大型超市采购业务作业流程图.doc

超市普通业务、管理总流程采购部与供应商洽谈新商品引进旧供应商新商品引进流程与否新供应商 否 是新供应商商品引进流程订货管理作业流程收货工作流程商场进行商品销售、管理 采购部与店面共同分析与否有滞销或质量问题退货管理流程采购部解决解决 是 采购某些析经营与否有问题 是 否信息部：新商品试销与否已经到期 否 是新商品转正流程供应商分析裁减流程与否新供应商 需结算流程 不需超市新供应商商品引进流程采购员洽谈新供应商及新商品将供应商详细资料列表，上报采购经理审批。并注明更换供应商因素：如供货价较低、是生产厂家等商品与否已有经营 已有经营 不 同 意 无将供应商详细状况资料列表填写新商品录入资料表和供应商录入表申报采购经理/总监审批采购部录入组录入：1、新供应商资料2、新商品资料3、设定商品状态采购员下新品订单，并告知门店超市旧供应商新商品引进流程供应商带新商品样品及资料与采购部采购员洽谈不同意采购文员填写新品录入资料表采购部主管/经理签名批准并由采购总监签字确认 批准采购部录入组录入新商品资料并确认新品资料单转交店长采购员下新品订单，并告知各门店超市联营及代销供应商引进流程采购部与供应商协商代销或扣点条件不同采购主管与供应商草签联营或代销合同意供应商在合同上签名、盖公章交采购经理和采购总监审核批准总经理签名与否批准 不批准批准采购员与供应商合同订立备案（一式三份）供应商留底采购部留底财务部留底采购文员填写新品录入资料表和供应商资料表整顿费用收取清单采购部录入小组供应商和商品资料，进入订货程序超市新商品转正流程信息部每周一次检查，试销已到期新商品类别、品名、规格、进价、售价、毛利率、单品平均日销、类别平均日销、名次、进货总量、销售总量、现库存信息部出需裁减到期新商品明细表采购部、卖场考核给出书面意见 第一次采购总监审视签字告知采购部及信息中心商品转正 保存 第二次 裁减 未 退告知信息部裁减及退货期限采购部将商品基本资料属性改为：不可订、不可进 货 通 知信息部检查到期与否已退货退货流程财务部结清余款及费用 已退货超市供应商分析裁减流程信息部每周进行一次检查，已入场三个月供应商，以及供应商销售排行榜编号、供应商名称、进场日期、品种数、平均日销、结款方式、库存金额信息部列供应商经营状况一览表采购部订立与否保存意见并交采购总监确认签名告知信息部：裁减供应商名单及最后期限信息部检查与否准时完毕 通总经理签名与否保存 知告知：采购部、财务部、营运部、信息部该供应商转正 采 购 及 总 经 理采购部将该供应商资料订为不可订或不可进退货流程采购部书面填报各厂家特别费用清单财务部汇总并收取厂家各项费用财务部结清供应商余款超市租赁结算流程每月指定交款日期，租赁供应商到财务部交租金财务部依照合同查验应收租金额采购部书面填报各供应商特别费用清单收取租赁供应商各种杂费及租赁费用财务部汇总采购部及营运部各项费用，列明细表财务列未交款供应商明细交采购部催交本月收款工作到期后，财务部将各表交至指定部门已交款供应商明细表未交款供应商明细表合同已到期供应商明细表 采购总监采 购 部营 运 部总 经 理超市联营供应商结算流程每月指定对帐日期，联营供应商到财务部查询销售额及可结款金额采购部书面填报各供应商特别费用清单与财务部进行对帐，核对柜台每日交款项（营业额）结算组对帐员审核结款金额与否对的 否财务部汇总各项费用，列明细表 是 收取联营供应商各种杂费财务部依照合同查验收取提成额与否超过保底数 否采购部经理签名提出解决意见 