OA关键技术专项方案.doc

OA网络办公系统技术方案目 录引言1第一部分 OA设计目标2一、OA目标2二、OA能为您处理2三、为何选择OA4四、OA平台设计优势5第二部分 OA功效概述6一、OA功效架构图6二、OA功效列表7三、OA极具竞争力功效特征11第三部分 OA功效模块介绍12一、系统桌面12二、个人办公13即时通讯13日程安排13通讯薄13手机短信14三、公共信息14公告栏15论坛15四、公文管理15五、档案管理17六、辅助办公20工作流20会议管理21车辆管理22文档管理23图书管理23资源管理23工作计划及总结24七、人事管理24八、用具管理26九、邮件管理26十、系统管理26第四部分 OA运行环境及安全性28一、运行环境28二、系统安全28引言 从现在中国OA 市场上来看近几年中国OA 市场取得了十分显著进步，OA 产品种类日趋繁多，OA 产品应用到了国民经济每一个角落。不过在繁荣背后还有很多不尽如人意地方，软件开发商水平参差不齐，对组织管理及OA 产品本身定位了解不够，缺乏对用户必需实施指导使得很多OA 系统没有发挥应有作用，造成极大浪费。办公自动化是一个过程，面临最大问题是怎样利用办公自动化和组织管理相结合，解决组织管理中存在问题、办公软件怎样适应组织日益改变需求、怎样能推进组织上至高层下至一般职员应用。这就需要软件供给商既要知道怎样开发一个优异、适应组织管理变化需要软件，又要知道怎样用这么软件处理组织管理中问题，并给用户实施上指导。从技术实现上看很多开发商采取“群件平台合适定制”模式，开发周期较短，因为群件平台本身复杂度太高，供给商可发挥空间较小，软件本身适用性较差，对于定制复杂应用及和其它系统集成性较差。从软件适用性上来说因为很多供给商是就功效而开发功效，对其它应用集成较少，对于用户需求改变考虑较少，而办公软件又不一样于其它管理软件，用户需求常常发生改变，这就造成用户软件永远处于需要升级状态，完全依靠于软件供给商！OA网络办公系统利用Web和Java技术设计开发新一代跨平台、功效细致而齐全、人性化、分布式和含有强大自定义功效办公平台。尤其是OA网络办公系统产品提供了一个强大自定义平台，在产品实施中可依据对用户需求分析，快速为用户搭建个性化功效，最关键是用户自己完全能够在产品使用中针对本身需求改变随时调整各项功效，做到自我维护，自我管理。OA网络办公系统适适用于政府部门、职能机关、社会团体、多种企业、金融机构、医院、学校、科研机构等各类单位。第一部分 OA设计目标一、OA目标传统OA 系统已经不能完全满足组织日益增加需求迫切需要一个能够实现整合内外资源高效信息系统从而提升其管理水平。消除信息孤岛传统办公系统分散开发和引入，使信息被封存在不一样应用平台和数据库中，定义和采集相互独立，从而形成了很多信息孤岛大量有用信息分散在各个“死角”，不能被有效地利用和共享。而建立一个高效办公自动化环境首要条件就是确保信息通畅无阻和高效利用。征服应用孤岛传统OA 系统难以和企业其它业务系统紧密集成，使得组织内部各业务系统相互独立、数据不一致，需要花大量人力、物力在不一样应用系统之间切换进行信息分析。所以要求现在OA 系统不仅仅是简单文档处理和公文流转，而是组织全方面信息体系前台构件，它首先能够完成和后台构件如ERP 数据和应用整合，其次能够外延扩展其功效应用，搭建适合组织本身应用电子商务环境并可依据实际需求扩展应用。处理资源孤岛组织内各部门之间，和组织内部和外部资源之间，在这个新信息时代越发凸现其关键性。它要求办公应用软件必需建立一个动态、可控、统一全方面集成和协作化平台上，从而能完成多种复杂业务处理，共同面对市场环境改变。而传统OA 系统因为其体系架构相对陈旧无法很好地建立起这么一个运作环境。二、OA能为您处理对于企业机关领导来说OA是决议支持系统，能够为领导提供决议参考和依据；对于中层管理者它是信息管理系统；而对于一般管理者它又是事物/业务处理系统。OA能够为单位管理人员、工作人员提供良好办公手段和环境，使之正确、高效、愉快工作。