EPC工程项目部信息文控管理制度.docx

EPC工程项目部信息文控管理制度项目信息的收集整理、分析处理、上传下达、分类归档是EPC工程项目信息文控管理的主要工作。项目信息最终以各类文件的形式存在，从而进行归档存储。1.项目信息的分类1.1按级别和层次划分1.1.1上级部门的信息；1.1.2EPC总承包商项目经理部的信息；1.1.3分包商的信息；1.1.4项目外部的其它信息。2.按信息来源划分2.1内部信息：指EPC工程项目经理部内部传递的信息。2.2外部信息：EPC工程项目经理部与业主、PMC监理等单位之间的往来信息。3.按形式划分3.1各种书面文件，包括通知、报告、程序、申请、指令等工程管理文件和工程图纸、变更、方案、措施等技术文件。3.2传真，传真文件的有效性应视同传真文件原件。3.3信函，包括接收的信函以及发送的信函原件。3.4电子文件，当面传递的电子版文件的载体或形式包括光盘、软盘、USB盘和计算机红外线对传、网络共享等。有效文件的电子扫描件可视为电子文件。3.5电话，指一般意义上的通知、工作洽谈等信息交流。重要事件或紧急情况下的通知、要求、指令、承诺等，也应以电话先行联络，必要时应以适当的书面形式及时予以确认。3.6会议纪要，指项目中的例会、专题会等会议的会议纪要。4.项目文件的分类EPC工程项目文件要求采取先按文件来源单位不同进行分类，然后按管理要素及文件功能进行综合分类，最后按照文件的形式、内容进行分类，其详细分类情况如表171所示。一级分类目录(按单位)二级分类目录(按要素、功能)三级分类目录(仅做参考)业主项目组文件1管理文件2技术文件3变更文件4培训考核5合同文件6生产计划7通用公文8会议纪要9工程报表10工程总结11签认报审12工程记录报告13资质资产1决策立项、招投标、文控信息、质量、进度、费用、HSE、其它(规划细则、创优计划归入质量)。2图纸、设计、组织设计、方案措施、各关键特殊作业指导书、其它。3设计变更、采购变更、施工变更。4.文控信息、质量、HSE、进度、费用、其它。5合同、实物清单及合同条款变更。6总进度计划、年季，月计划、征地计划、物资计划、工作计划、作业计划、其它。7通知、意见、联系函、备忘录、请示、回复函、汇报、建议、报告、其它。8协调会、调度会、专题会、图纸会审、设计交底、PMC监理例会、其他。9施工报表(日报、周报、月报)、PMC，监理报表(周报、月报)、人机料报表(日、周、月)。10部门总结(信息文控管理、质量控制、进度控制、费用控制、HSE管理、合同管理)、单位总结(一般总结、阶段总结、工程总结)。11费用报审(工量签证、拨付款、索赔等)、进度报审(开停工、复工、计划、延期)、质量报审、HSE报审、文控信息报审。12信息文控、质量、进度、费用、HSE、其它。13单位资质、人员资质、施工设备、仪器工具。业主代表文件政府质量监督站文件PMC监理文件EPC总承包商文件供应商文件各分包商文件本单位文件EPC总承包商根据与本单位有信函往来关系的单位，按上述一级目录表对文件进行选择分类；对已建立的一级目录均按收到该单位的文件进行二级分类；在二级目录分类合理的基础上，EPC总承包商还应进行文件三级目录的划分(上表可供参考选取用)，进一步的细化由EPC总承包商自行掌握。EPC总承包商可根据本单位和本专业的特点，建立适宜的文档信息管理系统，对各自的专业文件进行管理。2.信息文控的编码根据EPC工程有关建设项目档案管理的要求，编制与其相适合的“信息文控编码程序”，对工程项目从投标、设计、采购、施工、试运行到竣工验收全过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、声像等各种载体的信息文控资料进行编码，科学地管理项目信息文控，实现项目信息文控管理的标准化、规范化和统一。3信息文控管理的组织协调与职责分工3.1信息文控管理的组织EPC工程项目经理部下设信息文控中心，为信息文档管理的归口部门。信息文控中心的组成成员应包括信息文控工程师、IT工程师。信息文控管理是一个二级控制模式，信息文控中心从总体上负责项目全部信息的汇总、控制和管理。在项目经理部各部门再设置信息文控人员，负责该部门的信息文控管理工作。信息文控工程师与各部门的文档管理人员相互协调配合从而构成了项目文档控制网络，如图171所示。