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1、 XX管理咨询有限公司 总裁管理办公室 管理制度及流程 编制部门：总裁管理办公室 编制日期：2016年12月 总裁管理办公室管理制度及流程 版本 修订 日期 PO-V1.0 新生成 2013-02-20 PO-V2.0 修订 2013-07-16 PO-V3.0 修订 2013-12-26 PO-V4.0 修订 2014-04-30 PO-V5.0 修订 2015-09-01 前言 总裁管理办公室是公司主要的监督、运作、协调及相关决策和制度编制的部门，对C
2、EO负责。为更好地协助总裁在宏观上制定公司的发展方向和经营策略，明确公司市场定位，寻求公司新的发展方向，特制订本制度。 本部门制度由总裁管理办公室根据业务实际需要及管理层要求调整、审核和编制。 目录 1 总裁管理办公室组织结构 2 2 部门职责描述 2 3 岗位职责描述 2 3.1 总裁助理 2 3.2 总裁管理办公室主管 3 3.3 总裁执行秘书 4 3.4 （高级）公共事务经理 5 3.5 （高级）制度经理 5 3.6 行政秘书 6 3.7 档案及印章专员 6 4 流程 7 4.1 子流程关系图 7 4.2 网站/微信公众号建立及改版 8 4.2.1 流
3、程图 8 4.2.2 流程描述 8 4.3 公共关系管理 – 新闻发布 10 4.3.1 流程图 10 4.3.2 流程描述 10 4.4 公共关系管理 – 危机公关 12 4.4.1 流程图 12 4.4.2 流程描述 13 4.5 OA流程修订审批 14 4.5.1 流程图 14 4.5.2 流程描述 15 5 附件 16 5.1 相关表单 16 1 总裁管理办公室组织结构 2 部门职责描述 2.1 根据公司发展，负责公司组织架构调整，职能梳理和权限划分。 2.2 负责公司授权、制度、流程的编制、修订和执行监督。 2.3 负责CEO批示
4、的重要事件的查办、催办及跟踪落实工作 2.4 负责监督印章管理、档案管理等工作。 2.5 负责各个部门签署文件日常文电（包括电子邮件等）的处理工作。 2.6 负责公司企业宣传资料的编制和更新，包括企业VIS手册、宣传手册等。 2.7 负责牵头公司大型活动和专题会议的组织。 2.8 协同信息技术部进行OA的修订。 2.9 完成总裁交办的其它工作。 3 岗位职责描述 3.1 总裁助理 岗位名称 副总裁/总裁助理（信息技术、总裁办） 岗位编号 DJ-PO-01 所在部门 总裁管理办公室 岗位定员 直接上级 CEO 直接下级 总裁办主管 职责： 1、协助总
5、裁完成年度计划制定和执行 2、协助总裁参与日常重大管理事项 3、协助总裁组织和协调对外公共关系 4、负责董事会层面及投资人关系维护 5、负责公司组织架构调整，职能梳理和界面划分工作 6、负责公司授权、制度、流程的审核与监督执行 7、负责牵头公司大型活动和专题会议的组织和计划 8、组织制定实施信息化发展规划，做好信息安全保障 9、负责分管部门的团队建设与日常管理工作 10、完成总裁交办的其它工作 任职资格： 教育水平 大学本科以上 专业 企业管理、行政管理、人力资源管理等相关专业 培训经历 接受过管理、财务、法务、人事知识培训 经验 10年以上公司管理工作经验
6、 3.2 总裁管理办公室主管 岗位名称 总裁管理办公室主管 岗位编号 DJ-PO-02 所在部门 总裁管理办公室 岗位定员 直接上级 副总裁/总裁助理（信息技术、总裁办） 直接下级 （高级）公共事务经理、（高级）制度经理、行政秘书、档案及印章专员、总裁执行秘书 职责： 1、根据公司发展需要，组织公司组织架构调整，职能梳理和界面划分 2、牵头公司授权、制度、流程的编制、修订工作 3、监督公司授权、制度、流程的执行工作 4、参与协调对外关系，包括政府、媒体等 5、负责监督印章管理、档案管理 6、组织公司大型活动和专题会议 7、审核部门的工作目标和经费预算