帮助实现信息资源共享；增强职员工作能力；强化领导监控管理；有效管理起有形（设备等）、无形(业务信息、知识)资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部信息流。具体来说，OA能为您处理：节省运行成本不用拿着多种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价网络传输手段，发挥信息共享功效来协调单位内各部门工作，降低工作中复杂步骤，同时将传统表格填写过程电子化，大大降低了、打印、传真、复印费用，帮助用户能够愈加快地、正确地完成相关工作节省不仅是纸张还有时间。网络远程办公节省纸张、差旅、会议、通讯等方面费用。增强领导监控能力强化领导监控管理，增强管理层对组织控制力，立即有效监控各部门、各个人员工作进度情况；实时、全方面掌控各部门工作办理状态，立即发觉问题立即处理，从而降低差错、预防低效办公。管理企业有形、无形资产，初步实现知识管理经过OA系统办公平台办公用具、图书管理车辆管理等管理组织有形资产避免流失；职员工作经验和技术技能，不停积累，将成为组织中强大共享资源，经过对知识资源授权利用将加速创新和提升效率，也避免因人员流动造成工作脱节和贻误，初步实现对组织无形(业务信息、知识)资产管理，为企业深入进行知识管理打好良好基础。提升团体工作效率，加强协作精神OA办公平台无处不在工作流、日程、即时沟通等功效，极大提升组织效率和沟通能力，使组织成为一个快速响应整体。三、为何选择OA网络办公系统基于J2EE平台开发，真正开放性平台OA设计基于J2EE技术平台开发，真正实现了跨平台、跨数据库，最大程度适应用户需要，节省用户投资。系统可依据企业规模及实际应用水平不一样，选择并布署到各类企业应用服务器上，如无偿Tomcat等。Unix、Linux因其稳定性和安全性极高，正逐步成为公认服务器操作系统。系统可轻松布署于Unix、Linux、Saloris操作系统中。同时，系统也支持简单易用Windows系列操作系统。一个真正自定义平台组织机构、工作步骤、访问权限、表单、查询和统计及个人工作平台等用户全部能够依据自己需要自定义设置。对于电子邮件、公文流转等子系统还提供模板功效，用户能够自定义邮件、公文模板，对于常常发送邮件、常常下发公文能够直接由模板建立。用户可自定义生成部分功效模块，如信息公布等模块，让用户在日常工作中随需求增加而自己对系统进行设置和调整无需依靠软件供给商。完整二次开发工具包OA可提供完整二次开发工具包，包含数据库结构表、扩展接口和API，帮助您在J2EE平台上，快速将已经有系统集成到OA平台中或自行二次开发。极其精巧、美观界面，易用易维护系统借鉴MSN等部分经典系统风格设计，界面十分精巧美观。好用户界面能够给和单位愈加好形象，提升内部人员荣誉感，在办公同时，也是一个视觉享受。系统实现自动傻瓜式安装，用户端实现了零安装。通常见户无需培训即可得心应手使用系统；且为系统管理员专门提供功效集成、操作简便系统管理平台，能够完成运行维护、用户授权、系统配置等项工作，大大降低了系统管理复杂程度，提升了管理员工作效率。一个高效实用平台OA充足考虑中小企机关实际需求，将最需要、最实用功效表现给用户，摈弃了华而不实功效，完全符合中小企机关办公事务处理习惯，避免了以技术为中心误区用户使用不便(如：需要调整人和业务来适应系统)、简单事情复杂化和投入高等缺点。一个通讯沟通中心系统充足满足用户沟通便捷性和多样性要求，提供邮件、立即信息、短信等多个沟通方法，满足了用户之间文字、图片、语音和视频等多层次沟通需要。四、OA平台设计优势和Domino/Notes平台比较即使Domino/Notes作为OA 系统开发平台已逐步被淘汰，但还是有很多厂商在使用着，下面我们来对分析Domino 平台在OA 系统中应用情况。l Domino 用于B/S 结构开发没有优势Domino 从邮件系统发展到文档数据库，其关键优势如安全认证，灵活表单定制等，在C/S 结构下利用Notes 才能实现。即使Domino 也支持基于Web 开发，不过丧失了大部分优异功效。用于B/S 应用开发并没有优势，相反因为Domino 使用私有技术,造成其Web 开发效率低功效差。