档案综合管理系统需求分析.doc

档案管理系统需求分析
档案管理系统功效要求
档案管理系统总目标是：在计算机网络，数据库和优异开发平台上，利用现有软件，配置一定硬件，开发一个含有开放体系结构、易扩充、易维护、含有良好人机交互界面档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案自动化计算机管理系统，为各单位提供正确、精细、快速档案信息。
依据可行性研究结果和用户要求，分析现有情况及问题，采取Client/Server结构，利用ASP将档案管理系统划分为三个子系统：用户端子系统，服务器端子系统，WEB公布系统，用户端和服务器端采取同一应用程序，其中数据库所在系统确定为服务器端子系统。

1．服务器端子系统：
在用户端系统功效实现上，能够分为以下多个部分：
[1]单位信息设置
本系统要求同时管理多个单位档案信息，所以设置本单位基础信息及其下属或相关单位信息是本系统最基础信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使用者了解管理单位基础信息外，更关键是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基础信息
[2]目录分类：
不一样单位档案类别不尽相同，但相同行业目录却基础相同，所以，系统应依据行业设置当量默认档案分类。档案管理员依据自己行业默认分类结合本单位具体情况进行修改，生成自己单位档案目录系统，以在各个分类目录中存放对应档案文件，这部分是整个系统进行后续操作基础。

[3]档案录入整理：
将本单位收录全部档案按目录分类进行录入存放。
[3]借阅管理：
借阅登记查询和核销。
[4]报表生成和打印：
把已存放档案信息等生成报表并打印出来。
[5]上报和公布
把本单位档案信息按档案局要求进行上报。并经过局域网或Internet公布，不一样用户依据自己权限进行查看。
档案管理系统性能需求
为了确保系统能够长久、安全、稳定、可靠、高效运行，档案管理系统应该满足以下性能需求：
（1）用户管理模块
1.用户登录
在用户进入系统前，首先要求用户进行登录，登录时要验证用户名和密码是否匹配，验证经过后许可用户进入本系统操作。用户密码需要进行加密算法。
用户登录密码要求加密保留在数据库中。
用户登录后需要记入到日志库中。
2.修改注册信息
用户登录以后，能够修改自己注册信息，包含修改用户密码、每页显示行数等信息，不许可修改用户名、姓名和部门等信息。
3.权限设置
本模块只有系统管理员能够操作。
本模块能够增加系统用户、删除系统用户、修改用户相关属性、修改用户权限表。
（2）系统参数设置
本模块需要含有“辅助库设置”权限才能够操作。
本模块设置系统辅助参数表，这些参数表示输入数据时作为辅助使用。每个参数表需要有增加、删除、修改和查看等操作。
另外，需要设置本系统使用单位名、数据文件路径等系统运行参数。
1.数据录入
本模块处理用户输入新档案文件信息或档案案卷信息。
输入数据时要考虑用户连续录入情况，能够从以上条统计复制数据到新统计中。
不一样档案有不一样输入情况,比如科技档案只有文件信息，没有案卷信息。
输入案卷信息以后能够接着输入此案卷下文件信息，案卷信息中对应字段带入文件信息输入界面，而且不可更改。
2.数据维护
本模块需要含有“数据维护”权限用户能够操作。
数据维护模块对已经“删除”（只是做删除标识）档案文件做最终判定，判定该文件是否需要删除。此模块包含两种操作:恢复和根本删除。
3.数据查询
按用户输入条件查询对应档案文件信息。
查询结果以列表目录形式显示，也能够卡片形式显示。具体档案处理权限用户能够对查询结果编辑并保留，也能够“删除”(做删除标识)档案文件统计。
4.数据修改
本模块关键实现批量修改数据功效，能够由用户指定条件，将数据库中全部符合条件文件或案卷统计按要求修改某个字段值。
比如能够指定将全部文件年份为“”文件统计保管期限改为“长久”。
5.报表打印
打印多种档案目录表和统计表。能够由用户设计进行报表自动生成。
（3）档案借阅管理模块
此模块分为外借登记、归还统计和电子借阅申请处理两部分，含有“借阅管理”权限用户能够操作此模块。
外借模块实现档案文件借出登记和归还登记功效。
电子借阅申请由含有“借阅管理”权限用户处理。通常见户提出阅读电子文档请求后，被同意阅读后，文件将被发送给申请人。
（4）数据管理模块
本模块需要实现数据备份和恢复机制。
数据备份操作能够按年度、档案种类等条件做部分备份或完全备份。
数据恢复就是将备份数据恢复到数据库中。
能够对数据进行备份和恢复，备份路径在系统参数设置中指定。备份生成一个XML文件，恢复时候自动由此恢复。含有批量备份和恢复功效。
（5）案卷管理模块和文件管理模块
本模块对系统运行日志操作，含有“日志操作”权限用户能够进入本模块。能够进行查看日志统计等操作。
档案管理系统数据需求
档案管理系统数据需求包含以下几点：
1． 数据录入和处理正确性和实时性
数据输入是否正确是数据处理前提，错误输入会造成系统输出不正确和不可用，从而使系统工作失去意义。数据输入起源是手工输入。手工输入要经过系统界面上安排系统含有容错性，而且对操作人员要进行系统培训。
在系统中，数据输入往往是大量，所以系统要有一定处理能力，以确保快速处理数据。
2． 数据一致性和完整性
因为系统数据是共享，在不一样用户端中，档案文件是共享数据，所以怎样确保这些数据一致性，是系统必需处理问题。要处理这一问题，要有一定人员维护数据一致性，在数据录入处控制数据去向，而且要求对数据库数据完整性进行严格约束。
对于输入数据，要为其定义完整性规则，假如不能符合完整性约束，系统应该拒绝该数据。
3． 数据共享和独立性
整个档案管理系统数据是共享。然而，从系统开发角度上看，共享会给设计和调试带来困难。所以，应该提供灵活配置，使各个分系统能够独立运行，而经过人工干预手段进行系统数据交换。这么，也能提供系统强壮性。
档案管理系统数据字典
系统中数据元素：
名字：单位信息
别名：
描述：单位基础信息，是对外数据交换接口
定义：单位信息=单位编码+单位名称+全宗号+档案业务主管部门+档案业务主管部门编码+责任人+登记员+地址+联络电话+介绍
位置：存放到服务器数据库

