药品退货作业管理规范样本.doc

药品退货作业管理规范
目标
加强药品退货管理，规范药品退货操作。
适用范围：
适适用于企业各步骤商品退货作业步骤。
职责：
采购员、质管员、验收员、养护员、销售员工、制单员、行政文员应严格实施本操作规程。
具体内容：
一、 滞销商品退货作业步骤：

02库退货验收员整理退货商品并通知供给商⑤
质量管理部审核并下退货知通③
营业厅验收员清理退货商品并填退货记录表④
采购部或新药开发部填写采购退货审批单②
制单员制内部调拔单及采购退货单⑥
供给商提取退货⑦
供给商要求清场、企业考评不合格商品①

必需时财务查清余款

01库退货商品④

（一）、操作步骤：
1、供给商要求清场滞销商品、由供给商提出退货申请，新药开发部考评不合格商品，新药开发部按规范填写采购退货审批单交质量管理部。
2、新药开发部及采购部采购员接到退货申请后，当日按规范填写采购退货审批单，当不清楚退货商品余款时交财务查清余款，将采购退货审批单交质量管理部。
3、质量管理部部长收到采购退货审批单后立即对退货商品进行审核，同意退货时将单交养护员当日下退货通知到营业厅及配送中心。养护员下发通知未做到日清日结由质量管理部部长在月绩效考评中扣分。
4、营业厅验收员接到退货通知后，按退货通知要求时间将退货商品退配送中心02库，并按规范填写退货记录表，未按要求立即退货而造成损失营业厅自负。02库退货验收员当日将01库退货商品调02库，未做到日清日结由配送中心部长在月绩效考评中扣分。
5、02库退货验收员在接到营业厅退货后立即进行编码、品名、规格、批号、数量查对并署名，将退货记录表交制单员，做到日清日结，退货完成后一周内通知供给商退货。
6、配送中心制单员在接到退货验收员署名退货记录表后按要求制内部调拔单，接到退供给商单据后制采购退货单。做到日清日结。
7、制采购退单后退货验收员和供给商清点退货商品，做到正确无误。
二、 近效期商品退货作业步骤：

营业厅及配送中心填近效期药品月报表①
购销协议明确退货日期品种③

质管部养护员填近效期商品退货审批表②
质管理部审核并下退货通知④

和滞销商品退货作业步骤④开始相同⑤

未明确日期，采购部确定退货物种③

（一）、操作步骤：
1、营业厅验收员及配送中心仓管员在每个月填报近效期6个月商品月报表，每个月20日前上报到质量管理部养护员处。未按时上报近效期药品月报表者每人扣罚10元。
2、质量管理部养护员收到营业厅、配送中心近效期药品月报表后在每个月30日前做好退货商品统计工作。
3、购销协议明确退货日期品种质管部养护员填写近效期商品审批表报质量管理部部长，未明确退货日期品种质管部养护员填写采购退货审批单报计划采购部，计划采购部在次月5日前提出退货意见报质量管理部长。
4、质量管理部长在接到退货审批表及采购退货审批单后当日进行审批，并要求养护员当日下退货通知到营业厅及配送中心。
5、营业厅及配送中心接退货通知后按滞销商品退货作业步骤④进行退货。
三、 不合格药品退货作业步骤：

压批、破损、鼠咬药品，02库验收员填表反馈营业厅③

营业厅责任
02库验收员及质量管理部养护员判定责任②

营业厅验收员每个月填下架药品上报表及药品退02库①
不合格药品报损、销毁步骤④
过期药品及不合格药品

非压批及质量问题药品02库验收员填退货表③
制单员制内部调拔单调02库

（一）、操作步骤：
1、营业厅验收员每个月将过期药品及不合格药品填月报表和药品一同送到02库。
2、02库验收员及质量管理部养护员判定不合格药品原因及责任。
3、压批过期药品、破损、鼠咬等不合格药品营业厅负经济责任，02库验收员点清数量填写表格反馈给营业厅，药品留02库由企业统一销毁。非压批过期药品及因质量问题不合格药品，02库验收员点清数量填退货表交制单员制内部调拔单将药品调02库由企业统一报损。
4、全部不能退货不合格药品由企业统一销毁，按不合格药品报损、销毁步骤进行。
四、 售后退回药品退货作业步骤：

品名、规格、批号不符且批发出库超出30天
拒收退回用户
02库验收员在当日按记录表验收为本企业批发且在30天内批发药品②

批发售后退回药品销售员工在第二天内填退货记录表①

售后退回药品
合格药品调01库销售
制单员当日将合格药品调01库、将不合格药品调02库③
确定为企业出库药品交退货记录表给制单员

不合格药品管理步骤
不合格药品调02库

门店售后退回药品门店验收员验收属企业药品填售后药品退货记录表①

门店质管员将部分不合格药品填质量复核单，批量不合格填质量信息反馈单报质量管理部③
门店质管员审核同意②

门店上架销售
合格药品交收银员制销售退货③

不是企业药品拒绝退货

（一）、操作步骤：
1、批发药品退回操作步骤：
（1）批发药品退回后销售部员工应在第二个工作日内填写退货记录表，交02库验收员进行验收。
（2）02库验收员接退货记录表后当日进行验收，在查对品名、规格、数量、批号署名确定后为企业出库药品而且出库在30天内，将退货记录表转制单员。经验收确定不是企业出库药品、冷藏商品应拒绝收货并将药品退回用户。
（3）制单员接02库验收员署名退货单后按要求在当日制销售退货单，将合格药品调01库销售，将不合格药品调02库。
2、门店销售药品退回操作步骤：
（1）门店售后药品退货应由门店验收员按批号、品名、规格进行验收，确定为企业药品后填写售后药品退回记录表，交门店质量管理员。确定不是企业药品、注射剂、冷藏商品不准退货应拒收。
（2）门店质量管理员应认真审核并提出意见。
（3）门店质管员确定为合格药品，由收银员制退货单，将药品交营业员上架销售。确定为不合格药品且为部分现象交门店验收员填质量复核单退企业02库，如为批量不合格药品门店质管员填质量信息反馈单报质量管理部，质量管理部确定为批量不合格药品应立即下停售退货通知，各门店将药品退02库。
五、 采购退货作业步骤：

供给商办理退货后，将退提走④
供给商办理退货时，入库员制采购退货单，02库验收员点清数量③
退货供给商按本步骤③办理退货，30天后再未办理退货经企业领导同意进入销毁步骤⑤

质量管理部通知退供给商商品
门店、01库按滞销商品、效期商品退货步骤将商品退02库①
02库验收员将退货整理装箱并在一周内通知供给商办理退货②

供给商未立即办理退货，02库验收员将退货函交行政部发退货通知函④

（一）、操作步骤：
1、采购退货由质量管理部下退货通知后，各门店及01库按滞销商品及效期商品退货步骤将商品退到02库。
2、02库验收员将退货清理查对，按供给商装箱，并在一周内通知供给商办理退货。
3、供给商办理退货时，02库验收员和供给商清点退货商品，传单至入库员制采购退货单。
4、制单后，供给商将退货提走，15天后未办理退货供给商，02库验收员将退货函交行政部发退货通知函。
5、收退货函后退货供给商按本步骤③办理退货，发函30天后未办理退货经企业领导同意进入销毁步骤。
六、本步骤操作自公布之日实施。
七、本操作步骤暂试行，如有更改，将公布新步骤。