l Domino 用于B/S 结构开发没有优势Domino 不是基于关系数据库。所以不适合处理大量数据。l Domino 对关系数据库支持较差从Domino 中访问关系数据库比较困难。即使Domino 提供了对应组件，但仍然不能满足实际系统需要。l Domino 和业务系统结合能力差办公自动化系统和业务系统结合已经成为一个趋势。需要随时从办公自动化系统中访问业务系统中数据。Domino私有技术不便于和其它关系型数据结合。和ASP/PHP技术比较ASP/PHP等脚本语言即使含有开发简单，调试方便特点，但因为其脚本性语言特点决定了其在实现复杂商业逻辑不足，在大中型应用中难以满足性能要求，关键适合开发中小型网站和简单管理系统。比起asp、php等技术，采取java开发OA能够实现更复杂商业逻辑，同时因为其良好面向对象特征，使得系统模块可复用性增强，其分层设计结构，在系统内容不停膨胀情况下仍能保持清楚系统结构。和 .NET技术比较.NET是近些年微软推出新编程技术，其在很大程度上模拟了java技术，但因为其诞生时间短，成熟度不够，开放性较差，现在关键用于开发低端应用系统，还未成为主流企业级软件系统开发技术。Java作为业界领先，成熟软件编程语言，含有可靠性高，可移植性强特点，中国外大量大中型信息系统均采取Java语言编写。第二部分 OA功效概述一、OA功效架构图OA网络办公平台公文管理个人办公公共信息档案管理人事管理用具管理辅助办公邮件管理系统管理二、OA功效列表个人办公即时通讯以WEB方法向在线用户和非在线用户发送消息，实现企业内部在线用户实时交流，支持群发，信息抵达时有声音提醒手机短信采取消息队列方法发送，能同时处理大量短信并发、群发和定时提醒，并能够查询短信和在线发送发送统计接收统计个人日程方便个人安排天天日程，可将公告栏、邮件相关内容转入日程，可定时提醒，设置定时反复日程安排等通讯薄帮助用户对名片或通讯录进行登记、管理和查询，据需要设为共享或私有，可将通讯录设置成名片格式个人考勤统计职员上下班签到签退情况，和考勤管理子栏目紧密关联个人文件夹作为网上文件柜，用户能够将自己平时积累多种文档、资源有序存放在这里进行知识管理，可自定义类别，以附件形式存在密码修改修改系统登陆密码万年历可查询世界各地目前时间，及国际中国各节日等，有农历对照。网址收藏夹用来收藏平时自己常常去网址，可将常常见网址放于收藏夹以方便进入，可分类管理快捷方法可将自己常见模块设置为快捷方法放置在桌面工作代理当用户请假或外出时可授权哪些用户能够帮助自己处理待办事情订餐管理实现了职员经过系统立即进行订餐，方便统计汇总，避免了不正确订餐造成浪费公共信息公告栏关键用于公布关键、正式信息，如新闻、关键决议、通知等，可依据需要定制多个栏目，授权人员可在对应栏目或公布管理文章，可指定公布给全体职员还是本部门，公布公告时可选择是否同时发送手机短信通知本部门或全体职员。支持上传附件。论坛提供给职员一个交互沟通平台，论坛可设置多个论坛区，论坛区下面可设置多个版面，各版面有对应版主规章制度企业多种规章制度在线存放，方便管理能够让全体职员随时查阅，节省了培训时间，支持分类管理及附件上传常见电话统计单位常见对外联络电话，可分类管理邮编区号方便查询全国各个省、市、县区号，邮编，同时支持反向查询知识管理提供了一个用户共享单位内部各类知识平台，方便资料管理，又可实现信息共享，形成单位知识沉淀，可分类进行管理列车航班可录入列车航班信息，并支持多个查询天气预报统计天气情况，供全部职员查询法律法规用来公布各类行业内部及国家政策和法规意见箱以Email向领导提交递交意见和提议，可匿名传输发文管理发文拟稿草拟公文进行发送,支持套用模版进行拟稿,发送时可选择步骤或流转，发文办理发文审批、办理步骤，统计发文办理过程、办理意见，支持痕迹保留、手写署名及电子签章及打印功效。在办理时候，办理人员假如含有修改表单功效，会依据后台设置生成公文文号，同时可修改表单内容。发文处理对公文成文、分发、催办、归档、销毁等进行全方面管理，支持多个查询方法。支持手机短信催办，归档时会归入表单、正文、附件、办理过程和办理意见。