公司财务管理制度样本.doc

财务管理制度为加强财务管理，节约费用开支，提高公司经济效益，特制定本制度。（一）采购款支付的审批1、 采购款是指：本公司购入的商品、材料、零配件、设备、工具、家具等所需支付的款项，涉及采购定金、 预付货款、结算货款等。2、 除零星采购、急件采购外，其他款的支付应凭协议或订单支付。3、 采购款支付的审批程序：采购经办人填制付款申请单部门经理审核财务负责人审核总经理审批（二）差旅费1、出差申请的有关规定： 出差申请：凡出差范围超过公司所在地的城市，不管是否当天回来，均应填写出差申请。 所有员工出差国外，均由公司总经理审批。、差旅费报销的有关规定： 没有已审批批准的出差申请一律不予报销； 出差人员应于回到公司后三天之内填制出差费用报销单报送有关部门， 五天内出差费用报销审批单必须送达财务部，每迟一天罚款报销金额的5%；如有特殊情况，由当事人书面说明理由报公司总经理审核批准后方可不被罚款。 业务部门经理、总经理审核的内容：重要是审核出差日期、事项、人数、乘坐的交通工具等是否属实； 财务负责人审核的内容：审核车（船）票、飞机票是否真实、合法，住房、交通费标准是否超标、计算是否准确等； 出差期间发生业务招待费用的需按“业务招待费”流程单独填单报销。 、费用标准 单位：人民币元 项目 人员级别城市类别 总经理正、副经理级其别人员住房标准一类：京、沪、港按实报销500300二类：省会城市和注1按实报销350250三类：国内其他城市按实报销300200国外城市由公司总经理指定专人负责安排伙食补贴国外欧美、日本按实报销300元/天、人国外其他城市按实报销200元/天、人香港、澳门按实报销150元/天、人城 际 交 通按实报销飞机经济仓，火车硬卧城市交通国外城市按实报销按实报销国内城市A）控制在50元/人、天，凭单实报，超过标准的有合理解释予以报销。B）如乘坐的士，需在的士票后注明从哪里到哪里、事由。注：1、二类城市涉及：澳门、夏门、青岛、天津、珠海。2、正、副经理级及其别人员，两个以上同性出差的，无特殊情况的安排合住双人，住房标准按其中高级别标准执行。3、住宿费、城际交通费超过标准的，由出差人员自付；特殊情况需公司报销的，需书面说明理由并经公司总经理审核批准。（三）业务招待费1、业务招待费的控制。业务招待费的开支须本着“必须、合理、节约”的原则从严控制，严禁弄虚作假，一经发现弄虚作假，从严处罚。业务招待费的控制方法：定额度、定标准、定人数。 A、定额度：业务招待费实行额度管理，超过当月累计额度的费用当月不得报销（1、2月份除外）。当月累计额度按经集团公司审批批准的年度经营计划中的业务招待费计算，计算公式如下：12年度业务招待费当月累计额度 = 当月月份B、定标准：是指必须严格按照各公司付款审批权限划分表中“业务招待费”的授权标准执行。C、定人数：指本公司参与人员应尽也许精减，在业务招待费报销时，必须真实，完整填。规定接待之前先填写招待费申请单报批，如时间紧迫，来不及书面请示，或在外出差也必须电话报批后实行，但回到公司后应及时填写招待费申请单，补办有关审批手续。同一个项目需招待两餐以上的，须在备注栏中注明餐次。招待费申请单有两种格式；需要借款的可填写一式两联的；不需要借款的，可填写一式一联的。客 方 ：单位 姓名 职务 总人数 陪同人：姓名 陪同总人数 事 由 ： 接待酒家： 预计费用 备注：经办人： 审核人： 审批人： 招待费申请单（参考格式） 招待日期： 年 月 日3-1-7-a2、招待费申请程序：经办人填制招待费申请单部门经理审核总经理审批(审核)预计在总经理权限以下的预计在总经理权限以上的运营副总裁审批是否需要借款？Yes可凭已审批的招待费申请单到财务部借款Yes 实 施 3、业务招待费的报销规定： 招待费用发生后，规定三工作日内填制费用报销单报送有关部门审核。五个工作日内费用报销单必须送到财务部，每迟一天罚款报销金额的5%。如有特殊情况，由当事人书面说明理由报总经理审批批准后方可不被罚款。费用报销单后应附招待费申请单。 凡是公司总经理亲自经办并付款、报销的业务招待费用，不管是否在权限之内，一律报集团公司审批。 