公司前台文员岗位基础职责及工作综合流程.docx

企业前台文员岗位职责及工作步骤
1、遵守企业各项规章制度，做好实施部典范工作，不得出现重大违规等情况；热爱本职员作工作主动性、主动性强，有高度责任感
 2、因前台为企业形象窗口及第一联络窗口，不得出现空岗情况，如有特殊事情需要处理长时间离开，需要安排有其它人员代值，通常代值不超出10分钟。
 2、用户接待及信息管理
 ★企业来访用户日常接待步骤：用户上门——引导接待入座（问询起源）—倒水——安排相关人员接待—客流详情登记
 ★ 市场部用户意向登记步骤：装修顾问报意向（每日10:00前、16:30分后）——录入《市场部意向用户记录表》—签字确定该用户录入完成
 ★用户回访步骤：当班前台文员回访前一天上门客流—录入用户档案-如有异常起源客流转存—交至行政部主管回访审核。
 3、来访客人接待及步骤（）
 ★客人、贵宾来访：贵宾上门—热情问询是否预约—引导至预约人或预约部门—倒水/切、沏茶
 ★ 推销人员来访：推销人员上门-热情问询是否有预约—引导至预约人或预约部门——倒水、沏茶
 ★推销人员来访：推销人员上门-热情问询是否有预约—留下产品资料及名片—转交至材料部
4、电话接听及留言处理（）
 ★听到铃响，最少在第三声内接听；接听电话时使用一般话，接听电话后先问候，并自报企业名。
标准语以下：您好，这里是XX企业.对方讲述时仔细聆听并统计关键点，快速判定对方需求

 1）咨询业务——留下对方电话号码，由专业人员进行回复，设计或市场人员。
 2）推销产品——和企业关联业务则转接相关部门相关人员
  无关联业务，则直接礼貌回拒，通知对方我们没有这方面需求，请联络其它企业吧
 3）找人—— 问清对方身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预约，再转接至相关人员或部门；如为不明电话则快速结束电话。
 4）留言——记下留言人名字及电话及要交代事宜到具体人或部门，如相关键事情第一时间电话通知到相关人员
 5）其它——不得长时间通话占用前台电话，并确保电话通畅。
 5、新职员入职引导、7天磨合期提醒、职员档案建立、离职手续协办
1）熟悉职员手册内容，对新入职职员进行入职培训，引导其熟悉职员手册内容，并遵守企业规章制度，立即纠正新职员违规行为，并在新职员入职第六天时提醒到部门责任人处，对新职员是否继续聘用做出提议。
 2）对正式入职职员必需完善其个人资料及信息，并录入企业职员档案信息表，注明入职时间及职位等情况
  3）离职人员在前台处领取离职申请表，离职必需根据企业要求期限提出申请，不然不予办理任何手续。
6、考勤监督、统计、外出签到监督（）
1）新职员入职前7天进行手签到，对其签到真实有效性进行监督并进行检验，如有作弊行为当初提出，并劝其自动离职；
2）满7天磨合期如同意入职，为其录制指纹，进行指纹打卡
3）每个月5日前将全部在职职员上月1日至30/31日考勤进行统计成要求表格上交至行政部，确保统计真实性、正确性。
4）规范职员外出签到，外勤和填写地点、时间一致，对职员外出进行抽查，立即发觉虚填信息，并进行劝导，屡犯者进行对应处罚。
 7、卫生值日实施、检验
1）总经理办公室卫生由前台专员负责，桌面卫生、茶具清洗、茶几、沙发清洁、地面、书柜卫生，保持办公室内物件摆放整齐有序无尘。
2）前台区域卫生：前台为企业形象窗口，确保前台区域物品摆放有序，整齐洁净明亮，由前台自行负责该区域。