接收发文查看分发公文，可反馈阅读标志。发文后台包含设置发文基础数据设置、发文模版、发文步骤、分配归档，催办权限等。可依据类别设置公文文号生成规则。收文管理收文登记登记外来公文，发送时可选择设定好规范步骤或自行选择流转。登记时自动依据后台设置生成来文文号。接收收文查看分发公文，可反馈阅读标志。收文办理接收内部公文传阅，可删除，支持查询。收文处理对收文成文、分发、催办、归档、销毁等进行全方面管理，支持多个查询方法收文后台包含设置发文基础数据设置、发文模版、发文步骤、分配归档，催办权限等。可依据类别设置公文文号生成规则。档案管理全宗管理包含全宗著录、全宗修改、全宗历史、全宗信息统计、检索、打印等案卷管理包含案卷著录、编制、销毁、检索、借阅申请、信息统计、打印输出、案卷历史等；支持综合查询卷内文件管理包含卷内文件著录、修改、销毁、文件检索、借阅申请、信息统计、打印输出等；支持综合查询归档文件管理包含归档文件及附件维护、著录、销毁、检索、信息统计、打印等。借阅管理对借阅审批、领取、归还等信息统计及查询销毁管理用于设置销毁步骤，对销毁申请进行审批、维护，查询已销毁档案等后台管理对专题词、类目、密级、借阅步骤、阅读权限、数据词典等进行管理；可自定义各类案卷和文件字段属性人事管理人事档案全方面管理和统计职员信息，支持综合查询及打印功效，可设置基础数据、进行退休、离职管理。薪酬管理设置工资字段、统计职员福利待遇、养老保险信息和薪酬变更信息,支持套用已经有工资表、自定义打印考勤管理对单位考勤全方面管理，包含统计职员考勤异常情况，设置休息日，统计请假信息，设置上下班签到签退时间，生成考勤日报、月报，查询、自定义打印统计报表福利管理对职员各类保险投保、退保、月缴纳情况进行登记，打印统计报表；可自定义保险名称和相关参数培训管理对培训计划、计划审批、培训步骤、职员培训统计等进行管理，支持立即信息提醒劳动协议统计劳动协议、技术协议和保密合相同签署、续约、变更、终止，并可设置到期提醒功效职务异动对职员职务调整进行管理，如调动、晋升、降职，支持按时间段查询备用人才库统计贮备人才信息，后台管理为基础数据管理，包含学历信息、职务异动类型、工资项分类、请假类型辅助办公工作流能自动完成各类任务和请求提交及信息反馈，方便用户对出差、加班、请假、报销、用户投诉等表单进行有效电子化管理；可自定义各类任务和需要属性。支持痕迹保留及附件上传，支持正文模板功效，支持表单模板。在办理过程中有权限人可修改表单，文档管理按访问权限查阅内部公用文档等信息。可定义无限级子目录，严密权限控制，可分别授予用户添加、查看、修改、删除、打印等权限，图书管理对图书资料登记入库、借阅、归还全方面管理，提供方便检索功效车辆管理对单位车辆情况，修理及使用情况进行登记管理，可完成用车申请、审批、调整用车时间、派车、收车整个过程会议管理统计会议室情况，完成多种会议申请，向相关人员发送会议通知，统计查询会议安排、纪要等投票管理栏目管理员提议调查项目，可设定调查专题、调查开始日期、结束日期、调查具体选项。投票结果以柱状图显示工作计划个人能够增加自己工作计划，天天增加计划会立即形成在“周报”中，部门责任人可查看本部门职员工作计划，单位领导可查看整个单位工作计划。工作总结个人能够增加自己工作总结，并可将个人工作计划转为总结，天天增加总结会立即形成在“周报”中，部门责任人可查看本部门职员工作总结，单位领导可查看整个单位工作总结。邮件管理写邮件起草新邮件，支持上传附件,可发至用户外部或内部邮件,支持群发及分组发送收件箱用户收到邮件显示在此文件夹中发件箱用户发出去邮件统计在此文件夹中初稿箱用户起草了，但还没发出邮件文件夹垃圾箱用户删除邮件，存放在此垃圾箱中选项设置进行设置收发外部邮件规则及邮件参数，并可自定义添加、删除收发邮件文件夹系统管理部门管理对企业部门组织架构进行划分和设定职务管理为企业组织架构建立起相关职务，支持一人多职务用户管理进行添加、删除、修改用户，可设置用户可访问栏目及所属部门和担任职位分配，并可将人事档案中职员信息转为系统用户。