OA企业协同办公系统解决专项方案.doc

OA企业协同办公系统处理方案
一、OA协同办公系统作用
OA办公自动化系统是企业除了生产控制之外信息处理和管理集合。对于单位领导来说，OA是决议支持系统，能够为领导提供决议参考和依据；对于中层管理者来说，OA是信息管理系统；而对于一般管理者来说，OA又是业务处理系统。OA能够为企业管理人员提供良好办公手段和环境，使之正确、高效、愉快工作。
规范管理，提升工作效率：
经过工作流系统，职员不用拿着多种文件、申请、单据（比如：公文会签、计划日志、用款报销等工作步骤审批）在各部门之间跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些工作全部可在网络上进行。部分处理弹性大而不易规范工作步骤也可变得井然有序。同时因为系统设定工作步骤是能够变更，能够随时依据实际情况来调整不合理步骤，为企业步骤重组提供有效事实依据。
节省运行成本：
OA平台最关键特点之一是实现无纸化办公，无纸化办公节省了大量纸张及表格印刷费用；工作审批步骤规范可为职员节省大量工作时间；完善信息交流渠道甚至能够大幅降低电话费及差旅费用。
消除信息孤岛、资源孤岛：
OA协同办公平台协同性能够根本消除因为企业内部各业务系统相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理维护工作量大等原因形成一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”。
实现知识传输：
实现企业对其最关键资产――知识高效管理、积累沉淀、传输、应用。完全摆脱人员流动造成知识流失。
提升企业竞争力、凝聚力：
职员和上级沟通很方便，信息反馈通畅，为发挥职员智慧和主动性提供了舞台。无疑，企事业单位内部凝聚力将大大增强。

二、OA功效特点
☆ 适用，符合日常办公习惯
适用性是系统设计第一标准，OA站在最终用户立场上，在适用操作、业务处理、功效展示等一系列问题上进行了深入研究。
☆ 成熟性和优异性
产品采取三层结构模式，系统开发采取微软现在最成熟优异.net技术，数据库采取微软SQL SERVER 既确保目前系统高可靠运行，又使系统能够适应未来技术发展，满足业务不停改变需要。
支持工作流正文内容字迹留痕、手写署名、电子公章。
☆ 安全、可靠、稳定性
系统在实际运行中可能含有大量用户机密信息，需要对使用信息进行严格权限管理。系统采取分级管理、统一授权和全方面安全跟踪等方法进行权限管理。
☆开放性和可扩展性
系统采取开放可扩充模块结构，确保以后能够方便地升级和在同一平台上扩充其它业务功效。
☆ 高度自定义
系统组织机构、职务角色、工作表单、工作步骤、桌面显示风格、甚至部分功效模块也可由用户自定义。
☆ 易学易用易管理
系统采取B/S，用户端经过IE浏览器访问，功效设计直观，操作简便，复杂功效模块内即有使用说明，用户使用基础无需培训。
☆ 支持集团办公模式
支持集团办公，集团各机构之间用户能够许可或严禁相互访问。
☆ 支持和ERP系统连接(破解版支持用友，临时没金蝶接口)
开放数据库结构，独立工作流引擎，支持用户自定义中间数据库，使ERP数据进入OA步骤，表单审批、流转结束以后数据能够提供给ERP系统使用。
三 OA功效介绍
功效模块
模块内容简明说明
工作流
表单制作、步骤设定、审批处理、步骤催办、步骤统计等。
新闻公告
包含“公告管理”、“新闻管理”，管理新闻公告拟稿、审核、公布和查询；可自定义增加公布栏目。
电子邮件
内部邮件、POP3邮件收发，邮件管理。
文档中心
公共文件夹建立和权限分配，文件上传和管理。
工作计划
部门或个人周计划、月计划起草、审核、公布及实施反馈。
工作汇报
撰写工作日报、周报、月报或其它总结汇报，可提交上级审阅。
行政综合
包含“调查投票”、“职员评选”、“外出登记”、“关键提醒”、“费用管理”、“通讯录”、“考勤管理”等7个子模块。
任务安排
工作任务下达、实施、转发，任务实施进度监控。
个人办公
包含“个人日程”、“工作日志”、“个人文件夹”、“个人设置”、“个人通讯录”、“常见链接”等6个子模块。
企业文化
包含“电子论坛”、“电子期刊”、“成长历程”、“企业格言”、“欢迎新同事”、“文体活动”等6个子模块。
