100基于二维条形码的医院药库作业流程改进.doc

基于二维条形码的医院药库作业流程改进陶 祥（南京大学附属鼓楼医院，南京 210008）1现状与问题南京市鼓楼医院是三级甲等医院，医院的中心药库负责从4-6家较大的医药公司进货并服务于各分药房，年吞吐量约6.5亿元，药物品种达1200多种。为满足用户（下一级药房）需要，中心药库投入了许多人力和物力。目前，药房没有全面使用条形码管理，对于出入库的药品基本是人工核对，其入库作业流程如图1所示，出库的作业流程基本与此相反，这里不再给出。图1 中心药库入库作业流程这种作业流程下，保管员先打印出验货单，由于验货单的先后次序与药品实物摆放的次序通常不一致，所以要先根据药品实物找到验货单上的栏目，然后人工校对各种药品属性信息：品名、规格、厂家、批准文号、批号、效期和数量，在验货单上做好记录。这项工作完成后还要人工核对发票，此时除了重复核对上述信息外，还要核对中标价和零售价，如果药品、发票与验货单中各项信息没有差异则要在电脑中输入数量并确认，如存在差异并且问题不严重，则手工修改电脑中的数据，如问题严重则退货并更换发票，此时除了增加物流成本外，更严重的结果是可能出现“缺药”的现象从而影响对病人的治疗。这种工作流程的作业环节多，对于药品各项信息的核对基本靠人工完成，由于药品的属性信息很多，而且不同的药品标注这些信息的方式和位置也不同，因此工作量很大，也很容易产生错误。更重要的是一次完整的出入库作业至少涉及三次较大规模的人工核对：医药公司发货的备货环节、中心药库的入库作业环节、中心药库的出库作业环节，这不但浪费了许多人力、物力和时间，而且如果出现差错还会增加许多不必要的工作，并增加了“缺药”的风险，进一步地，对于整个药品供应链乃至整个社会而言，无疑增加了总成本，降低了总效率。2问题的分析与改进（1）问题的分析造成上述现象的主要原因是物流信息化程度不高，因而人工作业工作量太大，条形码的出现无疑为这一问题的解决提供了新的思路，电子信息只要打印成条形码就能转换为纸质信息，而只要扫描条形码就能迅速获取条形码信息并同步转换为电子信息，这样只要一次扫描动作就可获得全部需要的信息，大大减少工作量。但是，普通的一维条码（比如最常见的EAN13码）的信息容量太小，不能满足使用要求，而其他码制的条码，比如：Codabar码、Code25码、ITF25码、Matrix25码、UPC-A码、Code128码等虽然基本能容纳这些信息，但打印出来的面积太大1，很难应用于药品上，并且其他技术比如RFID的成本又太大。相对来说，二维条形码则可以在很小的面积内容纳大量信息，并且经过多年的发展后，成本已经较低，因此，二维条码是一种最佳选择。但对于二维条形码而言也有许多码制，比如QR Code、PDF417、Data Matrix、Maxicode等，每种码制的特点和使用要求不同，并且要有相应的硬件和软件相匹配2，3，因此选用何种码制应仔细斟酌。对于药品而言，对条形码的要求除了应有相应的信息容量外，还应考虑如下因素：1、高速识读性能，要求条形码能够迅速地被扫描并读取信息。2、提供多种纠错级别，由于整个药品流通的环节较多，很可能出现条形码破损或污染的现象，要求这种情况下也能正确读取信息。3、高变形识读能力，药品本身或是其包装的表面很有可能不是平面，比如对于瓶装药品而言，条码必须贴在曲面上，因此要能解决光学变形或基底弯曲等情况的识读问题。4、能对多种文字进行编码，药品的属性信息涉及：英文、数字、汉字、日文等，要求能具备对多种文字进行编码的能力。当然其他还有一些要求，比如条码的信息密度（这涉及条码的尺寸大小）、价格、硬件匹配、软件匹配等，同样应作为考虑的因素。（2）改进方案通过比较分析，相对而言医院药品使用QR Code比较合适，这种码制在国外的应用比较普及并已有在医药上的应用，在国内其他领域的应用也较多，其各项性能指标均能达到要求。但是还涉及一系列问题，比如：该条形码由谁打印？打印哪些内容（各家医院要求可能有所不同）？条形码是贴在物流包装上（如包装箱）还是贴在商品包装上（如某一盒药）？