是告知联营供应商开发票到财务部结算采购总监审核意见与否保存该供应商本月结算到期后，财务部将如下各表交至指定部门 ：正常结算供应商明细表保底额结算供应商明细表合同已到期供应商明细表财务确认支票日期，出纳员付款 是 否总经理签名批准告知采购部、营运部、财务部裁减供应商采购总监采 购 部总 经 理营 运 部供应商清算超市代销结算流程采购查询供应商可结算金额并填单签名采购部书面填报供应商特别费用清单财务部汇总各项费用，列明细表财务部核相应结款余额，收取供应商各项费用采购总监签名批准财务总监签名批准供应商按单开具结算发票财务每月交代销供应商结算状况表于总经理财务部确认支票日期出纳员付款，在电脑系统内做付款确认超市购销（先货后款）结算流程供应商检查验收单和送货单并改正每月5日至15日供应商持验收单至彩虹超市财务部对帐财务部对帐组将供应商验收单和电脑验收单进行核对 无 检查门店入库单与否有误拟定供应商验收单与电脑验收单与否平帐 否 补做调节单 是 有待解决财务部检查单据与否已到结算期采购及店面在每月4日前记录供应商各项应扣费用数量有误，由收货部提出解决方案金额有误，由采购部提出解决方案 否 到期财务部结转已平帐单据，财务总监结转不平帐单据财务总监审批 批准交采购主管/经理签名确认应付款金额，采购总监签名确认总经理签名批准权限金额范畴之外 权限金额之内财务总监签名批准 告知供应商在每月21日至28日领款并提交增值税发票财务部确认付款日期，出纳员付款并在电脑内做付款确认超市购销（先款后货）结算流程采购部与供应商协商商品付款条件并订立合伙合同不批准采购总监拟定合同内容、付款条件与否符合规定、签名批准财务部合同副本备案总经理在合同上签名，盖公司合同章采购部合同副本备案采购部填写钞票使用申请单供应商合同副本备案采购总监在钞票使用申请单上签名财务总监签名确认并且查验合同书采购员下订单财务部出纳员与采购员提货并且付款超市类别单品数量管理流程采购总监每月至少一次查询分类商品状况采购总监及采购部经理依照公司状况，拟定商品类别及每类应做品种类 不 妥列分类商品数量表报总经理审批类别实际单品数与否符指标数 同 意告知采购总监或采购部经理，由采购总监或采购部经理报告差别因素由总经理、采购总监与其他高层领导1、拟定各采购分管大类2、拟定各大类应有商品品种3、拟定各大类应占用面积及楼层位置 差别 较大差别因素与否合理调节类别中单品数量指标 合理由电脑部1、录入商品分类资料2、设定每类商品种类3、设定各采购主管分类管理权限 不合理采购部负责整治，增长新品或裁减滞销品完毕，下次再查超市赠品送货流程采购部、店面执行商品进货流程1、录入商品验收单2、手工填制赠品收货单一式两联，收、付货双方代表签字后自留一联，另一联返供货商。3、执行商品入卖场流程4、赠品入赠品库收货部1、依照用途，从赠品库中提出赠品，组织发放。2、未发放完赠品，视详细状况上报关于领导批准 后，可移送行政库、供货商或转为自营商品出售。店 面供货商行政库店 长该类商品经营柜组超市场内、场外促销活动流程1、供应商自行举办活动：向采购部提出申请，并上报活动方案供应商1、审核方案，与供应商洽谈活动所需人员、场地、物品等事项。2、视状况制定费用原则。3、采购总监审核、签批。4、开具交费单据。采购部财务部收取费用，开具收据。企划部审核收据，安排活动店面安排活动场地2、公司举办活动：1、拟订活动方案，告知参加活动供应商，并与之洽谈活动所需人员、场地、物品等事项。2、视状况制定费用原则。3、采购经理审核、签批。4、开具交收单据。采购部财务部收取费用，开具收据。企划部1、审核收据。2、企划部告知有关部门配合工作。