五洋ERP系统管理制度20130605.doc

ERP系统管理制度1 总则为了加强徐州五洋科技股份有限公司信息系统的管理，确保信息数据的安全性和准确性，促使公司信息系统工作持续健康的发展，根据公司相关管理制度，结合管理信息系统工作的特点，特制定本制度。2 操作规范及规定2.1 营销部1、 销售内勤需在接到完整的合同信息后一个工作日内在系统内添加并审核销售订单。2、 销售订单物料由销售内勤负责。在接到合同后半个工作日内，在系统内添准备清单的虚拟物料。3、 发货员需每日维护销售订单中的【发货状态】。订单发出后，发货员需在一个工作日内在销售订单中添加【实际交货日期】和【发货备注】。4、 销售出库后，发货员需在三个工作日内在【销售出库单】上注明产品的出厂编号。5、 每月最后一天前，发货员需将系统内已经生成单据，但未发货的【销售出库单】（含售后服务领料）日期改到次月。6、 部分发货的【销售出库单】不得跨月使用，即【销售出库单】在本月部分发货，且剩余产品不在本月发出，则此【销售出库单】需在本月上交仓库统计员处审核，剩余部分产品发货时，销售内勤需重新生成【销售出库单】。2.2 研究所1、 生产类物料新增，由相关产品设计人员和工艺员负责。物料中的各类参数设定，由相关部门提供产品分类对照表，研究所和技术保障部根据对照表填写各类参数。2、 非生产类物料新增，需由各部门填写新增物料编码申请单，注明物料的名称、型号、计量单位，由申请部门主管和系统管理员签字后，交研究所添加编码。研究所接到申请单后，需在半个工作日内添加完毕。3、 准备清单和产品BOM需按照计划调度日期完成。2.3 技术保障部1、 零件分层物料添加、分层BOM建立、原材料级BOM建立，需在零（部）件级BOM建立后次日内完成。如新增物料较多，可适当延长完成期限。同时负责相关系统界面的资料设置维护。2、 工艺路线的完成时间需按照项目调度安排的时间进行。完成后应即时将相关信息传递至相关部门及人员。2.4 项目部2.4.1 计划1、 项目部每月25日前编制、审核完成月度生产大计划和采购大计划。2、 每月25日至27日公司分管领导审核月度计划。3、 临时计划应预测提前期，为采购部留出合理采购时间，且计划物料原则上不应包含物资需月计划中已经提报过的物料。4、 确因生产所需急用物资，且在月计划中已提报的，可由需求部门主管请示公司分管领导后予以采购。5、 计划员需保证生产任务单和生产用料的采购申请单的的准确性，不得随意更改、关闭和作废采购申请单。生产任务单和生产用料的采购申请的差错率作为项目部的考核内容之一。2.4.2 仓库1、 到厂物资抵达后，检验员应在一个工作日内完成检验工作，在【外购入库单】上签字并转交仓库。仓库管理员对到厂物资进行清点并结合检验员的检验结果，在【外购入库单】中填写实际收货数量并签字。仓库统计员每天收取【外购入库单】，并在当天完成单据审核工作。从物资到厂至【外购入库单】审核完成时间不应超过两个工作日。2、 保证仓库帐物卡一致，成品库准确率达到98%，其他仓库的准确率达到95%。3、 仓库统计员次日上午10:00前审核完成前一天天收集的出入库单据。 4、 仓库统计员每周一将上一周的出入库单据交财务部。5、 其他出入库单据应在备注中注明出入库原因或用途。2.5 生产部1、 生产领料（除共耗材料）和产品入库应与生产任务单对应，原则上不允许出现没有源单据（生产任务单）的生产领料单和产品入库单。2、 不允许出现当月入库，次月领料的生产任务。3、 每月最后一天将系统内已生成的生产相关单据，但实际业务尚未发生的单据日期改为次月。不得出现跨月未审核的生产领料和入库单据。4、 车间库帐物卡相符率需达到95%以上。5、 拖期订单每月不许超过5%，由项目部每月1日对上月订单完成率统计，并上报至考核小组。由考核小组判定拖期原因，如为生产部自身原因造成拖期，则按照考核办法予以处罚；如为其他业务部门工作失误造、计划不合理等因素造成拖期，则需生产部提书面凭证，经认定有效后，可免于处罚。6、 如有特别处理的单据应在备注中注明。 7、 车间周转的产品及时办理入库，生产完成的任务单及时结案。2.6 采购部1、 采购部接到【采购申请】后，由采购部部长负责分配采购任务。2、 采购合同或订单的签订参照公司采购合同签订流程执行。3、 系统内【采购订单】的审核由采购部部长负责。审核依据为公司采购合同签订流程中的相关资料。4、 需按照【采购申请】制作采购订单，原则上不允许出现无相关采购申请的采购订单。5、 确认物资到厂时间后，由采购员于到货当天录入并列印【外购入库单】，同时通知仓库和检验员做收货准备。外购入库单中的供应商、物料、金额等信息应与实际业务一致。6、 每月25日前将发票交至审计部，否则当月不予挂账。7、 系统内发票的票号、金额、税额和纸质发票需保持一致。8、 拖期订单每月不许超过5%，由项目部每月1日对上月订单完成率统计，并上报至考核小组。2.7 财务部1、 核查仓库出入库单据。2、 每月5日前结账，包括存货、应收、应付、成本、总账。到期不能结账，财务会同系统管理员查明是哪个部门的问题，需以纸质的文档提交生产分管副总经理（一式两份），由生产分管副总经理考核问题部门，财务同时提交延期结账申请。3、 成本会计针对在实际业务或系统中发现的库房管理人员和采购员的数据或信息错误，有职责进行监督，并要求其进行及时更改。相关工作人员有义务服从其业务指导。4、 供应商添加由财务部负责。需新增供应商时，需填写新增供应商申请单，注明供应商全称、地址、联系人、联系电话、传真。申请单由申请部门主管签字后，交财务部添加。财务部在接到申请后，需在半个工作日内添加完毕。5、 客户添加由财务负责。需新增供应商时，需填写新增客户申请单，注明供应商全称、地址、联系电话、开户银行、银行账号、税务登记证号。