3）公共区域及其它区域进行排班值日，天天排班1人进行卫生值日，确保桌面、茶几、地面无尘无杂物而且整齐有序，天天下午下班时由各部门将当日所产生生活垃圾全部清理出办公室。当日值日完成后由前台进行检验，有权对卫生值日不到位进行处罚，并责令其重新实施卫生，直到洁净为止。由前台口头实施；如当日卫生值日人未提前5分钟完成清洁给10元/次罚款，未进行卫生之日给50元/次处罚。以上罚款处罚由财务部当场收入企业得爱心基金。如前台未在第一时间对以上情况进行妥善处理，由前台负担以上责任。
8、会议考勤实施及会议统计整理
1）每七天五16:30会议、每个月最终一个周五月度工作会议（必需参与），由前台提前10分钟进行通知各部门进行准备，对未到会人员、迟到、缺席者进行考勤统计，并实施相关会议制度。
 2）对会议进行统计，尤其是会议决议决议关键内容要清楚明了，会议后整理成文档，由会议主持人签字确定并交由综合部存档。
9、招聘后台更新、简历筛选、通知面试
天天招聘后台进行刷新，依据招聘需求增加职位招聘；对投递简历进行初步筛选，严格根据职位要求学历、经验等进行，通知符合岗位要求人员在每日早晨午900—11:00之间到企业面试，并对通知人员以电话(或短信)方法通知对方面试时间及地址，注意时间段合理安排。面试人员抵达后让其填写面试记录表（检验是否完整填写）然后送至面试主持人员。
 10、花草管理
前台文员负责花木更换、浇水、修剪和花木数量管理，月底清点数量并造表报行政部 经理处。
、名片、工牌制作、通讯录更新
1）各部门名片由前台文员负责统一联络指定印务商家制作，并在三个工作日内制作完成交给名片使用人（满7日磨合期，对有名片制作需求人员进行统计，并由相关部门责任人签字确定）。
2）对经过7天磨合期人员进行统计，在三日内制作完成企业统一工牌交付其使用。
 3）熟记各部门分机号，立即更新职员通讯录，并在新职员转正后以后立即为其开通企业集团小号。每七天更新一次，更新后首先发放到综合部，董事长、其它部门依次发放到。
12、门禁系统、水电照明
1）天天早晨前台提前15分钟抵达企业，下午下班时检验好门窗是否关闭好再锁好大门离开；钥匙不得私自转借她人，不然负担所以引发多种损失或事故责任
  2）天天下班离开时检验全部电脑、显示器 打印机、投影仪、饮水机、空调电源是否关闭，如有未关闭情况要警告到电脑使用人，严禁再一次发生类似情况；检验完成正常关闭机房总电源。
13、 物资管理、报刊收取
1）企业邮件、包裹收发：因工作需要所寄出邮件由前台文员联络相关快递企业，职员包裹必需由本人或直接委托人签收并签字确定。
2）A4纸保管，领用人到前台处签字领用，注明领取张数、用途等，严格控制纸张使用，严禁打印私人文件或和工作无关文件，避免造成比必需浪费。
3）企业所订报刊由前台天天在指定投放处收取到总经理办公室，如遇休息提前安排其它人员进行收取。
 14、办公设备初级维护：打印机、复印机立即加粉，要有备用墨盒和硒鼓，对于需要工程维修设 备立即联络维修，确保办公设备能正常运转。
 15、其它未尽事宜进行补充
,  以上工作内容和绩效工资挂钩进行分级考评。考评分为 A、B、C、D四级，考评首先由当职者进行自述，部门责任人进行核准，总经理进行复核。以最终累积等级居首者为最终评定等级。A为优异，B良，C为合格，D为差，得A者领取100%岗位工资，得B者领取90%岗位工资，得C者领取80%岗位工资，得D者不领取岗位工资。且连续三个月得A者可直接参与“优异职员”评选，十二个月中有六个月得A者可得全额年底奖连续三个月得D者自动离职。
 以上内容已详尽阅读并尽力完成工作任务：