如一次报销的费用属于两餐以上的费用或两个餐厅的发票，须在备注栏注明各餐的费用金额或在备注栏作出适当的合理解释。不方便公开的招待费申请单在报销后由财务部门抽出来单独编号保管，单独保管期为半年。 填制费用报销单4、业务招待费的报销程序：总经理权限以上的及总经理的招待费运营副总裁审批部门负责人审核财务负责人审核总经理审批(审核)总经理审批权限以下的总会计师审核财务部报销（八） 工作餐：1、 内部员工因加班、开会等确需由公司提供就餐的，有员工餐厅的公司由员工餐厅提供工作餐；暂无员工餐厅的公司提供外卖工作餐。2、 工作餐的标准为30元/人/餐，超过标准的由就餐人自付。如由于特殊情况，超过30元/人/餐标准而需要由公司报销的，由经办人写明理由，总经理审核批准后报集团公司审批。3、 报销工作餐时需在报销单上注明加班事由、就餐人数及人员（五人以上可只写五人的姓名，但应先填写职位高的）。（九）市场推广费用1、 市场推广费用需凭经集团公司经营管理部审批后的“月度市场推广计划”报销；未列入上述月度市场推广计划的，作为单项市场推广计划按付款审批权限执行。2、 市场推广费用在报销或付款时，如单项费用金额超过已审批计划的10%的，需报集团公司经营管理部审批后方可付款或报销；如单项费用金额未超过10%，视同计划内报销。3、 月度市场推广计划中某些推广项目当月未实行，需在以后实行的应列入以后的市场推广计划重新申报。4、 报销审批流程：由市场推广经办人填制费用报销单部门负责人审核财务负责人审核 费用计划内 费用计划外总经理审核总经理审批集团公司审批财务部付款/报销（十）公务借款： 由于出差、业务招待、零配件采购、外派学习等需要借款的，应按相应的管理制度办好手续后方可到财务部借支。 严禁非公务性借款行为。 公务借款分为：临时借款和长期备用金借款（需在借款时写明）； 临时借款：出差回到公司或有关业务办理完毕后，应及时到财务部结清临时借款，多退少补；超过10个工作日未到财务部结清借款的，财务部应从工资中扣收，除非当事人书面说明理由并报公司总经理审批批准延期，同时抄报财务部。 长期备用金借款：是指因车间零配件采购、行政办公用品采购、进口报关、车辆上牌业务等需经常性借款的员工，为提高工作效率，根据业务需要从公司借出一定量的钞票作为长期业务周转的借款。上述长期备用金借款每季度至少清理一次，因岗位调整、业务性质变化等不再需要长期备用金借款的，应及时收回；对于所有长期备用金借款，每年终必须所有收回；如确需继续借款的，必须根据实际需要按规定重新办理借款手续。借款流程：借款人填写借款单部门经理审核财务负责人审核总经理（审核）审批集团公司领导审批（十一）手机话费1、 标准：由各公司根据具体情况，按职务、岗位制定具体的报销标准，按审批权限报集团公司批准后执行。拟申请手机话费报销标准或者提高手机话费报销标准的员工必须提供申请日前三个月的话费清单，将申请资料交所在公司总经理审核，在总经理审批权限内的由总经理审批；超过总经理审批权限的，总经理审核后，报集团公司经营管理部复审，报集团公司运营副总裁审批。集团公司本部员工将申请资料经所在部门负责人审核后，报集团公司行政部复审，报集团公司运营副总裁审批。2、 手机话费报销：每月凭实际通话的缴费发票报销；每月实际话费在规定标准限额内的按缴费发票报销80%，此外20%自付；每月实际话费超过规定标准限额的，按规定标准限额报销80%，其余部份自付。无法显示当月实际通话费用的发票不能报销，如神州充值卡的发票等。3、 在已审批批准的标准内报销，按以下流程办理：人事行政部审核、登记出纳报销财务负责人审批报销人填写费用报销单4、 报销时限：每月的通话费应在次月内报销。5、 如某月出差国外或省外较多，当月实际话费超过标准限额较多而需要公司报销的，可由当事人书面申请（附上话费清单），总经理签署批准后报集团公司审批。（十二）固定电话及网络费1、各公司应定期检查固定电话的使用情况，对开通国际长途和国内长途的电话要严格控制、认真审核。2、通过银行托收付款的固定电话费、网络费 ，财务部门应将银行已扣付的单据复印一份交行政部门。