栏目管理可自行对栏目（包含一二级栏目）进行排序，修改栏目名称、访问路径，添加、删除栏目，并可设置栏目访问权限栏目权限用于给对应用户分配各栏目标后台管理权限，系统管理员也需给自己分配各栏目标后台管理权限才能享受管理该栏目标权限角色管理可将一些工作岗位职责类似用户组成角色，大大减轻了系统维护工作量。同时支持定义人员小组，在步骤、短信中能够经过选择组发送数据转移用于将离职人员待办事务数据转移至工作交接人，使待办事物可继续办理步骤权限对一些职务如总经理只许可一些人或一些职务直接对其发送公文或其它申请，减轻高层领导工作量日志管理统计了登陆人员登陆退出IP地址、时间，添加、修改、删除数据等操作，能够按条件搜索、删除、清空日志三、OA极具竞争力功效特征 集成了痕迹保留、电子签章控件可在公文原文基础上进行修改，保留公文流转过程中每个步骤办理痕迹，使修改内容一目了然；支持多种手写笔，能够实现直接在IE里进行手写署名和批阅。经过用户名称和密码取得签章使用权进行签章，增强了公文安全性及权威性。集成了手机短信待办事情、关键事情能够经过短信方法立即通知相关人员，确保代办事情、关键事件立即通知，且能同时处理大量短信，实现短信群发功效。符合国家标准档案管理完全符合国家标准档案管理系统，实现档案集中管理和电子化借阅。科学权限管理体系采取用户、权限、角色、对象多层分离权限管理体系，为满足组织在日常工作中应用多种复杂管理方法和管理手段提供了基础。每一个模块能够指定单独管理员，来设定对应模块参数。如工作流表单，文档资料库结构等，均可由不一样人员来设置。同时系统支持一人多部门或一人多岗位。智能化实时提醒功效系统能够方便地检索待办公文、各类收文和会议通知等候办事宜，实时提醒用户清楚办理，方便、快捷、立即、正确。完善邮件传输系统海量电子邮件系统，为用户建立了完善内部电子邮件系统，同时系统实现了内部电子邮件和外部邮件服务器整合，直接面向Internet 收发邮件，并可将Outlook邮件导入邮件系统中，完全替换Outlook。灵活完备公文处理步骤，实时督办、催办功效用户能够根据实际需要进行步骤定制，系统将依据步骤自动进行公文流转。同时用户还能够经过授权，使公文流转过程依据授权情况自动或人为进行调整，真正表现了公文处理过程灵活多变。步骤管理员可对全部步骤流转过程进行实时监控，并可对每个工作任务进行督办或催办。第三部分 OA功效模块介绍备注：该部分关键是具体介绍部分功效比较强大模块尤其是公文、档案、人事三大模块及一些模块功效特点，其它部分模块见第二部分功效列表描述。一、系统桌面用户一登陆系统，系统桌面将全部最新信息包含邮件、通知、待办事情、今日提醒等等全部一目了然，并自动和各模块建立链接，无需进入不一样系统模块就能够经过工作台办理全部未办事情，此模块大大简化了软件操作，大多数用户在此页面即可完成大部分工作，为繁忙高层管理人员带来使用上方便。桌面提供最常见链接。二、个人办公用户可经过此模块完成个人日常办公，关键包含即时通讯、个人日程、手机短信、通讯薄、个人文件夹、个人考勤、密码修改、万年历、网址收藏夹、快捷方法、设置代理人、订餐管理等模块。用户经过这些模块可完成和个人相关办公事务，提升处理公务效率，建立自己办公体系。即时通讯以WEB方法向在线用户和非在线用户发送消息。在线用户会在瞬间收到提醒，离线用户在登录时会得到提醒。l 将其它模块和此功效结合，假如用户有新文件，消息，邮件，待办事情,系统将以即时通讯方法通知用户。l 能够用于掌握同事动向，当同事外出或离线时能够在第一时间知道她行踪。l 并支持信息群发，能够选择某个部门、全体职员或自行选择多人进行群发。l 可结合手机短信模块，将消息发送到用户手机上。l 信息抵达时有声音提醒。日程安排用户能够经过查看日历、选定日程表不一样时段来安排天天事件，私人聚会和任务。l 可将公告栏、邮件相关内容转入日程。l 可设置定时提醒。l 可为她人安排日程。l 对部分不定时日程，可设置为全天事件。l 对于反复性日程，如周例会等，可设置定时反复日程安排。通讯薄通讯薄帮助用户对名片或通讯录进行登记、管理和查询，可依据需要将名片设为共享或私有。此通讯录集成了个人通讯录、职员通讯录、公共通讯录三部分。