申请单由申请部门主管签字后，交财务部添加。财务部在接到申请后，需在半个工作日内添加完毕。2.8 其他2.8.1 操作员增加及权限规定各部门如需添加新用户或添加权限，需填写增加权限申请表，由部门主管、公司分管领导签字后，方可交系统管理员予以增加。2.8.2 交接工作1、 岗位人员工作调动或者因故离职，必须将本人工作移交给接替人员。没有办清交接手续的，不得调动或者离职。2、 岗位人员工作调动或者因故离职，岗位人员所在部门须书面通知系统管理员禁用调动或离职人员帐号，并填写增加权限申请表为接替人员申请添加用户和权限。3、 接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了事项。3 系统管理规定与奖惩办法3.1 系统管理规定1、 系统管理员负责协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题，为系统运行提供技术支持和保障。2、 各部门主管是本部门工作的总负责人，负责联络相关部门解决本部门终端操作用户提出的与系统有关的所有问题。3、 各部门主管（或指定本部门专人）必须结合本部门情况组织说明本模块主要业务流程、各流程操作步骤、各进程操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。4、 最终用户在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部门主管和财务部解决，解决问题后将新的问题和解决方法加入操作手册。5、 ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者和下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必须及时向部门主管报告并暂停与此有关的工作，跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。如发现自身操作失误应及时通知受影响部门和部门主管，并采取相应措施及时纠正；所有人员如发现错误知错不报、将错就错、使错误扩散,将对错误人员及主管领导进行考核。6、 各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当。7、 各岗位人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免账号被他人使用。如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果。3.2 考核办法3.2.1 规范操作类考核1、 各岗位人员不按操作流程执行而造成错误的，每次罚款20元。2、 各岗位人员因操作时不仔细、不认真而造成错误的每罚款20元。3、 各岗位人员由于没有按规定对系统数据进行检查而导致错误没有及时被发现的每次罚款20元。4、 各岗位人员如发现本人或其他人员提供的数据错误却没有反馈到相关人员，或私自处理掩盖错误，导致错误扩散的，每次罚款50元。5、 各岗位人员如没有及时对其他人员提出的问题进行处理而导致错误延续或扩散的，每次罚款30元。3.2.2 完成指标类考核1、 未在规定的时间内完成相应工作，每次罚款20元。若已导致后续工作无法正常进行的，每次罚款50元。2、 计划漏项，每条罚款10元。3、 由于计划不合理造成库存积压3个月以上的，按照积压物资成本的5予以处罚。4、 由于计划不合理导致生产出现停工待料的情况，每次罚款50元。5、 仓库帐物卡相符率低于95%的，每低一个百分点罚款20元。6、 车间库帐物相符率低于95%的，每低一个百分点罚款20元。7、 每月按车间拖期生产任务单超过5%的，每高一个百分点罚款20元。8、 每月拖期采购申请超过5%的，每高一个百分点罚款20元。9、 若某部门连续3个月因出现问题而被处罚，则对部门负责人处以100元罚款。所有罚款从当月奖金中扣除，罚款总额不超过当月奖金。每月5日公布上月考核结果。4 危机预防及应急处理办法1、 数据备份：系统管理员必须定期进行相关数据备份，每天做整备份、每月一次归档备份并验证备份数据的正确性；归档备份资料必须和系统分开存放。2、 系统管理员定期检查服务器等关键设备运行情况，做好运行日志记录，发现问题要及时处理，保证系统稳定运行及数据安全。3、 在发生系统故障或突发事件发生时，系统管理员必须在第一时间把相关情况向上级汇报并通知各有关部门采取措施降低由此造成的影响和损失；系统管理员必须根据当时具体情况制定计划尽快恢复系统运行。4、 各相关职能部门在收到系统管理员的故障或突发事件通知后，必须组织本部门相关人员就有关事项做出安排，手工解决与系统有关单据处理，待系统恢复正常运行后将手工单据重新输入到系统；5、 涉及其他如操作流程调整、业务流程重组等情况，必须首先保证内部各环节的正常运转,特别是不能让生产线停工待料；然后由ERP项目组组长牵头组织各相关部门会议讨论决定相关解决办法并实施。5 附表表一：新增物料编码申请新增物料编码申请申请部门： 新增物料编码申请人： 修改物料属性物料名称规格型号其他要求物料编码部门主管意见系统管理员意见：表二：新增客户编码申请新增客户编码申请申请部门： 新增客户编码申请人： 修改客户属性客户名称地址电话开户银行银行账号税务登记号部门主管意见：表二：新增供应商编码申请新增供应商编码申请申请部门： 新增供应商编码申请人： 修改供应商属性供应商名称地址联系人联系电话传真部门主管意见：表二：用户权限申请表用户权限申请表申请人姓名： 新增用户部门： 新增权限 关闭用户详细工作范围： 部门主管： 公司分管领导： 申请人：