7、并监督执行情况 8、组织总裁办的团队建设工作 9、完成领导交办的其他工作 任职资格： 教育水平 大学本科以上 专业 企业管理、行政管理、人力资源管理等相关专业 培训经历 接受过管理、财务、法务、人事知识培训 经验 8年以上公司管理工作经验 3.3 总裁执行秘书 岗位名称 总裁执行秘书 岗位编号 DJ-PO-03 所在部门 总裁管理办公室 岗位定员 直接上级 总裁办主管 直接下级 无 职责： 1、协助起草CEO日常公文、报告等文书资料 2、汇总整理公司内外上报CEO的各类文件，并协调CEO及时处理后回复登记、存档 3、协调、安排CEO工
8、作日程和各项活动并负责提醒CEO相关日程安排 4、协助接待CEO的来访客人 5、负责CEO会务的组织安排，会议纪要的编写，并对决议事项进行催办、查办和落实 6、负责接听和处理CEO日常电话，CEO行政信函的搁置回复及整理工作 7、负责CEO出差及会客的酒店、饭店、机票的预定工作 8、负责CEO公务费用的报销 9、完成CEO交办的其他工作 任职资格： 教育水平 大学本科以上 专业 企业管理、文秘、公关、行政管理等相关专业 培训经历 接受过行政管理、文秘、公关知识培训 经验 5年以上相关工作经验 3.4 （高级）公共事务经理 岗位名称 （高级）公共事务经理
9、 岗位编号 DJ-PO-04 所在部门 总裁管理办公室 岗位定员 直接上级 总裁办主管 直接下级 无 职责： 1、负责撰写公司新闻、活动、大事记等相关文章 2、负责公司VIS相关工作 3、负责制定有针对性的公关计划，策划并实施调研、座谈和日常拜访等公关策略 4、负责组织本公司宣传材料的编写、摄影录像、印刷及宣传 5、负责建立相对稳定的媒体渠道及回应媒体相关报道，维护公司品牌形象 6、根据品牌推广需求，策划并执行相关宣传活动 7、完成领导交办的其它工作 任职资格： 教育水平 大学本科及以上 专业 新闻、企业管理、公共管理、法学等相关专业 培训经历
10、 接受过管理、财务、法务、人事知识培训 经验 5年以上公司管理工作经验 3.5 （高级）制度经理 岗位名称 （高级）制度经理 岗位编号 DJ-PO-05 所在部门 总裁管理办公室 岗位定员 直接上级 总裁办主管 直接下级 无 职责： 1、负责收集各部门的规章制度、工作流程，并进行分析和提出改进建议 2、负责汇总和审核各部门的规章制度、工作流程 3、负责定期和不定期的监督制度和流程的执行情况，并分析制度的执行情况 4、协助总裁办主管组织各部门完善规章制度和工作流程 5、完成上级交办的其他工作 任职资格： 教育水平 大学本科以上 专业 文秘、公
11、关、行政管理等相关专业 培训经历 接受过行政管理、文秘、公关知识培训 经验 3年以上相关工作经验 3.6 行政秘书 岗位名称 行政秘书 岗位编号 DJ-PO-06 所在部门 总裁管理办公室 岗位定员 直接上级 总裁办主管 直接下级 无 职责： 1、负责管理层和总裁助理公务费用的报销 2、协助起草管理层和总裁助理日常公文、报告等文书资料 3、协调管理层和总裁助理及时处理后日常文件登记、存档等 4、协助执行秘书安排CEO工作关于酒店、饭店、机票预订等差旅活动 5、完成管理层和总裁助理交办的其他事务 任职资格： 教育水平 大学本科以上 专业
12、文秘、公关、行政管理等相关专业 培训经历 接受过行政管理、文秘、公关知识培训 经验 3年以上相关工作经验 3.7 档案及印章专员 岗位名称 档案及印章专员 岗位编号 DJ-PO-07 所在部门 总裁管理办公室 岗位定员 直接上级 总裁办主管 直接下级 无 职责： 1、负责建立和完善公司档案管理相关制度 2、负责管理公司各个部门的档案材料，包括文件材料接收、整理，档案的提供利用等 3、负责公司印章的保管工作 4、负责公司印章借用、用印登记工作 5、完成领导交办的其他工作 任职资格： 教育水平 大学本科以上 专业 文秘、公关、行政管理等相关
13、专业 培训经历 接受过行政管理、文秘、公关知识培训 经验 3年以上相关工作经验 4 流程 4.1 子流程关系图 4.2 网站/微信公众号建立及改版 4.2.1 流程图 4.2.2 流程描述 流程描述 相关表单 负责人 20.1总裁办 - 网站/ 微信公众号建立及改版 1.（高级）公共事务经理收集业务部门及管理层的网站/微 信公众号建立及改 版需求 （高级）公共事务经理 2.（高级）公共事务经理与信息技术部联系多家供应商拟定改版方案并做出对比，筛选出最终方案 《价格比对表》 （高级）公共事务经理 信息技术部 3.CEO 审批改版方案 《改