既可独立使用，又可被电子邮件等模块调用。l 通讯录查询分为匹配查询、模糊查询和全文索引晃，每个人全部能看到自己名片夹 及共享名片夹。l 一般用户可在个人通讯录添加通讯信息(可依据需要设置为私有或共享)；授权用户 可在公共通讯录添加人员通讯信息。内部通讯录则保留使用本系统全部用户通讯信息（从人事档案中直接生成）。l 在对应通讯录中均可实现对联络组和联络人分类和管理。且每个通讯录组可指 定一个或多个工作人员对信息进行维护。l 并可将通讯录设置成名片格式。l 能够按字段排序(系统里绝大部分模块全部能够按字段排序)。手机短信完美集成了手机短信服务及功效，用于系统内信息传输和沟通，许可用户有选择将关键或紧急内容经过该功效通知相关人员，为移动办公奠定最初基石。l 实现和OA办公系统中公文流转、会议通知、邮件系统、工作流等短信提醒。l 能够进行短信群发，可对发送短信数目控制、发送情况统计。三、公共信息公共信息是整个系统关键组成部分，能够公布各类信息，是单位信息公布平台，使单位新闻、通知、公告、规章制度、多种类型文档等能快速传输；搜集单位各类信息资源，文档资料，教授技能，形成内部知识库，实现知识快速传输和共享，从而提升团体学习能力，快速响应能力，提升职员技能素质。系统将公共信息分为：公告栏、论坛、知识管理、规章制度、常见电话、邮编区号、列车航班、天气预报、政策法规、意见箱。公告栏公告栏关键用于公布关键、正式信息，如新闻、关键决议、通知等。公告栏内依据自己需要定制多个栏目，授权人员可在对应栏目或公布管理文章。l 电子公告支持全文检索功效，可按标题、日期、作者等进行检索、查询自己感爱好 公告。l 能够按公布日期、标题、作者等字段进行排序。l 能分等级下发，可带附件下载，分等级查看，可回执。l 未读公告以“new”显示，并可将关键公告置顶。 论坛论坛是职员之间相互沟通和协作渠道, 在这里职员可提出问题，或回复她人问题，也能够就某个问题共同参与，展开讨论。论坛可设置多个版面，用户可在各版面提出话题参与讨论，发帖子时采取实名统计制。l 论坛功效强大，支持表情、同专题阅读、精华区、被阅读次数、回贴数、检索（依据作者、日期、标题检索）等功效，分类别、分话题地存放用户发表文章。l 论坛区和版面由论坛管理员管理；每个版面可由管理员设置版主，负责对该版文章管理。四、公文管理公文管理是用户单位日常办公活动中关键组成部分，用于处理单位内外部多种公文信息，利用计算机网络高速迅捷和计算机控制严格正确性实现公文标准化、步骤化处理。OA办公系统公文管理模块完全根据国家相关公文标准管理规范进行设计实现，相对于传统公文处理而言，在很大程度上提升了公文处理效率和正确性，用户操作简便易行，并经过和档案管理系统连接，能够将完成流转公文直接转入档案管理系统。具体子功效模块包含:发文拟稿、发文办理、收文办理、公文处理，后台管理。公文管理示意图l 可由管理员自定义后台基础数据，包含公文密级、紧急程度、类别管理。l 可在后台定义好多种公文模板，拟稿时能够直接套用模板。l 可在后台定义好多种步骤，拟稿时直接套用模板。l 可在后台中设置能够归档和能够催办人员，拥有权限人员可在“公文处理”中做对应操作。l 带痕迹保留控件，统计正文修改时间和人员字迹，带署名印鉴。l 发文拟稿、待办、已办、收文、公文处理等中多种数据列表全部提供多种条件查询，提供点击标题排序功效。l 公文办理过程中可进行继续转发、否决、办结、退回等操作。任何操作前全部能够填写审批或办理意见。l 公文流转过程中可修改附件、修更正文，正文支持痕迹保留，保留了副本。l 转发可根据预设定步骤继续流转，也能够自己选择下一个接收人员。否决操作将停止公文流转，否决公文将不能进行归档、成文等操作。办结操作最终确定了公文有效性，办结后为正式公文，可进行归档、成文等操作。l 公文管理人员或公文相关人员在多种情况下全部能够查看到公文信息、正文、流转情况、办理意见。l 公文处理中提供了催办、成文、销毁、分发等功效，公文管理人员或拥有归档、催办人员可拥有这些操作。l 公文处理中发文催办列出了全部待办公文，管理人员能够发出邮件或即时信息进行催办，并有催办信息统计。