科学关键技术档案一般要求.doc

科学技术档案案卷构成普通规定发布日期：-04-25 18:20:131范畴本原则规定了科学技术档案案卷组卷原则和办法、案卷和案卷内文献材料排列、案卷编目、案卷装订、卷盒、表格规格及其制成材料质量规定。本原则合用于普通科学技术档案案卷整顿。专业性较强和非纸质载体科学技术档案整顿可参照本原则。2规范性引用文献下列文献中条款通过本原则引用而成为本原则条款。凡是注日期引用文献，其随后所有修改单（不涉及勘误内容）或修改版均不合用于本原则，然而，勉励依照本原则达到合同各方研究与否可使用这些文献最新版本。凡是不注日期引用文献，其最新版合用于本原则。GB/T 10609.3技术制图 复制图折叠办法3术语和定义下列术语和定义合用于本原则3.1科学技术文献材料scientific and technological records记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运营、维护及其管理工作文字、图表、声像等不同形式文献材料总称，如下简称科技文献。3.2科学技术档案scientific and technological archives国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成，对国家、社会、本单位和个人具备保存价值，应当归档保存科技文献,如下简称科技档案。3.3案卷 file由互有联系若干文献组合而成档案保管单位。3.4卷内文献目录 inner-file item list登录卷内文献题名和其她特性并固定文献排列顺序表格,排列在卷内文献之前,如下简称卷内目录。3.5卷内备考表 file note卷内文献状况记录单3.6档号 archival code以字符形式赋予档案实体用以固定和反映档案排列顺序一组代码3.7案卷目录 file list登录案卷题名、档号、保管期限及其她特性，并按案卷号顺序排列档案目录。4案卷组织4.1组卷原则遵循科技文献形成规律,保持案卷内科技文献有机联系和案卷成套、系统，便于档案保管和运用。4.2组卷规定4.2.1案卷内科技文献应齐全、完整，签章手续完备。4.2.2案卷内科技文献载体和书写印制材料应符合档案保护规定。4.3组卷办法4.3.1针对详细项目管理性科技文献应放入所针对项目文献中,按阶段或分年度组卷。4.3.2科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面科技文献，应按其项目、构造、阶段或台（套）等分别组卷。4.3.3成册、成套科技文献宜保持其原有形态。4.3.4通用图、原则图可放入相应一项目文献中或单独组卷。其她涉及这些通用图、原则图项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、原则图图号和档号。4.3.5底图以张或套为保管单位进行整顿。4.3.6产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中形成科技文献，宜采用插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷备考表中予以阐明和标注。4.3.7产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成科技文献应单独组卷排列。5案卷和案卷内科技文献排列5.1科技文献宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文献排列。卷内文献普通应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。5.2案卷内管理性文献按问题结合时间(阶段)或重要限度排列。普通应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。5.3科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。5.4产品类案卷宜按产品设计(含初步设计、基本设计、技术设计)、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、构造等排列。5.5建设项目类案卷宜按项当前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。5.6设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文献材料、设备仪器运营、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。6案卷编目6.1卷内科技文献页号编写6.1.1案卷内科技文献以件为单位编写页号,以有效内容页面为一页.6.1.2已有页号文献可不再重新编写页号.6.1.3卷内目录、卷内背考表可不编写页号。6.2案卷封面编制6.2.1案卷封面应印制在卷盒正表面,亦可采用内封面形式(封面式样见图A.1。虚线内为提示项，下同)。6.2.2案卷题名,应简要、精确揭示卷内科技文献内容，重要涉及产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、构造、阶段名称、文献类型名称等。6.2.3立卷单位,应填写负责组卷部门或单位.6.2.4起止日期,应填写案卷内科技文献形成最早和最晚时间年、月、日（年度应填写四位数字，下同）。6.2.5保管期限,应填写组卷时依照关于规定划定保管期限.6.2.6密级,应填写卷内科技文献最高密级.6.2.7档号,由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号构成。全宗号:需向档案馆移送档案,其全宗号由负责接受档案馆给定;分类号：应依照本单位分类方案设定类别号拟定；项目代号：由所反映产品、课题、项目、设备仪器等型号、代字或代号拟定；目录号：应填写目录编号；案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后流水号。