办公自动化教案省公共课一等奖全国赛课获奖课件.pptx

第 6章 办公中电子邮件办公中电子邮件与桌面信息管理与桌面信息管理 第1页本章内容介绍 在办公业务处理中，办公人员经常需要进行电子邮件交流和桌面信息管理，比如管理邮件、安排约会、建立联络人和任务等，利用相关软件能够提升这些活动管理效率。本章介绍利用Outlook组织和共享桌面上信息并与其它人通信方法，主要讲述创建和维护联络人列表，创建、发送、接收和管理电子邮件，创建和利用任务，使用日历对约会、会议等日常事务进行管理以及日志、便笺创建与应用。下一页上一页返回第2页【本章主要知识点】nOutlook用户账号设置n联络人创建与维护n电子邮件创建与收发n电子邮件管理n任务创建与应用n利用日历创建约会n利用日历安排会议n日志和便笺使用下一页上一页返回第3页 Outlook开启 开启Outlook有许多方法，惯用有以下两种：1双击Windows桌面上快捷方式“Microsoft Outlook”图标。2选择单击“开始”“程序”“Microsoft Outlook”命令。首次开启Outlook时会出现一个向导，提醒用户进行账户设置。下一页上一页返回第4页Outlook界面组成 下一页上一页返回第5页Outlook退出 n单击Outlook窗口右上角关闭按钮或单击“文件”菜单下“退出”命令等 下一页上一页返回第6页联络人创建Outlook中“联络人”文件夹能够将与某个联络人全部相关信息都集中在一起。比如，姓名、电话号码、联络地址、商务传真、电子邮件、生日、纪念日等，还能够方便快速地查找某个人联络方式，也可将会议请求、电子邮件或任务请求发送给联络人。下一页上一页返回第7页创建邮件(1)输入邮件主题（参会人员要求）和以上正文内容。(2)按要求对邮件正文进行格式设置。(3)收件人、抄送等文本框填写要求会用“联络人”文件夹自动填写。下一页上一页返回第8页发送邮件 邮件编写完成后，需要发送。操作时，单击“发送”按钮，即可完成邮件发送。下一页上一页返回第9页接收邮件 n单击“工具”菜单下“发送和接收”命令，然后选择接收电子邮件帐户种类。新收到邮件将放到“收件箱”里，用户能够随时阅读邮件。下一页上一页返回第10页邮件排序 n在“收件箱”最右侧“邮件列表”上面有一行图标按钮和文本按钮，每一个图标或文本都表示一个特定含义，它们会被标识在所收到邮件前面，依据这些图标能够区分对待所收到邮件，从左到右分别表示：主要性；邮件类型图标，有已读和未读两种状态；标识状态，当对邮件作有标识时显示该图标；附件，当邮件有附件时邮件前标出该图标；显示邮件发件人；显示邮件主题；显示邮件接收时间；显示出邮件大小。下一页上一页返回第11页邮件筛选 n邮件筛选就是将符合指定条件邮件挑选出来，操作步骤以下：n（1）在“Outlook 面板”中，单击“收件箱”；在出现“收件箱”窗口中，选择“视图”/“当前视图”命令。n（2）在出现级联菜单中提供了各种视图方式，其实它们也就是各种选择筛选条件，有“邮件”、“收件人”等，依据需要能够进行选取。n（3）单击筛选条件后，邮件列表框中符合条件邮件留下，不符合条件邮件被隐藏.下一页上一页返回第12页邮箱管理 n用户对邮箱管理包含查看邮箱大小，按大小或时间搜索邮件，对邮件进行删除、移动或存档，以及去除整理邮箱。下一页上一页返回第13页电子邮件使用注意事项 n预防电子邮件病毒 n电子邮件使用技巧与提议 下一页上一页返回第14页预防电子邮件病毒 n因特网是一个巨大信息库，天天有数不清信息在网络上流动，网上一样也可能有恶意程序。假如这些程序是精心编写网络病毒，那么，它能够经过网络尤其是电子邮件快速传输，危险很大。n对付邮件病毒，第一是防，如拒收陌生人邮件，不从陌生站点下载文件等；第二是杀，假如不慎下载了邮件病毒，能够利用各个病毒厂商最新杀毒软件能够查杀邮件病毒，第三是要杀防结合。下一页上一页返回第15页电子邮件使用技巧与提议（1）尽可能使用专门邮件管理程序（2）正确设置E-mail软件（3）多申请几个不一样站点无偿信箱（4）及时取消订阅邮件列表和电子刊物（5）公共场所尽可能少填写个人信息（6）及时整理信箱（7）注意去除浏览器历史统计和缓存下一页上一页返回第16页任务创建和使用n任务是一项与人员或工作相关事务，用户能够接收上级分配任务，也可把任务分配给其它人。当用户有一个新任务要求时，就需要创建一个新任务项目。n下面以实例问题说明怎样创建任务,问题情形以下：n假设某某企业为了丰富职员业余生活，促进企业文化建设，决定7月28日（星期天）组织一次郊游活动，现在需要给相关人员下派该任务，要求各位职员报名参加。n下面就以该事项为例，讲解怎样创建和分配任务。下一页上一页返回第17页日历使用 n利用日历创建约会 n利用日历安排会议 下一页上一页返回第18页日志和便笺使用 n利用日志能够统计下自己最近作一些事情，方便回顾和总结；而利用便笺能够随手写下自己最近需要处理一些事务，方便给自己作出提醒 n日志使用 n便笺使用 下一页上一页返回第19页日志使用 n创建日志条目 n自动统计日志条目 n打开日志条目 下一页上一页返回第20页便笺使用 n创建便笺 n编辑便笺 下一页上一页返回第21页