办公室管理制度初稿.doc

办公室管理制度编 制：审 核：审 批：生效日期：发 放 号：受控状态：1 目的 为规范公司各项行政管理，做到有据可依、有章可循，特制定本制度。2 适用范围本规定适用于公司办公场所所及员工。3 办公环境管理规定3.1 名词解释3.1.1办公环境：是指由办公场所和公共场所共同构成的区域。3.1.2办公场所：是指员工日常工作的环境。如：由标准办公位组成的开放式办公区。3.1.3公共场所：是指办公区域内的会议室、多功能厅、洽谈室、门厅、台阶、电梯、走廊、过道和卫生间等。3.2 公共场所4.2.1禁止在办公区域内吸烟，特别指出卫生间内不允许吸烟。 4.2.2禁止以涂抹、刻画、张贴等任何方式破坏公司办公环境。4.2.3员工需将废纸、废物入篓，剩水、剩茶倒入指定地点。 4.2.4禁止在办公环境内扎堆、聊天、大声喧哗。 4.2.5严禁随地吐痰，便后需冲水。4.2.6车辆按指定区域停放在停车场，不得随意停放。3.3 办公场所3.3.1员工需维护个人办公区域卫生，办公桌椅、办公设备表面不得附着尘土并且摆放合理整齐，衣柜上方不得摆放物品。 3.3.2办公区内不得堆放大宗资料、纸箱等物品，该类物品应放置库房保存。 3.3.3下班离开办公室前，员工需关闭办公位所用设备的电源并将台面的物品归位，锁好个人物品。3.3.4禁止在办公区域内用餐。特殊情况下，通报行政部后，员工用餐可在指定的公共区域。 3.3.5前台要时刻保持安静。员工不可以在前台、会议室及在客人面前吃东西。4 员工着装规定4.1 员工在周一至周四的工作时间内必须着正装。4.1.1男士需着西装，佩戴领带。夏季男士可着衬衫、西裤，西佩戴领带。4.1.2女士需着庄重、大方、得体的职业套装。夏季不得着无领无袖及过透、过露的服装。4.1.3任何情况下不得赤脚穿鞋。4.2 若无接待任务，每周五可着便装，但不得穿短裤、超短裙（超过膝上10CM）及无领无袖的过露服装。4.3 员工上班应注意将头发梳理整齐。男职员发不过耳，并一般不准留胡子；女职员上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。4.4 部门经理以上的员工，办公室一定要备有西服，以便有外出活动或重要业务洽谈时穿用。4.5 员工进出办公环境时必须佩带胸卡。5 接待管理规定5.1 重要来访者指上级领导、销售客户单位领导、及行业领导；一般来访者指：货物推销员、与本公司无重大关系的其他人员。5.2 重要来访者部门有预约的应提前通知前台，必要的在前台等候；一般来访者先由前台登记，然后电话联系接待部门。5.3 视来访者的人数由部门决定在办公室、会客室、还是会议室接待，在会议室接待的应提前30分钟通知行政部后勤做好会场准备。5.4 进入生产现场参观的，必须有接待部门派员陪同。谢绝来宾在参观时未经允许就拍摄照片或录像，谢绝来宾在现场查阅相关技术和管理资料。5.5 对擅自进入公司参观的人员及主要责任者，按公司规定视情节轻重加以处罚。5.6 员工亲友私事来访，除特殊情况经部门主管核准外，不得在上班时间内会客。6 会议管理规定6.1 公司日常会议有：公司股东会、董事会、总经理办公会、公司干部管理工作会、全体职工大会。6.2 会议主持部门可采用短信、电话或“会议通知单”的形式，一般提前一天传递到相关部门和人员，公司年度制定的会议不再另行通知。6.3 参加会议的人员应至少提前5分钟到会场。会议期间应关闭手机或保持在振动状态，会场禁止走动和相互闲谈。6.4 会议应有“签到表”必要时形成“会议记录”或“会议纪要”，会后下发至相关部门。6.5 部门会议需使用公司会议室时应提前通知行政部，避免各种会议使用冲突。会议需要水果的，由使用部门填写“会议使用申请单”经总经理审批后交行政部后勤主管办理。7 车辆管理规定7.1 公司车辆除总经理为专车外，其余小车统一由行政部后勤安全管理员调度，业务员配车按销售管理规范执行。