6.3案卷脊背编制6.3.1案卷脊背印制在卷盒侧面,脊背式样见图A.26.3.2案卷题名、保管期限、档号，填写办法同6.26.3.3案卷脊背项目可依照需要选取填写.6.4卷内目录编制6.4.1卷内目录应排列在卷内文献首页之前,样式见图A.36.4.2序号,应依次标注卷内文献排列顺序.6.4.3文献编号,应填写文献文号或型号或图号或代字、代号等。6.4.4责任者,应填写文献形成者或第一责任者.6.4.5文献题名,应填写文献全称。文献没有题名，应由立卷人依照文献内容拟写题名。6.4.6日期,应填写文献形成时间年、月、日。6.4.7页数,应填写每份文献总页数.6.4.8备注,可依照实际填写需注明状况.6.4.9档号，填写办法同6.2.76.5卷内备考表编制6.5.1卷内备考表式样见图A.46.5.2卷内备考表应标明案卷内所有文献总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要阐明问题。6.5.3立卷人，应由立卷责任者负责签名.6.5.4立卷日期，应填写完毕立卷时间。6.5.5检查人，应由案卷质量审核者签名。6.5.6检查日期，应填写案卷质量审核时间。6.5.7互见号，应填写反映同一内容不同载体档案档号,并注明其载体类型.6.5.8档号，填写办法同6.2.76.5.9卷内备考表，应排列在卷内所有文献之后，或直接印制在卷盒内底面。5.3科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。5.4产品类案卷宜按产品设计(含初步设计、基本设计、技术设计)、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、构造等排列。5.5建设项目类案卷宜按项当前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。5.6设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文献材料、设备仪器运营、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。6案卷编目6.1卷内科技文献页号编写6.1.1案卷内科技文献以件为单位编写页号,以有效内容页面为一页.6.1.2已有页号文献可不再重新编写页号.6.1.3卷内目录、卷内背考表可不编写页号。6.2案卷封面编制6.2.1案卷封面应印制在卷盒正表面,亦可采用内封面形式(封面式样见图A.1。虚线内为提示项，下同)。6.2.2案卷题名,应简要、精确揭示卷内科技文献内容，重要涉及产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、构造、阶段名称、文献类型名称等。6.2.3立卷单位,应填写负责组卷部门或单位.6.2.4起止日期,应填写案卷内科技文献形成最早和最晚时间年、月、日（年度应填写四位数字，下同）。6.2.5保管期限,应填写组卷时依照关于规定划定保管期限.6.2.6密级,应填写卷内科技文献最高密级.6.2.7档号,由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号构成。全宗号:需向档案馆移送档案,其全宗号由负责接受档案馆给定;分类号：应依照本单位分类方案设定类别号拟定；项目代号：由所反映产品、课题、项目、设备仪器等型号、代字或代号拟定；目录号：应填写目录编号；案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后流水号。6.3案卷脊背编制6.3.1案卷脊背印制在卷盒侧面,脊背式样见图A.26.3.2案卷题名、保管期限、档号，填写办法同6.26.3.3案卷脊背项目可依照需要选取填写.6.4卷内目录编制6.4.1卷内目录应排列在卷内文献首页之前,样式见图A.36.4.2序号,应依次标注卷内文献排列顺序.6.4.3文献编号,应填写文献文号或型号或图号或代字、代号等。6.4.4责任者,应填写文献形成者或第一责任者.6.4.5文献题名,应填写文献全称。文献没有题名，应由立卷人依照文献内容拟写题名。6.4.6日期,应填写文献形成时间年、月、日。6.4.7页数,应填写每份文献总页数.6.4.8备注,可依照实际填写需注明状况.6.4.9档号，填写办法同6.2.76.5卷内备考表编制6.5.1卷内备考表式样见图A.46.5.2卷内备考表应标明案卷内所有文献总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要阐明问题。6.5.3立卷人，应由立卷责任者负责签名.6.5.4立卷日期，应填写完毕立卷时间。6.5.5检查人，应由案卷质量审核者签名。6.5.6检查日期，应填写案卷质量审核时间。6.5.7互见号，应填写反映同一内容不同载体档案档号,并注明其载体类型.6.5.8档号，填写办法同6.2.76.5.9卷内备考表，应排列在卷内所有文献之后，或直接印制在卷盒内底面。6.6案卷目录编制6.6.1案卷目录式样见图A.56.6.2序号，应填写登录案卷流水顺序号。6.6.3档号、案卷题名、保管期限，填写办法同6.26.6.4总页数，应填写案卷内所有文献页数之和.6.6.5备注，可依照管理需要填写案卷密级、互见号或存储位置等信息。7案卷装订7.1案卷内文献可整卷装订或以件为单位装订.7.2以件为单位装订应在每件文献首页空白处加盖档号章,式样见图A.7. 档号填写办法同6.2.7,序号填写办法同6.4.2.7.3案卷内超过卷盒幅面科技文献应叠装。图纸折叠办法见GB/T 10609.3。 破损科技文献应修复.8卷盒、表格规格及其制成材料8.1卷盒式样见图A.68.2卷盒规格和制成材料8.2.1卷盒外表面规格为：310mm220mm。脊背厚度可依照需要设定.8.2.2卷盒宜采用220g以上单层无酸牛皮纸板双裱压制.8.3表格规格和制成材料8.3.1案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：297mm210mm.8.3.2表格宜采用70g以上白色书写纸制作。8.4表格笔迹应清晰端正。