手机短信
经过网关收发手机短信，能够建立个人通讯录、常见短语。
知识管理

知识文档分类，知识建立和查询。
会议管理
会议计划安排登记，会议纪要管理，会议查询管理。
车辆管理
车辆资料统计、车辆使用管理、用车申请管理。
用具管理
用具分类登记，入库、领用申请和审批，领用统计报表。
资产管理
资产分类及登记，使用、归还、维修、清理、折旧管理。
图书管理
管理图书资料，图书借阅、归还管理。
协议管理
企业协议录入、借阅、终止、销毁及查询管理。
证照管理
管理企业证照，设置到期查询，自动到期提醒。
报表中心
定义需要填报报表类别、格式，网上填报报表内容。
项目管理
管理项目标立项、审批、任务、资源、费用、文档等。。

在线讨论
提议、关闭讨论议题，查询历史讨论内容。
系统首页
功效菜单定义：可选择只把用户需要功效模块显示在首页左面功效树中，隐藏不使用模块。
桌面显示定义：定义桌面显示信息，如公告、新闻、待办事项、我任务、我下达任务、最新文档，我日程、我邮箱、我会议、共享日志等。
桌面栏目能够自由选择，自由拖动。 快捷方法定义：定义常见功效在桌面右上角，如步骤提议、写邮件、写日志等。
1、工作流
步骤提议：选择对应工作表单（如费用申请、采购申请、请示汇报等），填写对应栏目或正文内容，即可提交给下一个审批（办理）步骤，也可保留至初稿。
审批办理：系统首页或在“我待办”文件夹中显示全部需要目前用户办理（或被授权办理）工作，打开即可在指定位置签写审批办理意见，也能够依据权限修改工作表单中内容。签写意见方法有：输入文字意见、调用常见审批用语、电子署名、调用手写署名、盖章等。
能够退回至已经办过任意步骤。
能够直接将待审批工作置为办结，且将办结信息经过邮件通知全部经办人。
假如目前步骤是最终步骤，而实际情况还需要继续流转，可在工作步骤中添加后续步骤，并继续提交。
协办：办理人能够提议协办，即使协办还未办理，目前步骤仍可提交，且协办自动取消。
监控催办：全部目前用户已办理工作自动存档在“我已办”文件夹中，可直观地看到每一项工作现在所四处理步骤，可对目前工作办理人发送催办信息。
步骤调度：假如因为步骤设置错误或目前处理人因故不能办理某项审批工作，能够将该项工作调度给其它人办理。
办结查询：用户可依据权限范围查询已经办结工作表单及审批内容。
统计分析：系统可自动对同类表单按时间段进行统计，被统计内容限于数字信息（如费用申请、报销单等），既可统计已经办结，也可统计办理中。
流转统计：具体统计步骤每个步骤收到、提交时间及办理用时。
2、新闻公告
2.1、公告管理
在系统内公布多种通知、通告、决定、动态等，公告审核支持多级审核。
公告能够限制部分人能够查看。 点击公告标题，能够查看该公告已阅人员或未阅人员。
超出使用期公告自动归类到历史公告。
2.2、新闻管理
实现新闻公布和维护管理功效，新闻对象亦可指定，新闻公布无需审核。
2．3、类别设置
设置公告、新闻类别和桌面提醒方法。
3、电子邮件
电子邮件系统作为信息传输和共享关键工具和手段，满足办公自动化系统最基础通信需求。RuvarOA电子邮件模块，能够和多种通用邮件服务器软件结合使用，也可内部独立使用，实现内部邮件和外部邮件无缝结合，提供了离线邮件处理、群发、多邮箱管理、邮件自动接收、分类归档等多种功效。
RuvarOA许可经过后台管理限定个人邮箱空间大小、限制一些帐号收发POP3邮件，或监控一些帐号外发邮件内容。
4、文档中心
文件分类：能够依据企业管理要求，建立不一样文件类别以存放相关文件。文件上传、阅读、删除全部能够有严格权限设置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、图片等多种文件格式。
文件上传：能够单个文件上传，也能够直接向服务器硬盘文件夹批量复制文件。
文件查阅：用户能够依据权限阅读或下载相关文件。
文件只读：支持对doc、swf格式文件只读而不能下载、复制，提供全部文件转换至swf格式工具。
5、工作计划
5.1、个人计划
周计划：以天天为时间单位起草个人周工作计划(上周未完成计划自动重新写入本周)，提交部门责任人审阅、公布。计划实施人可依据计划完成情况将每项计划置为“完成”、“未完成”状态，注明完成或未完成原因，最终将全部计划置办结”状态后归档。