7.2 公司车辆加油使用IC卡，主卡由行政部采购员保管并负责充值，副卡平时由驾驶员保管。7.3 各专、兼职驾驶员，平常应做好维护保养工作，定期调换机油，保持车况良好、整洁。车辆修理（除补胎外）原则上在公司指定修理厂修理。7.4 驾驶员应严格遵守交通规则，不得酒后开车，凡违反交通规则的各种处罚，由驾驶员自行承担。7.5 车辆外借须先征得行政部主任同意。对驾驶员擅自出车或借车给他人使用所造成的事故损失，设备损坏等一切费用自负，并处以10005000元的罚金。7.6 月度产生的交通费用和修理费用，行政部根据车辆运行记录应以严格审查并制作费用报表。7.7 部门申请用车应提前一天通知行政部，便于车辆调度。凡涉及外叫车辆的情况以“公司车辆派远、外叫车辆派近”的原则，结合实际情况合理调配。在公司车辆空闲的情况下，承包业务员申请用车的应负担过桥过路停车费及油费（1.00元/公里）。7.8 驾驶员必须严格按行政部“出车单”出车，遇特殊情况因故无法出车时应主动向行政部解释情况，未经行政部允许擅自不出车者，第一次罚款100元，第二次罚款300元，第三次作辞退处理。休息日、节假日、夜间出车加班以行政部调度为准，其余不作加班。小车在外发生交通事故的，驾驶员应及时通知行政部确定事故处理办法。8 教育训练8.1 录用培训8.1.1新进员工录用须经过以下方面的培训：1、公司基础教育：公司简介、规章制度、质量环境方针目标、安全教育、相关法律法规等，由管理部组织进行；2、部门基础教育：学习本部门工作主要内容及岗位说明书等，由所在部门负责人组织进行；3、岗位技能培训：学习作业指导书、操作规程、安全事项ROHS指令对象物质涉及相关岗位的控制要求等，由所在车间主任组织进行，并有书面记录。8.1.2经过上述理论培训后，采用师傅带徒弟的方式进行为期1-2个月的跟班培训。 8.2 内部提升培训8.2.1管理部负责编制各岗位工作任职要求，明确该岗位工作人员的学历、培训、资格及工作经历和经验等方面的具体要求。作为人员招聘、选择和安排的主要依据，公司各岗位任职要求详见附表“各岗位任职要求”表。8.2.2管理部应将各岗位工作人员的能力要求，转化为相应的培训需求，统筹规划培训工作，分别对在岗员工、转岗员工、各类专业人员、特殊工种人员、内审员等进行培训。8.2.3每年的11月份各部门向管理部提交下年度培训申请报告，根据公司的发展方向和各部门培训需求，管理部于每年12月份制订下年度的年度培训计划，经总经理批准下发到各部门，并组织实施。8.3 派外培训8.3.1对于国家规定的须持证上岗人员如特殊工种、内审员等外派至专业机构进行培训。8.3.2根据人力资源发展需要，公司管理部可按照岗位能力需求或部门申请经总经理批准后组织相关人员派外培训，按照培训费用的多少，公司在派外培训前与派外者鉴定服务年限合同，具体标准参照股份公司人力资源管理文件执行。8.4 员工自学等自拓性培训8.4.1员工参加自学考试等自拓性学习或专业技术考核后，可持证书原件、复印件申请公司人才培养基金，经管理部经理审核，总经理批准后由公司造册发放奖学金。人力资源部门保存相关证书复印件。8.4.2员工所得奖学金视其所学专业与公司业务需要密切程度而定，具体参照股份公司员工奖学金对照表执行。8.5 培训记录8.5.1管理部应对每次培训进行记录，包括：培训时间、地点、主题、讲师、参加人员、培训效果等，并保存相关培训证书复印件。8.5.2管理部负责建立和保存培训档案，内容包括有关教育、培训、技能和经验记录。8.5.3各部门做好本部门年度培训实施记录，并对培训效果进行考核。8.6 培训效果评价8.6.1根据公司“年度培训计划”，通过抽查、笔试、操作考核和工作评定等方法，对培训结果进行有效性评估，包括：受训人员工是否具备了所需要的能力和意识变化，是否达到了计划设定的目标要求等。8.6.2根据部门年度培训计划，各部门组织对培训的有效性进行评估，管理部负责监督检查。