上述状况外大某些档案资料，使用黑白二值扫描。
Ø 选取辨别率基准：文字和字体较大图纸200dpi，字体较小图纸300dpi，照片100dpi。可依照实际状况调节辨别率及其她有关参数。
Ø 对扫描方式和辨别率选取，符合如下原则：阅览和打印图像清晰（与原实体一致），图像存储量适中——A3以内图像存储量：黑白方式平均为100K以内，彩色方式平均为300K以内。
Ø 所有A0幅面以内（涉及A0幅面）档案资料按原幅面一次扫描完毕，不作分幅扫描再拼接图像。
Ø 对于特大档案，咱们采用数码相机照相功能进行加工录入。
1.4图像后解决
尽管系统已经具备了自动去黑边、自动纠偏、自动去空白页功能，但有些不能成功进行自动解决，需要手工进行精修图像还是需要进行图像后解决工序。
涉及：去黑边、纠偏、去空白页、整顿顺序、裁减、调节亮度、旋转。
对质量但是关图像文献重扫。
1.5录入及目录打印
尽管系统已经具备了档案页属性自动辨认功能，一方面需要进行对自动辨认成果进行校对，另一方面对于年代久远非印刷体档案、非原则格式档案，无法进行自动辨认，依然还是需要手工录入。
注释：该环节为可选项，可依照实际状况决定与否需要录入。
1.6审核
该工序由社会保险基金管理局档案馆安排专职人员进行，依照验收原则进行审核。
审核涉及：
①审核算物档案：对于整顿不合格档案退回到整顿工序，重新整顿。
②审核电子档案记录：对于扫描不合格档案，退回到扫描工序，重新扫描。对于录入不合格（涉及目录不合规定）档案，退回到录入工序。
1.7重新装订
将审核通过档案重新装订。
1.8验收
由社会保险基金管理局组织验收，加工方进行配合。依照验收原则进行验收。对于验收不合格档案：
①验收实物档案：对于整顿/装订不合格档案退回到重新装订工序，重新整顿和装订。
②验收电子档案记录：对于扫描不合格档案，退回到扫描工序，重新扫描。对于录入不合格（涉及目录不合规定）档案，退回到录入工序。
不合格某些通过整治后，重新提交审核、验收。
1.9归还档案
咱们对实物档案进行检查，保证无缺、失后归还给社会保险基金管理局档案馆，并在系统中进行归还登记。

1.10图片数据与系统挂接
咱们扫出来档案数据，以PDF格式固定分类存储在一台服务器上，通过华资开发业务系统中档案管理模块中挂接功能实现目录与相应档案电子图片进行分类挂接，实现一对一相应。
详细方式是，在华资开发业务系统中档案管理模块中先找到档案目录，再去固定存储档案电子图片服务器上找出相相应图片数据，提请挂接，挂接成功即代表本档案内相应档案实现了与相应图片数据相应。
二、需求分析
依照理解评估，预测社会保险基金管理局档案馆馆藏有运用价值与长期保存规定档案约在1.5万卷左右，而平均每卷预计在300页左右。总体按500万页计算。
时间规定：考虑到对数字档案运用迫切性，顾客方但愿在短期内，通过加大人力投入，运用高效加工管理办法，配套高速加工扫描设备以及扫描加工管理软件等，力求在一年到一年半时间内，完毕既有历史档案扫描。
场地：顾客可提供场地，涉及场地内桌椅、电脑、中高速扫描仪等一切扫描所需要设备等。
这样咱们只需要带加工队及加工管理软件入场即可。
考虑到怕顾客自备扫描设备会有不够用，或者罢工状态，咱们会自带三台平板及一台高速扫描仪，以保证每日扫描量。恰当时候还可以通过增长扫描线来提高每日产出。
顾客需要依照现场人员、设备（电脑、扫描仪）等状况，提前考虑好场地可行性。
三、人员配备
我司预测派出10人构成小团队：
1人担任项目经理，主导整个项目协调以及人员管理，负责直接跟顾客方沟通，负责档案从顾客方领出与交还等，负责较对每卷内档案每宗属页，并制定相应表单。
3人负责档案整顿：即负责档案拆档、装裱，分类整顿，让档案备详细可直接高速扫描条件，对不能进行高速扫描个别页，单列出来。通过平板来补扫进行。
2人负责管理三台高速扫描仪，以及一台平板扫描仪操作。将整顿好档案放入扫描仪并检查好每台运营状况。并将扫好档案进行分类存储好。交由档案整顿人员，进行档案装订等工续。
3人负责对档案较验，即后期加工解决。
1人负责操作两台主机，对档案数据进行系统挂接，需要登录华资开发业务系统中档案管理模块。运用上传数据时间差，同步运营两台主机，加快效率。
四、效率及产出
按一年期限规定，去掉节假日，预测按300天计算，则每天需要完毕50卷档案。预测15000页，平均每台扫描仪需要扫5000页（需要确认下扫描仪每小时最大扫描量，以及负荷承载度），此外我司备带扫描仪也可以通过替补或者增设方式，以保障甚至提高每日基本产出。
如果按一年半期限规定，则至少每天要完毕10000页，人员可以恰当调节至6-8人，视每日产出状况定。可视顾客规定所提供硬件、场地等环境，咱们去调节人手与各个岗位安排以及运用节假日、晚上、周末等加班方式。保障好限期内每日基本产出。

五、报价
1、由顾客提供所有电脑（7-8台），高速扫描仪（3台），平板扫描仪（1-2台），办公场地、桌椅等可容纳至少8到10人、档案拆装托裱所用零配件（如浆糊、钉、装订机、A4纸等）。其中后期解决（2人2台电脑）与档案图片数据挂接（1人2台电脑）等可此外室进行，但规定在一幢楼里一种网络环境内。折合到单页报价：0.15元/页。完毕这1.5万卷档案扫描期限视顾客规定调节人员与设备投入，最短不少于一年时间。（按500万页，则估算为75万）

2、由顾客提供基本办公环境，办公场地、桌椅等可容纳至少8到10人、档案拆装托裱所用零配件（如浆糊、钉、装订机、A4纸等），由服务公司提供扫描所用到电脑（多台）、扫描仪（不限高速、平板等多台），依照实际岗位设立进行实际配备等，折合到单页报价：0.2元/页。完毕这1.5万卷档案扫描期限视顾客规定调节人员与设备投入，最短不少于一年时间。（按500万页，则估算为100万）

以上均为使用服务公司自带扫描加工软件方式，用服务商管理方式进行扫描团队管理，接受服务商统一安排。

如顾客想采用既有扫描加工软件（华资开发业务系统带有档案管理软件与扫描加工软件），采用人员派遣方式，刚由我司提供人员派驻，接受顾客管理与工作安排，由我司为其开工资方式。按每人每月3800元收取（基本工资+社保补贴+统一收款支付工资发票税+管理费）。