3.2信息文控管理的职责分工3.2.1EPC工程项目经理及各部门经理项目经理负责项目经理部发往业主文件等信息的签发。项目经理外出时可指定一名副经理代替签发信函。部门经理负责本部门报批文件的签发。3.2.2信息文控中心3.2.2.1编制用于指导项目的所有文档管理工作的文档管理程序，并负责该程序的应用和推广。3.2.2.2将计算机技术应用于信息文控管理工作中，建立EPC工程项目管理信息系统，建立并维护计算机信息文档数据库，在项目内部建立局域网络，使信息可以及时准确的获取、传递、更新、共享。3.2.2.3对项目文档的准备、报批、分发、存档和作废等一系列处理过程进行有效的控制和管理，确保项目文档的质量和格式满足文档使用者的需要。3.2.2.4负责项目实施期间文档的印刷、分发以及临时存档，提供项目文档查阅及复印服务。3.2.2.5负责文档整理分类，在项目结束后负责项目文档的移交工作。3.2.2.6负责竣工文件的整理工作。3.2.2.7按合同要求负责项目其他参与方计算机系统的建立。3.2.2.8各部门信息文控人员按照信息文控中心的程序要求建立本部门信息文控管理体系，参与制订文件编码系统。3.2.2.9根据要求及时提交各类文件状态。负责本部门所有文档的处理和最终归档。3.2.2.10负责接受信息文控中心对本部门信息文控管理的质量审核。4.EPC工程项目管理信息系统4.1管理信息系统的网络设计EPC工程项目管理部将信息系统连到Intemet网，项目所有参与方通过网络共享工程建设信息。系统连接Internet网的方式多种多样。典型的网络设计示意图如图17-2所示。图17-2管理信息系统的网络设计示意图4.2管理信息系统的结构设计系统采用基于Web技术的BS架构，系统只须在服务器安装工程信息管理系统软件加Web服务器软件加数据库，客户端须使用当前流行的浏览器即可随时随地共享管理信息资源。系统包括工程信息数据库、工程信息管理系统软件和网站三个部分。系统结构设计示意图如图17-3所示。4.2.1公众层项目参与方和社会公众都可以访问项目网站。外部公众可以通过访问网站了解工程动态、有关工程的新闻，同时还可以留言和参与某些讨论。4.2.2工程信息管理系统软件EPC总承包商内部通过用户名和密码进入工程信息管理系统，向系统提供或获取工程信息，进行网上工作处理，发布计划或指示，了解督办事宜落实情况，了解会议信息，对工程有关人员进行网上培训，对方案等进行审查和论证等等。4.2.3数据库数据库用来存储整个项目建设过程中产生的大量信息，它是工程信息系统管理软件的基础，工程信息系统管理软件在工程信息数据库的基础上开发应用。4.3管理信息系统的功能设计管理信息系统包含的功能有：文档管理、质量控制、进度控制、费用控制、合同管理、HSE管理、物资管理、电子邮件、网上培训和系统管理，如图7-4所示。图174项目管理信息系统构成4.3.1文档管理子系统本模块涵盖了办公自动化的功能，主要功能包括：4.3.1.1文档的编码；4.3.12文档的起草、审批、备案和发送；4.3.13文档接收、审阅、备案、传递和处理，文档的批阅和办理；4.3.14文件的归档；4.3.15文档的查询；4.3.16定制文档流程，对文档办理状态进行跟踪，提供短信息服务。4.3.2质量控制子系统本模块是用于对项目的设计质量、采购质量、施工质量等进行控制和管理，主要功能包括：4.3.21项目质量要求和质量法规标准查询；4.3.22实际质量与合同要求的质量比较分析；4.3.23质量验收记录；4.3.24综合质量评估；4.3.25质量的统计分析；4.3.26提供多种格式的质量报表。4.3.3进度控制子系统本模块可实现的功能包括：4.3.3.1计划发布；4.3.3.2计划报审；4.3.3.3进度报表；4.3.3.4进度考核；4.3.3.5编制计划需加载资源的管理；4.3.3.6工程实际进度的统计分析；4.3.3.7实际进度和计划进度的动态比较；4.3.3.8工程进度变化趋势预测；4.3.3.9进度计划的调整；4.3.3.10工程进度的查询。4.3.4费用控制子系统本模块可实现的功能包括：4.3.41各单位工程单价；计划工程量及计划费用信息查询；4.3.42实际完成费用与计划费用的动态比较；4.3.43各月计划费用与实际费用的对比分析；4.3.44工程费用预测；4.3.45单位工程与分项工程的费用查询；4.3.46提供多种项目费用报告。