名字：目录分类信息
别名：
描述：本单位目录分类，能够分为多等级
定义：目录分类信息=行业+目录等级+上级目录+目录名称
位置：存放到服务器数据库

名字：目录分类信息
别名：
描述：本单位目录分类，能够分为多等级
定义：目录分类信息=行业+目录等级+上级目录+目录名称
位置：存放到服务器数据库

名字：用户信息
别名：
描述：本系统使用用户
定义：用户信息=用户代码+登录名称+密码+权限
位置：存放到服务器数据库

名字：盒/卷信息
别名：
描述：用于装文件一个逻辑容器，将相同文件装在一个盒中或一个卷中。
定义：档案文件信息=行业+目录等级+上级目录+ 目录名称+全宗号+盒卷号+目录号+正题名+年度+责任者+ 起时间+止时间+文件密级+盒次序号+保管期限+文件页数+卷次序号+提要备注+专题词+分类号+档号+案卷类别+所属子类+本卷册数+照片规格+张数+数量及单位+设计单位+建设单位+工程地点+ 建筑面积+结构类型+施工单位+地上层数+地下层数+总高+造价+工程基础+工程主体+楼地面概况+工程装饰+工程装修+工程屋面+页数+文字蓝图+底图+图号+副标题+规格+载体类型+丛编附件+页号+ 其它责任者+ 件数+载体数量+载体单位+载体规格+附注带(盘)编号+摄制者+摄制时间+制式+语别+件号+文件编号 +成文时间+文件种类+承接机构+卷内序号+照片号+底片好+参见号+摄影者+ 摄影时间+组内张数
位置：存放到服务器数据库

名字：档案文件信息
别名：
描述：全部档案具体信息
定义：档案文件信息=盒/卷号+=行业+目录等级+上级目录+ 目录名称+全宗号+盒卷号+目录号+正题名+年度+责任者+ 起时间+止时间+文件密级+盒次序号+保管期限+文件页数+卷次序号+提要备注+专题词+分类号+档号+案卷类别+所属子类+本卷册数+照片规格+张数+数量及单位+设计单位+建设单位+工程地点+ 建筑面积+结构类型+施工单位+地上层数+地下层数+总高+造价+工程基础+工程主体+楼地面概况+工程装饰+工程装修+工程屋面+页数+文字蓝图+底图+图号+副标题+规格+载体类型+丛编附件+页号+ 其它责任者+ 件数+载体数量+载体单位+载体规格+附注带(盘)编号+摄制者+摄制时间+制式+语别+件号+文件编号 +成文时间+文件种类+承接机构+卷内序号+照片号+底片好+参见号+摄影者+ 摄影时间+组内张数
位置：存放到服务器数据库

档案管理系统运行要求
档案管理系统中各个子系统硬件和软件配置以下：
1．服务器端子系统运行要求：
系统软件 Window NT// Server
数据库管理系统：SQL Server
硬件要求：Pentium III 800以上, 256M RAM, 40G HD

2.用户端子系统运行要求：
系统软件： Window NT Workstation
数据库管理系统：SQL Server
硬件要求：Pentium 450以上, 128M RAM, 10G HD
建立档案管理系统约束
1. Client/Server结构总体设计方案对它约束：
档案管理系统做为Client/Server 结构一个应用系统，不可避免要受到Client/Server结构约束。在其实施各个阶段全部要服从它部分计划，包含功效设计、系统配置和计划。同时，因为信息共享，档案管理系统还受到其它系统信息约束。
2．人力、资金、时间约束
档案管理工程实施目标就是要带给各使用单位看得出见效益，其开发过程中也要考虑到人力、资金和时间约束。所以，在设计中，关键是采集系统中方便快捷，能提供给档案管理者以优质高效服务，并提升录入、统计、分析、借阅、公布效率和便捷，为使用单位带来良好效益。
3． 目录分类不确定约束
档案管理方法和技术发展日新月异，将会给档案信息处理带来更多手段，同时也会带来愈加丰富信息表示形式。例图象和语音档案技术进步，多媒体档案技术发展，这些全部要求系统在设计时考虑技术改变可能性，为可能改变预留一定系统处理能力。