月计划：起草个人月工作计划，操作步骤同周计划。
5.2、部门计划
周计划：起草、公布、实施、查询部门周工作计划，操作步骤同个人周计划。
月计划：起草、公布、实施、查询部门月工作计划，操作步骤同个人月计划。
6、工作汇报
用户能够填报工作日报、工作周报、工作月报或其它类型工作汇报、总结，并提交给相关领导审阅。
部门责任人或部门主管领导能够查看该部门全部些人汇报内容。
工作日报、周报、月报可设置提交时间，自动标识延期提交汇报。
自动汇总漏交日报、周报、月报职员。
日报、周报、月报格式可由用户自定义
7、行政综合
7.1、调查投票
经过设定专题，能够对企业关心或关注话题进行网上投票。每一专题全部能够限定投票人范围，每人只能投票一次，支持匿名投票。广泛应用于民意调查、投票选举、表决、和人事考评等。
7.2、职员评选
评选经典（如优异）职员，可限制每个评选人最多投票数，自动按结果排序。
7.3、关键提醒
针对一些关键事件，能够设置系统自动提醒，即每次登录OA全部会自动弹出提醒内容。提醒对象能够多人，提醒频率能够是天天、每七天某几天、每个月某几天。
7.4、外出登记
登记目前职员外出情况：外出时间、外出地点、外出事由、返回时间等，便于立即了解职员外出动向。
7.5、通讯录
建立内部（即OA系统用户）通讯录和公共通讯录，供用户查询。
7.6、费用管理
管理企业费用类别，录入费用数据，生成多个费用汇总表，查询个人或部门费用发生情况。
7.7、考勤管理
设置上、下班考勤时间，用户可登陆系统进行考勤，系统自动生成考勤报表。
8、任务安排
任务安排实现对日常工作任务安排、下达，任务责任人员指定，实现工作由上到下，由总到分统一安排管理。
主管领导能够对于已经安排工作任务进行跟踪检验，实现管理者对于任务进展情况进行直接、正确监控管理。
9、个人办公
9.1、个人日程：个人日程安排、备忘，可设置手机短信自动提醒。
9.2、工作日志：个人日志，日志能够共享给本部门、上级或全体用户。
9.3、个人通讯录：职员个人通讯录信息，可导入到OA企业邮件系统中。
9.4、个人设置：个人基础信息设置，署名样式上传管理，登录密码修改，步骤审批及日程安排授权。
9.5、个人文件夹：建立个人文档中心，能够建立文档类别，支持同时多文件上传，支持文件在文件夹之间移动。
9.6、常见链接：OA提供办公过程中有可能用到部分信息查询工具，如万年历、长途区号、邮政编码、度量衡转换等。用户能够增加更多查询工具。
10、企业文化
10.1、电子论坛
可由用户灵活设置论坛类型、论坛版主、论坛访问用户范围，在实现内部职员交流同时，能够充当日常办公讨论功效，大大提升内部交流效率。
支持直接上传MP3、AVI等格式声音、图像文件，察看时直接播放。
10.2、电子期刊
期刊投稿：用户能够向期刊相关栏目投稿，系统能够统计用户总投稿数量。
编辑审稿：期刊编辑审定投向各栏目标稿件，选择稿件进行发表，对于不采取稿件能够退稿。
期刊阅读：查询、阅读出版电子刊物，支持全文搜索。
10.3、成长历程
管理企业成长历程，并可在桌面显示。
10.4、企业格言
管理企业格言，并可在桌面显示。
10.5、欢迎新同事
简单描述新同事信息，并可在桌面滚动显示。
10.6、文体活动
职员可任意公布问题活动信息，并可在桌面显示。
11、手机短信
短信发送、接收及管理，支持群发，同时可和RuvarOA内部管理功效结合，自动发送待办通知、催办通知、会议通知、日程提醒等。
12、知识管理
知识整理：按类别整理企业相关知识，提交审核。
知识审核：审核提交知识初稿，验证知识正确性和有效性。
知识查阅：阅读知识，对知识进行点评。
13、会议管理
包含会议室管理、会议计划、领导审批、会议通知、会议查询、会议纪要拟稿、会议纪要审批、会议纪要查询等功效。用户可在桌面直观地看到自己需要参与会议，会议通知能够经过手机短信或IM反复提醒。每项会议纪要能够单独设置查询权限。
14、车辆管理
车辆登记：建立对应车辆档案，具体统计购置情况、车辆情况。
用车管理：用车申请、审核、派车管理；派车单更改；用车返回登记。
车辆管理登记管理车辆维修、事故、费用情况。
统计报表：按部门、按时间、按车辆生成对应里程、费用报表。
