办公室行动传真的解决方案模板.doc

办公室行动传真处理方案

电子邮差WebFax Server

不管您身在何处
传送/接收传真讯息
尽在弹指之间

行动！效率！管理！省钱！方便！

佳元科技股份
TEL：[phone]
FAX：[phone]
Email：
台北市南港区园区街3号5楼之3(南港软件工业园区F栋)
壹、序言
传真之所以至今仍被广泛地使用在办公室中，关键原因仍在于大部分人还是习惯于书面阅读方法及其方便性。但传统传真讯息传输方法在事事讲求e化办公室中确实有很多地方是有待商确。

以传真传送而言：
必需将文件由打印机印出，查得欲传送传真号码，再将文件拿到传真机前按下传真号码后，等候传真机将文件送出。这整个过程往往得花费8~10分钟。除此之外，纸张、打印机耗材及打印机折旧等均是一笔花费，而且不环境保护。如遇上传真机使用尖峰时间，在忙线或对方未收到传真文件时，往往得花费更多时间来处理。最关键是全部外送传真文件无法做有效管理及追踪。

以传真接收来看：
不管使用是数千元通常传真机或数万、数十万高阶传真机全部是毫无选择地将传真接收或打印出来，往往发觉有一大半传真是没有用，更糟糕情况是传真纸用完了却收不到关键传真；或也会常常有些人在传真机前面等传真或需指派专员来处理传真讯息，再由人工来分配传真，遇关键传真需要影印存盘或拷贝数份知会相关人员，反复归档….，这些往往花费不少办公室资源，不仅没有效率且相当浪费资源，当然最关键是无法对接收传真讯息做有效归档及管理。

除此之外，在分秒必争今天，实时化、行动化讯息是提升竞争力要素，但传真讯息是最困难处理传统讯息，尤其在行动办公室架构下怎样将传真机也能够行动化是相当关键一环。

电子邮差Web Fax Server 能不受时空限制让您在世界各地全部能掌控传真讯息是e世代办公室讯息行动化、实时化管理不可或缺工具。

贰、系统说明

图所表示，电子邮差Web Fax Server 使用者只要使用浏览器(Browser)就能够经由内部网络(Intranet)或网际网络(Internet)，来传送传真及管理传真讯息，也就是说不管您身在何处，利用浏览器就能够收发传真让传真绕着地球跑！

对于电子邮差Web Fax Server使用者而言，就如同随身拥有一部行动虚拟传真机一样，随时随地能够取得传真讯息，更能够透由Web Fax Server将传真文件送达指定传真机。所以，她不不过商旅人士不可或缺工具更是行动办公室必备系统。

除了具亲和性Web 化操作接口，超强传真传送/接收功效，数据库化传真讯息管理及严密安全控管(只有授权使用者才能使用本系统)；让电子邮差Web Fax Server成为一套兼具行动、效率、管理、省钱、方便企业网络传真最好处理方案。

参、电子邮差Web Fax Server可为企业带来什么效益：
一、节省企业成本，提升竞争力
让需要传真使用者，不需再印出原稿、不需浪费时间等候，能够将文件档案传真，不管是使用Intranet、Internet、VPN 不管人身在何处全部能够直接使用浏览器传真文件档案，并可查看管理传真统计，大大提升了传真作业方便性，失败自动重传、传真统计直接修改后重传及传真电话簿等功效，可节省大量资源、人力、时间，省下大笔费用。
二、让讯息掌握愈加快速，节省费用、增加利润
让您不再毫无选择性地列出传真文件，节省纸张耗材及设备折旧费，让传真分发更方便、快速且有效率，强化传真讯息管理，而且不管在哪里全部能够使用浏览器来查看管理接收传真讯息，让讯息掌握愈加快速。
三、提升企业形象为环境保护加分
在传真传送部分Web Fax Server 除了能够省纸张、省耗材外，更让传真如雷射般品质，而接收传真能够存在Web Fax Server，当需要时再印出来，不仅替您看紧荷包，更让您企业晋升为环境保护企业。
四、讯息行动化
透过浏览器让Web Fax Server User不管在全世界任何地方全部能够发送传真，也能够查看、管理、接收传真讯息，将传真讯息完全行动化。
五、强化讯息管理，安全、且更有效率
经由Web Fax Server 讯息管理数据库，小到数万笔、大到数十万甚至百万笔传真资料，均能够集中管理及快速查阅，不仅安全而且有效率。
六、行动办公室
Web Fax Server 让办公室变成行动办公室了 ！不管职员在家里、 Hotel 、渡假、网咖…. 等等地方，全部能够透过网络办公室，真正落实办公室行动化。
七、节省系统维护费用，减轻IT 人员负担
Web Fax Server 采集中式管理架构，在Client端不需额外安装软件即可收送传真，所以系统维护很简单，对于IT 人员不会造成负担。
八、充足利用通讯资源，节省通讯费用
User 能够自己依传真文件性质指定传送日期/时间、传送等级，让非紧急传真留待离峰时间传送，国际、长途于节省时间传送让通讯资源配置更有弹性及节省通讯费用。
有形效益评定表：