l 公文办结后会出现在公文处理发文处理中。其中销毁和归档操作后不再出现在列表中，有操作统计。分发操作能够把已经办结公文发送到各级部门和职员“收文办理”中，而且能够查看到到接收人员是否已经阅读。五、档案管理档案管理模块基于知识管理模式，既支持传统以案卷为模式管理，也支持以知识库为模式档案管理，同时支持最新单文档案卷管理模式。多种关键文件（包含收文、发文、会议纪要、刊物信息等等），和自定义步骤生成文档资料，全部能够汇总到档案管理模块，进行统一、高效、标准管理。该模块支持三级目录管理：档案种类（全宗）目录-案卷级目录-文件级目录，能够对文字、图片、文件、实物等档案类型进行管理。l 档案管理包含全宗管理、案卷管理、卷内文件管理、归档文件管理、外来文件管理等部分，从档案著录、文件自动归档到专题词自动标引、档案信息统计、档案检索、打印输出等。l 可由档案管理员在后台管理定义基础数据，包含专题词、档案密级。l 档案管理系统提供了很强自定义功效，包含定义档案分类、案卷字段和字段相关属性、卷内文件字段和字段相关属性。l 在使用档案前，需要由档案管理员定义档案分类和分类下案卷字段、文件字段。 l 档案有二级分类，两级分类下全部可定义档案案卷字段、文件字段。假如一级分类已经定义字段，在这个一级分类下不能再增加二级分类。l 案卷字段和文件字段定义包含了能够增加字段，指定字段名称，指定字段类型、长度；能够指定在编辑时控件（包含文本域、文本框、下拉列表、日期控件），假如选择是下拉列表则需要对应数据词典；能够指定控件长度是一行还是半行；能够指定该字段是否出现在案卷管理或卷内文件管理列表中，同时能够指定宽度和在列表中次序，宽度为0时表示不指定宽度。字段定义中不能删除字段，假如一个字段已经不需要，可在“需要”属性中选择。l 后台管理中数据词典对应字段定义中数据词典。l 对于密级高保密档案我们提供了阅读权限和借阅审批授权功效。l 后台管理中借阅步骤提供了借阅审批步骤模板。针对某一密级下某一分类可套用一个审批步骤模板。l 在阅读权限里可针对某一密级下某一分类指定能够阅读该类档案人员、职务；假如能够阅读不是“全体人员”选项，则需要选择“授权人员”，指定授权人员拥有能够授权其它人员阅读本类档案权限，这在档案借阅审批步骤默认步骤中使用。l 指定某类档案阅读权限后，才能够指定借阅步骤。默认步骤由申请人发向部级部门责任人、再发到授权人。在系统管理中指定了部门等级部门为部级部门。部级部门责任人为申请人所在部门及直系上级部门中是部级部门责任人；假如有多个直系上级部门是部级部门时，只选择最高等级部门。假如默认步骤不能满足要求，则能够使用自定义审批步骤模板。l 档案管理系统还提供了档案销毁管理。档案管理员在后台销毁步骤中定义档案销毁审批步骤模板。在全宗管理、案卷管理、卷内文件管理中可进行销毁档案申请，可同时选择多个全宗、案卷或文件，在填写销毁原因后，可套用审批模板也能够直接选择审批人员。相关档案审批、销毁操作在“销毁管理”中进行。审批办结后，档案管理人员在销毁管理申请列表中点击“查看”进入，可进行销毁操作，销毁时需要填写销毁说明，销毁操作有统计。l 档案管理中全宗管理、案卷管理、卷内文件管理、归档文件管理、收文管理等模块均提供了详尽统计、查询、打印、打印设置、分页、点击标题排序功效。l 全宗管理提供了全宗著录、编制、删除、销毁、全宗历史统计功效。l 案卷管理提供了著录、编制、删除、销毁、案卷历史统计、和综合查询功效。可经过选择不一样分类进入案卷。著录档案时可设定是否提醒功效，提醒时间参考是“使用期限”，可设定提前多少天提醒。对于可查看案卷，提供了“借阅”功效；对于不能查看案卷，提供了“申请”功效，申请经过后才有“借阅”功效。点击案卷名称可进入该案卷卷内文件。l 卷内文件管理提供了著录、编制、删除、销毁、和综合查询功效。可经过选择案卷下拉列表进入该案卷下文件，也能够经过点击案卷树进入文件。当档案分类和案卷众多时。l 案卷树将很实用。卷内文件有附件、编辑器。l 公文管理、公告等归档将进入档案归档文件管理。归档文件著录时，可选择具体案卷，编辑后和卷内文件联在一起。