14、版方案》 CEO 4.审批通过后，（高级）公共事务经理着手与网站供应商进行沟通商谈，完成签订合同事宜；合同签订前提请法务经理审核合同条款。 （高级）公共事务经理 5.信息技术部协助（高级）公共事务经理与供应商进行沟通，提出网站设计方案。 （高级）公共事务经理 信息技术部 6.（高级）公共事务经理审核确认网站设计方案，而后交由CEO进行审批。 （高级）公共事务经理CEO 7. 信息技术部监督供应商根据设计方案进行网站施工。 信息技术部 8.网站施工完成后，（高级）公共事务经理会同信息技术部负责网站验收、上线、确认工作。 （高级）公共事务经理 9.网站
15、供应商根据相关规定及时完成网站备案手续。 网站供应商 10. 信息技术部根据公司相关制度负责网站日常维护和内容更新 信息技术部 4.3 公共关系管理 – 新闻发布 4.3.1 流程图 4.3.2 流程描述 流程描述 相关表单 负责人 20.2.1总裁办 - 公共关系管理 - 新闻发布 1.（高级）公共事务经理向策划单位提供所需编辑的新闻素材。 （高级）公共事务经理 2.供应商在收到新闻素材后，着手编辑新闻内容。 供应商 3.（高级）公共事务经理审核供应商提供的新闻内容是否符合公司的需求。 （高级）公共事务经理 4.（高级）法务经理审
16、核供应商提供的新闻内容。 （高级）法务经理 5.法务管理（副）总监审核供应商提供的新闻内容。 法务管理（副）总监 6.CEO审核供应商提供的新闻内容。 CEO 7.在CEO审批完策划单位提供的新闻内容后，（高级）公共事务经理联系供应商发布新闻内容。 （高级）公共事务经理 4.4 公共关系管理 – 危机公关 4.4.1 流程图 4.4.2 流程描述 流程描述 相关表单 负责人 20.2.2 总裁办 - 公共关系管理 - 危机公关 1.（高级）公共事务经理收到企业品牌危机信息。 （高级）公共事务经理 2.（高级）公共事务经理初步调查危机
17、情况，并提供《解决方案》。 （高级）公共事务经理 3.（高级）法务经理审核《解决方案》是否符合法律相关规定。 （高级）法务经理 4.法务管理（副）总监审核《解决方案》是否符合法律相关规定。 法务管理（副）总监 5.CEO审核《解决方案》是否合理，是否能有效帮助公司应对危机情况。 CEO 6.（高级）公共事务经理根据处理方案，负责与侵害方协调等实施工作（必要时法务管理部配合）。 （高级）公共事务经理 7.（高级）公共事务经理向CEO提交《处理结果》。 《处理结果》 （高级）公共事务经理 8.CEO审核《处理结果》的合理性及公正性。 《处理结果》
18、CEO 9.若CEO对处理结果满意的，则由（高级）公共事务经理将相关文件进行归档。 若CEO对处理结果不满意的，则交还至（高级）公共事务经理处进行重新处理。 （高级）公共事务经理 4.5 OA流程修订审批 4.5.1 流程图 4.5.2 流程描述 流程描述 相关表单 负责人 20.3 总裁办 –OA流程修订审批 1.1.由业务部门提出流程建立及修改需求，并经部门领导逐级审核 业务部门 1.2. 总裁办主管依据制度更新流程修订工作或管理层意见提出修订需求 总裁办主管 2. 总裁办主管根据现执行的制度手册，审核OA流程建立/修订申请 总裁
19、办主管 3.若流程建立/修订申请符合现执行的制度手册规范，则IT经理（主管/工程师）根据需求部门申请制定OA流程实施方案。 若不符合现执行的制度手册规范，则进待制度修订通过审批后相应建立/修订OA流程 信息技术部 4,5.若OA实施方案需定制开发，则根据授权管理制度由总裁办主管或CEO审批 总裁办主管 CEO 6. IT经理（主管/工程师）根据已批复的实施方案与OA维护供应商洽谈外包服务合同，并根据常规合同审批流程完成合同签订 信息技术部 7.系统开发完成，并测试上线及培训 信息技术部 8. 若OA实施方案未涉及定制开发，则IT经理（主管/工程师）根据实施方案修订OA流程并邮件反馈需求提出的业务部门。 信息技术部 5 附件 5.1 相关表单 · 《DJ-PO-001-印章管理人承诺书》 · 《DJ-PO-002-印章证照借用承诺函》
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