项目
邮件
传真机
电子邮差
Web Fax Server

有
人工
处理一份文件约8分钟，NT$16.-/件
等候及分件平均约8分钟，NT$16.-/件
无

形
耗材
包含纸张、打印机耗材、信封等，NT$1.5/件
包含纸张、打印机耗材，NT$1.2/件
无
成
通讯费用
邮资NT$5.-/件(平信)
传真电话费NT$1.7.-/件
传真电话费NT$1.7.-/件
本
每份文件费用
约NT$22.5.-
约NT$18.9-
约NT$1.7.-

说明：单位工时成本计算方法：以平均月薪NT$19,200.-计算，天天工作时数八小时，
每七天上五天班(每个月20天)，则每分钟之成本为
NT$19,200÷20÷8÷60=NT$2.-/分

有
数量
邮寄
传真机
电子邮差Web Fax Server
WEB VS
邮寄
WEB VS
传真机
形
300份
6,750
5,670
510
6,240
5,160
效
500份
11,250
9,450
850
10,400
8,600
益
1100份
24,750
20,790
1,870
22,880
18,920
评
3000份
67,500
56,700
5,100
58,500
47,700
估
5000份
112,500
94,500
9,000
107,400
89,400

10000份
225,000
189,000
17,000
208,000
172,000
说明：以天天50份(每个月平均1100份) 传真文件为例：
电子邮差Web Fax Server相对于邮寄，每个月可省NT$22,880.-十二个月可省下NT$274,560.-
电子邮差Web Fax Server相对于传真机，每个月可省NT$18,920.-十二个月可省下NT$227,040.-
传送资料量愈大，则节省之费用就愈多
肆、 Web Fax Server 功效：
(一) 传真传送功效：
立即传真：
以Browser编辑传真文件，直接传送。
附加档传送：
可选择Word（.doc）、Excel（.xls）、Power Point（.ppt）、文字文件（.txt）、Tiff（.tif）、传真文件（.efx）、 PDF文件档(.pdf) 、邮件格式档(.htm)…..等多个文件档案直接传送。
印 表 传 真 ：
可在多种Windows软件下, 以印表方法直接发送传真。
传 真 檔 预 览 ：
发送传真时可选择是否先预览再传送,以确保传真品质。
自动重传：
遇传送失败传真可依设定之重送次数自动重传。
定时传真：
User 能够自定传真文件传送日期/时间。
急件传真：
User可依文件性质指定文件传送等级，急件将优先传送。
指定重传：
针对传送过之传真，可依需求各别设定重传。
单文件/多文件传真：
可依需求选择一份传真文件或多份传真文件来传送。
单址/多址传真：
可依需求选择单一收件人或多个收件人来传送。
电话簿管理：
可将往来用户资料键入电话簿，提供公用电话簿和私人电话簿，而且可分类管理。
传送统计归档：
每个使用者可设定自己档案夹(主档案夹及子档案夹),再将传送统计依分类归到档案夹内。
传真状态查询：
依使用者分别将其发送之传真结果回报送件人，并可依待传、传送中、成功、失败等做分类查询。
(二) 传真接收功效：
讯息通知：
当有新传真进来时,系统将出现一小窗口,提醒使用者。
传真接收自动分发：
可搭配DTMF或CSID 之设备达成接收之传真自动分送至收件人信箱。
接收统计归档：
每个使用者可设定自己档案夹(主档案夹及子档案夹),再将接收统计依分类归到档案夹内。
传真查阅：
可利用Browser来查看接收传真内容，并支持多个不一样比率之显示模式。
转分发：
可将个人传真文件再转发其它使用者。
自动转发E-Mail：

可将接收进来之传真自动转发到指定E-Mail。
手动转发E-mail：
可将个人传真文件手动转发E-mail出去。
传真打印：
可视需求将必需传真由指定打印机印出。
传真文件下载：
可将指定接收传真档案下载后存放到Client端。
(三) 管理功效：

登入查核：
可选择使用登录网络之使用者名称或自行设定使用者名称及密码来登入系统。
监控管理：
管理者可随时查看其它使用者之传真收/送状态及内容。
群组设定：
可依企业之业务性质、或部门来计划群组。
使用者设定：
针对使用者设定不一样使用等级，如长途限拨、国际限拨、传真分发、急件传送……等。
权限管理：
经设定确定使用者才可使用且每个使用者传真之权限可依其职务、工作性质来部分设定，如长途传真、传真分发…等。
分发管理：
有分发管理权限者，能够依群组或个人作传真文件分发。
集中式管理：
全部传真档案集中存放在Server上，不因传真作业地点而改变。
统计报表：
依群组或个人分别统计于特定时间内传真使用量。
公布栏：
可透由系统提供之公布栏，对内部做讯息之公布。

(四) 扩充功效：

整合传真机：
可结合电子邮差NetFaxMate将手写稿资料透由现有之传真机整合至Web Fax Server传送到用户之传真机。
整合Mis FAX Server：
可整合Mis Fax Server将AP产生之MIS报表如采购单、对帐单、询价单…..等等单据直接传送出去。
节费系统：
两地同时架设Web Fax Server，可整合电子邮差Fax Router，达成节费之功效。

伍、Web Fax Server 系统需求：

Server：
硬 体：PIII 800以上、RAM 128MB、HD 3GB以上及支持USB 1.1 Port之PC。
操作系统：WIN Professional / WIN Server 以上。

Client： Browser 软件 ( IE5.0 SP2以上)
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