笔者在经过调研的基础上提出以下改进方案：1、要求医药公司打印条形码，这主要是从目前的可实现性考虑的，当然如果由药品生产厂家来打印是最佳选择，但这需要一个发展过程。2、条形码贴在物流包装上，因为中心药库的主要作业对象还是以箱为单位的药品，并且每个商品包装上都贴条码的成本太大。3、条形码打印的内容应包括药品基础属性信息：品名、规格、厂家、批准文号、批号、效期和每箱数量，同时应打印药品附加信息（如价格）。4、医院和药房相关作业环节增设相应的软硬件，并与现有的管理信息系统集成。改进后的作业流程如图2所示。图2 改进后的入库作业流程由于条形码是由医药公司打印的，其信息源与发票相同，所以条码信息正确则发票信息正确，只要核对条码信息就行，唯一可能出错的就是数量，这仍需要人工核对一下。这种作业流程下，保管员拿手持终端，直接扫描药品包装箱的二维条形码，系统自动与电脑中的验货单信息核对，如果没有差异则直接在终端上输入数量并确认（无需在电脑中输入）。如果存在差异则自动报错，此时如问题不严重，则修改电脑中的信息（无需修改发票），如果问题严重则退货并让医药公司修改发票。为提高作业效率，可在验货结束后对存有差异的药品统一批量处理。3具体的改进方案及其仿真虽然改进主案增加了条形码打印和扫描的相关软件和硬件，并增加了耗材的成本，但由于使用了二维条形码使得作业流程明显简化，大大减少了人工核对的工作量，提高效率和准确率，并可降低人工成本，更重要的是减少了由于人工差错而导致“缺药”的可能性。为了设计更准确的改进方案并比较改进由此带来的成本和收益，笔者使用乐龙仿真软件进行了仿真。根据鼓楼医院中心药库的作业量，仿真的结果表明只要配置三台无线扫描终端（两台常用一台备用）就可在一小时内完成原来由？个人需要花半天完成的工作，系统运行一年后减少的人工费用就相当于包括设备投入在内的总成本。此外，系统运行后“缺药”的概率大大降低，虽然无法精确计算缺货成本，但对于医院而言缺货成本通常较大。图3是仿真系统的截图。图3 药库作业系统仿真截图4结论与展望本文提出的改进方案能有效简化库房的作业流程，提高工作效率，减少出错率，进一步地如果每个库位上都贴有条形码（一维条形码即可），这种作业流程的改进还可以优化库位管理，即入库的同时扫描库位条形码再输入确认，系统才认为入库完成，出库时系统便可自动结合药品效期等信息指示保管员去相应库位出货，这样可提高库房空间利用率，并可保证先进先出。但是，本改进方案是由医药公司打印条形码的，这也存在一些问题并有待于进一步改进。1、由于条形码只要贴到物流包装单元即可，即包装箱上，但对于需要拆箱的零散药品仍要人工验货，这主要在两种情况下会出现：一是每次出入库药品的数量不是药品物流包装的整数倍；二是对于一些价格贵、用量小的药品，没有必要一次进一整箱。此时，只有每个商品包装（盒、瓶）的药品上都贴有二维条形码才能解决问题，日本等发达国家已经开始实施，这有待于社会的发展和进步，但这是一种必然趋势。2、由于条形码是由医药公司打印并贴在包装箱上的，此时医药公司有两个环节可能出现差错：一是药品入库时电脑输入时出错，此时药品基础信息则与电脑中的不符；二是出库发货时出错，即条形码贴错了箱子。如果这种情况发生，本文设计的方案很难发现问题。现实的解决办法是医院对每批入库药品进行抽检，同时加强医药公司的库房管理，出库时仍采用人工核对与扫描相结合的方法，有问题仍可即时发现，防止错误药品流出，由于出库的作业对象中以商品包装为单位的比例将提高，操作容易实现。长远解决的办法是由药品生产厂家贴（或打印）有药品基础信息（品名、规格、厂家、批准文号、批号、效期和每箱数量）的条形码，医药公司加贴或换贴带有附加信息（如价格）的条码，这样整个作业过程全部实现电子化，就不容易产生错误。参考文献：1 吴雁平.综合档案馆档案管理条形码码制的选择J.档案管理，2006（3）：37-392 王文豪，张亚红，朱全银等. QR Code 二维条形码的图像识别J.计算机技术与发展，2009，19（10）：123-1263 邹沿新，杨高波. Data Matrix 二维条形码解码器图像预处理研究J.计算机工程与应2009，45（34）：183-185