行政部门收到后应具体审核每部电话的通话费用并按流程办理审核、审批手续后交财务部门入账。（十三）员工培训费：员工需要参与由公司支付费用的文化、技术学习的，按照集团公司员工培训管理办法执行。（十四）市内交通费：1、 市内外出办理公司事务，一般规定乘坐公共大巴或中巴。2、 如属紧急公务或携带非常重要资料等，的确需要乘坐的士的必须事前填写紧急公务乘坐的士申请表按以下流程审批批准后方能报销：填写紧急公务乘坐的士申请表 所属公司 投资公司部门负责人审核 部门负责人审核 总裁、分管副总裁、其他公司：总经理审批 财务总监审批备注：对于非常紧急的公务，如相关审核、审批人临时外出的可电话请示批准后乘坐，但回来后应及时补签。3、 报销规定：（1） 公共大巴或中巴：需注明从哪里到哪里，办理事项。（2） 的士：填写报销单时需附紧急公务乘坐的士申请表，并在的士票后注明从哪里到哪里、报销金额等。（十五）公务车费用： 是指公司自有的小汽车因公务所发生的油料费、停车费，过路过桥费、修理费、养路费、车船税等有关费用。报销规定如下：1 每周报销一次公务车费用，每周一到周三报销上周的费用，每过期一天罚款报销金额的5%；2 油料费：（1）需在发票后注明车牌号码和码表数。（2）规定行政部门按月对每辆车的用油情况进行记录、分析（即每辆车用油数量与行驶公里数的关系等）。3 停车费、路桥费、洗车费等每次超过10元（含10元）的，需填制“停车费、路桥费报销清单”，或在发票后注明时间、地点、事项等方可报销。4 修理费：（1）原则上应在本系统所属修理厂修理，假如确需外出修理，应在修理之前书面向总经理请示批准后方可修理。（2）每台每次修理费用预计要超过1000元的，应有书面报告提交费用审批人审批批准后，方可修理。5 违章罚款由当事人自己承担。特殊情况需要由公司报销的，必须写出书面具体报告，经总经理签批后报集团公司审批。（十七）商品车油料费： 是指购进的商品车在销售前因检测、上牌、移库等所支出的油料费。此项费用应进行定额管理，每月由油料管理员记录、分析用油情况并经部门经理审核签字后，分别报送总经理和财务负责人。（十八）水电燃料费：1、 支付水、电、燃料费时须附抄表清单，并与上次抄表清单校对。2、 水、电、燃料费通过银行托收支付的，审核、审批办法参照第（十二）条第2款执行。（十九）税款申报及交纳：各种税款申报及交纳，应符合国家有关税收法规，只能合法避税，不得偷税漏税。税款申报及缴纳流程： 会计（经办人）填制纳税申报表财务负责人审核签字总经理审批税款申报及交纳（二十）新建工程项目和全面装修工程1. 新建工程项目和全面装修工程由集团公司统一安排，审批。2. 所有涉及勘察、设计、施工、安装等项目均应与有关单位签订书面协议。3. 所有工程款项的支付必须有工程所在地税务部门监制的“建筑安装发票”。（二十一）其他支出及付款：除上述已制定有审批流程的款项和费用支出外，其他支出按以下审批程序办理（超过付款审批权限的需报集团公司审批）：经办人填制费用报销单或付款申请单等会部门经理审核财务负责人审核总经理审批（审核）财务报销（二十二）总经理自身单独发生的费用，除手机费用在已审批标准内可直接在各公司报销外，其他所有费用必须报集团公司审批后方可报销。（二十三）单据报销时限：规定及时报销。除上述有关条款规定有具体的报销时限外，其他单据应在五个工作日内报销，否则每迟一天罚款报销金额的5%。（二十四）为保持授权的可控性，各公司总经理如需对已获得的授权再进一步分级授权的，应制定分级授权草案报集团公司总会师审核，运营副总裁审批。（二十五）假如总经理及获得总经理进一步的分级授权的有关人员出差或暂时不能履行其审批权时，可作临时授权，但返回公司后应补签有关付款审批单据，或将授权书附在付款单据后。（二十六）对于不按本制度执行者，本制度中的审核人和审批人有权对前面的审核人、填表人、填单人处以100元/次的罚款。（二十七）各公司总经理可根据公司管理需要，在不违反本制度的原则下制定实行细则，并抄送集团公司总会计师室和审计部备案。（二十八）本规定合用于XXXXXX公司。（二十九）本制度由XXXXXXX负责解释。（三十） 本制度从签发之日起执行。