8.6.3每年底由管理部组织各部门主管和员工代表，召开年度培训工作总结会，总体评价“年度培训计划”的执行情况和培训效果，总结培训工作中存在的问题，并制定次年度培训计划。9 员工守则9.1 公司持续健康发展取决于每一位员工的综合素质、工作态度和行为符合公司的期望。9.2 准时上下班，对所从事的工作取时效，不拖延、不积压。9.3 服从上级指挥，如有不同意见，应婉转相告或以书面陈述，一经上级主管决定，应立即遵照执行。9.4 尽忠职守，严守业务机密。9.5 爱护本公司财物，不浪费，不损公肥私。9.6 遵守公司规章制度及工作守则。9.7 维护公司名誉，不作任何有损公司名誉的行为。9.8 注意本身品德修养，切忌不良嗜好。9.9 不私自经营与公司业务有关的业务或兼职公司以外的职务。9.10 待人接物态度谦和，以争取同仁及顾客的合作。9.11 严谨操守，不得收受与公司业务有关人士或单位的馈赠、贿赂或向其挪借款项。9.12 钻研业务知识和技能，开发自身潜力。表现出主动参与、积极进取的精神。9.13 牢记自己代表公司，任何时间、地点都注意维护公司形象。在公司是名好员工，在社会上是守法文明的好公民，在家庭里是负起责任的好成员。10 安全管理规定10.1 火灾和火灾的预防10.1.1发现火警的任何人应敲响最靠近的火警钟以警告所有员工，然后向控制台报告发生火警的位置。10.1.2在不危及自身的情况下，利用最近的消防栓或灭火器扑灭火种，并警告其它员工关闭所有窗门。10.1.3如果不能控制火势，全部员工应将立即撤离现场，撤离时切勿使用电梯，应关闭所有门窗，切勿冒不必要的危险而危害员工本身的安全。10.1.4熟知你最近的警钟，灭火器和消防栓的位置，并熟知其操作方法。10.2 安全及隐患的预防10.2.1为员工本身和他人的安全起见，员工应将其认为可能导致意外发生的不安全惯例或任何情况报其部门主管。10.2.2员工应妥善保管好自已的财物，避免丢失，如有遗失，公司不负责任。10.2.3建议员工不要将自已的贵重物品带至公司，以免遗失。11 合理化建议11.1 “合理化建议”是倡导员工向公司献计献策和反应问题的较好途径之一，管理部企管部门负责日常“合理化建议”的宣传、收集、评审和奖金发放工作。11.2 “合理化建议”可涉及公司生产、经营、管理的各方面的创新、提高效率、提高品质或节能降耗等提案。为提高建议质量，采用的方案必须是符合公司管理、生产、销售实际对工作具有改进性意见的提案。11.3 提案经评审后分：不采用、保留、采用三种情况，不采用奖励10元/件、保留奖励20元/件，采用奖励80元/件。11.4 采用方案经实施后对公司产生重大经济效益的，年底由企管部门会同实施部门计算金额报总经理办公会议进行一次性嘉奖。12 行政处罚规定12.1 行政处罚分类口头警告10元；警告处以30元；小过处以100元，大过处以300元；辞退。奖励分为：表杨授予文件形式；嘉奖授予50元；小功授予150元；大功授予300元；绿牌授予500元。12.2 出勤规定12.2.1迟到每次不超过5分钟，每月达三次，记一次大过，每次迟到由部门做出口头警告。12.2.2迟到每次超过5分钟但不超过1小时，记一次警告。12.2.3迟到超过1小时的，作旷工处理，旷工一次记大过一次。12.2.4请人打卡、代人打卡者，一经发现，视情节轻重作记过处理或辞退。12.3 工作规定12.3.1员工在工作中应严格执行生产工艺、设备操作程序、安全条例以及各项规章制度，如有违反，公司将视情节轻重及公司蒙受损失程度，分别对当事人处以记小过、记大过直至辞退处理。12.3.2工作时间睡觉、打电话等到与工作无关的事情以及工作态度不认真等。公司将视情节轻重作出相应的处理。12.3.3工作中如有违反下列条件之一需接受调岗再培训：1、态度不端正，经常性迟到和早退，不按规定擅离岗位等.违反员工行为规范的行为，且屡教不改者。2、工作态度及行为恶劣对公司形象产生不良影响，受到客户公司员工多次投诉，经主管领导批评教育拒不改正者。