4.3.5合同管理子系统本模块可以实现的功能包括：4.3.51围绕项目实施与合同约定，处理责任事项、查阅处理警示、跟踪问题(索赔、变更等)、处理邮件等功能，具有催办督促以及处理文件的功能。4.3.52跟踪项目实施过程中的所有合同，监控跟踪项目的合同执行情况。4.3.53通过状态的变化从宏观角度跟踪具体工程变更情况。4.3.54合同送审与审批。4.3.55合同支付计划与实际合同支付情况的跟踪和对比分析。4.3.6HSE管理子系统本模块可以实现的功能包括：4.3.61HSE管理文件、HSE检查情况的通报的网上发布；4.3.62项目参与方及人员对各个HSE文件的接受情况及承诺(全部公开发布)；4.3.63HSE不符合信息的汇总、分析与查询；4.3.64HSE事故事件调查报告信息的汇总与查询；4.3.65健康卫生知识、安全知识、环境保护知识的查询；4.3.66HSE不符合事项、事故事件的级别判断。4.3.7物资管理子系统本模块可以实现的功能包括：4.3.71进场物资查询；4.3.72物资动态分析；4.3.73物资基本信息；4.3.74物资计划管理；4.3.75物资采购管理；4.3.76物资存货管理；4.3.77物资调拨管理等。4.38电子邮件子系统电子邮件系统为工程内部联络提供方便。其主要功能有包括：4.3.8.1电子邮件的收发；4.3.8.2企业独立域名：4.3.8.3POP3加密认证收信；4.3.8.4SMTP加密认证发信；4.3.8.5Web界面管理；4.3.8.6安全防护功能；4.3.8.7拒绝访问功能；4.3.8.8自动回复；4.3.8.9列表地址管理；4.3.8.10邮箱空间管理等。4.3.9网上培训子系统本模块提供各种形式的网上培训，既可以将需培训的内容制作成音像资料放到网上，供各有关单位下载，又可以采用类似聊天室的文字交互的方式进行，还可以将要培训的内容直接以文档的形式放到网上以供学习。4.3.10系统管理子系统系统管理子系统主要包括工程组织结构管理、用户帐号和密码管理、用户权限管理、系统数据库的备份、系统数据库的恢复等。为保证系统数据的安全性，系统数据库既要有自动备份功能(每日)，又要有手动备份功能，鉴于系统数据庞大，应采用增量备份的方式。当系统数据被破坏或不一致时，要能够自动恢复。4.4工程总承包项目信息文控管理流程4.4.1项目信息的收集项目信息的收集是项目信息管理的基础。在项目信息管理过程中，要培养和树立项目全员信息管理意识，保证所收集信息的全面性、准确性和有效性。在项目信息收集过程中，要按照项目信息标准化的要求，形成标准的原始信息，为项目信息管理的传递、处理、反馈和存储提供方便。信息的积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围之中，并有相应的检查、控制及考核措施。4.4.1.1收集范围凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有利用价值的各种载体的信息，都应收集齐全，归入建设项目档案。4.4.1.2收集时间应按信息形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。4.4.1.3各方职责4.4.1.3.1项目准备阶段形成的前期信息应由业主各承办机构负责收集、积累并确保信息的及时性、准确性。4.4.1.3.2EPC总承包商负责项目建设过程中所需信息的收集、积累，确保信息的及时性、准确性，并按规定向业主档案部门提交有关信息。4.4.1.3.3各分包商负责其分包项目全部信息的收集、积累、整理，并确保信息的及时性、准确性。4.4.1.3.4项目PMC监理负责监督、检查项目建设中信息收集、积累和齐全、完整、准确情况。4.4.1.3.5紧急(质量、健康、安全、环境)情况由发现单位迅速上报，具体按照EPC工程项目经理部质量管理体系文件和HSE管理体系文件中的相关程序执行。4.4.2项目信息的处理4.4.2.1外部信息EPC总承包商接收到的外部信息，在进行处理和传递分发之前必须审查其有效性。如发现收到的文件和资料在有效性存在问题，应立即与发放信息的单位联系，取得有效的证据。