著录后不再出现在归档文件列表中，在查看相关卷内文件时，可直接查看归档文件信息。归档文件支持附件、正文。l 收文管理能够自行添加，在著录时，可选择具体案卷，编辑后和卷内文件联在一起。l 著录后不再出现在收文管理列表中，在查看相关卷内文件时，可直接查看收文文件信息。收文管理支持附件，有统计功效。在著录前可进行传阅，能够查看到传阅接收情况。接收人员在收文管理接收传阅中能够接收到传来文件。l 当用户在案卷管理、卷内文件管理针对具体档案提出借阅申请或借阅后，管理人员在借阅管理中进行审批和操作。借阅管理中能够查看到借阅历史情况，这里包含已经取消、已经归还和已经否决；管理人员在借阅办理中操作借阅情况，如取消借阅、借阅登记、归还登记；在借档案列出了登陆用户本身已经提出申请和在借档案，自己可做取消操作。六、辅助办公此系列模块提供了通常单位日常事务计算机网络管理方法，意在减轻相关办公人员工作压力，提升工作效率。工作流经过工作流管理模块，系统能自动完成各类任务和请求提交及信息反馈，方便用户对出差申请，加班申请，请假申请，差旅、报销，用户投诉、请求处理等多种经过手工逐层流转表单，进行有效电子化管理，以提升企业运作效率，降低成本，增强企业规范化和标准化。l 工作流原理及操作基础和公文处理相同。l 工作流提供完全自定义功效，首先能够在“工作流管理”中添加工作流名称，和 定义相关字段、字段属性、步骤模板。工作流字段定义介绍可参考档案字段定义。l 工作流办理提供流转和模板两种方法，具体介绍可参考公文办理。l 可自定义步骤表单用以满足单位需求，表单行、列和域全部能够根据用户自己 要求进行设计，而且在发送过程中，各个字段依据实际需要能够将其在某步进行不一样控制（隐藏，显示，修改），使得敏感数据得到了安全控制。会议管理实现会议室管理、会议审批、计划、准备、统计、查询功效。在会议召开前能够对会议议题和内容进行审批和准备，准备内容包含合理地安排会议参与人员、时间、场地、内容议题，准备会议文件，发放会议通知等。对已召开会议能够对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作统计并整理会议纪要，同时该模块还对全部会议室规模、设备服务配置和使用时间安排进行管理。具体包含：会议周表、会议计划、待参与会议、查看通知、会议室检索、会议纪要、后台管理等。l 后台管理 在使用会议室前必需由管理人员定义会议类别、会议纪要模板、会议 室具体信息、和流转审批用会议计划步骤类别、会议纪要步骤类别、会议计划步骤模板、会议纪要步骤模板。其中会议室信息包含会议室名称、管理人员、可容纳人数和拥有设备情况。l 会议计划 包含会议名称、召开部门、日期、会期、地点、参与范围、费用预算、附件等内容。登记会议准备基础项目后，准备会议文件和议题，检索空闲会议室，对冲突会议室进行会议室申请，进行预发通知，依据大家回执，确定会议时间，最终即可发放会议通知，至此完成会议计划各项工作。会议室申请步骤类似公文审批步骤。l 待参与会议 指已经审批经过，且已经发过会议通知还未召开会议，且本人 在参与人中。l 会议周表 有审批办结，开始时间小于本周开始时间，结束时间大于本周结束时 间，没有发过通知也要列出来；跟人员没有联络，列出了全部符合条件会议。l 会议通知 能够完成向和会者发送会议通知工作，并接收和会人员反馈信息， 统计每次会议通知时间和次数，节省了人力、物力，提升了工作效率，保障了会议出席。l 会议室检索 对指定会议室在某一时间段内状态作检索，指出了多种时间某会议室使用情况，包含空闲、占用、冲突。由会议室管理员对会议室使用情况做统一调度，依据实际情况对会议室申请做出处理。l 会议纪要 在会议召开中或结束后，统计会议召开各方面细节情况，如基础情 况、出席情况、议题讨论情况、会议讲话等，并整理形成会议纪要。能够对会议纪要进行归档，发送给领导审批并填写审批意见。检验反馈机制能够有效确保会议议决事项实施。车辆管理对单位内日常车辆使用进行管理，如车辆信息、出车申请、出车统计、驾驶员信息等繁杂信息统计和处理，对单位内用车起到了很好管理及监督作用，使单位内部用车日趋规范、借用及检索方便。