15、用具管理
用具采购：用具管理人员进行采购登记，能够为多种办公用具设定库存报警值，方便办公用具管理人员进行对应提醒查询，有利于确保办公用具正常库存。
领用管理：对需要办公用具用户进行领用登记，自动完成库存扣减。
查询统计：可经过部门、时间段、领用人等不一样路径进行对应统计查询。
16、资产管理
设备档案：管理企业或部门设备具体信息，能够自定义字段。
设备使用：能够对设备进行领用、归还、转移、维修、清理等管理操作。
设备折旧：提供多个折旧计算方法。 导出管理：能够将设备档案导出成WORD或EXCEL文档。
17、图书管理
新书入库：登记新购置图书资料。
我借阅：借阅或归还图书，系统自动提醒借阅时间到期。
图书查询：能够按类别、编号、图书名称等方法查询图书资料。
超期借书：查阅全部超期借阅，能够发邮件催还。
18、协议管理
协议录入：录入及维护企业签署各类商务协议信息，每份协议能够附加多个附件及相关补充协议。
协议借阅：协议借阅申请、审批、查阅过程管理。
协议终止：对推行中协议进行终止申请和审批管理。
协议查询：按多个条件查询协议信息。
19、证照管理
证照录入： 根据类别录入需要管理证照信息，如证照名称、发证日期、到期日期、持有些人、发证机关等
证照查询：依据多个条件查询证照信息。
提醒设置：可依据证照使用期或到期时间设置证照提前提醒日期，不一样证照提醒人能够不一样。
20、报表中心
报表模板：定义报表类别，如财务报表、行政报表等；和不一样类别常见报表表头、表尾、内容栏、计算方法等项目。
报表填报：填写相关报表内容，完成后可选择指定阅读人员提交。
报表查询：依据权限查阅报送过来分类报表，如有新报表送到，系统会自动邮件及弹出界面提醒。打开报表能够转为EXCEL文件或直接打印。
21、项目管理
RuvarOA项目管理模块，经过对项目建设过程中任务管理、进度管理、费用管理、文档资料管理，帮助企业实现项目建设科学、规范、有效管理，积累项目建设过程中优异经验，完整保留项目建设过程中数据资料，对以后项目建设提供参考和借鉴。
项目立项：新建项目申请，建立项目标相关信息并提交领导审批。项目相关信息包含：项目编号、项目名称、项目经理、项目预算、参与部门、计划周期和工时等。同时也可完善项目任务、项目文档、项目资源、项目组员。
项目审批：审批立项申请，可多级审批，项目审批不可修改项目信息，但可退回要求修改再重新提交。
项目实施/变更：对已经审批经过项目进行开启、暂停、完成管理；项目暂停或完成，该项目下全部任务也不能再进行进度管理操作；没有完成项目标部分内容（如项目经理、项目组员、项目资源）能够变更。仅许可项目经理在本模块进行操作。
项目任务：查询本人实施项目任务，并进行任务进度日志填报管理。
项目文档：每个项目均可建立独立项目文档库，每个项目文档库类似一个共享文件夹，可建立多级子文件夹。项目组员能够查询、上传该项目相关文档。
项目费用：项目进行时，能够录入和该项目相关收入、支出费用，并分类进行汇总。
项目查询：查询本人相关项目或权限许可查阅项目；系统依据项目任务自动生成甘特图；有删除权限用户能够删除历史项目。
数据字典：设定项目角色、资源类型、费用类别等基础信息。
22、在线讨论
依据权限提议讨论议题，类似网站聊天室。讨论能够限时提议、关闭。已关闭讨论能够激活重启。
23、后台管理
权限管理：设定权限组，每个权限组可依据需要分配模块操作权限。
用户设置：建立及管理用户登录帐号及密码，和用户所在部门、职务、行政等级、角色、所属权限群组等，可限制每个用户登陆IP范围，也可给用户分配身份认证锁。
表单定义：设计步骤审批需要使用工作表单格式、内容；支持多页表单。
步骤定义：给工作表单设定默认办理步骤，图形化定义。
功效管理：可依据实际需要屏蔽不使用系统功效模块，也可增加用户自己开发功效链接；功效模块位置能够任意移动，也可更名。
论坛设置：设置论坛栏目及管理员。
邮件设置：设置内部邮箱域名，设置用户邮件收件箱容量，统计POP3设置等。
文档中心：同时文档中心文件夹及文件名，清理垃圾文件夹，设置超级管理员。
桌面定义：预定义用户默认首页格式。
容量设置：设置邮件系统及个人文件夹空间限制。
日志管理：查询及删除系统登陆日志。
设置数据源：快速建立独立数据表及内容，为步骤表单调用。