对于接收到的外部信息由信息文控中心接收并确认其有效性，进行编码，再根据文件类别填写“来文登记表”，登记过的文件由信息文控人员呈交项目经理审阅、批办或转批。然后交信息文控中心复印，原件存档，复印件按照“文件发放登记表”分发到相关各部，或提交有关部门处理，必要时报送业主。4.4.2.2内部信息内部信息按照EPC工程项目经理部要求起草后形成正式文件，由项目经理审批后再由信息文控中心登记、编码、复印，然后按照“文件发放登记表”分发到相关各部，必要时报送业主。项目的所有信息资料，在使用前应由有关的责任部门或人员进行评审。如发现错误或疑问，应及时与提供部门联系，协商解决，以确保质量。4.4.3项目信息的发送与回执4.4.3.1项目信息的发送4.4.3.1.1发往外部的所有报批文件、信函、传真、会议纪要等应使用信息文控中心制订的统一文件格式和文件编码。经发件部门经理、项目经理签字批准，由信息文控中心登记编码后统一发送、存档。4.4.3.1.2传真应以固定的标识和格式明确文件主题、发文号、收发件人等内容，要求对方回复的事项应明确回复时间和相关要求。发往外部的信函中要求对方回复的事项应明确要求回复时间和相关要求。4.4.3.1.3报批文件由各部门准备(内容涉及其他部门时，由文件编制部门牵头会签)，连同由部门经理签字的“文件传送单”送信息文控中心向业主提交。4.4.3.1.4EPC总承包商项目经理部与业主例会的会议纪要由信息文控中心整理完成，征求各部门意见后交业主审阅修改，无异议后双方签字认可，传送各相关部门。4.4.3.2项目信息的回执4.4.3.2.1各部门应按照职责要求，要及时准确地对接收到的项目信息及时进行处理及反馈。4.4.3.2.2各部门设置专门文控人员定时查看信息平台通知栏和公文办理模块，定时查看信息、下载，系统自动回执，并对系统自动回执信息下载保存，日后跟踪和追溯。4.4.3.2.3技术类文件、程序类文件、管理类文件、设计变更、组织设计报批文件等特殊要求的纸质传真类文件，在收到对方“文件传送单”或传真文件后，第一时间在“文件传送单”或其要求的回执签字处签署，按文件分类规定进行分类归档。4.4.4项目信息的存储EPC工程项目中流动的各类信息最终都会以各类文件的形式进行存储保存。针对项目信息的存储管理也即为对于项目文件的管理。4.4.4.1档案管理基本要求4.4.4.1.1对于所有的项目竣工资料都要按项目文档编码体系要求进行编码。4.4.4.1.2归档竣工资料要按照相关文件的编制要求，由EPC总承包商项目信息文控中心在开工前对文档管理职责进行划分。4.4.4.1.3要保证项目档案资料的原始性及真实性，各部门都必须指定专人负责收集和整理。4.4.4.1.4项目资料的整理应按项目文档管理程序要求，保证各部分之间有机联系，分类科学、组卷合理。4.4.4.2项目文件的归档4.4.4.2.1归档文件必须完整、成套、系统；必须记述和反映建设项目的全过程；必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。4.4.4.2.2各部门完成本业务范围的资料的收集、整理，移交信息文控中心进行分类、编号、整理、立卷、编目，经EPC总承包商项目经理审核签认后，由项目信息文控中心存档。4.4.4.2.3对于电子文件，文件的形成部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向信息文控中心移交，并按相应管理规定的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。4.4.4.2.4竣工资料的编制整理必须符合相关管理规定。4.4.4.3项目文件的借阅EPC工程项目经理部应建立一套高效简洁的内部文件流转程序。对所有接收和发出的文件，建立严格的登记制度与借阅制度，各部门借阅信息文控中心保管的项目文件时，应填写“项目文件借阅单”，由部门经理签字批准方可借阅。另外，还要注意文件存放的安全性，尤其是防盗、防火和防潮问题。以上制度建立后由专人进行监督执行。4.4.4.4项目信息的保密根据总公司有关保密的要求和规定，为保证总承包项目的各方利益，一定要认真做好保密工作，与项目有关的技术、商务、招投标等文件以及重要信息严禁对外泄露和传播。