3、生产过程中未严格遵守公司的安全规章制度违规操作，其行为将对同工或他人造成身体伤害、对公司生产造成损失经教育不改者。4、工作和生产过程中，不服从上级管理人员的管理，不认真履行职责，玩忽职守者.5、在工作生产中对其他员工以暴力相威胁或对他人进行人格侮辱，经主管领导批评教育拒不认错道歉和改正者。6、因工作能力不够胜任目前岗位者。7、其它公司认为须接受调岗再培训者。12.3.4如有故意行为及严重失职者，公司将依法追究其经济责任及民事责任。12.3.5有下列事迹之一或类似者，得予以记书面警告处分；1、未按规定穿着制服、佩戴工作证（厂证）和使用安全防护用品者。2、穿拖鞋进入生产厂区和办公区域者。3、在厂区内边走边吃食物者。4、上下班及吃饭不依秩序排队者。5、不维护饭堂卫生、残渣剩骨未倒入指定地点者。6、宿舍7S评比最差者。7、随地吐痰、乱丢垃圾及破坏环境卫生者。8、敷衍塞事，相互推诿，不能配合相关部门/单位正常工作者。9、违反部门内工作要求事项，须予以惩戒者。10、上班时间无故停顿生产、嬉戏、喧哗、聚众谈天、阅读书报、写私人信件、打私人电话和扰乱他人工作等。12.3.6有下列行为之一或类似者，得予以记小过处分；1、违反规定造成公司损失达千元以上者。2、因失职、指挥失误或违反操作或工艺流程不当导致生产（工作）延误、重工。3、因监督不善造成事故者或因工作疏忽导致机器设备或物品遭受损害或伤及他人，情节较轻者。4、对上级批示或有期限之命令，未申报正当理由而未如期完成或处理不当者。5、其它情节较重且须惩戒者。12.3.7有下列行为之一或类似者，得予以记大过处分。1、无理取闹，扰乱正常生产、工作秩序，不听劝阻者。2、因故意或严重过失，造成公司损失或人员伤害者。3、擅自携带非本厂员工违禁品入厂区或宿舍者。4、其它违规纪行为情节严重者。12.3.8奖惩补充条例：1、上司对下属人员的违规行为确有督导失职之实者须负连带责任2、管理人员（如组长、主管、经理）必须执行公司奖惩管理规定及程序3、管理人员面对员工违纪问题时，必须抱着公平，不偏不倚的态度去处理，如有偏私者，一律均厂规厂纪处分。4、未在本规章定义，但在其它规章中有明确定义且经核准奖惩（如：员工迟到、早退处罚规定等）亦须遵照执行。12.4 奖惩处理流程12.4.1惩处流程提报人填写奖惩呈报单部门主管/经理调查/审核管理部审核组长级以上人员组长级以下人员总经理审核管理部记录发布通告违纪人员签名确认提报人填写奖惩呈报单单部门主管/经理审核管理部记录发布通告总经理批准管理部审核12.4.2奖励流程12.5 后勤管理12.5.1员工违反后勤管理规定，经规劝教育无效者，记警告一次。12.5.2员工严重违反后勤管理规定，损坏公共财物及他人财物，态度恶劣者，记大过一次。12.5.3在公司范围内打架、聚众斗殴、赌博者，记大过一次，造成员工身体或精神严重伤害影响极坏者，当即辞退并报公安机关处理。12.6 合并处理12.6.1公司对员工的违规行为均作记录，员工每记三次警告或小过二次，合并记一次大过。12.6.2工作期间累计记大过三次者，公司予以辞退处理。公司不给予任何经济补偿.12.7 处理程序12.7.1员工违规处理，由员工所在部门填写奖惩呈报单12.7.2经当事人签名确认、部门主管签署处理意见后交管理部作记录及办理有关手续。12.7.3事实确凿,而员工拒不曾认,由管理部确认后予以处理。12.8 其他12.8.1在工作期间，员工要注意在身份证有效期限之前，就应当重新办理身份证。12.8.2不得将身份证借给他人，严禁持假证入厂，凡使用非本人身份证、假身份证及假毕业证书、假特种作业人员操作证入厂，所产生的后果由员工本人承担；持假证混入公司的，一经发现，即予辞退,并不需给予任何经济补偿.12.8.3对申报具有高中（含技校、中专）及以上学历的员工，必须通过公司安排相应文化水平测试和对毕业证书原件的审核后，方给予认可。12.8.4员工在办理入厂手续时，如果与原单位劳动关系未解除或解除不清而造成的纠纷，一切责任由员工本人承担。